Chaque année, c’est inévitable, vous devez mettre en place le budget de votre département. Le département des finances doit faire une projection de l’année à venir pour se préparer, répartir les dépenses et organiser la trésorerie de l’entreprise. En tant que fidèle lecteur de mon blog vous savez que la qualité essentielle du leader est d’être un voyageur du temps. Alors faire un budget est en fait une visualisation du futur de l’aspect financier de vos projets. Je vous le concède, le budget de votre  équipe dépendra beaucoup de l’ensemble des revenus et des dépenses de votre entreprise. Il est d’ailleurs irréaliste de faire un budget en silo. C’est pour cela que vous devez vous rappeler que faire un budget doit se faire en collaboration avec tous les départements de votre entreprise.  Cette activité permet à tous les leaders de se poser les bonnes questions et les encourage à communiquer. L’élément déclencheur de cette activité viendra très probablement de votre département des finances, c’est ce département qui gère et déclenche ces activités de création du budget. Vous êtes un des participants à la création du budget global de l’entreprise et bien souvent le temps qui vous est imparti pour cette activité est très court. C’est pour cette raison qu’il est préférable de bien se préparer si vous voulez être efficace et impliquer votre équipe dans le processus. L’impact de la maturité de votre équipe sur la création du budget: Plus un département et une entreprise sont matures et plus leur budget et le processus de création de ce dernier seront précis et organisés. Par conséquent, ils seront aussi plus faciles à mettre en place. Dans un monde idéal, vous n’auriez qu’à confirmer la proposition de budget de votre département des finances. Si vous venez d’entrer en poste ou que vous gérez un nouveau département/entreprise, cette tâche de création de budgets peut être une tâche plus ardue, voire même impossible. Vous pourriez être tenté de procrastiner et vous dire “Je vais attendre la fin de l’année pour faire mon budget, j’aurais une meilleure idée de ma situation”. Mais allez-vous vraiment vous rappeler ce qui s’est passé pendant l’année ? Un an c’est long, votre mémoire pourrait vous faire défaut et vous pourriez oublier certains détails. Grâce à cet article, vous pourrez faire un premier jet et développer ainsi rapidement votre capacité de visualisation du futur au niveau financier. Grâce à cet apprentissage et avec le temps, vous constaterez aussi que vos budgets seront de plus en plus utiles. Décider de ne pas réfléchir à ce sujet , parce que vous ne savez pas par où commencer est une opportunité manquée, car c’est la pratique qui va vous amener à mieux vous organiser (c’est en forgeant que l’on devient forgeron!). Le rôle du budget Un budget présente l’ensemble des ressources et des dépenses. Il vous permet également de mieux gérer l’ensemble des ressources disponibles pour votre département et donc d’éviter d’en manquer. Rappelez-vous que votre budget fait partie d’un budget global, gardez une vue d’ensemble des ressources et des dépenses de toute l’entreprise. À moins que vous ne soyez responsable d’un département de ventes ou de finances, votre budget contiendra plus de postes de dépenses que de revenus. Par conséquent, le budget de votre département consiste majoritairement à faire une estimation, ou autrement dit une prévision des coûts qui seront générés par votre département pour atteindre ses objectifs.  Vous remarquerez d’ailleurs que sans objectif, il est beaucoup plus difficile de faire un budget. Votre budget vous aidera par la suite à: Améliorer les prises de décision de votre département, Mieux répartir vos ressources vers les projets adéquats, Surveiller le rendement, Respecter vos objectifs, Identifier les problèmes de trésorerie avant qu’ils ne surviennent, Planifier l’avenir, Avoir une meilleure vue d’ensemble. La création du budget de votre département Pour créer votre budget, plusieurs aspects sont importants comme de bien comprendre les attentes de votre département ainsi que ses objectifs. Vous devez aussi bien comprendre la structure de votre département ainsi que ses responsabilités. Si vous n’êtes pas certain de savoir comment faire, commencez par lire cet article : Comment créer et améliorer votre département ? 1. Comprendre les besoins Pour comprendre les besoins de votre département, prenez le temps de faire ressortir les éléments importants comme les listes des : Responsabilités et fonctions de votre département Objectifs annuels de votre département Processus dont votre département est responsable Par exemple, prenez les fonctions de vos départements et réfléchissez aux dépenses associées. 2. Définir la liste des coûts par besoin Pour vous aider à définir la liste des coûts par besoin pensez aux: Coûts directs ou variables nécessaires pour faire votre travail, créer votre produit ou service. Par exemple : les coûts de matériaux, des composantes ou de sous-traitants pour fabriquer le produit ou fournir le service. Coûts fixes ou les frais généraux nécessaires pour faire votre travail. Les coûts fixes sont les coûts qui ne changent pas lorsque les ventes ou les volumes de production augmentent ou diminuent. Par exemple, le loyer, Coûts occasionnels ou facultatifs – souvent associé à des projets ponctuels que vous aimeriez accomplir durant l’année. Par exemple, l’achat d’une machine, ou un outil, ou une méthode pour améliorer votre vitesse. Note: Vous avez de la difficulté à déterminer le montant des coûts? Imaginez des solutions potentielles et faites des demandes de devis. Le but est de vous aider à estimer les coûts. Utilisez les montants de ces devis pour étayer vos hypothèses dans votre budget. Au cours de l’année, vous pourrez réviser cette première version et fournir une projection plus précise. 3. La mise en forme de votre budget La plupart du temps le département de finances met en place une structure de budget pour s’assurer que tous les départements aient des termes homogènes et une structure commune. S’il n’y a pas de structure, n’hésitez pas à en proposer une. Astuce : À cette étape, n’hésitez pas à prendre des notes afin de vous rappeler quelle catégorie du budget couvre quels … Lire la suite de Comment créer le budget de son département ?