La cartographie des processus consiste à modéliser et représenter visuellement l’ensemble des processus d’une organisation. Il s’agit de décrire les différentes étapes et leurs interactions sous la forme d’un diagramme.
Réaliser une cartographie exhaustive des processus présente de nombreux intérêts pour une entreprise :
- Avoir une vue d’ensemble et une meilleure compréhension de son fonctionnement
- Identifier les points faibles, les doublons ou les ruptures dans les processus
- Clarifier les rôles et responsabilités de chacun
- Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs
- Disposer d’une base solide pour prioriser les processus à améliorer
- Fluidifier les interfaces entre les services et décloisonner les silos
- Simplifier et optimiser les processus pour gagner en productivité
- Harmoniser les méthodes de travail au sein de l’organisation
En prenant le temps de bien représenter visuellement les processus de manière simple, facile et attrayante, il est possible de les rendre plus compréhensibles pour les équipes et de les simplifier.
La cartographie des processus est donc un prérequis incontournable pour les entreprises souhaitant gagner en performance. Cet article explique comment mener à bien cette démarche stratégique.
Table de matière
Introduction
- Définition de ce qu’est la cartographie de processus
- Enjeux et intérêts de cartographier ses processus en entreprise
I. Préparer la cartographie des processus
- Obtenir l’adhésion de la direction et des équipes
- Déterminer le périmètre à cartographier
- Réunir les informations nécessaires (organigramme, procédures existantes, etc.)
- Choisir la méthode et le niveau de détail
II. Réaliser la cartographie
- Identifier les processus principaux
- Décomposer chaque processus en sous-processus/activités
- Définir les interactions entre les processus
- Renommer et numéroter les processus
III. Analyser et valoriser la cartographie
- Analyser les points forts et axes d’amélioration
- Faire valider la cartographie par les acteurs concernés
- Diffuser et expliquer la cartographie au sein de l’entreprise
- Utiliser la cartographie pour améliorer les processus
Conclusion
- Synthèse des bénéfices d’une cartographie des processus
- Recommandations pour réussir et pérenniser la démarche
I. Préparer la cartographie des processus
La préparation est une étape cruciale pour assurer le succès d’une démarche de cartographie des processus.
Voici les points clés à cette phase :
Obtenir l’adhésion de la direction et des équipes
Il est indispensable d’impliquer la direction et les managers pour garantir la mobilisation des équipes. Présentez les objectifs et les bénéfices attendus afin d’obtenir leur soutien. Sensibilisez les collaborateurs en expliquant l’intérêt concret d’une cartographie pour leur quotidien.
Déterminer le périmètre à cartographier
Définissez les processus principaux qui feront l’objet de la cartographie en fonction de votre contexte et vos priorités. Concentrez-vous sur les processus critiques offrant le plus de potentiel d’amélioration. Évitez d’être trop ambitieux, il vaut mieux commencer progressivement.
Réunir les informations nécessaires
Compilez toute la documentation existante : organigramme, procédures, matrice des responsabilités, etc. Identifiez les acteurs clés à interviewer pour compléter les informations manquantes.
Choisir la méthode et le niveau de détail
Plusieurs options s’offrent à vous pour représenter vos processus, du simple diagramme en passant par le BPMN (plus d’information plus bas – partie 2). Déterminez le niveau de granularité nécessaire : restez factuel et évitez le superflu.
Avec ces étapes clés, vous pouvez préparer sereinement votre projet de cartographie des processus. N’hésitez pas à impliquer un consultant si le contexte est très complexe. ( je peux vous aider par exemple)
Cartographier ses processus : les bonnes questions pour démarrer
Pour se lancer sereinement dans une cartographie des processus, il est recommandé de commencer par se poser des questions simples :
- Par quel activité ou tâche débuter ? Choisissez un point de départ concret. N’importe – vous allez en faisant le tour trouver le point de détail réel. Demandez à votre premier interlocuteur par quoi commences-tu ? Une demande, un besoin, une question ?…
- Que faites-vous concrètement ? Ensuite, regroupe un ensemble de petites tâches dans une activité. Une activité peut-être décrire dans une procédure par la suite. L’objectif avoir une vue d’ensemble, s’il y a trop de détail ce ne sera plus simple et facile à comprendre.
- Qui réalise cette tâche ? Identifiez les acteurs clés.
- Quelle est l’étape suivante ? Définissez le flux.
- Cette étape nécessite-t-elle une validation ? Intégrez les contrôles si nécessaire.
- Quelles décisions ou exceptions possibles ? Modélisez les alternatives.
En répondant à ces premières interrogations, vous pourrez esquisser les grandes lignes de vos processus sous forme de diagramme.
Cette approche pragmatique vous permettra d’avancer progressivement dans la cartographie, sans avoir besoin de tout connaître au départ. L’important est de commencer !
Utiliser des “swimlanes”
Les “swimlanes” ou “couloirs de nage” sont des lignes qui divisent l’espace du diagramme de processus en catégories visuelles. Cela permet d’attribuer des activités ou des flux à des rôles, services ou systèmes spécifiques.
Par exemple, on peut utiliser des swimlanes horizontaless pour séparer:
- Les services (achat, vente, RH…)
- Les métiers ou fonctions (vendeur, comptable, responsable…)
- Les applications ou logiciels
Les swimlanes offrent une vue d’ensemble des responsabilités et interactions entre les différents acteurs impliqués dans un processus.
Elles clarifient les modèles et facilitent leur appropriation par les équipes en situant mieux leur rôle. Les swimlanes constituent donc un outil pratique pour réaliser des cartographies de processus efficaces.
Inspiration pour vos swinlanes : https://venngage.com/blog/swimlane-diagram/
II. Réaliser la cartographie
Une fois la préparation terminée, il est temps de passer à la modélisation concrète des processus. Voici les étapes clés :
Identifier les processus principaux
Listez les grandes familles de processus correspondant aux grands domaines d’activité de l’entreprise (ex: processus commercial, processus marketing, etc).
Décomposer chaque processus en sous-processus/activités
Détailler chaque processus principal en un enchaînement logique d’étapes élémentaires. Le niveau de finesse dépendra de vos objectifs.
Définir les interactions entre les processus
Représentez les points d’intersection et d’échange entre les différents processus sous forme de flux ou de messages.
Renommer et numéroter les processus
Utilisez une nomenclature claire pour nommer chaque processus (verbe d’action + complément). Numérotez-les de façon cohérente (ex : 1, 1.1, 1.2 etc).
Vous pouvez désormais constituer progressivement votre cartographie en assemblant ces briques de base. N’hésitez pas à faire valider les premiers jets par des utilisateurs clés. Leur feedback vous permettra d’affiner le modèle.
Les outils de catographie
BPMN signifie “Business Process Model and Notation”. Il s’agit d’un standard de modélisation graphique qui permet de représenter les processus d’une organisation de façon précise et compréhensible.
Les principales caractéristiques du BPMN sont :
- Des éléments graphiques standardisés (activités, décisions, événements, flux, etc.) pour modéliser chaque étape d’un processus.
- La possibilité de représenter différents niveaux de détails, du processus vue d’ensemble jusqu’au flux opérationnel précis.
- Une sémantique claire pour tous les symboles utilisés.
- La capacité de modéliser les interactions entre différents processus.
- Un format XML pour pouvoir échanger et comprendre facilement les modèles entre outils logiciels.
Le BPMN permet donc une cartographie rigoureuse et non-ambigüe des processus, utile pour les organisations cherchant à les optimiser ou les automatiser. C’est un standard largement répandu dans les démarches d’amélioration des processus.
Liste des outils gratuits
Voici une liste d’outils gratuits permettant de créer des diagrammes de processus en respectant la notation BPMN:
- io / Diagrams.net : éditeur en ligne gratuit et open-source avec des fonctionnalités avancées de dessin BPMN.
- Lucidchart : version gratuite en ligne avec des modèles BPMN et des bibliothèques d’éléments standards.
- Bizagi Modeler : logiciel gratuit fonctionnant sur Windows pour modéliser des processus complexes.
- ARIS Express : logiciel gratuit de modélisation BPMN téléchargeable sur Windows.
- Bonita Community Edition : plateforme open-source gratuite pour modéliser et gérer des processus métier.
- ProcessMaker : logiciel gratuit en ligne pour cartographier et automatiser des workflows.
- Visual Paradigm : Version gratuite de l’éditeur de diagrammes BPMN.
- Omnifocus BPMN Modeler : Application en ligne gratuite de modélisation de processus.
- Creately : Service en ligne gratuit de création de diagrammes BPMN.
Ce sont pour la plupart des outils de modélisation graphique et de cartographie des processus qui incluent les éléments standards du BPMN (activités, gateways, événements, flux, nagements de piscine, etc). Ils permettent de créer des diagrammes BPMN, de les exporter au format XML et de les partager facilement.
Tous ces outils respectent les standards BPMN et peuvent vous aider à cartographier vos processus métier de manière professionnelle.
III. Analyser et valoriser la cartographie
Une fois la cartographie réalisée, il est essentiel de l’exploiter pleinement pour en tirer de la valeur.
Analyser les points forts et axes d’amélioration
Examinez votre cartographie pour identifier les problèmes, les doublons, les ruptures de flux. Repérez également les bonnes pratiques à renforcer.
Faire valider la cartographie par les acteurs concernés
Soumettez votre modèle aux principaux utilisateurs et recueillez leurs retours pour l’améliorer. Leur approbation est indispensable.
Diffuser et expliquer la cartographie au sein de l’entreprise
Partagez et commentez votre cartographie auprès de tous les collaborateurs concernés sous un format accessible.
Utiliser la cartographie pour améliorer les processus
Priorisez les points à améliorer et faites évoluer vos processus en vous basant sur la cartographie. C’est le but ultime de la démarche.
En mettant en œuvre ces étapes, vous donnerez tout son sens à votre projet de cartographie des processus et obtiendrez l’adhésion des équipes. Votre travail de modélisation devient alors un véritable outil de transformation.
Valoriser la cartographie avec des liens vers les procédures
Pour donner plus de valeur d’usage à votre cartographie des processus, vous pouvez intégrer des liens hypertextes vers les documents détaillant les procédures. Par exemple, sur le symbole d’une activité de validation, ajoutez un lien clickable pointant vers la procédure écrite décrivant en détail comment réaliser cette validation.
Ainsi, votre cartographie visuelle servira également de porte d’entrée vers la documentation détaillée sur les opérations. Les utilisateurs pourront naviguer facilement entre la vue d’ensemble du processus et les instructions précises pour exécuter chaque tâche.
Cette astuce permet de combiner efficacement la puissance de synthèse des cartographies BPMN avec la richesse des documents procéduraux. Votre modèle gagne alors en valeur et en utilité concrète pour les équipes.
Conclusion
La cartographie des processus apporte de nombreux bénéfices aux entreprises qui la mettent en oeuvre :
- Une vision d’ensemble du fonctionnement de l’organisation
- L’identification des dysfonctionnements et axes d’amélioration
- Une clarification des rôles et responsabilités
- L’optimisation et la simplification des processus
- Une harmonisation des méthodes de travail
Pour réussir et pérenniser une démarche de cartographie, quelques recommandations clés :
- Obtenir l’adhésion des décideurs et impliquer les utilisateurs
- Commencer progressivement par les processus prioritaires
- Choisir une méthode de modélisation adaptée
- Veiller à la mise à jour régulière de la cartographie
- Exploiter la cartographie pour faire évoluer les processus
- Intégrer la cartographie dans les formations et l’intégration des nouveaux
La cartographie des processus est un travail continu qui, bien réalisé, fait évoluer l’entreprise vers une plus grande performance. En suivant les bonnes pratiques, vous pouvez réussir votre projet de cartographie et en tirer tous les bénéfices.
Faire appel à une expertise externe
Si votre entreprise manque de ressources ou d’expérience en interne dans la cartographie des processus, vous pouvez faire appel à une expertise externe.
Un consultant spécialisé vous accompagnera de manière objective dans toutes les étapes de votre projet :
- Analyse de votre contexte et définition des objectifs
- Choix de la méthode et des outils les plus adaptés
- Animation des ateliers et entretiens avec les collaborateurs
- Modélisation et validation de votre cartographie
- Identification des améliorations et préconisations
- Formation de vos équipes pour pérenniser la démarche
En tant que consultante expérimentée en optimisation des processus, je vous propose mes services pour garantir le succès de votre projet de cartographie. N’hésitez pas à me contacter pour découvrir comment je peux vous aider.
image par Midjourney
