Décision paralysée : Comment débloquer la peur de se tromper?
La peur de se tromper est un frein répandu qui paralyse de nombreux décideurs potentiels. Pourtant, dans un environnement professionnel en constante évolution, il est essentiel pour les managers et dirigeants d’entreprise de faire preuve d’agilité et de capacité d’adaptation. C’est là que réside tout l’enjeu de vaincre sa peur de l’erreur pour oser prendre des décisions éclairées. Selon une étude, près d’un manager sur deux reconnaissait que la crainte de se tromper l’empêchait parfois d’avancer sur certains dossiers. Pourtant, l’erreur nous permet d’apprendre. Il est donc essentiel de sortir de cette paralysie décisionnelle en comprenant d’où vient réellement cette peur et comment l’apprivoiser. Cet article a pour objectif de donner aux managers et dirigeants des clés concrètes pour vaincre leur peur de l’erreur et oser prendre des décisions éclairées malgré le risque d’échec. Nous verrons dans un premier temps d’où proviennent ces freins psychologiques et organisationnels, puis comment adopter une culture bienveillante de l’apprentissage par l’expérience plutôt que de la crainte de l’erreur. Des pistes d’actions seront également proposées pour trouver le juste équilibre entre réflexion et prise de risque. 1. Comprendre les origines de la peur de se tromper Avant de pouvoir vaincre sa peur de l’erreur, il est essentiel d’en comprendre les ressorts psychologiques et organisationnels. En effet, si l’on ne saisit pas d’où vient réellement cette crainte paralysante, il sera difficile de la dépasser. 1.1 Les raisons psychologiques Peur du regard des autres et du jugement: Dès l’enfance, nous apprenons à redouter le jugement d’autrui. Faire une erreur peut exposer au blâme. Cette peur sociale se prolonge à l’âge adulte. Peur de l’échec et de l’erreur: Dans nos schémas mentaux, l’erreur est fortement associée à l’échec, synonyme d’incompétence. Cela nourrit une crainte de ne pas être à la hauteur. 1.2 Les raisons organisationnelles Culture de la peur de l’erreur: Certaines cultures d’entreprise promeuvent davantage la peur que l’apprentissage de l’erreur, perçue comme taboue. Absence de soutien: En cas d’erreur, son auteur peut se sentir jugé plutôt que soutenu. Sans bienveillance, il sera réticent à retenter l’expérience. 2. Accepter que toute décision comporte un risque d’erreur Maintenant que nous avons compris d’où provenaient nos craintes inconscientes, il est temps d’adopter un regard plus nuancé sur l’erreur. En effet, la première étape pour dépasser sa peur de se tromper est d’accepter que toute décision implique une part d’incertitude et donc de risque. Comme le disait Peter Drucker : La meilleure façon de prédire l’avenir, c’est de le créer. Il est illusoire de penser qu’il existe des choix parfaits, dénués du moindre doute. Même les décisions les mieux réfléchies peuvent déboucher sur des résultats inattendus sous l’effet de facteurs imprévisibles. L’important n’est donc pas tant d’éviter absolument l’erreur que de franchir le pas malgré les doutes, de tenter pour progresser. Certains des choix les plus audacieux se sont paradoxalement révélés gagnants alors qu’ils semblaient risqués au premier abord. Il convient donc de nuancer notre vision binaire du succès et de l’échec pour accepter les zones grises inhérentes à toute prise de décision. C’est ce changement de perspective que nous allons maintenant examiner, à travers quelques exemples concrets… 2.1 Aucune décision n’est parfaite, l’important est d’agir Prendre une décision implique toujours incertitude et part d’aléa. Même les choix les plus mûrement réfléchis peuvent déboucher sur des conséquences imprévues, sous l’influence de facteurs externes difficiles à anticiper complètement. L’objectif n’est donc pas tant de chercher la décision zéro défaut, que d’oser faire un choix en convaincue et de l’assumer. 2.2 Exemples de décisions qui paraissaient risquées mais qui se sont avérées payantes Le lancement du moteur de recherche Google au milieu des années 1990: l’idée de cartographier le web semblait folle mais alla révolutionner Internet. La décision de Netflix de se lancer dans le streaming vidéo plutôt que de rester un service de DVD: les investisseurs doutaient mais c’est ce virage qui assit son succès mondial. Le pari d’Amazon de se lancer dans la vente en ligne au début des années 2000 alors que l’e-commerce en était à ses balbutiements. Le pari de Zappos de rendre tous les employés responsables du service client et d’investir dans la culture d’entreprise lorsque cela n’était pas encore une tendance. D’ailleurs je vous recommande de lire cet excellent livre : Delivering Happiness: A Path to Profits, Passion, and Purpose 3. Apprendre de ses erreurs plutôt que de les craindre Nous l’avons vu, il est essentiel d’accepter la part d’incertitude inhérente à toute prise de décision pour vaincre sa peur de l’erreur. Cependant, cela ne suffit pas si l’on ne met pas en place une culture propice à l’apprentissage et à la prise de risque. En effet, aussi longtemps que l’erreur restera taboue et sanctionnée, la crainte de se tromper persistera. Il est donc temps de changer de paradigme en adoptant une vision véritablement constructive de l’échec. Plutôt que de le redouter comme un évènement négatif, apprenons à le considérer comme une opportunité de progresser. Car c’est bien en testant de nouvelles options, même hasardeuses, que nous comprenons ce qui fonctionne réellement. Et c’est en faisant des fautes que nous devenons plus habiles. Dans cette optique, certaines entreprises ont su instaurer une culture d’entreprise bienveillante qui encourage l’audace et le droit à l’erreur. Leur exemple montre qu’en soutenant les prises de risque, on favorise l’innovation et la créativité des équipes. C’est précisément ce type d’environnement libérateur que nous allons désormais explorer. 3.1 Une erreur est une opportunité d’apprentissage Chez Tesla, le lancement raté du Model 3 à cause de goulots d’étranglement dans la production a été une erreur. L’analyse approfondie qui a suivi a permis d’identifier les problèmes et de repenser les lignes d’assemblage pour tripler la cadence. Chez Netflix, les milliers de tests de bandes-annonces infructueux ont été une erreur. Cela a finalement conduit à définir le format idéal de 30 secondes grâce à l’analyse des données utilisateurs. Chez Apple, de nombreux prototypes d’iPhone au début qui n’étaient pas au point ont été des erreurs. Elles ont ouvert la voie à l’innovation en permettant de tester de nouvelles
Le Stage Gating Process: La clé du succès dans le développement de produits
Depuis des décennies, les entreprises cherchent continuellement à améliorer leur processus de développement de produits afin d’augmenter leurs chances de succès sur le marché. Le but est de réduire les risques d’échec et de gaspillage de ressources, tout en maximisant la rentabilité des nouveaux produits lancés. L’une des approches les plus efficaces est le Stage Gating Process, un cadre méthodologique structuré créé par le célèbre Dr Robert G. Cooper dans les années 1980. Ce processus permet d’évaluer les projets de développement à différentes étapes clés, ou “gates”, afin de prendre des décisions éclairées sur leur poursuite ou leur abandon. Depuis son introduction, le Stage Gating Process s’est imposé comme une référence dans la gestion des projets d’innovation. De nombreuses études ont démontré son efficacité pour améliorer les taux de réussite et de rentabilité. Dans cet article, nous allons d’abord replacer le Stage Gating Process dans son contexte historique. Puis nous détaillerons les principales étapes qui le composent, avant de montrer comment il peut être mis en œuvre de manière adaptable dans toute entreprise. Enfin, nous partagerons notre expertise pour accompagner les lecteurs souhaitant adopter cette approche structurée du développement de nouveaux produits. Qu’est-ce que le stage gating ? Proposé pour la première fois par le Dr Robert Cooper dans les années 1980, le Stage Gating Process est un cadre méthodologique structuré permettant de piloter efficacement le développement de nouveaux produits. L’idée clé est d’introduire des étapes d’évaluation formelles, appelées “gates”, à différents jalons du processus. Concrètement, le Stage Gating consiste à découper le projet d’innovation en plusieurs phases séquentielles : de la génération d’idées jusqu’au lancement commercial. À la fin de chaque phase, un “gate review” est organisé. Il réunit l’ensemble des parties prenantes pour passer en revue les objectifs, les risques, les résultats des tests, etc. Sur cette base, un vote est pris pour décider de continuer le projet tel quel, de le modifier, ou éventuellement de l’arrêter. Cette approche systématique permet de s’assurer en temps réel de la viabilité et du potentiel des projets. Elle minimise les risques en détectant et corrigeant rapidement les dérives. Les décisions sont prises de manière collégiale et fondées sur des indicateurs tangibles, plutôt que par intuition. L’allocation des ressources s’en trouve optimisée. En somme, le Stage Gating apporte structure, rigueur et objectivité au développement de nouveaux produits. Il constitue un outil de premier plan pour accroître les chances de succès commercial des innovations. Pourquoi mettre en place le stage gating ? Le stage gating présente de nombreux avantages pour les entreprises qui souhaitent professionnaliser leur processus d’innovation. Tout d’abord, il permet de réduire considérablement les risques liés au développement de nouveaux produits. En évaluant régulièrement l’avancement des projets, il est possible de détecter précocement les problèmes et de corriger la trajectoire avant que des coûts importants soient engagés. Cela minimise les échecs et les pertes financières potentielles. Ensuite, le stage gating favorise une allocation optimale des ressources en ne faisant avancer que les projets à fort potentiel. Les autres sont arrêtés de manière anticipée, libérant ainsi budgets et compétences vers les initiatives les plus prometteuses. De plus, le processus d’évaluation systématique à chaque gate apporte une dimension plus factuelle aux décisions. En se basant sur des indicateurs clés mesurables, le risque de erreurs ou de biais subjectifs est réduit. Cela renforce la confiance dans le pilotage des projets. Enfin, le stage gating constitue un outil de management efficace qui responsabilise l’ensemble des parties prenantes. En clarifiant les critères d’évaluation à chaque étape, chacun connaît précisément son rôle et sa contribution attendus. En résumé, cette méthode rigoureuse mais flexible rend le processus d’innovation plus sûr, plus efficace et plus rationnel pour les entreprises. Les étapes du stage gating Le processus de stage gating comporte généralement 5 grandes phases clés: L’idéation: C’est l’étape de génération d’idées nouvelles en réponse aux besoins du marché ou des consommateurs. Un premier tri est effectué pour sélectionner les pistes les plus prometteuses. Le business plan préliminaire: Une analyse plus poussée est menée sur les concepts retenus via des études de marché, l’étude technique et budgétaire prévisionnelle. Une évaluation go/no go valide la pertinence commerciale avant le développement. Le développement: Les spécifications produit sont finalisées et les prototypes sont développés. La conception est affinée en testant des solutions techniques et en pré-validant l’adéquation au marché cible. La validation: Les prototypes sont évalués auprès de potentiels clients via des phases de tests utilisateur. Des focus groups permettent de recueillir les avis et de finaliser le positionnement. Le lancement: La commercialisation à proprement parler est lancée avec le plan marketing et la mise en place des opérations. Le produit est suivi de près afin d’ajuster la stratégie. Chaque phase se conclut par un “gate review” permettant de valider formellement le passage au stade suivant du projet sur des critères préétablis. Simplicité et efficacité Le stage gating ne doit pas devenir un processus lourd et bureaucratique qui ralentirait le développement de produits. Son objectif premier est d’apporter de la rigueur dans la prise de décision, tout en gardant de la flexibilité. Plutôt que de multiplier les documents et réunions formelles, l’essentiel est de poser les bonnes questions aux bons moments en équipe. Il ne s’agit pas de créer des tâches administratives supplémentaires, mais bien de renforcer la collaboration entre les équipes projet. Les gate reviews doivent rester des moments d’échange constructif où chacun exprime son expertise de manière transparente. Leur organisation peut être allégée pour respecter des délais serrés. De même, les indicateurs de suivis ne nécessitent pas toujours des données quantitatives complexes. Des informations qualitatives comme le feedback clients ou le reporting d’avancement peuvent suffire. L’objectif est de détecter les signaux faibles, pas de tout mesurer. En définitive, le stage gating est d’abord une mentalité de questionnement permanent et d’adaptation continue tout au long du cycle de vie d’un produit. Ses règles formelles ne sont qu’un support à cet état d’esprit d’amélioration continue. Avec simplicité et pragmatisme, il devient une méthode souple et créatrice de valeur au service des équipes
Démarrez l’année sans stress
Mettre le Cap sur une Année Zen : Objectifs, Apprentissage et Sérénité Démarrez une nouvelle année est l’occasion rêvée pour établir le cap vers une vie moins stressante et plus épanouissante. Dans cet article, je vous présente des stratégies éprouvées pour naviguer sereinement à travers les douze prochains mois. 1. Démarrez avec des Objectifs Clairs Alors que nous saluons la nouvelle année, il est essentiel de prendre un moment pour réfléchir sereinement à nos aspirations. Les objectifs clairs sont les phares qui guideront nos efforts à travers les mois à venir. Commencez par évaluer les différentes facettes de votre vie. Peut-être l’image ci-dessous peut-elle vous inspirer – elle représente l’équilibre entre la carrière, la santé, les relations personnelles et le développement personnel. Suivi de vos objectifs en cours d’année En vous basant sur cette réflexion, lancez-vous des défis. L’acte d’écrire vos objectifs est en soi un engagement puissant. Mais ne vous arrêtez pas là : gardez ces objectifs visibles et passez régulièrement en revue vos progrès et ajustez-les si nécessaire. C’est une pratique dynamique qui reflète l’évolution de vos ambitions et de vos capacités. Bookez-vous déjà des rencontres récurrentes avec vous-mêmes à tous les mois pour réviser vos objectifs. Lancez-vous des défis Il est crucial que vos objectifs stimulent le défi. Relever des défis est une voie royale vers le bonheur et la sérénité. Les défis sont les catalyseurs qui nous poussent à nous surpasser. En nous engageant dans des objectifs audacieux, nous trouvons non seulement la motivation nécessaire pour avancer, mais aussi une source de satisfaction profonde lorsque nous les atteignons. La méthode des “10x rules” suggère de viser haut, en multipliant par dix vos aspirations et l’effort pour les atteindre. Cela peut sembler intimidant, mais c’est un puissant moteur de motivation. Définissez vos “purposes” – vos intentions profondes – pour donner du poids à vos objectifs. C’est le socle sur lequel bâtir votre année. Plus nos objectifs sont importants pour nous et plus ils nous donneront de l’énergie pour passer à travers les défis qu’apporte la vie. Pour en savoir plus sur la méthode “10X Rule”, je vous recommande de lire le livre The 10X Rule: The Only Difference Between Success and Failure de Grant Cardone. C’est une lecture particulièrement stimulante, idéale pour bien commencer l’année. 2. Avoir une liste des Compétences à Acquérir Chaque nouvelle année est une toile vierge sur laquelle peindre de nouvelles compétences. Que ce soit l’apprentissage d’un instrument, le développement d’une compétence numérique ou technique ou artistique, d’une nouvelle langue, établissez une liste et décidez de quels compétences vous allez vous attaquer cette année. Lorsque nous apprenons, nous stimulons la production d’hormones du bonheur. Ces hormones sont essentielles pour augmenter nos chances d’atteindre un état de zenitude. Remplir notre temps libre avec des activités qui nous tiennent à cœur est un excellent moyen de réduire le stress. Et personnellement, quand j’ai une moins bonne journée j’ai au minimum appris quelque chose. Je prends 7min par jour pour apprendre le portugais du Brésil en ce moment, une véritable source de plaisir. Outils pour Apprendre une Nouvelle Langue Apprendre une nouvelle langue est un excellent moyen de stimuler son cerveau. MosaLingua est un outil en ligne efficace pour l’apprentissage des langues. Grâce à la répétition espacée et aux leçons personnalisées basées sur la méthode du souvenir et de la reconnaissance, MosaLingua permet de progresser rapidement. Disponible en application ou via un navigateur, cet outil s’adapte à tous les niveaux et styles d’apprentissage pour vous aider à atteindre votre objectif de maîtrise linguistique. 2. Cultiver un Mindset Dynamique Notre état d’esprit, ou mindset, a une grande influence sur notre bonheur et réussite. Dans son livre Mindset, la psychologue Carol Dweck présente deux mindsets qui façonnent notre manière d’appréhender le monde. Le mindset fixe consiste à voir nos compétences comme fixes, immuables. On croit alors que nos capacités actuelles reflètent nos limites. Cette vision peut nous décourager de relever de nouveaux défis qui nous feraient progresser. A l’inverse, le mindset de croissance considère que nos compétences ne sont pas figées et peuvent évoluer avec le temps, l’effort et l’apprentissage. Cette vision dynamique nous pousse à sortir de notre zone de confort pour nous dépasser. Adopter un mindset de croissance est essentiel au bonheur. En nous engageant dans des défis stimulants qui nous poussent dans nos retranchements, nous renforçons notre résilience. C’est dans cet effort que nous trouvons la satisfaction d’avoir progressé ainsi qu’un bien-être durable. Lancez-vous donc régulièrement des défis en sortant de votre zone de confort. Bougez, explorez de nouvelles activités ! C’est un moyen infaillible de cultiver un mindset dynamique porteur de réussite. Et plus on grandit, plus les défis que la vie nous apporte ont tendance à être perçus comme des opportunités, ce qui permet de réduire notre stress négatif. 3. Développer des outils de Gestion de l’Anxiété Découper les grands projets en sous-tâches plus digestes psychologiquement, à l’image du concept de MVP en développement de produits, permet de rendre les objectifs à court terme plus réalisables. Cette fragmentation aide à mieux gérer la pression ressentie et réduire l’anxiété qui paralyse. L’exposition progressive est également une astuce pour réduire l’anxiété. Elle consiste à s’habituer de façon contrôlée aux situations stressantes, en diminuant progressivement leur impact émotionnel grâce à une exposition graduelle à la source d’anxiété. Cela permet d’apprendre à mieux la maîtriser. Des outils de planification tels que le calendrier, en programmant votre exposition de manière réaliste dans le temps avec des sous-tâches à dates fixes, aident à visualiser qu’il est possible de surmonter ses défis. Cela maintient la motivation en permettant de suivre facilement ses avancées. En découpant ainsi les projets, on parvient effectivement à mieux gérer son anxiété au quotidien comme recommandé dans l’article. 4. Cultivez le temps des pauses Prendre régulièrement des pauses est important pour éviter le surmenage. Il est recommandé de bouger pendant les pauses, que ce soit en marchant, faisant des exercices courts ou en allant discuter avec des collègues. La relaxation comme la méditation ou de grandes respirations
Comment cartographier ses processus ?
La cartographie des processus consiste à modéliser et représenter visuellement l’ensemble des processus d’une organisation. Il s’agit de décrire les différentes étapes et leurs interactions sous la forme d’un diagramme. Réaliser une cartographie exhaustive des processus présente de nombreux intérêts pour une entreprise : Avoir une vue d’ensemble et une meilleure compréhension de son fonctionnement Identifier les points faibles, les doublons ou les ruptures dans les processus Clarifier les rôles et responsabilités de chacun Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs Disposer d’une base solide pour prioriser les processus à améliorer Fluidifier les interfaces entre les services et décloisonner les silos Simplifier et optimiser les processus pour gagner en productivité Harmoniser les méthodes de travail au sein de l’organisation En prenant le temps de bien représenter visuellement les processus de manière simple, facile et attrayante, il est possible de les rendre plus compréhensibles pour les équipes et de les simplifier. La cartographie des processus est donc un prérequis incontournable pour les entreprises souhaitant gagner en performance. Cet article explique comment mener à bien cette démarche stratégique. Table de matière Introduction Définition de ce qu’est la cartographie de processus Enjeux et intérêts de cartographier ses processus en entreprise I. Préparer la cartographie des processus Obtenir l’adhésion de la direction et des équipes Déterminer le périmètre à cartographier Réunir les informations nécessaires (organigramme, procédures existantes, etc.) Choisir la méthode et le niveau de détail II. Réaliser la cartographie Identifier les processus principaux Décomposer chaque processus en sous-processus/activités Définir les interactions entre les processus Renommer et numéroter les processus III. Analyser et valoriser la cartographie Analyser les points forts et axes d’amélioration Faire valider la cartographie par les acteurs concernés Diffuser et expliquer la cartographie au sein de l’entreprise Utiliser la cartographie pour améliorer les processus Conclusion Synthèse des bénéfices d’une cartographie des processus Recommandations pour réussir et pérenniser la démarche I. Préparer la cartographie des processus La préparation est une étape cruciale pour assurer le succès d’une démarche de cartographie des processus. Voici les points clés à cette phase : Obtenir l’adhésion de la direction et des équipes Il est indispensable d’impliquer la direction et les managers pour garantir la mobilisation des équipes. Présentez les objectifs et les bénéfices attendus afin d’obtenir leur soutien. Sensibilisez les collaborateurs en expliquant l’intérêt concret d’une cartographie pour leur quotidien. Déterminer le périmètre à cartographier Définissez les processus principaux qui feront l’objet de la cartographie en fonction de votre contexte et vos priorités. Concentrez-vous sur les processus critiques offrant le plus de potentiel d’amélioration. Évitez d’être trop ambitieux, il vaut mieux commencer progressivement. Réunir les informations nécessaires Compilez toute la documentation existante : organigramme, procédures, matrice des responsabilités, etc. Identifiez les acteurs clés à interviewer pour compléter les informations manquantes. Choisir la méthode et le niveau de détail Plusieurs options s’offrent à vous pour représenter vos processus, du simple diagramme en passant par le BPMN (plus d’information plus bas – partie 2). Déterminez le niveau de granularité nécessaire : restez factuel et évitez le superflu. Avec ces étapes clés, vous pouvez préparer sereinement votre projet de cartographie des processus. N’hésitez pas à impliquer un consultant si le contexte est très complexe. ( je peux vous aider par exemple) Cartographier ses processus : les bonnes questions pour démarrer Pour se lancer sereinement dans une cartographie des processus, il est recommandé de commencer par se poser des questions simples : Par quel activité ou tâche débuter ? Choisissez un point de départ concret. N’importe – vous allez en faisant le tour trouver le point de détail réel. Demandez à votre premier interlocuteur par quoi commences-tu ? Une demande, un besoin, une question ?… Que faites-vous concrètement ? Ensuite, regroupe un ensemble de petites tâches dans une activité. Une activité peut-être décrire dans une procédure par la suite. L’objectif avoir une vue d’ensemble, s’il y a trop de détail ce ne sera plus simple et facile à comprendre. Qui réalise cette tâche ? Identifiez les acteurs clés. Quelle est l’étape suivante ? Définissez le flux. Cette étape nécessite-t-elle une validation ? Intégrez les contrôles si nécessaire. Quelles décisions ou exceptions possibles ? Modélisez les alternatives. En répondant à ces premières interrogations, vous pourrez esquisser les grandes lignes de vos processus sous forme de diagramme. Cette approche pragmatique vous permettra d’avancer progressivement dans la cartographie, sans avoir besoin de tout connaître au départ. L’important est de commencer ! Utiliser des “swimlanes” Les “swimlanes” ou “couloirs de nage” sont des lignes qui divisent l’espace du diagramme de processus en catégories visuelles. Cela permet d’attribuer des activités ou des flux à des rôles, services ou systèmes spécifiques. Par exemple, on peut utiliser des swimlanes horizontaless pour séparer: Les services (achat, vente, RH…) Les métiers ou fonctions (vendeur, comptable, responsable…) Les applications ou logiciels Les swimlanes offrent une vue d’ensemble des responsabilités et interactions entre les différents acteurs impliqués dans un processus. Elles clarifient les modèles et facilitent leur appropriation par les équipes en situant mieux leur rôle. Les swimlanes constituent donc un outil pratique pour réaliser des cartographies de processus efficaces. Inspiration pour vos swinlanes : https://venngage.com/blog/swimlane-diagram/ II. Réaliser la cartographie Une fois la préparation terminée, il est temps de passer à la modélisation concrète des processus. Voici les étapes clés : Identifier les processus principaux Listez les grandes familles de processus correspondant aux grands domaines d’activité de l’entreprise (ex: processus commercial, processus marketing, etc). Décomposer chaque processus en sous-processus/activités Détailler chaque processus principal en un enchaînement logique d’étapes élémentaires. Le niveau de finesse dépendra de vos objectifs. Définir les interactions entre les processus Représentez les points d’intersection et d’échange entre les différents processus sous forme de flux ou de messages. Renommer et numéroter les processus Utilisez une nomenclature claire pour nommer chaque processus (verbe d’action + complément). Numérotez-les de façon cohérente (ex : 1, 1.1, 1.2 etc). Vous pouvez désormais constituer progressivement votre cartographie en assemblant ces briques de base. N’hésitez pas à faire valider les premiers jets par des utilisateurs clés. Leur feedback vous permettra d’affiner le modèle. Les outils de
L’importance de la planification et de l’ordonnancement dans la gestion efficace d’une équipe
Pour atteindre des résultats optimaux et maximiser la productivité d’une équipe, il est essentiel de maîtriser les compétences de planification et d’ordonnancement. Ces deux aspects clés de la gestion permettent d’organiser les activités, d’allouer efficacement les ressources et de garantir que les objectifs fixés sont atteints. Dans cet article, nous explorerons l’importance de la planification et de l’ordonnancement dans la gestion d’équipe et les avantages qu’ils offrent. La différence entre la planification et l’ordonnancement D’abord quel est la différence entre la planification et l’ordonnancement ? La planification et l’ordonnancement sont deux concepts liés, mais distincts, dans la gestion de projets ou de processus. La planification consiste à déterminer les objectifs, les ressources nécessaires, et les étapes nécessaires pour atteindre un résultat spécifique. Cela implique l’identification des activités, la définition des dépendances entre les activités, l’estimation des ressources requises et l’établissement d’un calendrier général. La planification permet de définir une vision d’ensemble du projet ou du processus, en prenant en compte les contraintes et les objectifs. L’ordonnancement, (scheduling en anglais) en revanche, est le processus de gestion et de coordination des tâches ou des activités spécifiques dans le temps, conformément au plan établi. Il consiste à déterminer l’ordre d’exécution des tâches, les ressources nécessaires pour chaque tâche, les délais à respecter et les éventuelles contraintes. L’ordonnancement permet d’allouer les ressources de manière optimale, d’optimiser les délais d’exécution et de minimiser les conflits potentiels. En résumé, la planification est l’étape initiale où l’on définit les grandes lignes et les objectifs du projet, tandis que l’ordonnancement est l’étape suivante où l’on organise et coordonne les tâches spécifiques dans le temps, en respectant les contraintes et les objectifs définis lors de la planification. La planification et l’ordonnancement sont à des niveaux d’échelles et de détails différents. Faites-vous une bonne organisation de votre équipe ? Dans votre gestion d’équipe, avez-vous à la fois la planification et l’ordonnancement ? Vous manque-t-il un niveau de détails pour atteindre l’efficacité souhaitée ? La combinaison de la planification et de l’ordonnancement est essentielle pour une gestion d’équipe efficace. La planification permet de définir les objectifs, de déterminer les ressources nécessaires et d’établir une feuille de route globale pour le projet ou les activités de l’équipe. Cependant, la planification seule peut parfois manquer de précision et de clarté sur la manière dont les tâches doivent être exécutées et organisées. C’est là que l’ordonnancement entre en jeu. L’ordonnancement se concentre sur la séquence et la répartition précises des tâches, en tenant compte des dépendances, des ressources disponibles et des contraintes de temps. Il assure une utilisation optimale des ressources et une coordination efficace entre les membres de l’équipe. Un niveau de détail adéquat dépend des besoins spécifiques de votre équipe et de votre projet. Il est important d’évaluer si votre planification et votre ordonnancement actuels fournissent suffisamment de clarté et de précision pour une exécution fluide des tâches. Si des lacunes sont identifiées, il peut être nécessaire de revoir et d’affiner vos processus de planification et d’ordonnancement, en incluant un niveau de détails supplémentaires pour garantir une efficacité optimale. N’oubliez pas que la gestion d’équipe est un processus itératif. Il est important d’être ouvert aux ajustements et aux améliorations continuelles pour répondre aux besoins changeants de votre équipe et de votre projet. Les étapes pour bien organiser votre équipe Étape 1 – Planifier la structure des activités : La première étape est de faire ressortir les grandes étapes, en déterminant les tâches à réaliser, les dépendances entre ces tâches et les échéances associées. Grâce à cette division du travail, il devient plus facile de suivre et de coordonner les efforts de chacun, et de se lancer dans l’ordonnancement. Une bonne planification permet de visualiser l’ensemble du projet, d’un coup d’œil. De comprendre les différentes étapes et d’identifier les points critiques. Cela favorise une répartition équilibrée des charges de travail et évite les retards et les confusions. Étape 2 – Optimiser l’allocation des ressources : L’ordonnancement (scheduling) permet d’optimiser l’utilisation des ressources disponibles. Pour chaque étape, il faut prendre le temps de décortiquer le travail à accomplir. En évaluant les compétences et les capacités de chaque membre de l’équipe, il devient possible de les affecter aux tâches appropriées en fonction de leurs forces et de leurs spécialisations. Cela conduit à une utilisation plus efficiente des compétences et des ressources, en évitant les redondances ou les sous-utilisations. Une bonne allocation des ressources contribue à maintenir un flux de travail régulier et à prévenir les goulets d’étranglement. Personnellement, j’apprécie lorsque le travail suit un processus clairement défini et relativement détaillé (voir 3a), adapté aux besoins spécifiques. Les processus permettent d’identifier qui doit effectuer quoi et quand, en fonction des différentes étapes. Par conséquent, la planification devient plus facile et plus rapide, car il suffit de suivre les étapes du processus Étape 3 – Trouver le bon équilibre : La mise en place d’un mode de planification et d’organisation d’équipe efficace demande du temps et de la persévérance. Comme le dit l’adage, c’est avec la répétition que l’on devient bon. Ne craignez pas d’ajuster votre planification en fonction des nouvelles informations qui surgissent. Rien de pire qu’un plan figé. La clé est de trouver le bon niveau de détail qui aide votre équipe à avancer. Voici quelques astuces pour vous aider : 3.a PROCESSUS : Décortiquez et définissez les étapes clés Parfois, il est stratégique de découper le travail en étapes de processus et de définir ce qui est attendu à chaque étape par les membres de l’équipe. Par exemple, prenons l’étape d’accueil d’un client dans un hôtel. À ce stade, l’équipe d’accueil doit collecter les coordonnées du client, prendre note de certaines préférences, et partager des informations pertinentes pour améliorer la qualité de son séjour. Cette approche permet de mieux comprendre les attentes et d’optimiser l’expérience client. 3.b VOCABULAIRE : Soyez clair sur les termes utilisés Parfois, nous utilisons les mêmes mots, mais ils peuvent avoir des significations différentes pour chacun. Prenez le temps d’être clair sur ce que chaque tâche ou activité
Quelles sont les meilleures stratégies pour améliorer la productivité des collaborateurs ?
L’augmentation de la productivité des collaborateurs est un élément crucial pour la réussite d’une entreprise. En effet, des collaborateurs productifs sont plus efficaces et accomplissent plus de travail en moins de temps, ce qui permet à l’entreprise de mieux répondre aux demandes de ses clients, d’améliorer la qualité de son travail, d’accroître sa rentabilité, de favoriser sa croissance et de renforcer l’engagement de ses collaborateurs. Pour cela, il est important que les entreprises définissent des objectifs clairs, fournissent des commentaires réguliers, encouragent la collaboration et l’autonomie, offrent des formations, réduisent les distractions potentielles, utilisent des technologies efficaces et encouragent une culture du bien-être. En investissant dans la productivité de ses collaborateurs, l’entreprise peut ainsi améliorer sa performance globale et garantir sa pérennité sur le long terme. Sommaire : Définir des objectifs clairs Donner du feedback Encourager la collaboration Stimuler le mindset de croissance et le changement Donner plus d’autonomie Réduire les distractions Encourager une culture du bien-être Les différents processus Les systèmes d’intelligence 1. Définir des objectifs clairs Pour améliorer la productivité des collaborateurs, il est essentiel de définir et de partager des objectifs précis. Les collaborateurs doivent d’abord les intégrer puis comprendre comment leur action au quotidien va permettre de les atteindre. Il est également important que les objectifs soient alignés avec ceux de l’entreprise. Pour mettre en œuvre des objectifs clairs, il est vraiment recommandé d’utiliser la méthode SMART+. Cette méthode permet de rendre les objectifs spécifiques, mesurables, ambitieux, réalistes, temporels et adaptés en fonction du temps disponible. Pour en savoir plus sur la méthode SMART+ et comment l’appliquer, vous pouvez consulter l’article suivant Comment définir un objectif et être SMART+ ? 2. Donner du feedback Il est essentiel que les managers proposent des retours réguliers aux collaborateurs, en reconnaissant les réalisations et en identifiant les domaines d’amélioration. Il faut savoir que les feedbacks constructifs et respectueux ont un plus grand impact sur la productivité des collaborateurs que les feedbacks négatifs. Néanmoins, il est important de partager une analyse de la situation de manière régulière, car le manque de feedback, en lui-même, peut avoir un effet négatif sur la motivation et la productivité des collaborateurs. En résumé, proposer des retours réguliers et constructifs sur l’activité de chacun est une pratique clé pour améliorer l’engagement des collaborateurs et renforcer leur implication au travail. Pour en apprendre plus, je vous invite à lire cet article : Comment partager des commentaires vraiment constructifs avec son équipe ? 3. Encourager la collaboration Il est important de promouvoir la collaboration entre les salariés, en les incitant à travailler davantage ensemble, à partager leurs idées et à trouver ensemble des solutions aux problèmes. Cependant, il peut être difficile de savoir comment encourager ce type de collaboration. En tant que manager ou leader, il est important de donner l’exemple en créant des ponts avec les autres groupes de l’entreprise et en laissant suffisamment de temps et d’espace pour la collaboration. Si une équipe est déjà débordée, elle aura peu d’énergie et de motivation pour travailler avec d’autres groupes. Il est donc important de veiller à ce que les équipes disposent du temps et des ressources nécessaires pour collaborer efficacement. Pour stimuler la collaboration, je vous propose de lire cet article : De bons moyens pour stimuler la collaboration. 4. Stimuler le mindset de croissance et le changement Pour engager un changement et ainsi améliorer la productivité, il est essentiel de valoriser l’apprentissage et l’évolution professionnelle. Les managers peuvent encourager leurs collaborateurs à sortir de leur zone de confort et à apprendre de nouvelles compétences tout comme, il est important de reconnaître les erreurs comme des opportunités d’apprentissage et de célébrer les réussites. Le feedback constructif est également un moyen d’encourager le mindset de croissance. Enfin, l’entreprise doit fournir un environnement favorable à l’expérimentation et à l’innovation, des espaces où les collaborateurs peuvent essayer de nouvelles idées et apprendre de leurs échecs. Pour y arriver, voici une liste de livres qui pourraient vous aider. Une belle liste de livres pour stimuler le changement 5. Donner plus d’autonomie L’autonomie est un élément clé pour améliorer la productivité des collaborateurs. En donnant aux employés une certaine liberté et en leur permettant de prendre des décisions, les managers peuvent stimuler leur motivation et leur engagement au travail. Les études montrent que les collaborateurs autonomes ont tendance à se sentir plus responsables de leur travail et à être plus créatifs et innovants. L’autonomie peut également aider à réduire le stress et la pression au travail, car les salariés peuvent gérer leur charge de travail selon leurs propres compétences et leur rythme. Encore une fois, la clé, c’est le temps ! En permettant à votre équipe de gérer son temps, ce sera le meilleur moyen de stimuler sa créativité et qu’elle prenne plus d’initiatives. En cherchant à tout contrôler, vous diminuez les chances d’aller au-delà de vos propres limites, et vous ne tirez pas parti de la puissance collective de votre équipe. Enfin, les employés autonomes ont souvent plus de satisfaction au travail, ce qui amène une plus grande fidélité à l’entreprise et une réduction du taux de rotation des employés 6. Réduire les distractions Le monde moderne et sa technologie sont souvent l’occasion de perdre sa concentration. Réduire les distractions est donc crucial pour améliorer la productivité de l’ensemble des collaborateurs. On sait que les interruptions fréquentes diminuent la concentration globale et perturbent le travail en cours. Cela peut entraîner une baisse des résultats et produire une augmentation des erreurs et de la perte de temps. Pour réduire les distractions, il est possible de mettre en place des règles pour éviter les interruptions inutiles telles que les réunions impromptues ou les notifications incessantes sur les ordinateurs et les téléphones portables. Il est également essentiel de prévoir des moments dédiés à la réponse aux courriels et aux appels, afin de ne pas perturber la concentration pendant les tâches importantes. Enfin, il peut être bénéfique de créer un environnement de travail calme et propice à la concentration en modifiant la disposition du mobilier
Comment aligner les objectifs de mon équipe avec ceux de l’entreprise ?
Bienvenue dans cet article qui va vous aider à résoudre un défi commun pour de nombreux responsables ou managers : comment aligner les objectifs de leur équipe avec ceux de l’entreprise ? Car mettre en parallèle les buts poursuivis par les collaborateurs avec ceux de l’entreprise est une étape importante, voire incontournable, pour assurer une collaboration efficace et une contribution significative à la réussite de la société. Dans cet article, nous allons explorer les étapes clés qui permettent d’atteindre cet alignement et garantir que votre équipe travaille de manière cohérente et efficace pour le succès de l’entreprise. Sommaire Comprendre les objectifs de l’entreprise Communiquer les objectifs de l’entreprise Définir des objectifs spécifiques pour votre équipe Mettre en place des plans d’action Suivre et évaluer les progrès Réajuster si nécessaire 1. Comprendre les objectifs de l’entreprise Pour comprendre les buts de votre entreprise, vous devez vous pencher sur sa vision, sa mission et ses valeurs fondamentales. La vision définit ce que l’entreprise souhaite réaliser à long terme, tandis que la mission décrit son but fondamental. Les valeurs, quant à elles, définissent les principes et les croyances qui guident les actions de l’entreprise. Une autre façon de comprendre les objectifs de votre entreprise consiste à étudier son plan stratégique. Ce document décrit les initiatives clés de la société pour atteindre ses objectifs à court et à long terme. Vous pouvez également consulter les rapports annuels de l’entreprise pour en apprendre davantage sur ses résultats et ses priorités. Ensuite, il est possible que la société crée annuellement une liste d’objectifs généraux qu’elle sera susceptible de modifier d’année en année, ce qui aura pour effet de définir les buts à atteindre pour chaque secteur de l’organisation : ainsi, le CEO aura des objectifs qui influenceront ceux du directeur des finances, du marketing, de la production, des ventes … Il arrive, parfois, que vous intégriez une entreprise où la vision, la mission, les valeurs, le plan stratégique et les rapports annuels soient inexistants. Mais la bonne nouvelle est qu’il est possible de travailler pour un groupe sans que ces éléments soient précisés ! L’astuce est de créer soi-même la vision, la mission, les valeurs et le plan stratégique… Pour vous aider, voici un article qui va répondre à vos principales questions : créer la vision et la mission de votre département. Dans tous les cas, il est important de communiquer avec l’ensemble des secteurs de l’entreprise, notamment les membres de la direction et les responsables des autres équipes : ils pourront vous donner un aperçu des objectifs spécifiques de l’entreprise et de la manière dont votre équipe peut y contribuer. 2. Communiquer les objectifs de l’entreprise Une fois que vous avez intégré les buts poursuivis par l’entreprise, vous devez communiquer clairement ces objectifs à votre équipe. Assurez-vous que chaque membre comprend parfaitement ce qu’attend l’entreprise. Simplifiez et clarifiez les objectifs : prenez le temps d’intégrer en profondeur les objectifs de l’entreprise et simplifiez-les pour qu’ils soient compréhensibles pour l’ensemble de votre équipe. Expliquez les raisons qui se trouvent derrière les objectifs : aidez votre équipe à comprendre l’importance et les avantages d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Donnez des renseignements complémentaires sur les marchés, sur les besoins des clients et les défis actuels de l’industrie. Parfois, les objectifs de l’entreprise sont loin de la réalité de votre équipe et il faut expliquer en quoi les activités que l’on réalise au quotidien aident la société à atteindre ses objectifs. Une belle action à mener est de demander à l’équipe comment eux font le lien entre les objectifs de l’entreprise et leurs actions. 3. Définir des objectifs spécifiques pour votre équipe Une fois que votre équipe comprend parfaitement les objectifs de l’entreprise, vous devez définir des buts spécifiques à atteindre pour assurer le succès de la société. Assurez-vous que ces objectifs sont clairs, mesurables, réalisables, pertinents et temporels. En bref, qu’ils soient « SMART » ! Assurez-vous que les objectifs sont mesurables et atteignables : définissez des objectifs spécifiques, mesurables et réalisables pour que votre équipe sache exactement ce qu’elle doit faire pour contribuer à l’atteinte des buts de l’entreprise. Personnellement, j’adore utiliser la méthode SMART+. Pour en savoir plus, j’ai rédigé un article qui en parle en détail : vous serez surement intéressé par la méthode SMART+, car elle ajoute l’impact du temps dans la création des objectifs. On se rappelle que la clé de la réussite c’est le temps, et dès qu’on ajoute la dimension temporelle dans son action et sa réflexion, on trouve de nouvelles solutions. Impliquez votre équipe dans la définition des objectifs : cela peut les aider à se sentir plus investis dans les objectifs de l’entreprise et à mieux comprendre comment leur travail individuel contribue au succès de l’entreprise. Personnellement, j’adore faire des sessions de rétroaction au moins 1 fois par année. Cette session m’aide à identifier ce que l’équipe aimerait accomplir l’an prochain pour s’améliorer. Voici quelques questions utiles pendant la rétroaction : Qu’est-ce que vous aimez le plus dans notre structure ? Que pensez-vous de nos processus ? Qu’aimeriez-vous conserver l’an prochain ? Que devrait-on faire pour améliorer notre département ? C’est une approche positive qui aide à se poser les bonnes questions et à commencer l’année avec optimisme ! 4. Mettre en place des plans d’action Établir des étapes spécifiques pour atteindre l’objectif : divisez l’objectif en étapes et établissez une liste détaillée de ce qui doit être fait pour atteindre chacune de ces étapes. Faites une division du travail. Selon la taille de l’objectif, il sera peut-être nécessaire de le scinder en programmes de travail, en produits de développement ou en listes de projets. Parfois, un objectif a besoin de l’addition de différents projets pour qu’il soit atteint. Établir une échéance : définissez une date limite pour chaque étape (projet, programme, produit) ainsi que pour l’objectif final. Cela vous aidera à vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour réussir vos plans. Si vous n’avez aucune idée, je vous conseille de mettre en place des rapports réguliers qui vont
Comment créer le calendrier annuel de son équipe ?
La mission du gestionnaire est d’aider son équipe à atteindre ses objectifs et de connecter son département au reste de l’organisation. Tout au long de l’année, il lui faudra mettre en place, gérer et organiser des activités. Pour y parvenir, il est essentiel d’avoir une bonne vision d’ensemble afin de déterminer ce qu’il est possible ou non d’accomplir en fonction de la charge globale de travail. En bâtissant le calendrier annuel des activités générales touchant l’ensemble de l’équipe, vous pourrez visualiser clairement l’emploi du temps des prochains mois. Ainsi, vous saurez quand il est préférable de reporter des activités, s’il faut en déléguer certaines ou en accélérer. Sommaire Dressez la liste des routines inhérentes au travail Préparez un tableau synthèse Créez votre calendrier Partagez le calendrier avec votre équipe Utilisez le calendrier tout au long de l’année 1- Dressez la liste des routines inhérentes au travail Avant de bâtir le calendrier, commencez par dresser la liste des éléments qui reviennent régulièrement chaque année. Passez en revue les points suivants : a) Congés, vacances et fêtes annuelles Faites le décompte de tous les congés, vacances et fêtes annuelles : temps des Fêtes, vacances de la construction, fête de la Saint-Jean-Baptiste, 1er juillet, etc. Par ailleurs, si votre entreprise fait affaire avec d’autres pays, votre équipe pourrait être à l’arrêt durant des périodes précises de l’année, le Nouvel An chinois par exemple. N’oubliez pas d’inclure les événements spéciaux pour votre équipe, notamment le party de Noël ou le BBQ l’été. Indiquez aussi les semaines durant lesquelles votre équipe prenne généralement ses vacances, ainsi que celles où elle est susceptible d’avoir à compenser pour les congés d’autres équipes dans l’entreprise. b) Plan fonctionnel, objectifs et rapports Chaque année, la direction vous demande de définir les objectifs de votre équipe en fonction de ceux poursuivis par l’entreprise. La plupart du temps, cet exercice coïncide de votre organisation. N’oubliez pas non plus d’indiquer dans votre calendrier la date à laquelle il serait important de faire un suivi de ces objectifs. Évaluez l’avancement des travaux avec votre équipe et ajustez-les au besoin. Dressez également la liste de tous les rapports que vous devez produire régulièrement. Avez-vous des indicateurs clés de performance (ICP ou KPI en anglais) à mettre en place et devez-vous remettre des rapports périodiques à vos supérieurs? Si vous œuvrez dans le domaine de la R et D, il vous faut probablement remplir un rapport à la fin de chaque année fiscale pour répondre aux exigences des crédits d’impôt. Pour être certain de ne pas en oublier, pensez à tous les liens existant entre votre poste et votre équipe, vos patrons, les autorités et vos clients. c) Budget et évaluation des ressources La mise à jour du budget pour l’année suivante est une tâche qui revient systématiquement. Savez-vous à quel moment vous devez l’effectuer? Existe-t-il des périodes plus propices que d’autres pour faire appel à des ressources, notamment informatiques, ou pour agrandir votre équipe? Si c’est le cas, intégrez cette information dans votre calendrier. N’oubliez pas les renouvellements de contrats, loyers, logiciels et autres facteurs qui pourraient avoir un impact sur votre équipe ou votre entreprise. Bien souvent, le budget est réclamé à la dernière minute. Grâce à ce calendrier, vous pourrez anticiper, en discuter avec votre équipe et lui permettre d’avoir son mot à dire. d) Liste des événements et projets majeurs Indiquez les événements importants de votre industrie, de votre entreprise et de votre équipe, par exemple les conventions, congrès et conférences. Réfléchissez également aux projets critiques à accomplir cette année, ainsi qu’aux balises à respecter. Demandez-vous aussi si votre entreprise organise des retraites pour les employées, si des formations ou certifications importantes sont au programme de l’année, et s’il y a une période pendant laquelle les auditeurs doivent évaluer vos processus et méthodes. En ce qui concerne votre équipe en tant que telle, réfléchissez aux rencontres que vous aimeriez organiser avec elle, par exemple des activités de team building ou des learning party durant lesquels le groupe partage ses résultats. N’oubliez pas les activités d’entretien, comme le nettoyage de l’espace physique et digital de l’équipe deux fois par année. c) Évaluation de la performance Il faut généralement effectuer des évaluations annuelles de performance. Profitez de cette période pour faire le point et vérifier que les objectifs ont bel et bien été atteints. Certaines équipes organisent plus d’une évaluation par année, tous les six mois par exemple. Notez ces dates dans votre calendrier. Note : Cette première étape implique que vous connaissez bien votre département. Si ce n’est pas encore le cas, je vous invite à lire cet article : Comment créer et améliorer son département? Puis, faites une première ébauche de calendrier et bonifiez-le au fil du temps. 2- Préparez un tableau synthèse La deuxième étape consiste à détailler la liste des activités que vous venez d’établir. Les éléments à faire ressortir sont les suivants : Les dates (début et fin de l’activité); La personne responsable (hors ou dans votre équipe); Les processus et systèmes, méthodes ou outils (en place ou à développer, ce qui peut aider à identifier des projets majeurs supplémentaires à lancer durant l’année); Les tâches typiques et importantes à effectuer selon l’activité identifiée. Ce tableau vous aidera à: Savoir si vous avez besoin de déléguer, de créer de nouvelles méthodes et procédures. Identifier des tâches simples que l’on peut effectuer à l’avance afin de réduire les pertes de temps et d’accélérer l’atteinte des résultats. Vous serez sans doute étonné de constater la quantité d’éléments récurrents dont vous êtes responsable et qui, pourtant, ne sont pas liés directement aux objectifs de votre département. Ce tableau vous aidera aussi à quantifier le temps réel dont vous disposez : vous réaliserez que vous en avez bien moins que vous le pensiez pour la réalisation des projets de l’équipe. L’entraînement aidant, vous pourrez sans doute détailler davantage chaque entrée du tableau. Dans un premier temps, limitez-vous cependant à une vue d’ensemble de l’année, sans inclure trop de détails à la semaine ou à la journée. Ensuite, vous pourrez vous concentrer sur certains éléments critiques afin de mieux vous
Est-ce que tous vos plans d’action sont bien en place ?
Pour réussir à atteindre un objectif, il faut nécessairement un plan. Même simple, cela suffit. Car on a besoin de connaître la bonne direction pour nous aider à avancer vers les buts qu’on s’est fixés. Cependant, il est important de savoir quand il est temps de passer du plan A au plan B, mais surtout, de bien activer son plan Z en cas d’échec ! Cet article vous aide à créer le bon niveau de plan et vous aide à identifier les types de plans nécessaires pour vous aider à prendre le bon niveau de risque. Sommaire L’importance de faire un plan Le risque de créer des plans trop détaillés Comment créer un plan utile et efficace ? Connaissez-vous précisément vos plans A,B, Z ? L’importance de faire un plan D’abord, il est important de savoir qu’il n’y a pas de plan sans objectif. Que l’objectif soit clair ou non, vous devez avoir un objectif avant de commencer à faire un plan. Le plan est constitué des différentes étapes qui vont amener à cet objectif. C’est un peu comme une carte : on regarde par où passer pour atteindre notre point d’arrivée. Il existe donc plusieurs plans ou chemins possibles pour chaque objectif. Tout dépend du risque que l’on est prêt à prendre, de nos compétences et du temps et des ressources disponibles. Un plan sert aussi à s’assurer que toutes les parties qui œuvrent au projet comprennent les interactions des uns avec les autres. Par conséquent, ne faites pas le plan dans votre coin, mais réalisez-le en collaboration avec les membres clés de votre équipe. Ne tombez surtout pas dans le piège de faire l’exercice seul ! Le risque de créer des plans détaillés Comme il existe plusieurs plans ou chemins possibles, on peut tomber dans le piège de vouloir créer le plan parfait avant de commencer. La peur de nous tromper fait que l’on passe un temps fou à se convaincre que notre plan est le meilleur. Et pendant ce temps, l’horloge avance et vous n’avez peut-être rien entrepris de concret pour aller vers la réalisation de votre objectif. Il vaut mieux avoir un plan imparfait, mais qui nous permet d’avancer que de chercher à obtenir le plan parfait par peur de se tromper. Car les situations changent souvent en dehors de notre volonté et vous devrez peut-être passer au plan B de toute façon… Ne tombez donc pas dans le piège du plan parfait, mais commencez à travailler, même avec un plan qui n’est pas totalement abouti. Comment créer un plan utile et efficace ? Avant de vous lancer, il est important d’être réaliste : prenez le temps d’évaluer les ressources que vous possédez. Sachez estimer correctement le temps nécessaire pour atteindre la destination Combien d’énergie disposez-vous pour atteindre cet objectif ? On a souvent plus d’un objectif, il faut alors être en mesure de bien évaluer notre capacité à l’atteindre. De combien d’argent avez-vous besoin, d’espace, d’outils particuliers ? Quelles sont les compétences de votre équipe ? Quelle est la taille de votre équipe ? … Ensuite, pensez simplement aux grandes étapes qui devront être réalisées pour atteindre votre objectif. Demandez-vous combien de temps chaque étape devrait prendre : 1 mois, 3 mois, 6 mois ? Si les étapes sont plus courtes, c’est peut-être que vous êtes trop « granulaire » si votre projet s’étale sur 1 an. Et si tout semble aller « comme sur des roulettes », vous pouvez alors détailler le mois suivant. Mais il reste très difficile de préciser tous les enjeux sur 6 mois. Mon conseil est de ne pas trop perdre son temps à le faire. Penchez-vous sur les 3 mois suivants avec un niveau de détail raisonnable pour vous permettre de voir les interactions avec les tâches du mois en cours. Et ne détaillez que les prochaines semaines : il se peut en effet que vous appreniez quelque chose qui vous fera changer obligatoirement de plan. Pour plus de détails pour faire un plan Connaissez-vous précisément vos plans A, B et Z ? Pour vous aider à faire le meilleur plan A possible, il est très utile de comprendre le concept des plans B et Z. Les connaissez-vous ? Le plan A est le plan actuel que vous venez de détailler : il s’agit du plan que vous suivez en ce moment. Le plan B est le plan qui suit le plan A : c’est celui que vous allez utiliser quand vous allez apprendre que le plan A ne fait plus vraiment sens. Par conséquent, votre plan général est une succession de plans A qui passent aux plans B pour redevenir des plans A quand la situation l’exige. Le plan Z, quant à lui, est le plan à activer lorsqu’il est certain que vous n’allez pas atteindre votre objectif. C’est le plan de secours en cas d’échec. Sans plan Z, il devient très difficile de prendre des risques ! Exemple de plan Z Vous avez envie de vous trouver un nouvel emploi ou de vous lancer dans l’entrepreneuriat ? Vous avez votre plan A : trouver par exemple un job de niveau supérieur, avec une localisation proche de votre maison et dans un domaine qui vous stimule. Alors, vous vous donnez 6 mois à 1 an pour réussir. Mais que se passe-t-il si vous ne trouvez pas ? Avez-vous votre « fall back plan », c’est-à-dire votre plan Z ? Souhaitez-vous retourner vers un emploi semblable à celui d’aujourd’hui ? Si vous êtes célibataire sans enfant et sans avoir d’engagement, c’est peut-être de tout simplement revenir habiter chez vos parents ou de retourner en co-location pour continuer à chercher ? Dans le cadre d’un projet d’entreprise, le plan Z serait d’arrêter le projet et de rediriger l’équipe vers un autre objectif. Ou peut-être, d’aller chercher de nouveaux investisseurs… Si votre plan Z et réaliste, vous pourrez ainsi prendre plus de risques et tester plus d’opportunités. Bref, être plus ambitieux ! Connaître parfaitement son plan Z est donc important pour bien mesurer la taille de vos projets à réussir. Conclusion Les plans sont très importants, mais ce qui est encore plus incontournable est la gymnastique du plan : c’est à dire connaître son plan A, mais également
Liste des meilleurs livres pour apprendre à s’organiser efficacement !
L’organisation, ce n’est pas toujours simple. Quand on commence un nouveau travail, on découvre que les outils sont différents, les tâches et les responsabilités aussi. Et on ne gère pas son travail comme on organise ses activités personnelles ! Il existe en effet plusieurs méthodes et celle qui fonctionne aujourd’hui ne sera peut-être pas la plus performante demain… Si vous cherchez continuellement à vous améliorer au niveau de votre organisation ou que vous manquez d’inspiration pour le faire, voici quelques livres pour vous ! En passant, il s’agit d’un des thèmes qui vous intéressent le plus : dites-moi en commentaire ce que vous aimeriez y retrouver si je lance une formation sur le thème de l’organisation. Les livres pour apprendre à mieux s’organiser 1. First thing first Excellent pour commencer car il enlève la « pression » de croire qu’il n’existe qu’une seule « bonne » méthode d’organisation. Plusieurs vous seront d’ailleurs présentées dans les prochains livres de cette liste… First thing first vous apprend à mettre au premier plan la compréhension de la personne que vous êtes et ce que vous voulez vraiment car il est nécessaire de se connaître pour bien s’organiser ! 2. Atomic habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones Une seconde recommandation qui permet de bien comprendre le pouvoir des habitudes mais aussi, d’apprendre à les mettre en place efficacement. Si vous détestez faire des plans et vous organiser, parfois, la solution est de mettre simplement en place de bonnes habitudes : par exemple, vous pouvez très bien apprendre la guitare si vous en faites régulièrement, même sans planifier au préalable vos exercices… 3. Getting things done: The Art of Stress-Free Productivity Ici, on parle de mettre des systèmes en place d’organisation et d’apprendre à leur faire confiance. Getting things done est un livre qui a été édité pour la première fois en 2001 et qui propose des techniques multiples d’organisation. Personnellement, je trouve qu’il propose une vieille façon de penser et de s’organiser mais je pense qu’il est quand même une excellente base. Si vous voulez être maître dans l’organisation, getting things done est un livre de référence. Par ailleurs, il est possible de se former à la méthode. 4. When: the scientific secrets of perfect timing Vous savez que la clé, c’est une bonne gestion du temps et je ne pouvais donc pas passer à côté de ce livre. On parle souvent du comment mais on ne parle pas assez du QUAND. Vous savez qu’après votre café du midi, vous pouvez aller faire une sieste : cela s’appelle un napaccino ! Nous avons tous un rythme personnel et plus on le suit, plus notre planification et notre organisation seront efficaces. La clé, c’est vraiment le temps ! Sachez que le pouvoir du « quand » est trop sous-estimé quand vous voulez bien vous organiser ! 5. Wait: The Art and Science of Delay Ce n’est pas vraiment un livre sur l’organisation en tant que telle, mais plutôt un ouvrage qui fait réfléchir sur la puissance du timing. Car s’organiser, c’est un peu décider « quand » faire les choses. Par exemple, si vous venez de vous disputer avec quelqu’un, vous excuser immédiatement pourrait ne pas être bien reçu puisque la personne pourrait penser que vous le faite juste par réflexe et que ce n’est pas vraiment réfléchi et ressenti. Par conséquent, attendre le « bon » moment et d’une importance cruciale si on veut qui a été édité pour la première fois en 2001 l’impact désiré. 6. Smarter faster better: The Secrets of Being Productive in Life Ce livre a une narration riche qui nous aide à nous améliorer dans tout ce que l’on réalise. Il présente 8 concepts qui vont de la motivation à la mise en place d’objectifs, en passant par la concentration et la prise de décision. L’auteur s’appuie sur les dernières découvertes en neurosciences, en psychologie et en économie comportementale. Il nous aide à penser autrement sur le fait de bien s’organiser. Il obtient grâce à cette méthode, plus de succès avec moins de stress ! C’est vraiment bien écrit et ce livre nous fait réfléchir pour améliorer notre approche de l’organisation. 7. Deep work: Rules For Focused Success In A Distracted World Ce livre fait du bien car il s’accorde parfaitement avec first thing first. Si vous voulez créer et être efficace, il faut apprendre à faire du travail en profondeur. D’ailleurs, c’est le meilleur moyen d’ajouter de la valeur et de développer une vraie expertise. Deep work vous explique l’importance d’une action profonde et réfléchie mais aussi comment faire pour y arriver ! En attendant de lire ce livre, je vous suggère dès maintenant d’éliminer une distraction importante de votre vie : supprimez toutes les notifications sur votre téléphone et regardez vos messages uniquement quand vous le décidez et pas à chaque fois que vous recevez un message ! 8. The E-Myth Revisited: Why Most Small Businesses Don’t Work and What to Do About It Le e-myth est écrit pour les entrepreneurs, mais honnêtement, il est excellent pour les managers et les gestionnaires d’entreprise. Il donne énormément d’idées d’organisation pour éviter de devenir un homme-orchestre et devoir « tout » faire. Car trop souvent, on oublie de déléguer et de mettre en place des systèmes efficaces et autonomes. Le livre « e-myth » explique l’importance de mettre en place des procédures, d’automatiser et d’apprendre à bien déléguer… 9. Le guide de distribution du temps Ici, il s’agit de ma propre « recette d’organisation » pour retrouver ou garder un bon équilibre dans sa vie, aussi bien personnelle que professionnelle. Cela peut être, par exemple, prendre soin de soi, de son entourage, de donner de l’attention à ses projets ou ses passions, mais surtout d’avoir du temps pour les surprises et ce que j’appelle les moments de silence… Une bonne organisation de son temps passe par une bonne distribution de celui-ci. D’ailleurs, cette technique est excellente pour aider à organiser le travail dans ses équipes. Je vous invite
