Jouer avec la vitesse pour aller plus loin dans notre travail

Nous oublions bien trop souvent la notion de temps dans nos vies. Ce qui fait que nous oublions que la vitesse a son importance, et ce dans tout.  

Nous agissons comme si les choses étaient statiques, bien que nous savons parfaitement que rien n’est permanent. Nous connaissons tous des phrases classiques comme : 

Il faut vivre sa vie comme s’il n’y avait pas de lendemain

C’est intéressant, car cela nous encourage à optimiser notre présent, mais il faut aussi prendre en compte notre passé et notre futur. Par exemple, nous profitons peut-être pleinement de la vie en consommant des viennoiseries tous les jours, mais en ce faisant, nous hypothéquons aussi notre futur. Si nous en avons mangé la veille, il est intéressant de le prendre en considération, surtout si nous avons envie de perdre du poids.  

La vitesse prend donc en considération plus que le présent. La vitesse permet donc d’inclure la composante temporelle dans nos analyses. Vous verrez que de prendre le temps en considération ouvre de nouvelles pistes de solutions.

Le changement et la vitesse

Le changement peut se définir comme une situation qui se modifie en fonction du temps. En physique, un déplacement en fonction du temps, c’est la vitesse. La vitesse est un concept que nous maîtrisons, car nous l’expérimentons souvent grâce à nos moyens de transport.

Selon Wikipédia, voici la définition du changement :

Pris absolument, le changement désigne le passage d’un état à un autre qui peut s’exercer dans des domaines très divers et à des niveaux très divers.

Le changement est le passage, le déplacement d’un état à l’autre. La vitesse sera donc une mesure qui peut signaler la rapidité à laquelle nous le faisons.

Nous avons tous notre vitesse idéale que nous en soyons conscients ou non. Aimez-vous changer souvent d’état et faire beaucoup de choses dans une journée ? Pour vous, une journée est une bonne journée seulement si vous avez fait X nombres de chose ? Comme mentionné dans mon article sur les personnalités en gestion de projet, nous pouvons être plus ou moins rapides à changer d’état. Il faut voir notre préférence comme lorsque nous marchons ou mangeons, nous avons tous une vitesse naturelle. Avez-vous déjà remarqué que certains de vos amis mangent plus lentement par exemple ? 

La répétition — le rythme — la vitesse

D’autres concepts importants qui ont rapport au temps et la vitesse sont la répétition et le rythme. Répéter une tâche à un certain rythme, une certaine vitesse peut être très puissant. Combiner une tâche anodine à un rythme, amplifie la tâche surtout lorsque le rythme est bien optimisé. C’est ce qui fait le pouvoir de la routine, la combinaison de la répétition et du rythme.

La puissance du rythme, tâche en fonction du temps, est une clé pour atteindre des succès inégalés.

Par exemple, connaissez-vous le supplice chinois de la goutte d’eau ?  Une goutte qui vous tombe sur la tête une fois n’a pas d’impact véritable. Une goutte d’eau qui vous tombe sur la tête une fois tous les mois non plus. Par contre, la goutte d’eau qui tombe régulièrement au même endroit toutes les 5 sec peut vous rendre fou.

Encore une fois, la vitesse et le rythme c’est la clé.

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La vitesse au travail 

1. Aller trop rapidement – Le « burn out »

Il y a plusieurs causes de burn out.

• Vivre avec la peur constante de perdre son travail,
• Faire régulièrement des tâches épuisantes,
• Travailler dans un environnement bruyant,
• Vivre dans des conditions financières précaires,
• Avoir régulièrement des conflits avec ses collègues
• Passer trop de temps dans le trafic
• …

Tous ces éléments consomment notre énergie. Et si notre consommation d’énergie dépasse la vitesse de recharge, nous allons nous épuiser.

Au final, nous allons à une vitesse supérieure à notre rythme naturel/idéal. Aller plus rapidement que notre vitesse naturelle pendant de courts instants de notre vie ne représente pas un souci. Mais la dépasser régulièrement modifie la vitesse moyenne ce qui deviendra insoutenable sur le long terme.

2. Aller trop lentement — « bore out »

Il y a quelques années, j’ai expérimenté le « bore out ». Ouf ! pas facile. Après quelques mois l’effet est évident. 

Avant de le vivre, je n’aurais jamais imaginé à quel point c’est drainant. Aller au travail, et ne pas être stimulé ou encore ne pas avoir de responsabilités à la hauteur de ses capacités est épuisant. Au-delà du coût d’opportunité sur notre carrière,  ne pas utiliser pleinement son temps et ses capacités,  coûte en énergie. 

Vous savez probablement que la plupart des voitures électriques récupèrent l’énergie au freinage. Il y a une bonne raison pour cela, c’est que pour ralentir, il faut évacuer l’énergie. Lorsque nous ralentissons, nous dissipons de l’énergie qui nous est bien souvent invisible. 

Sur le long terme, aller moins vite que notre vitesse naturelle nous fait perdre en énergie de freinage. L’aspect insidieux du ralentissement est de croire que nous avons plus d’énergie disponible puisque que nous n’avons pas tout utilisé. Malheureusement, le ralentissement demande de l’énergie invisible. Par conséquent, il est facile de culpabiliser et se demander ce qui ne va pas.

Donc, attention au « bore out » souvent les symptômes sont les mêmes que pour le « burn out », mais la cause n’est pas la même. La vitesse est différente.

Comment détecter que nous n’allons pas à la bonne vitesse ?

C’est relativement simple, nous pouvons remarquer que nous n’allons pas à la bonne vitesse lorsque, par exemple nous: 

• sommes fatigués avant la fin de la journée, la plupart des jours.
• n’avons plus de patience quand une surprise survient, impossible de bien réagir quand notre patron ou conjoint nous propose une nouvelle tâche. 
• ne sommes plus capables d’avoir des conversations cruciales avec les autres, il nous manque de l’énergie.
• n’avons pas assez d’énergie pour aider nos amis, ou pour nous porter volontaires pour le faire.
• avons souvent le sentiment de ne pas avoir de temps. Vous noterez que la collaboration est plus difficile lorsque nous sommes en surcharge. 

Comment s’assurer que son équipe soit à la bonne vitesse

Les règles de bases 

D’abord, il faut savoir que : 

1. Chaque individu a sa vitesse naturelle, et il ne faut pas la forcer,
2. Il n’est pas possible d’aller plus rapidement que la vitesse de l’équipe,
3. Nous ne pouvons être responsables de la vitesse d’une autre personne. Contrôler la vitesse et le temps d’une autre personne est aliénant. Laisser les membres de votre équipe aller à leur vitesse. Stimulez-les !

Photo by James Thomas on Unsplash

Quelques astuces

1. Distribuer des projets et des responsabilités

Diviser la charge de travail afin que les tâches et les responsabilités soient sur des niveaux d’urgences différentes. Par exemple : Donner une seule priorité 1 ou un projet qui doit être terminé à une date fixe et en deuxième projet déléguez lui des responsabilités sur des éléments importants, mais non urgents.

Par exemple, mettre en place un nouveau système de traitement de demandes plus efficace. Le système actuel fonctionne, mais il a beaucoup de lacunes. Une solution peut arriver à n’importe quel moment puisque le système actuel fonctionne. Ce qui a pour conséquence de permettre à la personne de gérer son propre temps sa propre vitesse.

Avoir plus qu’un projet permet de balancer son temps et ses priorités. Si l’un des projets est bloqué, nous pouvons travailler sur l’autre, qui devrait idéalement nous passionner. Une autre raison d’avoir plus d’un projet est que bien souvent, d’un projet à l’autre, il peut y avoir des transitions et des périodes de silence. Ces périodes de silence, entre deux projets, sont parfaites pour réfléchir et travailler sur le deuxième projet qui n’a pas de timeline fixe. 

2. Ne pas « under staffer » ses équipes.

Il ne faut pas qu’un projet prenne 100 % du temps de chaque individu impliqué dans le projet. Il faut permettre une certaine fluidité, garder la possibilité de tomber malade, ou de partir en vacances. D’abord, il est épuisant de travailler constamment sur une seule urgence. Et puis, si le projet n’est pas motivant, il y a encore plus de risque de s’épuiser, dû au manque d’intérêts. Si tous les membres de l’équipe sont à leur maximum et qu’il faut augmenter la cadence, ce ne sera pas possible.  L’avantage de répartir les projets et responsabilités comme mentionnés au point 1 est qu’il est ensuite possible pour une courte période de temps d’augmenter la vitesse d’un projet sans changer l’équipe, les projets 2 vont simplement ralentir.

3. Posez-vous les bonnes questions

Surtout,  demandez-vous si tous les projets doivent être gérés de la même façon ? Par exemple, est-ce qu’un timeline est essentiel pour tous les projets. Parfois, simplement d’organiser des sessions de présentation sur l’avancement du projet aux pairs permet de faire des avancés remarquables dans les dossiers. Pas toujours besoin de diagramme de Gantt précis. Rappelez-vous certaines personnes ont des préférences différentes au niveau de la gestion de projet et du temps. L’existence du deuxième projet permet à chaque personne de trouver sa vitesse personnelle et tendre vers sa préférence en gestion de projet et du temps. 

4. Les rencontres individuelles

Lors de vos rencontres individuelles, demandez toujours sur quoi la personne travaille, demandez-lui si cela l’intéresse. Vérifier l’alignement avec les fréquences.

Ensuite, demandez-lui comment est sa charge de travail. Correcte ? Surchargée? Insuffisante? Cela va vous donner un indice sur leur vitesse.  Vous allez remarquer que certaines personnes semblent toujours en avoir trop ! Il faut les aider à trouver le bon équilibre,  leur apprendre à dire non, à bien déléguer. 

Conclusion

Il est vraiment très important de connaître sa vitesse et de se respecter sinon les impacts dans notre vie peuvent être majeurs. Il faut donc :

• Identifiez les tâches ou projets qui, pour vous, sont énergivores, 
• Tentez de les réduire, jouer sur le rythme,
• Déléguez autant que possible!,
• Lisez mon guide sur la distribution du temps, il vous aidera à trouver votre vitesse.

Aller à la bonne vitesse c’est jouissif, autant pour vous que pour votre équipe, tendez vers votre vitesse idéale le souvent possible

Photo by Marc Sendra Martorell and Photo by NICO BHLR on Unsplash

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