Bienvenue sur le blog La clé c'est le temps ! ➽ Si vous êtes nouveau ici, vous voudrez sans doute lire mon guide de distribution du temps qui vous explique comment il est possible en distribuant bien son temps d'augmenter ses chances de développer son plein potentiel. ✅ cliquez ici pour télécharger le guide gratuitement !
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Il y a un an, mon ami m’a dit :
“Je pense que le business va un peu moins bien… mais c’est sûrement un glitch. Une phase. Rien de grave.”
Il y croyait vraiment.
Il avait de l’élan. C’était juste un glitch. Alors pourquoi s’inquiéter ?
Quelques mois plus tard, rebelote.
“C’est encore un peu mou, mais c’est parce que j’ai été pris ailleurs. J’ai organisé mon business à l’arrache, ça va se replacer, quand j’aurai un peu plus de temps.”
Encore quelques mois, encore une excuse.
“Là, j’ai accepté trop de trucs perso, mais je vais m’y remettre après ça.”
Et à chaque fois, je lui posais les mêmes questions :
— Tu as fait un vrai bilan ? C’est quoi le vrai état des lieux, pas juste ton feeling ? Tu suis quelques indicateurs ?
— Tu as un calendrier de l’ensemble de tes projets et activités ? Une vue de ta charge, de tes cycles d’activité ?
— Pourquoi t’as encore bossé à l’arrache ? Tu savais que tu devais faire cette activité il y a des mois. Comment ça se fait que tu l’as faite à la dernière minute, alors que tu avais déjà noté que ça allait moins bien ?
Et chaque fois, la même réponse :
“Non, pas encore. Je vais le faire.”
Mais il ne le faisait pas. Les mois ont passé.
En fond, il était dans le noir : il ne voyait que la surface.
Il voulait croire que tout allait bien. Et comme son système d’organisation était incomplet, ça tenait — tant que tout allait bien.
Mais dès que ça allait moins bien, c’est là que tu vois les effets d’une organisation mal adaptée aux besoins réels.
Et puis… au moins 18 mois plus tard, tout explose.
Enfin, il voit ce que, personnellement, je percevais de l’extérieur depuis des mois à travers ses commentaires.
Le business est à genoux.
Il a dit oui à trop de choses secondaires.
Même moi, qui ne connaissais pas tout, je voyais bien que ça débordait.
Il a trop attendu pour ajuster son système à sa nouvelle réalité.
Et maintenant qu’il veut se recentrer, il n’a plus le temps, ni l’espace, pour remonter la pente.
Il a pris trop d’engagements non alignés, moins prioritaires pour lui.
Pas parce qu’il est fainéant.
Pas parce qu’il manque de volonté.
Pas parce qu’il procrastine.
Mais parce qu’il n’avait pas de système pour capter les signaux faibles et ajuster avant que ça déborde.
L’organisation est dynamique.
Nouvelle situation = nouveau besoin. Il faut ajuster ses méthodes.
Et ça, c’est l’élément qu’il faut éviter de procrastiner.
Et ce qu’il vit, beaucoup d’entre nous le vivent aussi.
À chaque transition, à chaque changement important dans nos vies.
On avance.
On improvise.
On s’adapte.
On devrait ajuster notre système d’organisation.
Et on recommence.
Mais c’est souvent cette dernière étape qu’on oublie.
Et un jour, sans comprendre comment… on est dépassé.
1. Les signaux ignorés : ce qu’il aurait pu voir venir
Les signaux étaient là. Clairs. Répétés.
Les ventes baissaient depuis plus d’un an.
Il le savait. Il l’avait remarqué.
Mais il n’a jamais enclenché de vrai diagnostic.
Il a repoussé l’analyse financière. Pas de revue des cycles. Pas de recalibrage.
Pendant ce temps, il travaillait chaque jour sur son projet perso, avec une constance impressionnante.
Jamais une journée manquée. C’était devenu un rituel.
Mais pour son business ? Et d’autres projets importants ?
Il réagissait. Il bricolait. Il gérait… à l’arrache.
Ses to-do ? Une avalanche.
Poussées par les demandes des autres, et ses impulsions du moment.
Mais rien de piloté.
Pas de lien clair avec ses KPI.
Pas de plan long terme, pas de calendrier, pas de priorités ancrées, pas de rétrospection globale.
Il n’avait aucun calendrier top-level de ses cycles de vente, de ses charges de travail, de ses projets clés.
Il découvrait qu’il était en surcharge au moment où le stress était déjà là.
Et pourtant, si tu lui demandais :
“Tu es stressé ?”
Il répondait du tac au tac :
“Non. Je gère.”
Impossible d’admettre que ça ne rentre plus. Que ça déborde.
Et sa phrase fétiche revenait souvent :
“De toute façon, j’ai toujours bossé à l’arrache. Et ça a toujours fini par marcher.”
Sauf que cette année, ce n’était plus un dépannage ponctuel.
C’était devenu un système par défaut.
Une fuite en avant, masquée par l’action.
Et voilà le piège :
Quand tu n’as pas un système externe pour détecter ces signaux…
Tu fonctionnes à partir de tes envies du moment et des urgences extérieures.
Mais si ces envies ne sont pas connectées à tes vrais projets, tu crées toi-même les conditions du stress, du débordement, du chaos.
2. Ce qu’un système d’organisation complet aurait changé
Commençons par clarifier une chose :
Bien structuré ne veut pas dire rigide.
Ce n’est pas parce que tu mets en place un système d’organisation complet que tu dois renoncer à ton instinct, ta créativité ou ta spontanéité.
Au contraire.
Malheureusement, beaucoup de personnes de nature stressée surcompensent en voulant tout contrôler.
Et ça donne mauvaise presse à l’organisation.
On croit que les personnes organisées sont rigides, obsessionnelles, fermées.
Pourquoi ? Parce que ce sont celles qu’on remarque — celles dont la structure devient rigide par peur.
Mais la personne organisée, qui n’est pas en train de surcompenser ?
Celle qui avance avec souplesse, clarté et calme intérieur ?
On ne la voit pas. Parce qu’elle ne dérange pas. Parce qu’elle n’est pas en train de courir partout.
Alors, à force, on finit par croire que organisation = rigidité, contrôle, plus de place pour les surprises, les élans, ou la flexibilité.
Mais l’organisation, ce n’est pas un trait de personnalité. Ce n’est pas une prison.
C’est un système vivant, au service de ce qui compte.
👉 Une structure bien pensée ne t’enferme pas.
Elle te soutient.
Elle te donne une vision claire.
Elle t’aide à prendre de meilleures décisions, en t’offrant des données réelles, des alertes précoces, et un alignement constant entre ton intention et ton action.
Elle t’aide à gérer le passé et le futur, pour mieux vivre au présent.
La capacité à improviser, à créer, à dire “oui” à une opportunité surprise — elle reste là.
Mais tu sais quand tu peux te le permettre… et à quoi tu renonces si tu le fais.
Un bon système ne bride pas ton potentiel.
Il t’empêche de te saboter.
Et surtout :
🧬 Un bon système évolue avec toi.
Ce n’est pas quelque chose qu’on fait une fois pour toutes.
C’est un socle que tu ajustes à chaque transition : nouveau projet, nouvelle charge mentale, nouveau cycle de vie, nouvelle saison dans ton énergie.
Tu n’es pas censé entrer de force dans ta structure. C’est elle qui doit s’ajuster à toi.
Un système complet, vivant, adapté à tes besoins réels…
→ Ça t’aide à avancer, même quand la motivation n’est plus là.
→ Ça te donne un filet quand la fatigue s’installe.
→ Ça t’offre un recul que ton stress ne permet plus.
→ Ça réduit la charge mentale.
→ Ça t’aide à répartir la charge pour éviter de courir sans arrêt.
→ Ça t’aide à prendre les meilleures décisions, alignées avec toi, tes besoins, ta réalité.
→ Ça te rend plus présent, moins dans ta tête.
→ Ça te donne de la place pour créer, pour penser, pour te reposer.
→ Honnêtement… la liste est longue. Je ne peux pas tout mettre ici.
Et c’est exactement ce que mon ami n’avait pas mis à jour.
Son système était resté figé… pendant que sa vie, elle, devenait de plus en plus complexe.
3. Les 4 fondations d’un système qui tient sous pression
Quand tout va bien, n’importe quel système peut faire illusion.
Mais quand la pression monte, quand les priorités se bousculent, quand l’énergie descend… c’est là que tu vois si ton système tient.
En fait, j’aime bien dire que chaque niveau de besoin est aligné avec un niveau d’organisation.
Quand c’est aligné, ça fonctionne.
Mais dès que les besoins dépassent ce que ton niveau d’organisation peut soutenir, tu vas commencer à voir apparaître des symptômes : charge mentale, stress, surcharge, impression de toujours courir, sentiment de ne jamais avoir de temps pour toi…
Et un système qui tient, c’est un système qui repose sur 4 fondations solides :
➡️ Objectifs
➡️ Temps
➡️ Savoir
➡️ Projets
Ces quatre piliers fonctionnent ensemble. Si l’un d’eux est instable, les autres finissent par en souffrir.
1. 🎯 Les objectifs – la direction, pas juste l’action
Ce ne sont pas juste des tâches à faire. Ce sont des points de repère qui permettent de filtrer, de dire non, de hiérarchiser.
Si tu ne les relis jamais, s’ils ne sont pas formulés clairement, ton cerveau ne sait plus où concentrer son énergie.
Tu avances… mais sans cap.
👉 Un bon système d’organisation te permet de voir en tout temps où tu veux aller — et si ce que tu fais aujourd’hui te rapproche ou t’éloigne de cette direction.
Tu as peut-être tes objectifs dans ta tête ? Ça, c’est le niveau 1.
Le niveau 2 : on les écrit.
Ensuite, on les relit, on les visualise, on les ajuste, on fait des rétrospections.
Le cerveau adore rayer des tâches… mais imagine l’effet que ça a quand tu atteins des objectifs à répétition : sur ton estime personnelle, sur ton énergie, sur ta capacité à te lancer dans des projets plus ambitieux.
2. ⏳ Le temps – l’espace pour penser, pas juste cocher
Ce n’est pas une question de tout planifier au quart d’heure.
C’est justement une erreur de croire que la gestion du temps consiste à tout prévoir.
La vraie question, c’est : qu’est-ce qui est réaliste ?
Et ton agenda est le meilleur outil pour visualiser ta to-do list en fonction du temps réel disponible.
Et ici, il y a plusieurs niveaux à prendre en compte.
Si tu ne penses qu’à demain, tu es au niveau 1.
Mais ensuite : la semaine prochaine, le mois prochain, le trimestre, l’année…
Tu vois le fil ? C’est ça qu’on doit développer.
Cette capacité à voyager consciemment dans le temps, c’est une compétence-clé pour éviter la surcharge.
👉 Ton agenda doit refléter ton énergie, tes cycles, tes engagements réels.
Sinon tu vis dans une illusion de contrôle… qui explose à la moindre surprise.
👉 Un bon système intègre :
- ton agenda de base,
- ton agenda planifié,
- et surtout, des moments de pause.
Il te montre avant qu’il ne soit trop tard si tu es en train de te surcharger.
3. 🧠 Le savoir – ce que tu sais… et que tu oublies de regarder
Tu prends des notes, tu accumules des infos, tu as des insights…
Mais sont-ils centralisés ? Lisibles ? Utiles ?
Tu t’en sers vraiment ? Ou c’est juste des belles idées qui dorment quelque part ?
Un savoir éparpillé, c’est une source d’anxiété constante.
Tu oublies ce que tu as déjà compris. Tu recommences à zéro.
Et tu te noies dans la même confusion… encore et encore.
👉 Un bon système capte, classe, relie et remet à jour ce que tu sais — pour que tu puisses vraiment t’en servir.
4. 🗂️ Les projets – la clarté sur ce qui demande un vrai plan
C’est souvent là que je vois les plus grosses failles.
Penser en projets, ce n’est pas réservé aux ingénieurs ou aux PMP.
Tout le monde a des projets. Et tout le monde devrait :
- identifier ses projets
- les gérer comme des projets — pas comme des listes de tâches éparpillées.
Le cerveau fonctionne mieux par blocs (“chunks”).
Donc : fais ta liste de projets, définis les objectifs de chacun, et divise-les en étapes claires.
Par exemple :
Si tu utilises Trello pour tout, mais que tu n’as pas de regroupement par projet, il est fort possible que ta charge mentale vienne de là.
La plupart des gens procrastinent… non pas parce qu’ils sont paresseux, mais parce qu’ils confondent projet et tâche.
Un projet, c’est une suite d’étapes, avec des ressources, des dépendances, des jalons.
Tant que tu le traites comme une simple tâche, ton cerveau bloque. Il ne sait pas par où commencer.
👉 Un bon système transforme les projets flous en étapes visibles, planifiables, réalisables — même dans un quotidien chargé.
Ce sont ces 4 piliers qu’il faut consolider quand tu sens que “quelque chose ne marche plus”.
Pas juste courir plus vite.
Pas juste essayer de “gérer”.
Mais prendre un vrai moment pour se demander :
Est-ce que mon système me donne ce qu’il me faut pour penser, décider, choisir, agir ?
4. Le minimum vital à mettre en place pour éviter la surcharge
Tu n’as pas besoin d’un système parfait.
Mais tu as besoin d’un système minimal viable, en lien avec tes besoins.
Un socle. Une base claire. Un filet de sécurité.
Voici le minimum vital à mettre en place pour éviter que tout parte en vrille dès que la charge monte d’un cran :
🎯 1. Des objectifs clairs… et visibles
Tu dois savoir pourquoi tu fais ce que tu fais.
Et tu dois pouvoir le voir régulièrement, pas juste le savoir vaguement dans un coin de ta tête.
✅ Écris tes 3 à 5 grands objectifs actuels
✅ Relis-les chaque semaine (ou mieux, chaque jour)
✅ Demande-toi : est-ce que mes actions de la semaine y sont alignées ?
🗓️ 2. Un agenda réaliste
Pas une to-do list sans fin.
Un vrai agenda, avec des blocs de temps réservés pour :
- tes habitudes – les éléments répétitifs de ta vie
- tes projets à étapes (blocs de travail concentré)
- tes pauses (si si, il faut même mettre ses pauses — parce que justement, on ne les fait jamais quand elles ne sont pas dans la to-do list)
- les imprévus (c’est-à-dire des périodes vides volontairement laissées dans ton calendrier)
Et surtout : une vision à plusieurs échelles (semaine, mois, trimestre).
C’est cette capacité à te projeter dans le temps qui fait la différence entre gérer et subir.
✅ Crée un agenda de base (routines fixes) + un agenda planifié (projets, échéances)
✅ Révise-le chaque semaine
✅ Inscris-y aussi le silence, les pauses, la place pour vivre
📁 3. Un système pour ton savoir
Tu penses à plein de choses, tu as des idées, tu prends des notes…
Mais si c’est éparpillé partout (notes dans ton téléphone, post-its, cerveau, e-mails), tu perds en clarté et en énergie mentale.
✅ Choisis un seul endroit (Notion, Google Docs, carnet, peu importe)
✅ Regroupe-y : idées, décisions, liens utiles, apprentissages
✅ Relis et mets à jour chaque semaine
Ton savoir ne vaut rien s’il n’est pas mobilisable.
💡 Astuce : le mieux est d’avoir la même structure partout : répertoires d’emails, de documents, base de données, etc.
Même logique, même repères. Ton cerveau te dira merci.
📚 4. Une liste claire de projets… et leurs étapes
Pas des projets fantômes.
Pas des “trucs à faire un jour”.
Une vraie liste de projets actifs.
✅ Écris tous tes projets en cours (perso et pro)
✅ Pour chaque projet : note le prochain petit pas (ou les 3 prochaines étapes).
Plus tu as tendance à procrastiner ce projet, plus les étapes doivent être petites.
✅ Intègre-les à ton agenda planifié
La charge mentale disparaît quand ton cerveau sait que tout est noté, visible, planifié.
Tu veux aller plus loin ? Parfait.
Mais si tu ne mets même pas ce minimum en place, tu vas compenser avec du stress, de la charge mentale, de la fatigue, de la confusion.
🧠 Ton système est ton filet. Pas ton but.
Il est là pour te soutenir quand ton énergie vacille, pas pour t’en demander plus.
5. Faire un bilan : ton point de départ
Tu ne peux pas améliorer ce que tu ne vois pas.
Avant de vouloir tout changer ou tout reconstruire, commençons par regarder ce qui est déjà en place.
Est-ce que ton système actuel :
- Te donne de la clarté ?
- T’aide à décider plus vite ?
- Te permet de souffler ?
- S’adapte à ta réalité du moment ?
👉 J’ai préparé un guide simple et actionnable pour t’aider à faire le point.
https://defi.formationsisabelledepatie.com/atelier/diagnostic-express/acces/
🧠 Les bonnes questions à se poser régulièrement
Un bon système ne s’installe pas une fois pour toutes.
Il évolue. Il s’ajuste. Il se raffine avec ta réalité.
Et pour ça, il faut prendre l’habitude de te poser les bonnes questions. Pas tous les jours. Mais régulièrement, à des moments clés (bilan mensuel, changement de saison, montée de charge, etc.).
Voici une série de questions puissantes à garder sous la main :
🎯 Objectifs
- Est-ce que mes objectifs sont encore alignés avec mes vraies priorités ?
- Est-ce que je les relis régulièrement ?
- Est-ce que mes actions de la semaine me rapprochent vraiment de mes objectifs ?
🗓️ Temps
- Est-ce que mon agenda reflète ma vraie charge ?
- Est-ce que j’ai de l’espace pour respirer, créer, penser ?
- Est-ce que je me projette assez loin dans le temps pour éviter les embouteillages ?
- Est-ce que je fais de la place pour les pauses, les imprévus, les silences ?
📁 Savoir
- Est-ce que je centralise ce que j’apprends, ce que je comprends, ce que je décide ?
- Est-ce que mon système est facile à consulter ?
- Est-ce que je réutilise ce que je sais… ou je recommence à zéro chaque fois ?
- Est-ce que je suis capable de retrouver l’essentiel en quelques clics ou minutes ?
📚 Projets
- Est-ce que j’ai une liste claire de mes projets en cours ?
- Est-ce que je sais ce qui est actif, en pause, ou terminé ?
- Est-ce que je découpe mes projets en étapes accessibles ?
- Est-ce que je planifie vraiment mes projets… ou j’attends le dernier moment ?
👉 Ces questions, c’est ton radar.
Elles ne sont pas là pour te juger.
Elles sont là pour te reconnecter à la version de toi qui veut avancer en conscience, pas juste en réaction.
En résumé : tu n’as pas besoin de plus de volonté. Tu as besoin d’un meilleur système.
Si tu t’es reconnu à un moment dans cet article… ce n’est pas un hasard.
Tu n’es pas seul.e. Ce sentiment de courir sans fin, de ne jamais vraiment reprendre le contrôle, de faire “au mieux” en espérant que ça passe… c’est un symptôme, pas une fatalité.
Le vrai problème, ce n’est pas ton niveau de motivation.
C’est que ton système d’organisation n’a pas évolué au même rythme que ta vie.
Et c’est normal. Ça arrive à tout le monde.
Mais maintenant que tu le vois… tu peux faire mieux. Tu peux choisir de reprendre la main, pas en rajoutant des tâches, mais en posant les bonnes fondations.
👉 Commence par le minimum.
👉 Fais un vrai bilan.
👉 Rends ton système vivant, à ton service.
Et surtout, souviens-toi :
L’organisation, ce n’est pas se rigidifier c’est rendre ton présent plus libre.
C’est créer de l’espace pour respirer, décider, et avancer.
📥 Télécharge ton guide pour commencer à mettre en place ton système.
C’est gratuit, et ça peut changer toute la suite. https://defi.formationsisabelledepatie.com/atelier/organisation/agenda/
❓ Foire aux questions – Organisation & Système personnel
🔸 Est-ce que ce type de système fonctionne si je suis déjà débordé(e) ?
Oui. C’est justement quand on est débordé qu’un système de base devient indispensable. Tu peux commencer petit, avec les 4 piliers et le minimum vital décrit dans l’article. Tu retrouveras rapidement de la clarté.
🔸 Et si je suis une personne créative / intuitive, pas très structurée ?
Ce n’est pas un problème. Un bon système n’est pas rigide, il est vivant. Il te donne plus de liberté mentale, pas moins. Il te permet de mieux suivre ton élan créatif — sans te perdre dans le flou ou la charge mentale.
🔸 Combien de temps ça prend pour mettre en place ce système ?
Tu peux commencer en 90 minutes avec le guide de diagnostic et les premiers ajustements (objectifs visibles, agenda réaliste, centralisation du savoir, liste claire de projets). L’important, ce n’est pas la perfection, c’est le mouvement.
🔸 Est-ce qu’il faut des outils numériques spécifiques ?
Non. Tu peux utiliser ce que tu veux : papier, carnet, Notion, Trello, Google Docs… Ce qui compte, c’est d’avoir une structure claire et cohérente que tu mets à jour régulièrement.
🔸 Par où je commence ? Par le bilan. Tu peux télécharger le guide ici :
https://defi.formationsisabelledepatie.com/atelier/diagnostic-express/acces/