Pour atteindre des résultats optimaux et maximiser la productivité d’une équipe, il est essentiel de maîtriser les compétences de planification et d’ordonnancement. Ces deux aspects clés de la gestion permettent d’organiser les activités, d’allouer efficacement les ressources et de garantir que les objectifs fixés sont atteints. Dans cet article, nous explorerons l’importance de la planification et de l’ordonnancement dans la gestion d’équipe et les avantages qu’ils offrent.
La différence entre la planification et l’ordonnancement
D’abord quel est la différence entre la planification et l’ordonnancement ?
La planification et l’ordonnancement sont deux concepts liés, mais distincts, dans la gestion de projets ou de processus.
La planification consiste à déterminer
- les objectifs,
- les ressources nécessaires,
- et les étapes nécessaires pour atteindre un résultat spécifique.
Cela implique l’identification des activités, la définition des dépendances entre les activités, l’estimation des ressources requises et l’établissement d’un calendrier général. La planification permet de définir une vision d’ensemble du projet ou du processus, en prenant en compte les contraintes et les objectifs.
L’ordonnancement, (scheduling en anglais) en revanche, est le processus de gestion et de coordination des tâches ou des activités spécifiques dans le temps, conformément au plan établi. Il consiste à déterminer
- l’ordre d’exécution des tâches,
- les ressources nécessaires pour chaque tâche,
- les délais à respecter et les éventuelles contraintes.
L’ordonnancement permet d’allouer les ressources de manière optimale, d’optimiser les délais d’exécution et de minimiser les conflits potentiels.
En résumé, la planification est l’étape initiale où l’on définit les grandes lignes et les objectifs du projet, tandis que l’ordonnancement est l’étape suivante où l’on organise et coordonne les tâches spécifiques dans le temps, en respectant les contraintes et les objectifs définis lors de la planification. La planification et l’ordonnancement sont à des niveaux d’échelles et de détails différents.
Faites-vous une bonne organisation de votre équipe ?
Dans votre gestion d’équipe, avez-vous à la fois la planification et l’ordonnancement ? Vous manque-t-il un niveau de détails pour atteindre l’efficacité souhaitée ?
La combinaison de la planification et de l’ordonnancement est essentielle pour une gestion d’équipe efficace. La planification permet de définir les objectifs, de déterminer les ressources nécessaires et d’établir une feuille de route globale pour le projet ou les activités de l’équipe. Cependant, la planification seule peut parfois manquer de précision et de clarté sur la manière dont les tâches doivent être exécutées et organisées.
C’est là que l’ordonnancement entre en jeu. L’ordonnancement se concentre sur la séquence et la répartition précises des tâches, en tenant compte des dépendances, des ressources disponibles et des contraintes de temps. Il assure une utilisation optimale des ressources et une coordination efficace entre les membres de l’équipe.
Un niveau de détail adéquat dépend des besoins spécifiques de votre équipe et de votre projet. Il est important d’évaluer si votre planification et votre ordonnancement actuels fournissent suffisamment de clarté et de précision pour une exécution fluide des tâches. Si des lacunes sont identifiées, il peut être nécessaire de revoir et d’affiner vos processus de planification et d’ordonnancement, en incluant un niveau de détails supplémentaires pour garantir une efficacité optimale.
N’oubliez pas que la gestion d’équipe est un processus itératif. Il est important d’être ouvert aux ajustements et aux améliorations continuelles pour répondre aux besoins changeants de votre équipe et de votre projet.
Les étapes pour bien organiser votre équipe
Étape 1 – Planifier la structure des activités :
La première étape est de faire ressortir les grandes étapes, en déterminant les tâches à réaliser, les dépendances entre ces tâches et les échéances associées. Grâce à cette division du travail, il devient plus facile de suivre et de coordonner les efforts de chacun, et de se lancer dans l’ordonnancement. Une bonne planification permet de visualiser l’ensemble du projet, d’un coup d’œil. De comprendre les différentes étapes et d’identifier les points critiques. Cela favorise une répartition équilibrée des charges de travail et évite les retards et les confusions.
Étape 2 – Optimiser l’allocation des ressources :
L’ordonnancement (scheduling) permet d’optimiser l’utilisation des ressources disponibles. Pour chaque étape, il faut prendre le temps de décortiquer le travail à accomplir. En évaluant les compétences et les capacités de chaque membre de l’équipe, il devient possible de les affecter aux tâches appropriées en fonction de leurs forces et de leurs spécialisations. Cela conduit à une utilisation plus efficiente des compétences et des ressources, en évitant les redondances ou les sous-utilisations. Une bonne allocation des ressources contribue à maintenir un flux de travail régulier et à prévenir les goulets d’étranglement.
Personnellement, j’apprécie lorsque le travail suit un processus clairement défini et relativement détaillé (voir 3a), adapté aux besoins spécifiques. Les processus permettent d’identifier qui doit effectuer quoi et quand, en fonction des différentes étapes. Par conséquent, la planification devient plus facile et plus rapide, car il suffit de suivre les étapes du processus
Étape 3 – Trouver le bon équilibre :
La mise en place d’un mode de planification et d’organisation d’équipe efficace demande du temps et de la persévérance. Comme le dit l’adage, c’est avec la répétition que l’on devient bon. Ne craignez pas d’ajuster votre planification en fonction des nouvelles informations qui surgissent. Rien de pire qu’un plan figé. La clé est de trouver le bon niveau de détail qui aide votre équipe à avancer.
Voici quelques astuces pour vous aider :
3.a PROCESSUS : Décortiquez et définissez les étapes clés
Parfois, il est stratégique de découper le travail en étapes de processus et de définir ce qui est attendu à chaque étape par les membres de l’équipe. Par exemple, prenons l’étape d’accueil d’un client dans un hôtel. À ce stade, l’équipe d’accueil doit collecter les coordonnées du client, prendre note de certaines préférences, et partager des informations pertinentes pour améliorer la qualité de son séjour. Cette approche permet de mieux comprendre les attentes et d’optimiser l’expérience client.
3.b VOCABULAIRE : Soyez clair sur les termes utilisés
Parfois, nous utilisons les mêmes mots, mais ils peuvent avoir des significations différentes pour chacun. Prenez le temps d’être clair sur ce que chaque tâche ou activité signifie. Cela est parfois essentiel pour garantir une compréhension commune et une efficacité optimale lors de la planification et de l’exécution des tâches.
3.c RYTHME : Adoptez un rythme cohérent
Avoir un rythme au sein de l’équipe est bénéfique. Par exemple, dans le développement de logiciels, on utilise souvent le concept des “sprints”. Un sprint peut durer 1, 2 ou 3 semaines. Ainsi, votre planification peut s’étendre sur plusieurs sprints, tandis que votre ordonnancement se concentre sur un sprint spécifique. Un rythme régulier aide les équipes à organiser leur travail et à s’assurer qu’elles livrent ce qui est attendu à chaque étape.
Ma préférence dans le rythme
J’apprécie particulièrement les cycles d’un an pour les objectifs, avec des révisions trimestrielles et des points de contrôle toutes les six semaines, comprenant 2 ou 3 sprints d’ordonnancement. Cette approche permet de planifier et d’ordonnancer avec une structure solide et dynamique.
Les cycles d’un an offrent une vision à long terme, permettant à l’équipe de fixer des objectifs ambitieux et de travailler progressivement pour les atteindre. Les révisions trimestrielles offrent l’opportunité de réévaluer les objectifs, d’ajuster les priorités si nécessaire et d’intégrer de nouvelles informations ou opportunités. Cela assure une flexibilité nécessaire pour s’adapter aux évolutions du marché ou aux changements internes.
Les points de contrôle toutes les six semaines offrent une occasion régulière de faire le point, d’évaluer les progrès réalisés et d’identifier les éventuels obstacles ou ajustements nécessaires. Ces points de contrôle fournissent une cadence régulière pour évaluer les performances, apporter des corrections si nécessaire et maintenir l’élan de l’équipe.
En intégrant des sprints d’ordonnancement, vous ajoutez une dynamique supplémentaire à votre planification. Les sprints sont des périodes d’activité concentrée et intense, généralement de courte durée (1 à 3 semaines), au cours desquelles l’équipe se concentre sur des tâches spécifiques et se fixe des objectifs clairs. Cela permet d’optimiser l’utilisation des ressources, de maximiser la productivité et de fournir des résultats tangibles à court terme.
En utilisant cette approche de cycles, de révisions, de points de contrôle et de sprints d’ordonnancement, vous créez une structure qui permet à votre équipe de travailler avec clarté, de rester agile face aux changements et d’obtenir des résultats concrets. C’est une façon dynamique et efficace de planifier et d’ordonnancer, en tirant le meilleur parti des capacités de votre équipe et en maximisant les chances de succès.
L’avantage de planifier et d’ordonnancer
1. Gestion du temps :
La planification et l’ordonnancement permettent une gestion efficace du temps. En établissant des échéances réalistes et en priorisant les tâches, il devient possible de gérer les délais et de minimiser les retards. La visualisation des dépendances entre les tâches permet de mieux anticiper les contraintes temporelles et de prendre les mesures nécessaires pour éviter les dépassements de délais. En outre, une gestion du temps efficace permet de maintenir la motivation de l’équipe en évitant les situations de stress liées à des échéances trop serrées ou des attentes irréalistes.
2. Coordination et communication :
La planification et l’ordonnancement facilitent la coordination et la communication au sein de l’équipe. En fournissant un calendrier clair et des informations sur les dépendances entre les tâches, chaque membre de l’équipe sait ce qui est attendu de lui et peut se synchroniser avec les autres membres. Cela favorise la collaboration, la coopération et la transparence. De plus, en identifiant les problèmes potentiels ou les retards dès le départ, il est possible de prendre des mesures correctives rapidement et de limiter les impacts négatifs sur l’équipe et le projet.
Conclusion :
Pour bien gérer une équipe, il est essentiel de maîtriser les compétences de planification et d’ordonnancement. En décortiquant les processus, en clarifiant le vocabulaire utilisé et en instaurant un rythme cohérent, vous permettez à votre équipe de travailler de manière plus efficace et productive. La planification et l’ordonnancement deviennent alors des outils puissants pour atteindre les objectifs fixés et garantir le succès de votre équipe.
Photo de Kelly Sikkema sur Unsplash
