Bienvenue sur le blog La clé c’est le temps ! ➽ Si vous êtes nouveau ici, vous voudrez sans doute lire mon guide de distribution du temps qui vous explique comment il est possible en distribuant bien son temps d’augmenter ses chances de développer son plein potentiel. ✅ cliquez ici pour télécharger le guide gratuitement ! Bienvenue sur le blog La clé c’est le temps ! ➽ Si vous êtes nouveau ici, vous voudrez sans doute lire mon guide de distribution du temps qui vous explique comment il est possible en distribuant bien son temps d’augmenter ses chances de développer son plein potentiel. ✅ cliquez ici pour télécharger le guide gratuitement ! Depuis quelques années, je vois apparaître un nombre grandissant de gestionnaires et de managers réfractaires aux processus. Je partage d’une certaine façon leur point de vue, car j’ai moi aussi été exposée à des processus trop compliqués, qui ne tenaient pas la route et que peu de personnes suivaient. Ces processus rendaient souvent le travail plus complexe qu’il n’aurait dû l’être. Il arrive même que les employés ne connaissent pas l’existence de certains processus qui les touchent au sein même de leur entreprise. Même la norme ISO à changer dans son approche. Initialement, elle mettait l’accent sur la documentation, mais désormais elle met en avant les bienfaits des processus. Ce que j’appelle ici des processus solides. Étant responsable de mettre en place de nouveaux départements ou même de nouveaux laboratoires/usines, j’ai souvent eu à créer tout, de toutes pièces. J’ai eu la chance de devoir mettre en place l’ensemble de processus de mes équipes. Alors, en clair, faut-il ou ne fait-il pas avoir de processus ? Il faut mettre en place des processus solides, et comment faire ? Je vous partage ici quelques conseils pour vous aider à mettre en place des processus avec toutes ces caractéristiques. Mais d’abord, qu’est-ce qu’un processus ? C’est l’ensemble des ressources et des activités liées qui transforment des éléments entrants en éléments sortants. Toute tâche, toute activité qui génère un produit ou un service constitue un processus, ou un enchaînement de processus. Il décrit le « quoi faire » dans un ordre prédéfini. Transversal par essence, il implique plusieurs métiers et transforme des données et/ou matières en créant de la valeur ajoutée. Les processus correspondent à l’ensemble des contributions effectuées par les collaborateurs d’une organisation en vue d’assurer la promesse faite au client. Les types de processus Il existe 3 types de processus : 1. Les processus de management qui concernent la mise en place de stratégie, des objectifs. 2. Les processus de réalisation qui concernent la réalisation d’un produit ou d’un service. Ils correspondent en quelque sorte au savoir-faire de l’entreprise, comme par exemple le processus des TRL (technology readiness level) présenté dans cet article. 3. Les processus de support qui concernent le bon déroulement des deux autres processus. Il aide à fournir des ressources matérielles ou non. Par exemple les processus de la maintenance, la mise à disposition de matériel ou de ressources humaines, la maîtrise de la documentation et de la communication, la métrologie, les ventes, les achats, le service à la clientèle, etc. L’importance de mettre en place des processus Même si vous détestez les processus, que vous pensez qu’ils sont inutiles et que vous faites tout ce que vous pouvez pour ne pas en créer, vous n’y échapperez pas, car je vous assure qu’il y a des processus dans toutes les entreprises. Dès que plusieurs personnes ou départements interagissent, le besoin de créer d’un processus va se faire sentir. Et si vous ne le mettez pas correctement en place, si vous ne prenez pas le temps d’identifier les étapes importantes, ces personnes  qui interagissent vont tenter, de façon désorganisée, de mettre en place leur processus. Cela risque d’être un échec, car ils n’auront pas une vue d’ensemble suffisante. Et la création de ces processus invisibles et désorganisés va créer de la confusion dans les équipes et réduire la qualité et l’efficacité de votre entreprise. Avec le temps ces processus cachés créeront des frustrations dans vos équipes. En Six Sigma et Lean manufacturing, ces processus et activités sont appelés l’usine cachée. L’usine cachée est l’ensemble des activités dans le processus qui entraînent une réduction de la qualité ou de l’efficacité d’un processus commercial ou d’un département de fabrication, et n’est pas connu des gestionnaires ou d’autres personnes cherchant à améliorer le processus. Six Sigma se concentrent sur l’identification des activités « d’usine cachée » pour éliminer les causes profondes. Les avantages d’un processus solide La mise en place de processus clés et critiques pour l’efficacité de votre entreprise sont importante afin de : Former rapidement les nouveaux à vos méthodes de travail et les rendre efficaces plus rapidement, Éclaircir les rôles et responsabilités de chacune des personnes et chacun des départements, Mieux mesurer, de continuellement être en mouvement et en mode d’amélioration continue, Motiver et responsabiliser les équipes. Pour que ces processus soient utiles et non frustrants pour vos équipes, vous devez : Identifier les plus importants, ceux qui sont vraiment critiques, Les mettre en place afin qu’ils soient solides. Si vous êtes justement en train de développer un nouveau département et que vous ne savez pas par où commencer, voici deux articles qui peuvent vous aider à identifier ces processus critiques : Comment créer et améliorer un département ?  Avez-vous un bon système d’intelligence dans votre équipe ?  Note : Soyez conscient que si vous êtes responsable d’un département et que votre entreprise n’a pas de processus identifiés, il vous faudra observer et prendre plus de temps à identifier les interactions entre les groupes. Le chemin pour mettre en place les processus de votre département sera un peu plus long, mais il en vaudra la peine. Les éléments clés d’un processus solide Il vous est probablement déjà arrivé de voir de belles présentations, très bien illustrées, sur des processus que personne ne comprend et donc ne peut suivre. Dans ces situations, souvent, c’est que l’exercice qui a été accompli pour définir ce processus, quoiqu’intéressant, n’était au final qu’académique. Les personnes … Lire la suite de Comment créer des processus solides ?