Comment bien déléguer, et surtout quand?

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Quand déléguer est souvent la question qui manque pour bien le faire

Cette semaine j’ai un ami qui m’a demandé comment faire croître son entreprise. Je lui ai répondu qu’il fallait être capable de déléguer des responsabilités, des projets et pas seulement les tâches. Il a convenu que j’avais raison, et m’a dit qu’il allait tenter, cette semaine, de déléguer et voir quel serait le résultat.

Ne pas déléguer jusqu’au bout 

Quelques jours plus tard, il m’informe qu’il s’y attendait et que la personne à qui il a délégué le projet ne sait pas comment faire. Sa réaction naturelle et immédiate a été de faire le travail à sa place et de lui créer une procédure afin que la personne puisse le faire par la suite.

Je lui avais pourtant conseillé de laisser cette personne essayer et créer sa propre procédure. Étant donné que laisser faire par l’autre aide à développer ses capacités d’apprentissage, sa confiance, sa capacité à prendre des risques. Et surtout cela permet par la suite de déléguer des éléments de plus en plus importants. Je lui ai expliqué que je n’aurais jamais pu monter des équipes de recherche performantes en leur expliquant toujours quoi faire. Et d’ailleurs si je savais déjà tout avant de commencer, il n’y avait aucun intérêt à faire de la recherche. Alors comment est-ce possible que je puisse déléguer des éléments que je ne maîtrise pas ? 

Je lui ai donc demandé ce qu’il l’a motivé à faire le travail à sa place, et de ne pas avoir délégué jusqu’au bout?

Le temps est la clé pour bien déléguer

Mon ami pensait que puisqu’il en avait besoin aujourd’hui, il n’avait pas d’autre choix que de faire la tâche à la place de la personne.

C’est une erreur de faire pour l’autre quand nous avons délégué la responsabilité. Dès que nous faisons les choses à la place de l’autre et bien nous envoyons potentiellement tout de sorte de messages sans nous en rendre compte. Ces messages ne sont pas nécessairement positifs pour bâtir une équipe collaborative et pleine d’initiative. Bien souvent, la peur de ne pas être à la hauteur pour son patron domine et paralyse par la suite. Et cela devient de plus en plus difficile de déléguer.  

Pour être un bon leader, vous devez développer vos capacités à vous projeter dans le temps pour bien déléguer. J’aime bien dire que les leaders se doivent d’être des voyageurs du temps. Savoir ce que nous voulons d’avance permet de faire des expériences, d’aller plus loin et de déléguer plus. Plus nous déléguons de gros éléments et plus nous devons y penser d’avance. Encore plus vrai si c’est la première fois que la personne essaie de prendre plus de responsabilités.

Quoi prendre en considération pour bien déléguer 

1— Déterminer pourquoi vous voulez déléguer cette responsabilité (Fréquence)

Est-ce pour aider cette personne ou l’équipe à développer une nouvelle compétence? Est-ce que c’est parce que vous n’aimez pas faire ce que vous déléguez? Avoir une intention claire aide à la communiquer et aide aussi la personne à qui vous déléguer la responsabilité à réussir.

Selon la raison, il faut donner des projets sur le plus ou moins long terme et il faut déléguer des projets où les erreurs d’apprentissage sont possibles

2— Déterminer le niveau d’urgence et d’importance (Vitesse)

Si c’est très urgent et important et que la personne à qui vous déléguez n’a jamais fait ça et bien les chances de réussite sont faibles.  Ce n’est pas le bon moment de déléguer. Peut-être de former ? Si vous déléguez dans cette condition, vous ne bâtirez pas une relation de confiance pour le futur.

Si vous déléguez une urgence importante, il faut que la personne à qui vous déléguez soit déjà capable de le faire. Elle doit aussi être en mesure de comprendre la situation dans laquelle vous la mettez. Assurez-vous que l’objectif soit SMART.

Attention, parfois nous décidons de déléguer pour nous débarrasser d’un problème urgent, une patate chaude comme dirait ma mère. Nous ne voulions pas prendre la responsabilité nous-mêmes ? Ce qui nous ramène à la première question, pourquoi déléguez-vous?

3— Évaluez la capacité initiale, le potentiel et l’intérêt de la personne à qui vous déléguez (Fréquence)

Déléguez un projet ou une responsabilité à une personne qui n’a aucun intérêt sur le sujet fait que vous ne tirerez pas le maximum de cette personne sur le long terme. Le mieux est de valider tous les aspects, la capacité, le potentiel et l’intérêt. Cette étape aide à identifier à qui vous allez déléguer. Cette étape peut aussi vous aider à identifier quel genre de profils vous aurez  besoin pour pour grandir votre équipe.

D’ailleurs, je conseille de faire grandir une équipe par les postes d’entrée (ce sera le sujet d’un prochain article). La raison principale est que toute votre équipe voudra évoluer et prendre de nouvelles responsabilités.  Engager des gens qui ont déjà la compétence fonctionne, mais ça laisse moins de place pour le développement personnel de l’ensemble de l’équipe. Il faut avoir un bon équilibre, et j’ai remarqué à travers ma carrière que pour stimuler le développement et l’initiative au sein de l’équipe, le mieux est de faire grandir l’équipe par des postes d’entrées et faire évoluer tout le monde.

4— Savez-vous vraiment ce que vous déléguez? (Fréquence)

Malheureusement, il nous arrive bien trop souvent, sans s’en rendre compte, de déléguer une responsabilité alors qu’elle n’est pas prête à l’être. Nous ne savons même pas nous-mêmes ce que nous voulons. Je conseille dans ce cas de garder la responsabilité, ne pas la déléguer, mais d’en faire un projet dont vous serez le leader au départ. Montez-vous une équipe qui sera à la recherche de solutions ou de la compréhension du problème ? Lorsque ce sera plus clair, vous pourrez déléguer.

Il y a des signes importants qui nous montrent que nous avons délégué trop rapidement sans savoir quoi et pourquoi. Le premier signe est que la personne ne sait pas trop comment commencer.  Elle vous pose beaucoup de questions qui vous ne semblent pas pertinentes ou encore elle procrastine depuis un moment.

5— Attention de déléguer les projets avec le bon niveau d’autorité (Énergie)

Parfois nous déléguons à la meilleure personne pour prendre cette responsabilité. Elle le fait extrêmement bien, mais le problème est que dans l’organisation personne ne la connait encore. Les autres départements ne lui laissent pas prendre les décisions ou influencer les décisions. Il est important avant de déléguer des choses de grande envergure de faire connaître la personne. Invitez-la à des meetings importants, donnez-lui des plus projets qui augmenteront sa visibilité… Et ce qui est génial avec cette étape est que cette personne pourrait un jour vous remplacer et vous permettre vous-même d’évoluer dans l’organisation.

Conclusion — comment déléguer ?

Pour bien déléguer, il n’y a pas de recette magique. Par contre, il y a de bonnes questions à se poser pour bien le faire et être transparent avec son équipe.

Déléguer est vraiment un outil incroyable pour développer ses équipes, et choisir les bonnes personnes en cours d’évolution. La délégation est une des clés importantes d’une gestion de son temps efficace, mais il faut du temps pour déléguer. 

Mes théories en gestion du temps et d’équipe

Comme vous avez pu le remarquer, j’ai mis des mots entre parenthèses pour chacune des questions : fréquence, vitesse, énergie. En fait, ces mots sont en lien avec une théorie que j’ai développée avec les années qui m’aident à tout coup et dans toutes situations. Je vais vous partager ces théories dans mes articles. Je vous invite donc à vous inscrire à ma newsletter si vous avez envie d’en savoir plus !  

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