Bienvenue sur le blog La clé c’est le temps ! ➽ Si vous êtes nouveau ici, vous voudrez sans doute lire mon guide de distribution du temps qui vous explique comment il est possible en distribuant bien son temps d’augmenter ses chances de développer son plein potentiel. ✅ cliquez ici pour télécharger le guide gratuitement ! Bienvenue sur le blog La clé c’est le temps ! ➽ Si vous êtes nouveau ici, vous voudrez sans doute lire mon guide de distribution du temps qui vous explique comment il est possible en distribuant bien son temps d’augmenter ses chances de développer son plein potentiel. ✅ cliquez ici pour télécharger le guide gratuitement ! La cartographie des processus consiste à modéliser et représenter visuellement l’ensemble des processus d’une organisation. Il s’agit de décrire les différentes étapes et leurs interactions sous la forme d’un diagramme. Réaliser une cartographie exhaustive des processus présente de nombreux intérêts pour une entreprise : Avoir une vue d’ensemble et une meilleure compréhension de son fonctionnement Identifier les points faibles, les doublons ou les ruptures dans les processus Clarifier les rôles et responsabilités de chacun Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs Disposer d’une base solide pour prioriser les processus à améliorer Fluidifier les interfaces entre les services et décloisonner les silos Simplifier et optimiser les processus pour gagner en productivité Harmoniser les méthodes de travail au sein de l’organisation En prenant le temps de bien représenter visuellement les processus de manière simple, facile et attrayante, il est possible de les rendre plus compréhensibles pour les équipes et de les simplifier. La cartographie des processus est donc un prérequis incontournable pour les entreprises souhaitant gagner en performance. Cet article explique comment mener à bien cette démarche stratégique. Table de matière Introduction Définition de ce qu’est la cartographie de processus Enjeux et intérêts de cartographier ses processus en entreprise I. Préparer la cartographie des processus Obtenir l’adhésion de la direction et des équipes Déterminer le périmètre à cartographier Réunir les informations nécessaires (organigramme, procédures existantes, etc.) Choisir la méthode et le niveau de détail II. Réaliser la cartographie Identifier les processus principaux Décomposer chaque processus en sous-processus/activités Définir les interactions entre les processus Renommer et numéroter les processus III. Analyser et valoriser la cartographie Analyser les points forts et axes d’amélioration Faire valider la cartographie par les acteurs concernés Diffuser et expliquer la cartographie au sein de l’entreprise Utiliser la cartographie pour améliorer les processus Conclusion Synthèse des bénéfices d’une cartographie des processus Recommandations pour réussir et pérenniser la démarche I. Préparer la cartographie des processus La préparation est une étape cruciale pour assurer le succès d’une démarche de cartographie des processus. Voici les points clés à cette phase : Obtenir l’adhésion de la direction et des équipes Il est indispensable d’impliquer la direction et les managers pour garantir la mobilisation des équipes. Présentez les objectifs et les bénéfices attendus afin d’obtenir leur soutien. Sensibilisez les collaborateurs en expliquant l’intérêt concret d’une cartographie pour leur quotidien. Déterminer le périmètre à cartographier Définissez les processus principaux qui feront l’objet de la cartographie en fonction de votre contexte et vos priorités. Concentrez-vous sur les processus critiques offrant le plus de potentiel d’amélioration. Évitez d’être trop ambitieux, il vaut mieux commencer progressivement. Réunir les informations nécessaires Compilez toute la documentation existante : organigramme, procédures, matrice des responsabilités, etc. Identifiez les acteurs clés à interviewer pour compléter les informations manquantes. Choisir la méthode et le niveau de détail Plusieurs options s’offrent à vous pour représenter vos processus, du simple diagramme en passant par le BPMN (plus d’information plus bas – partie 2). Déterminez le niveau de granularité nécessaire : restez factuel et évitez le superflu. Avec ces étapes clés, vous pouvez préparer sereinement votre projet de cartographie des processus. N’hésitez pas à impliquer un consultant si le contexte est très complexe. ( je peux vous aider par exemple) Cartographier ses processus : les bonnes questions pour démarrer Pour se lancer sereinement dans une cartographie des processus, il est recommandé de commencer par se poser des questions simples : Par quel activité ou tâche débuter ? Choisissez un point de départ concret. N’importe – vous allez en faisant le tour trouver le point de détail réel. Demandez à votre premier interlocuteur par quoi commences-tu ? Une demande, un besoin, une question ?… Que faites-vous concrètement ? Ensuite, regroupe un ensemble de petites tâches dans une activité. Une activité peut-être décrire dans une procédure par la suite. L’objectif avoir une vue d’ensemble, s’il y a trop de détail ce ne sera plus simple et facile à comprendre. Qui réalise cette tâche ? Identifiez les acteurs clés. Quelle est l’étape suivante ? Définissez le flux. Cette étape nécessite-t-elle une validation ? Intégrez les contrôles si nécessaire. Quelles décisions ou exceptions possibles ? Modélisez les alternatives. Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :   Comment s’assurer d’embaucher la bonne personne ?En répondant à ces premières interrogations, vous pourrez esquisser les grandes lignes de vos processus sous forme de diagramme. Cette approche pragmatique vous permettra d’avancer progressivement dans la cartographie, sans avoir besoin de tout connaître au départ. L’important est de commencer ! Utiliser des « swimlanes » Les « swimlanes » ou « couloirs de nage » sont des lignes qui divisent l’espace du diagramme de processus en catégories visuelles. Cela permet d’attribuer des activités ou des flux à des rôles, services ou systèmes spécifiques. Par exemple, on peut utiliser des swimlanes horizontaless pour séparer: Les services (achat, vente, RH…) Les métiers ou fonctions (vendeur, comptable, responsable…) Les applications ou logiciels Les swimlanes offrent une vue d’ensemble des responsabilités et interactions entre les différents acteurs impliqués dans un processus. Elles clarifient les modèles et facilitent leur appropriation par les équipes en situant mieux leur rôle. Les swimlanes constituent donc un outil pratique pour réaliser des cartographies de processus efficaces. Inspiration pour vos swinlanes : https://venngage.com/blog/swimlane-diagram/ II. Réaliser la cartographie Une fois la préparation terminée, il est temps de passer à la modélisation concrète des processus. Voici les étapes clés : Identifier … Lire la suite de Comment cartographier ses processus ?