Comment mener de bonnes rencontres individuelles ?

Certaines entreprises demandent d’organiser des rencontres individuelles au moins aux 6 mois, pratique fortement encouragée par le département des ressources humaines. Je me rappelle d’une époque où je devais suivre mon patron dans les couloirs entre deux rencontres pour discuter avec lui. Parfois, j’avais de la chance, il me réservait du temps dans son agenda, pour bien souvent annuler notre rencontre à la dernière minute. Cette situation avait le don de m’agacer, car j’avais attendu quelques jours, parfois semaines et préparé mes questions pour finalement ne pas pouvoir les poser. Aujourd’hui, cette ère semble révolue. Il est de plus en plus courant dans les entreprises de planifier des rencontres individuelles récurrentes. Selon la culture de votre entreprise, vous allez avoir une rencontre chaque semaine, aux 2 semaines ou encore au mois pour une rencontre pouvant aller de 30 min à 90 min.

Parfois on a l’impression qu’on tourne en rond et on parle des mêmes choses, si vous avez des postes techniques la rencontre devient une rencontre de gestion de projet au lieu d’une rencontre individuelle complète. Alors, comment mener de bonnes rencontres individuelles ?

Les impacts du rythme des rencontres

Selon la récurrence de vos rencontres, vous allez vous rendre compte qu’il y a des sujets qui reviennent plus que d’autres. Par exemple, si vous avez des rencontres chaque semaine, il y a des chances que vos discussions tournent plus autour de ce qui se passe au jour le jour, soit les projets en cours, les problématiques et la proposition de solutions. Si votre rencontre est une fois par mois, et que vous tentez de parler des projets en cours, vous remarquerez que vous entrez moins dans les détails et que vous gardez un niveau d’abstraction plus élevé. Malheureusement, les problèmes et les urgences ont besoin d’être réglés au moment où ils arrivent. Il n’est pas possible d’attendre la rencontre mensuelle pour en parler.  Les rencontres plus éloignées engendrent donc des discussions avec un niveau de détail moins élevé que les rencontres plus rapprochées.

En résumé, plus le temps entre les rencontres est grand et plus vous parlerez des objectifs, de sujets plus généraux lors de ces rencontres. Ce sont, bien évidemment des sujets qu’il faut aussi aborder, mais le risque est que vous ne partagiez pas des détails importants qui sont arrivés et qui sont maintenant dans le passé. Si vos rencontres sont plus rapprochées, vous allez plus facilement parler des problématiques et réalisations de votre quotidien. Il est possible que vous oubliiez de discuter des objectifs à long terme, de votre développement personnel, ou de mettre en place des méthodes de travail plus efficaces… Par conséquent, la fréquence de vos rencontres aura plus d’influence que l’on pense sur les sujets que l’on va aborder bien que tous ces sujets soient aussi importants.

Les sujets à aborder dans vos rencontres individuelles

Encore une fois la clé c’est le temps, et le rythme peut vous influencer dans une direction ou une autre. Par contre, si vous êtes conscient de son influence, vous avez plus de chance de l’utiliser que de le subir. Voici quelques exemples de sujets à aborder pendant vos rencontres individuelles. Vous pouvez utiliser ces sujets comme « checklist » pour vous aider à limiter l’impact du rythme de vos rencontres. Et comme vous le savez, la clé c’est le temps  donc je vais utiliser cet axe pour créer cette « checklist ».

Le présent

• Les problèmes

  • C’est le sujet le plus évident, et souvent le plus discuté en rencontre individuelle. Si vous constatez que cela monopolise toute la durée de la rencontre, essayez d’identifier les problèmes et organisez une autre rencontre de travail pour régler ces dossiers. Soyez vigilant à ce que les problèmes n’accaparent toute la conversation.

• La vitesse

  • Durant ces rencontres, prenez le temps de vérifier si votre interlocuteur est surchargé ou sous-utilisé. Est-ce que la personne fait du temps supplémentaire régulièrement ? Est-ce qu’elle sent qu’elle est sous-utilisée ? Il est important de trouver la bonne charge de travail pour chaque membre de son équipe, car il n’existe rien de pire pour s’épuiser sur le long terme qu’une vitesse non adéquate.
  • Note : Méfiez-vous de vos employés qui sont toujours OK avec la surcharge. Cette situation cache peut-être des éléments importants comme la peur de dire non, l’incapacité à prioriser, à déléguer, à lâcher prise sur des détails.

• La fréquence

  • J’en parle souvent, mais faire des choses qui nous intéressent et nous passionnent est beaucoup plus énergisant et gratifiant. Faire ces choses nous permet de toucher des fréquences qui nous font résonner ! Donc dans vos rencontres, intéressez-vous à votre interlocuteur et demandez-lui ce qu’il aime le plus dans son travail et vérifiez avec lui ce que vous pourriez faire pour rendre son travail encore plus intéressant. Si après quelques semaines/mois la personne ne trouve rien d’intéressant dans son poste, vous devriez alors avoir une conversation beaucoup plus importante concernant son poste et son évolution de carrière.

Le passé

• Les accomplissements

  • Notre société est tellement centrée sur le futur qu’il est facile d’oublier le passé et de faire ressortir les accomplissements. Dans vos rencontres, posez des questions telles que : quels sont les objectifs, les échéances, les réalisations dont la personne est le plus fier au cours du dernier mois. Regardez avec lui du côté du développement des méthodes de travail, des prises de décision difficiles, de la gestion de crise qui a été résolue. Faites ressortir les aspects créatifs utilisés. Il est important de souligner les accomplissements, car il est facile de ne parler que des problèmes et de passer à côté de belles réalisations qui pourraient être partagées avec les autres voir même souligner avec la personne et l’équipe.
  • Note : il peut arriver que la personne ne sache pas quoi mettre en avant, votre responsabilité sera donc de faire ressortir les beaux accomplissements.

• Les apprentissages

  • Reconnaître les apprentissages de votre équipe est important. Je parle des apprentissages qui ont lieu dans le cadre de la gestion de projet, de la mise en place de processus ou de méthodes… Mais il est intéressant aussi de souligner les apprentissages faits au niveau du développement personnel ou encore au sujet de la technologie ou du marché de notre industrie. Pour vous aider, vous pouvez regarder les KPI (Key performance indicators) ensemble et réfléchir à pourquoi ils se sont améliorés ou détériorés.

• La documentation et la communication 

  • Il est intéressant de prendre le temps de vérifier si la documentation du passé est suffisante ou si elle devrait être améliorée. Tout le monde préfère passer au prochain projet, ou au prochain objectif et il est facile d’oublier de bien documenter le projet que l’on vient de terminer ET de partager cette documentation avec les autres. Donc, prendre le temps dans vos rencontres de réfléchir au passé permet en équipe de le cristalliser en le documentant et le communiquant. N’hésitez pas à apprécier la documentation et à organiser une communication à l’équipe si cela n’a pas déjà été fait.

• La reconnaissance

  • La reconnaissance est étroitement liée au passé, car elle se base sur les réalisations terminées. Reconnaître les accomplissements au bon moment est important alors profitez de vos rencontres individuelles pour le faire. Faites le tour avec votre interlocuteur des projets achevés et soulignez ses réalisations au sein de ces projets.

Le futur

• Les objectifs et priorités

  • Prenez le temps de demander ses priorités à votre interlocuteur, et quels sont ces prochains objectifs. De poser la question vous aidera à vous aligner avec lui et d’identifier si vous devez changer une priorité que vous auriez oublié de lui communiquer. Parfois, vous pensez que vous êtes alignés, mais il peut vous arriver de faire un saut quantique et d’oubliez de l’expliquer à votre équipe, alors prendre le temps d’écouter peut vous aider à identifier vos sauts quantiques.

• La nouveauté — demander un point de vue 

  • Vous pensez mettre en place de nouvelles méthodes ou objectifs ou tout autre projet… Prenez alors le temps pendant votre rencontre individuelle de sonder leur point de vue. Vous pourriez peut-être avoir oublié des éléments, ou encore vous pourriez grâce à cette discussion ajouter quelques aspects pour rendre votre idée encore plus complète.

• Le développement personnel

  • Cet aspect permet de se projeter dans le futur. Demandez à votre interlocuteur quelles sont les compétences qu’il aimerait développer. Quel genre de projet aimerait-il faire pour se développer ? Regardez aussi bien les compétences techniques qu’interpersonnelles. Parfois, il arrive que la personne ne sache pas quoi développer., alors, je vous conseille de penser aux compétences qui manquent dans votre équipe et vérifier si la personne serait intéressée à les développer. Vous pouvez également aller lire cet article : organisez votre plan de carrière, vous pourriez y trouver quelques idées de compétences à développer.
  • Note : Il est possible que votre interlocuteur préfère le statu quo, il n’est obligatoire de forcer le développement personnel si ce n’est pas nécessaire. Par contre, il est important d’avoir la conversation pour savoir ce que votre interlocuteur souhaite.

• Le développement des méthodes, outils, procédés, processus 

  • Dans un autre ordre d’idée, prenez le temps de discuter de comment vous pourriez augmenter la vitesse, l’efficacité du travail. Vous pourriez par exemple, regarder comment simplifier des processus, améliorer des méthodes, ou trouver les informations… Demandez à votre interlocuteur là où il pense perdre le plus de temps dans sa semaine. Ces discussions sont parfaites pour générer de nouveaux projets et de nouveaux objectifs et pour développer votre équipe.

Il sera bien sûr impossible d’aborder tous ces sujets dans une même rencontre. Gardez certains sujets pour les prochaines rencontres individuelles. L’important est de toutes les aborder régulièrement et de ne pas utiliser toute la rencontre à parler du même type de sujet, soit les urgences du moment.

Conclusion

Utilisez l’axe du temps pour casser la routine de discussion de vos rencontres individuelles et puisque le rythme et la durée des rencontres limitent les sujets abordés, essayer de limiter cet impact.

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