Rechercher
Fermer ce champ de recherche.

Comment devenir un gestionnaire de plus en plus proactif ?

Pensez-vous qu’il soit préférable d’être proactif ou réactif ? Être réactif face aux surprises et aux urgences est inévitable et cela permet souvent de se développer par la même occasion, mais si vous restez constamment en mode de réactivité cela peut devenir difficile. N’agir qu’à la suite d’une demande ou lorsqu’une urgence survient fait que l’on perd l’opportunité d’être proactif, de se préparer pour le futur et donc d’atteindre de meilleurs résultats avec son équipe.

Le futur étant imprévisible, les surprises ne cesseront jamais d’exister, il vous sera donc toujours possible de développer votre capacité de réactivité et votre aptitude à réagir de mieux en mieux face aux éléments imprévus. C’est pour cette raison qu’il faut être vigilant et ne pas oublier de développer, consciemment, votre proactivité.  Sans un équilibre entre proactif et réactif, vous pourriez créer des frustrations pour votre équipe. Savoir être proactif est une compétence qu’il faut prendre le temps de développer, car elle n’est pas innée.

Que veut dire être proactif ?

Selon le Larousse, proactif « se dit d’un processus psychologique qui s’exerce d’amont en aval dans le temps. » 

Vous l’avez deviné, là encore, la clé c’est le temps, alors pour être proactif, il faut agir en amont afin de se préparer au futur. Par exemple, un aide-plombier proactif va préparer les outils dont son collègue aura besoin. Comme vous le constatez, l’action en amont n’a donc pas besoin d’être très en avance par rapport au futur, juste assez.

Pour être proactif, il est fondamental de développer votre capacité à anticiper les besoins et les situations futurs, être capable d’imaginer les situations que le futur nous réserve pour pouvoir se préparer. Être proactif, c’est donc poser des actions avant qu’une problématique ou un besoin ne survienne. L’objectif étant d’être prêt à répondre à la situation le plus rapidement et de la meilleure façon possible.

Pourquoi faut-il être proactif ?

En tant que gestionnaire, la proactivité est nécessaire, car cela vous permet de :

  • Aider vos équipes à développer les outils ou les compétences qui seront nécessaires dans le futur. Par exemple, vous pouvez décider aujourd’hui d’automatiser un processus qui vous permettra d’être prêt à répondre à l’augmentation du volume de production anticipé pour le futur.
  • Vous donner suffisamment de temps pour réfléchir en équipe et prendre les bonnes décisions. La proactivité en encore plus importante si l’un de vos objectifs pour votre équipe est de favoriser la collaboration.

Mais attention, il ne faut pas penser que la proactivité n’est là que pour organiser votre équipe, elle peut aussi montrer que vous pensez autres et qu’ils sont importants pour vous.

Par exemple, si vous vous formulez vos demandes toujours à la dernière minute, vous ne laissez aucune chance à votre entourage de travailler à une vitesse qui lui est agréable, cela démontre que vous ne tenez pas compte de votre entourage. Par contre, si vous prenez le temps préparer les outils et le plan de travail d’un collègue avant son arrivée, il sentira bien que vous l’appréciez.

Être proactif a donc plusieurs avantages indéniables et pas seulement pour les gestionnaires.

Les habitudes à développer pour être proactif ?

Malheureusement, il ne suffit pas de décider, un matin, d’être proactif pour le devenir automatiquement. Ce n’est pas non plus parce que vous possédez déjà un bon niveau de proactivité qu’il ne faut plus rien faire. En fait, il s’agit d’un continuum, et comme pour tout ce qui touche au développement personnel cela prend du temps. Un des moyens les plus efficaces et le moins énergivores pour se développer est d’utiliser le pouvoir de la routine. La répétition des actions dans le temps vous aidera à développer cette capacité continuellement.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :   3 livres qui ont changé ma vie

Un gestionnaire va devoir apprendre à anticiper et à être proactif pour des futurs éventuels de plus en plus éloignés dans le temps. Aujourd’hui, vous êtes peut-être déjà en mesure d’anticiper et de mettre en place des actions stratégiques pour la semaine à venir, mais plus vous évoluez dans votre poste, plus vous devrez des actions qui auront un effet dans un mois, un trimestre voire un an. Voici donc trois habitudes qui pourront vous aider.

1. Cultivez votre curiosité

La curiosité est un outil extraordinaire pour développer votre proactivité. Être curieux permet de poser des questions pour découvrir les points de vue des autres. Plus vous connaissez les points de vue différents et plus votre capacité à lire les futurs potentiels sera bonne.  N’hésitez pas à demander aux autres comment ils vont, ce qui les passionne le plus dans leur travail, et où leur charge de travail est la plus grande. Si vous souhaitez avoir plus d’exemples de questions, allez lire ces deux articles :

La curiosité n’est donc pas un vilain défaut !

La curiosité et l’écoute vous permettront de détecter ce que l’on appelle les signaux faibles. « Ce concept des “signaux faibles” a été pensé dans les années 1970 par Igor Ansoff. Les signaux faibles sont les éléments de perception de l’environnement (opportunités ou menaces), qui doivent faire l’objet d’une écoute anticipative, appelée veille, dans le but de participer à l’élaboration de choix prospectifs en vue d’établir une stratégie, et de réduire l’incertitude. ».

Un signal faible peut donc être un petit commentaire, une remarque, un détail qui peut en dire long sur la suite des événements. Si vous n’êtes pas curieux et ne posez pas de questions, il sera quasiment impossible pour vous d’avoir accès à ces signaux faibles. Si un de vos collègues vous dit, par exemple, qu’il est fatigué dernièrement et que sa charge de travail a considérablement augmenté, mais il ne semble pas comprendre pourquoi. Cela pourrait être lié à un changement ailleurs dans l’entreprise dont l’impact n’a pas été pris en compte. Cette situation pourrait être pour vous une opportunité d’améliorer un processus pour éviter le même sort à d’autres dans votre équipe.

Autre cas possible, vous demandez à votre gestionnaire de projet quelles sont ses priorités, et comment se passe son plan de son projet et vous constatez qu’il hésite. Cette hésitation pourrait-elle venir du fait que vos priorités sont différentes de celles des autres gestionnaires de l’entreprise et qu’il est donc difficile pour votre gestionnaire de projet de s’aligner ? Est-ce qu’il a un souci qu’il ne vous a pas encore communiqué ? Si vous n’êtes pas attentif, vous pourriez rater ces signaux.

Donc, soyez curieux, n’ayez pas peur d’être surpris et prenez le temps d’explorer, ces nouveaux points de vue vous permettront de mieux visualiser le futur et d’être proactif.

2. N’attendez pas toujours la permission pour trouver des solutions

Parfois on s’empêche de prendre des initiatives et d’être proactif, car l’on attend que l’on nous donne une permission ou la responsabilité. Vous pourriez parfois penser que votre supérieur possède l’entière autorité et qu’il a une meilleure visibilité sur l’ensemble des besoins de son équipe, mais ce n’est pas toujours le cas, loin de là. Chacun des niveaux de gestion a ses limites d’influences et sa propre capacité à bien comprendre les problématiques. Personne ne possède de pouvoir absolu dans une entreprise.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :   La relativité, et la méthode Pareto améliorée

Par conséquent, il existe des situations problématiques qui ne peuvent se régler sans l’initiative de quelqu’un. Il s’agit souvent de problèmes qui touchent plusieurs départements\divisions à la fois. C’est pour cela que même le patron de votre patron pourrait ne pas avoir l’entière autorité sur l’initiative qui doit être mise en place.

Si le besoin est là pour l’ensemble des acteurs, je vous suggère fortement de démarrer l’initiative. Vous aurez plus de chance que cela fonctionne que de convaincre votre hiérarchie. Puisque cette hiérarchie devra par la suite aller influencer les autres gestionnaires pour démarrer une initiative qui pourrait être difficile à expliquer n’étant pas eux-mêmes prit par la problématique.

Le pire qui puisse arriver c’est qu’une personne vous dise que vous avez dépassé la limite, vous pourrez alors vous ajuster, mais votre proactivité vous aura permis de découvrir qui est responsable. Je vous conseille quand même d’en parler autour de vous et d’informer votre patron que vous démarrez cette initiative. Peut-être sait-il qu’une autre initiative semblable est déjà en cours. Il serait dommage de ne pas faire converger ces deux initiatives et donc de récupérer toute l’aide possible pour régler la situation.

Note

D’ailleurs cher gestionnaire si votre équipe démarre des initiatives, fais-en la promotion pour vous assurer que les autres groupes intéressés puissent participer. Si vous êtes finalement une personne proactive, assurez-vous d’informer les autres gestionnaires autour de vous.

3. Travaillez votre faculté à visualiser le futur – grâce au passé

Si vous lisez ce blogue régulièrement, vous aurez sûrement l’impression que je me répète, mais là encore, la clé c’est le temps. Et en tant que gestionnaire vous devez développer vos outils de voyageur du temps. Sachez utiliser :

  • Le passé, pour repérer les tendances, vous aider à imaginer le futur et être proactif.
  • Le présent, pour observer, écouter, et détecter les signaux faibles.
  • Le futur pour vous guider.

Pour être en mesure d’être proactif et visualiser le futur, vous devez faire ressortir les apprentissages du passé. Ces apprentissages vous aideront à faire ressortir les patrons et vous permettront de prendre des actions anticipées – proactives dans le futur.

Comment apprendre du passé ?

  • Prenez le temps, toutes les semaines, de répertorier ce que votre équipe et vous avez réussi à compléter comme tâche pendant la semaine.
  • Ensuite, prenez le temps, toutes les 4-6 semaines, de faire ressortir les grands thèmes et réalisations. Ici l’idée est de regrouper des tâches et identifier de grandes étapes. Par exemple, complétez la phase d’analyse des besoins d’un projet, ou l’étape de conception est terminée…
  • À la fin des projets, assurez-vous de toujours faire des rétroactions et de recréer la ligne du temps du projet. Utilisez vos observations et faites ressortir la suite des grandes étapes et le temps requis pour les compléter. Ensuite, demandez-vous ce que vous auriez pu faire différemment pour être plus efficaces, pour aller chercher un niveau de qualité supérieure ? Vos réponses devraient vous fournir la liste d’élément à mettre en action pour commencer à être plus proactif.

À force de faire ces rétroactions, vous pourrez faire ressortir les tendances et déterminez ce que vous devez mettre en place pour augmenter vos chances de réussites. N’oubliez pas de prendre le temps d’aider votre équipe à accélérer sa vélocité.

Si vous n’êtes pas encore à l’aise avec vos voyages dans le temps, continuez de lire ce blogue régulièrement, il vous aidera à développer votre talent de voyageur du temps. Et allez plus particulièrement lire cet article si ce n’est pas déjà fait. Comment développer votre visualisation du futur en tant que leader ?

Conclusion

En conclusion, pour être un gestionnaire de plus en plus proactif, prenez le temps de mettre en place de bonnes habitudes. Soyez curieux, n’attendez pas toujours d’avoir la permission pour passer à l’action, et utilisez le passé pour vous aider à visualiser le futur.

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

5 réponses

  1. Merci pour ces conseils. Il faut que je trouve une routine à mettre en place !

  2. Bonjour Isabelle,
    La proactivité est une clé majeure et j’avoue qu’elle me fait cruellement défaut.
    J’ai bien noté toutes tes astuces pour commencer à les mettre en application.
    Heureusement, pour la 1ère, la curiosité, je suis déjà bien équipée 🙂
    La plus compliquée, pour moi, me semble être la 3ème… mais je note qu’il faut que j’aille lire l’article auquel tu fais référence « Comment développer votre visualisation du futur en tant que leader ? »
    Merci pour cet article.

  3. Article très intéressant. Il est vrai que dans le milieu professionnel, c’est une qualité qui est de plus en plus demandé. J’ai pas arrêté d’entendre « il faut être proactif » et j’ai mis du temps à comprendre ce qui était attendu de mois car ce n’est pas une notion que l’on apprend à l’école mais plus sur le terrain. Merci pour cet éclairage.

  4. Article passionnant, je vais m’en servir pour commerce de vente de peluche pour enfant. Merci à vous.

    1. Isabelle dit :

      Être proactif c’est bon dans tout

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *