Comment transmettre un message de façon efficace ?

En tant que manager, on a beaucoup de messages à transmettre, et ce avec des points de vue différents : notre équipe, nos collègues, notre patron, le management senior. Nous devons donc tous devenir des experts en transmission de message. Il y a les messages qui proviennent de nous-mêmes, mais bien souvent et beaucoup plus qu’on pense l’on doit transmettre les messages des autres dans votre organisation. Étant responsable d’un groupe, vous avez alors la responsabilité de le représenter. Et le représenter veut dire de cascader des informations provenant du management, et des autres départements, mais aussi d’informer les autres départements de ce que votre équipe a accompli et a besoin pour bien travailler.

Les ingrédients pour bien transmettre un message sont :

• le niveau de détail et le type d’information à transmettre
• la vitesse, soit le timing et le temps disponible pour la transmission de l’information
• le médium à utiliser pour transmettre l’information

Donc selon le message et les besoins, nous devons adapter notre approche afin d’atteindre les meilleurs résultats. D’ailleurs, parlons résultat, un message est réellement transmis qu’à partir du moment ou l’information est intégrée par la personne qui reçu le message et qu’elle est en mesure recommuniquée l’information adéquatement. De plus, en tant que senior management, il est important d’être très efficace dans sa communication puisqu’elle sera reprise par d’autres.

1. Quelle information transmettre ?

On se demande toujours quelle information transmettre lorsqu’on pense en général à la communication, mais avez-vous vraiment pensé au type d’information que votre équipe a besoin de connaître ? Est-ce que vous vous demandez régulièrement quelle information que vous avez appris cette semaine qui pourrait être intéressantes pour votre équipe ? Soyez honnête, y pensez-vous ? Ou vous attendez les questions. Êtes-vous proactif ou réactif dans votre communication ?

Pour vous aider à devenir proactif, voici quelques éléments pour vous aider à identifier ce que vous devez transmettre comme information

• Mission et vision de l’entreprise et de votre département
• Division du travail — description des rôles et responsabilités
• Liste des objectifs et des priorités
• Explication des processus et systèmes et outils en place
• Explications sur les changements qui touchent les éléments plus hauts,
  • idéalement communiquer le processus des mises en place du changement, comment les décisions ont-elles été prises par exemple.
• Partager les incertitudes de l’équipe et comment vous pensez les adresser
• Parler de la culture de l’équipe et comment vous aimeriez tous travailler ensemble pour atteindre vos objectifs
• Présenter les résultats atteints par l’équipe et les autres autour
• Reconnaissez le bon travail
• …

2. Quand et à quelle vitesse transmettre une information ?

Ensuite, il faut identifier quand il est temps de communiquer. La vitesse est importante, trop rapidement et personne ne peut vous suivre, trop lentement l’information n’est plus aussi utile. Donc, il faut en plus du message penser à

• quand présenter l’information
• et a quelle vitesse — combien de temps avons-nous pour communiquer l’information

Par exemple dans un townhall ou allhands, la quantité de personnes présentent et le nombre de sujets à partager étant grand le temps alloué sera réduit. Vous n’aurez pas le temps de faire des discussions et de partager beaucoup de détail. Pour une rencontre de révision de projet, le temps est plus long, il est donc possible de partager beaucoup plus d’information et de prendre son temps. Par conséquent, il faut prendre le temps de réfléchir à l’ensemble de canaux de communication disponible et le temps alloué et la période à laquelle les communications sont faites pour identifier le type de message a partagé.

Astuce — dès que je reçois une information, je pense, à qui elle pourrait être intéressante et surtout quand elle pourrait être partagée. Dès que j’identifie le quand, je l’écris comme une note dans mon agenda à côté de la rencontre. Par exemple, je dois partager l’information que nous avons signé un nouveau contrat, j’inscris une note dans mon agenda à côté de ma rencontre avec mes directeurs pour leur partager la nouvelle plus en détail et si j’ai un courriel ou un document à partager je leur transfère immédiatement et leur indique que nous allons-en discuté à la rencontre XYZ. Parfois, les informations à partager sont simplement pour activer d’autres canaux de communication selon les besoins de chacun.

3. L’énergie du message

Ensuite, dans une transmission de message, il faut penser à l’énergie utilisée dans la transmission. Rappelez-vous de l’histoire de votre vieille tante, comment était son énergie ? Est-ce qu’elle inspirait à être écouté ? Parfois, le message transmis est le bon, et il est au bon moment, mais l’énergie n’est pas la bonne. Trop de stress, trop d’énergie négative, trop d’hésitation, trop de… alors avant de transmettre votre message, pensez à l’énergie de votre communication.

Personnellement, j’ai beaucoup d’énergie et je dois parfois réduire mon intensité sinon j’étourdis les autres ce qui fait que mon message n’arrive pas à être transmis. Il faut voir l’énergie comme lorsqu’on écoute de la musique. Si la musique est trop forte, elle nous agresse et si elle est trop faible, c’est impossible de rester intéressé, car la musique risque de nous endormir.

4. Comment choisir le mode de transmission du message ?

Il existe plusieurs moyens pour transmettre vos messages :

• Discussion pendant une rencontre
• un appel
• un chat
• un courriel,
• une vidéo
• un document
• un message vocal
• …

Asynchrone vs synchrone

Certaines méthodes sont synchrones et d’autres asynchrones. Synchrone veut dire que vous vous devez de communiquer en temps réel. Soit que le timing est important, soit c’est l’interactivité avec les autres. Par exemple pour un townhall, l’interactivité n’est pas possible, mais le timing est l’élément important de la transmission d’informations. Par conséquent, les informations partagées d’un townhall aujourd’hui ne seront pas les informations du townhall dans 6 semaines. En opposition d’une transmission d’informations à propos d’un processus, reste valide pendant une plus longue période de temps. Ce qui fait qu’il est possible de faire une vidéo de la formation pour ensuite permettre à l’équipe de la regarder au moment le plus opportun pour eux.

Donc dès qu’une transmission d’informations se doit d’être synchrone pensez au « chat », appel et rencontre en temps réel. Si l’information partagée peut-être fait à tout moment, pensez au courriel, à la vidéo, au document.

Communication interactive vs passive

Avez-vous besoin d’information en retour lors de la transmission de votre message ? Autrement dit avez-vous besoin de connaître le point de vue de votre équipe concernant la nouvelle transmise ? Si oui, pensez au téléphone, rencontre. Sinon, pensez au courriel, au document, aux vidéos.

Note : aujourd’hui avec les outils à votre portée, il est possible de rendre un townhall, si devrait être plutôt passif et informatif, un peu plus interactif utilisant les outils de « chat ».

De ce fait, selon le niveau d’interactivité nécessaire, vous devriez changer de méthode de communication pour transmettre votre message.

Communication écrite vs orale

On est souvent tenté d’écrire un message pour se débarrasser d’une information, ou pour déléguer une tâche rapidement pour réduire sa charge mentale au travail. On lance la balle à l’autre et on attend, on se dit que le courriel a été envoyé, on a fait notre part de la communication.  Sachez que c’est une erreur de penser que si votre courriel est parti que vous avez complété votre partie de la transmission du message. Votre responsabilité dans la communication consiste à vous assurer que l’interlocuteur reçoit le message et prend action, pas d’envoyer le courriel. Donc demandez-vous, est-il plus efficace dans la situation d’envoyer un courriel ou d’appeler ou attendre la prochaine rencontre pour en discuter.   Avant de vous lancer dans des messages par écrit demandez-vous s’il ne serait pas mieux de le faire oralement ?

1. Le message est-il curial d’être compris, sans la compréhension il pourrait y avoir des soucis importants ?
   1. si c’est le cas préconisé la communication orale
2. Est-ce que le message est simple et facile à comprendre sans discussion ?
   1. Si c’est difficile à écrire et que vous prenez un temps fou à l’écrire c’est peut-être le temps de changer de mode et de communiquer oralement
3. avez-vous une émotion négative quand vous écrivez votre message ?
   1. Si oui, arrêtez, faites une pause et allez parler à votre collègue

5. Transmettre un message par écrit en entreprise

Communiquer à l’écrit ce n’est pas une tâche simple, surtout s’il s’agit d’une nouvelle information. Nous sommes tous bombardés de message tous les jours alors il nous faut absolument que notre message ressorte du lot si l’on veut que la nouvelle information soit reçue. Si l’information est difficile à trouver votre interlocuteur, risque de passer à côté de votre message et votre communication écrite n’aura pas l’effet escompté.

Pour créer une communication écrite efficace, il faut attention a plusieurs éléments :

• Se limiter avec le nombre d’idées à partager, il faut faire des choix !
• Être concis et n’écrire que l’essentiel, vos phrases se doivent d’être courte et simple
• structurer visuellement de l’information, afin que votre interlocuteur trouve rapidement ce qu’il cherche.
  • Très peu de personnes aiment lire un message très long et peu structuré.
• si vous avez un appel à l’action, il est nécessaire de faire ressortir cette partie du message sinon il y a de fortes chances que l’action ne sera pas prise,
• mais surtout il faut que l’information écrite soir facile à comprendre

Donc, avant de lancer un message à un grand nombre de personnes dans l’entreprise faites des tests avec vos collègues. Vérifier que le message transmis par écrit est clair et qu’il a l’effet escompté. Et demandez-vous surtout s’il ne devrait pas être supporter par une communication orale.

Quand copier les patrons dans vos communications écrites ?

Cela dépend beaucoup de la culture de votre entreprise, et de la préférence de votre patron. Il faut voir avec usage, mais il faut aussi faire attention à l’effet pervers de copier un patron lors d’une communication écrite. Dès qu’un patron est copié sur un message, vous augmentez le niveau de formalité, et ce même si votre intention était d’informer votre patron que vous avez fait la tâche demandée. Si vous voulez informer votre patron que vous avez accompli la tâche, envoyez-lui un « chat » ou un message vocal indépendant de votre communication écrite. Cela vous permettra de réduire la formalité dans vos communications écrites et réduira la boite courriel de votre patron.  Alors, pensez-y avant de copier un patron, car vous pourriez sous-entendre malgré vous que la personne à qui vous vous adressez a besoin de supervision.

6. L’importance de l’adaptation

Par conséquent, selon le message, cela nous demande de définir :

• les détails à transmettre,
• quand,
• à quelle vitesse
• et avec quelle médium.

Il est impossible d’utiliser qu’une seule méthode. Il n’y a donc pas de méthode préférentielle, mais plutôt une méthode plus adaptée en fonction des besoins de la situation. Par conséquent, il est important à chaque fois que vous recevez une information de décider s’il est important de partager avec les autres. Cette responsabilité est donc une action de tous moments. Et pour ne rien oublier, je vous suggère fortement d’utiliser votre calendrier afin d’identifier quoi et quand partager l’information ?

Bonus  — La répétition

Vous allez vous rendre contre avec le temps que même si une information a été bien partagée, au bon moment et avec le meilleur médium il vous faudra répéter. La répétition est une des actions qui utilise le pouvoir du temps. Malheureusement en business pour qu’une stratégie et des décisions cristallisent il est important de répéter au moins 10 fois. Alors, stimuler votre équipe de management à répéter les messages importants afin qu’ils soient bien compris et partagés.

Conclusion

Transmettre un message est un art. Il y a plusieurs d’éléments à prendre en considération, et pas que le message lui-même, car une information reçue trop rapidement ou en retard, avec la mauvaise énergie n’aura pas le même impact sur les résultats attendus.

Photo by Daria Nepriakhina on Unsplash