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Les urgences, il y en aura toujours. Il est impossible de toutes les éviter et de tout prévoir. Les urgences prennent tellement de place dans vos vies que leur impression d’importance peut nous submerger. Par contre, avez-vous remarqué que certaines personnes semblent moins submergées que d’autres ? Il y a plusieurs raisons à cela.
D’abord, il se peut que vous aimiez les urgences, être dans l’action et devoir réagir rapidement. Si c’est le cas, je vous invite à aller lire afin de déterminer votre état naturel, et si vous être du type urgentiste. Ensuite, il se peut que vous confondiez le sentiment d’urgence avec une véritable urgence. Pour éviter cet amalgame, il y a quelques trucs que j’aimerais vous partager.
Vous avez sûrement entendu parler de la matrice d’Eisenhower. Cette méthode de gestion des priorités a été popularisée par Stephen Covey, avec son livre « First Things First » (en français : « Priorité aux priorités », éditions J’ai lu, 2010).
D’abord commençons par se rappeler la matrice de d’Eisenhower :
Quand une tâche est dite urgente, cela implique qu’il faut agir rapidement. Ce qui crée le sentiment d’urgence n’est pas l’importance de la tâche, mais son rapport au temps.
L’importance d’une tâche provient de son alignement avec les objectifs. Dans un monde idéal, l’importance devrait toujours être définie en fonction de nos intérêts, besoins, valeurs et aspirations, ce qui nous définit ou autrement dit, notre fréquence.
Tout d’abord vous avez dû remarquer que beaucoup d’entre nous adorent les gérer les urgences et éteindre des feux. Éteindre des feux procure un sentiment incroyable d’accomplissement, de satisfaction et de valeur ajoutée. Je dirais même plus que certains d’entre nous sont accrocs à l’extinction des feux (voir les personnalités de gestion de projet).
C’est dans la nature humaine, nous voulons tous être un super héros et être appréciés des autres. Si nous combinons le fait que nous aimons, pour la plupart, faire les choses à la dernière minute, et bien, l’urgence est presque devenue un mode de vie. Donc faites bien attention de ne pas confondre urgence et importance.
Pour toutes les situations où il est question de vie ou de mort, il n’y a évident pas besoin d’analyse, c’est une situation urgente ET importante. Dans l’hypothèse où personne ne va se blesser ou mourir, une évaluation s’impose et c’est dans ces cas-là qu’il est possible d’aller plus loin avec la matrice d’Eisenhower.
Êtes-vous capable de différencier l’urgent de l’important ?
Cette question n’est pas si triviale. Pour différencier ce qui est important de ce qui est urgent. Il faut se connaître et avoir des objectifs clairs. Sans ces objectifs, différencier les deux devient parfois une tâche impossible. Confondre le sentiment d’urgence comme étant un signe d’importance augmente nos chances d’être trop influencé par les priorités des autres.
Désolée de vous l’annoncer de cette façon, mais, pour être bon en gestion du temps et d’équipe il faut savoir être un peu égoïste et être aligné avec nos objectifs.
« Oubliez la gestion du temps, gérez vos priorités » Francois Lavallée
Si oui, c’est que vous voulez faire trop de tâches par vous-même. Vos attentes sont peut-être trop élevées. N’hésitez pas à faire le tri :
Que se passe-t-il lorsque vous n’avez pas ce sentiment d’urgence? Comment vous sentez vous ? Avez-vous peur de ressentir un vide ? Le vide de ne pas savoir quoi faire lorsqu’il n’y aura plus d’urgences. Si c’est le cas, il est important de et vous trouver des projets qui vous passionnent.
Je vous invite à faire une introspection sur vos urgences. Identifiez d’où elles proviennent (d’un département, d’un collègue, d’un patron…). Parfois, vous serez surpris de constater que les urgences proviennent souvent du même endroit. Si les urgences sont répétitives, il est possible de mettre un processus en place pour réduire leur impact et peut-être même de les déléguer.
Lien des livres en référence
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