Savoir quoi partager lors de vos statuts de projets ?

Un gestionnaire doit régulièrement donner le statut d’avancement de ses projets. Cette tâche, récurrente, vous oblige à savoir synthétiser l’information, la simplifier, la résumer afin qu’elle soit intéressante et pertinente pour les autres. Est-ce une tâche que vous trouvez facile ? Ou trouvez-vous difficile de déterminer ce qu’il faut partager ? Avez-vous de la difficulté à sélectionner les détails importants à communiquer ? Êtes-vous tenté de finalement dire que tout va bien et que tout avance selon le plan, sans entrer dans les détails ?

Et lorsque vous prenez le temps de donner plus de détails, avez-vous tout de même le sentiment de vous répéter d’une semaine à l’autre ou que ce partage de statut n’a servi à rien ?

Si c’est le cas, rappelez-vous qu’il est possible que :

• Les autres membres et stakeholders de votre équipe ne maîtrisent pas votre projet et vos actions aussi bien que vous,
• Votre patron a beaucoup d’informations à comprendre et à prendre en considération et qu’il pourrait avoir oublié ce que vous lui avez partagé,
• Vos interlocuteurs aient reçu une information erronée de la part d’une autre personne juste avant votre statut et que par conséquent, votre statut n’est pas logique pour lui,
• Votre équipe ne soit pas aussi experte que vous dans ce domaine et qu’elle n’a donc pas compris votre dernier statut aussi bien que vous le pensiez.

Comme il est impossible pour vos stakeholders ou votre équipe de tout se rappeler et de tout savoir, il faut profiter de la force que représente le travail en équipe et utiliser les différences et les connaissances de chacun. Mais pour faciliter ce travail en équipe, il faut aider les autres à vous comprendre et à vous suivre.

L’objectif de votre statut

Il existe plusieurs raisons d’organiser des statuts de projets avec votre équipe ou vos stakeholders. Selon la situation, ces raisons peuvent varier et donc influer sur le type et la méthode de présentation de votre message. Alors avant de vous lancer, il faut déterminer le but de ce partage de statut.

Voici des exemples possibles d’objectifs :

• Aider votre équipe à bien collaborer et à aller chercher de meilleurs résultats,
• Faire la promotion de l’avancement de votre projet,
• Demander de l’aide ou des idées pour passer à travers une étape difficile du projet,
• Modifier le plan initial ou le scope du projet,
• Aider votre équipe à s’ajuster au niveau des attentes et des besoins,
• Simplement pour que votre équipe vous suive.

Mais, quel que soit l’objectif, il est important que les statuts soient adaptés aux besoins et à l’auditoire.

Il est important de se rappeler aussi qu’un projet est rarement immuable. Il arrive parfois que vos stakeholders décident d’arrêter un projet, surtout lorsque ce projet semble ne pas avancer ou ne montre pas de résolution prometteuse. Soyez conscient qu’un projet ne représente souvent qu’une partie d’un tout dans votre entreprise et qu’il existe plusieurs façons d’atteindre ce tout. Ce qui veut dire que la direction peut décider de lancer un autre projet en remplacement du vôtre pour atteindre un objectif qui n’a pourtant pas changé.

Les éléments d’un bon statut

Un statut de projet doit être aligné ou autrement dit sur la même longueur d’onde avec les besoins et les attentes du projet. Pour être sur la même longueur d’onde, il y a deux éléments à prendre en considération : la fréquence et la vitesse. Donc lorsque vous faites un statut de projet, assurez-vous que ce statut comprenne des éléments en lien avec la fréquence et la vitesse.

1. La fréquence

Dans le cadre d’un statut de projet, la fréquence peut couvrir trois éléments importants :

• Le sujet discuté,
• Le niveau de détail ou de complexité,
• Les besoins pour accomplir la prochaine étape.

Le sujet discuté

Il est important ici de parler les 3 éléments de la gestion de projet :

• Le scope,
• les échéanciers
• les budgets.

Vous pouvez partager ce que vous avez accompli depuis le dernier statut. L’avancement du scope se défini en termes de résultats, de livrables autrement dit, qu’avez-vous terminé, quels sont les étapes que vous avez franchies ?

Parlez ensuite des éléments que vous mettez en place pour atteindre les prochains livrables. Partagez avec votre équipe les actions en cours qui pourraient avoir un impact sur d’autres activités. Cette information est très importante pour faciliter la synchronisation et favoriser les collaborations éventuelles. Lorsque vous présenter rapidement les prochaines étapes, rappelez à vos interlocuteurs, le sous-objectif dont vous êtes responsable et les échéances associées.

Niveau de détail ou de complexité

Le niveau de détail doit s’adapter à votre interlocuteur. Si vous vous adressez à votre patron, le niveau de détail partagé ne sera pas le même que celui partagé avec votre équipe. Quels sont les éléments que votre équipe ou votre patron ont besoin de connaitre cette semaine pour faire leur travail ?

N’oubliez pas que certains de vos interlocuteurs devront eux aussi faire des statuts de projet avec d’autres groupes. Ils doivent pouvoir voir le lien entre les différents projets. Cela permet d’éviter le plus possible la création de silos. Il est donc important de ne pas utiliser du jargon spécifique à votre expertise ou votre projet. Si vous n’avez pas d’autre choix que de le faire, assurez-vous de l’expliquer rapidement. Si vous avez, par exemple, un nom de code pour un élément de votre projet ou encore un nom pour une campagne marketing assurez-vous alors que votre interlocuteur connait la définition du mot avant de l’utiliser ?

Vos besoins

Pour vos besoins, projetez-vous dans le futur, visualisez la situation dans 1 semaine ou 2, quels sont vos besoins ? Avez-vous de quelqu’un d’autre pour franchir la prochaine étape ? Profitez de votre statut de projet pour faire vos demandes. Signaler à vos interlocuteurs le type de détails qui vous intéressent. Profitez d’une de ces rencontres pour demander de l’aide à votre patron lorsque :

• Vous avez de la difficulté à obtenir de l’information dans d’autres départements ?
• Vous avez besoin d’un budget ou d’un délai supplémentaire pour votre projet ?
• Vous avez besoin d’être guidé pour prendre certaines décisions ? Comme lorsque vous avez plusieurs choix devant vous et qu’ils vous semblent tous bons et qu’un peu plus de précisions sur le scope du projet pourrait vous aider.

2. La vitesse

Pour un statut de projet, la vitesse implique trois éléments importants :

• La synchronisation de votre statut
• Le rythme 
• L’urgence 

La synchronisation du statut

Il est important de toujours commencer le statut là où vous avez laissé votre ou vos interlocuteurs la dernière fois. N’hésitez pas à rappeler rapidement les éléments clés du dernier statut et ensuite enchaînez. Vérifiez votre audience et ne tenez pas pour acquis que l’information s’est rendue à tout le monde et de la bonne façon. En définitive, la vitesse de votre communication va dépendre de la position de départ de votre statut.

Note : Si vous constatez en préparant votre statut que la liste de vos interlocuteurs est assez disparate et que certains risquent d’être déphasés, je vous encourage à parler à ces personnes avant la rencontre pour les mettre à niveau. Cela vous permet de commencer votre statut de projet au même endroit pour tout le monde. Ce point est d’autant plus critique si vous avez un temps limité pour votre rencontre.

Le rythme

Les rythmes de rencontre pour le statut d’un même projet peuvent être variables. Les statuts de projet avec vos équipes ou pour les stakeholders n’auront pas la même récurrence par exemple. Pour des projets importants, des projets qui s’étalent sur plusieurs mois, je vous recommande de ne pas espacer les rencontres d’équipe de plus de 2 semaines. La mémoire humaine n’est pas infaillible et au-delà de cette période il sera plus difficile de se rappeler et par conséquent de faire des statuts performants.

Pour les stakeholders je recommande une rencontre aux 4 à 6 semaines. En général, après 4 semaines, les gestionnaires qui n’ont pas de nouvelles commencent à s’inquiéter. Alors si vous préférez ne pas avoir de gestionnaire inquiet lors de votre statut je vous recommande de ne jamais dépasser les 6 semaines. N’hésitez pas d’ailleurs à leur faire des minis statut par écrit en cours de projet.

Plus le projet et les objectifs sont courts termes et plus les statuts doivent être rapprochés. Certaines méthodes de travail, comme le scrum par exemple encourage à se parler tous les jours. La synchronisation est plus facile puisque le dernier statut s’est fait la veille. Avec l’expérience vous allez découvrir plus rapidement le type de détails dont vos interlocuteurs ont besoin.

C’est à force de faire vos statuts que vous vous développerez et que vous apprendrez à faire de meilleurs statuts.

L’urgence

Si vous vous retrouvez en situation d’urgence dans votre projet, il est important de communiquer beaucoup plus régulièrement et de changer la cadence mise en place. L’urgence nécessite une vitesse supérieure dans l’action, mais aussi dans la communication. Vous constaterez d’ailleurs que si vous négligez d’ajuster votre vitesse de communication lors de situation de crise, vos interlocuteurs vous le signaleront très rapidement en vous posant beaucoup plus de questions entre les statuts.

Si vous avez le sentiment de passer votre journée à faire des statuts individuels et que vous n’avez plus de temps pour travailler je vous encourage à ajuster le rythme et de communiquer à tous la nouvelle récurrence des statuts. Il n’est parfois pas nécessaire de faire une rencontre, un courriel peut suffire.

Lors de vos statuts, jouer avec le temps

Lors de vos rencontres de statut, vous pouvez jouer avec le temps. N’oubliez pas de faire des pauses, surtout si vous pensez que vos interlocuteurs devraient interagir, posez des questions, changez le rythme, laissez la place à la discussion. Il sera difficile pour une personne d’interagir si vous faites une présentation de type monologue, ou si vous parlez très rapidement.

En plus de stimuler les échanges, jouer avec la vitesse aidera à vos interlocuteurs à intégrer l’information.

Qualité du message

La qualité du message est importante. Essayez d’éviter les « bullet points », cette période est révolue. Il faut savoir être percutant et imagé pour bien faire passer votre message. Pour ce faire vous pouvez aller lire l’article suivant : comment transmettre un message de façon efficace ? 

Éviter dans vos rencontres de statut d’utiliser des phrases du type. :

• Tout va comme prévu,
• Tout va bien,
• Nous suivons le plan,
• Rien de plus à signaler,
• …

Ce genre de phrase ne donne aucune information pertinente et envoie le message que vous ne souhaitez pas que l’on interagisse avec vous ou que l’on vous pose des questions. Vous perdez donc tout l’intérêt d’organiser des rencontres de statut.

Conclusion

Faire de bons statuts est un art qui n’est pas à la portée de tout le monde. Il n’est jamais facile d’atteindre l’objectif de telles rencontres. Il est important de prendre cette responsabilité au sérieux. Prenez le temps de vous préparer et analysez ce qui vous a plus dans les statuts auxquels vous assistez. Pensez à entretenir ce talent qui pourrait devenir la clé du succès de vos projets et de votre progression de carrière.

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