Les urgences, il y en aura toujours. Il est impossible de toutes les éviter et de tout prévoir. Les urgences prennent tellement de place dans vos vies que leur impression d’importance peut nous submerger. Par contre, avez-vous remarqué que certaines personnes semblent moins submergées que d’autres ? Il y a plusieurs raisons à cela.
D’abord, il se peut que vous aimiez les urgences, être dans l’action et devoir réagir rapidement. Si c’est le cas, je vous invite à aller lire afin de déterminer votre état naturel, et si vous être du type urgentiste. Ensuite, il se peut que vous confondiez le sentiment d’urgence avec une véritable urgence. Pour éviter cet amalgame, il y a quelques trucs que j’aimerais vous partager.
Matrice d’Eisenhower — urgence & importance
Vous avez sûrement entendu parler de la matrice d’Eisenhower. Cette méthode de gestion des priorités a été popularisée par Stephen Covey, avec son livre « First Things First » (en français : « Priorité aux priorités », éditions J’ai lu, 2010).
Résumé de la méthode de gestion des priorités
D’abord commençons par se rappeler la matrice de d’Eisenhower :
- Urgent et important — regroupe toute action qui doit être faite au moment présent ou dans les prochains jours/heures et qui possède un impact important sur la suite des choses. Les tâches à faire immédiatement.
- Non-urgent et important — regroupe les éléments qui peuvent être faits dans les prochaines semaines, mais qui, s’ils ne sont pas faits, créeront certainement une urgence dans le futur. Les tâches à planifier et organiser.
- Urgent et non-important — rassemble les éléments qui arrivent avec un sentiment d’urgence, mais qui au fond ne nécessitent pas d’être faits par nous ou ceux qui nous entourent. Les tâches ne sont peut-être pas alignées avec nos responsabilités ou encore avec ce qui nous stimule et crée notre valeur ajoutée. Ces tâches devraient être déléguées. Parfois, il arrive même que personne ne doive faire ces tâches. Il est possible que l’urgence soit en fait que du bruit provoqué par une mauvaise communication ou un stress temporaire basé sur une mauvaise intuition. Dans ce cas, ne pas déléguer et éliminer.
- Non-urgent et non-important — rassemble toute activité qui n’a aucune valeur ajoutée dans votre vie ou la vie des personnes importantes pour nous. Ces activités sont souvent là pour combler le vide de nos vies, lorsqu’on ne sait pas trop quoi faire de notre temps. Ne pas faire ces tâches n’aura aucune implication réelle à court, moyen ou à long terme. Les faire, à long terme, pourrait au contraire, nous nuire. Ces tâches nous font perdre notre temps ou nous font passer à côté des choses importantes pour nous. Elles ont un coût d’opportunité incroyable. Ces tâches doivent être le plus possible éliminées de nos vies.
L’urgence n’est pas nécessairement importante, et pourquoi dont ?
Quand une tâche est dite urgente, cela implique qu’il faut agir rapidement. Ce qui crée le sentiment d’urgence n’est pas l’importance de la tâche, mais son rapport au temps.
- Soit la vitesse actuelle n’est pas adéquate.
- Soit nous n’avions pas prévu cette tâche, un changement d’état est nécessaire.
L’importance d’une tâche provient de son alignement avec les objectifs. Dans un monde idéal, l’importance devrait toujours être définie en fonction de nos intérêts, besoins, valeurs et aspirations, ce qui nous définit ou autrement dit, notre fréquence.
Le sentiment d’urgence vs l’importance
Tout d’abord vous avez dû remarquer que beaucoup d’entre nous adorent les gérer les urgences et éteindre des feux. Éteindre des feux procure un sentiment incroyable d’accomplissement, de satisfaction et de valeur ajoutée. Je dirais même plus que certains d’entre nous sont accrocs à l’extinction des feux (voir les personnalités de gestion de projet).
C’est dans la nature humaine, nous voulons tous être un super héros et être appréciés des autres. Si nous combinons le fait que nous aimons, pour la plupart, faire les choses à la dernière minute, et bien, l’urgence est presque devenue un mode de vie. Donc faites bien attention de ne pas confondre urgence et importance.
Pour toutes les situations où il est question de vie ou de mort, il n’y a évident pas besoin d’analyse, c’est une situation urgente ET importante. Dans l’hypothèse où personne ne va se blesser ou mourir, une évaluation s’impose et c’est dans ces cas-là qu’il est possible d’aller plus loin avec la matrice d’Eisenhower.
Comment trier les urgences ?
Analyse de la situation
- Demandez-vous ainsi qu’à votre interlocuteur ce qui a changé entre hier et aujourd’hui pour que cette tâche devienne critique et que le besoin d’action soit immédiat. Si c’est simplement que vous venez d’avoir une idée géniale et que vous êtes surexcité ? Il serait intéressant de faire une pause et d’observer l’évolution de l’idée, et ce même si c’est urgent. Si demain ou dans une semaine, vous avez toujours autant d’énergie, cela vaut la peine de se lancer et de l’organiser. Il vaut mieux aller un peu plus lentement dans la bonne direction que rapidement dans la mauvaise.
- Demandez-vous ainsi qu’à votre interlocuteur ce qu’il va se passer si vous n’arrivez pas à terminer cette tâche dans le temps prévu. Si rien de dramatique ou d’important ne va arriver et bien ce n’est peut-être pas une urgence. Parfois, il est bien d’attendre un peu, car ce sentiment d’urgence a peut-être été créé suite à une confusion. Attendre avant de se lancer et vérifier que le sentiment perdure permet de faire le tri. Il ne s’agit parfois que d’attendre quelques heures afin de valider la pertinence de l’urgence.
- Identifiez ce qui va être impacté, est-ce un client, la qualité d’une relation de travail ou personnelle, la santé ou la vie d’une personne ? Parfois, les choses ne sont pas importantes pour nous, mais elles le sont pour une autre personne. Si c’est le cas, signalez à cette personne que vous allez l’aider, mais informez-la que cela aura un impact sur vos priorités, vos plans ou votre organisation personnelle. Il y a de fortes chances que cette personne révise son degré d’urgence et vous aurez donc plus de temps pour effectuer cette tâche.
Se connaître davantage est essentiel pour identifier l’importance
Êtes-vous capable de différencier l’urgent de l’important ?
Cette question n’est pas si triviale. Pour différencier ce qui est important de ce qui est urgent. Il faut se connaître et avoir des objectifs clairs. Sans ces objectifs, différencier les deux devient parfois une tâche impossible. Confondre le sentiment d’urgence comme étant un signe d’importance augmente nos chances d’être trop influencé par les priorités des autres.
Désolée de vous l’annoncer de cette façon, mais, pour être bon en gestion du temps et d’équipe il faut savoir être un peu égoïste et être aligné avec nos objectifs.
« Oubliez la gestion du temps, gérez vos priorités » Francois Lavallée
Comment réduire son nombre d’urgences ?
Posez-vous les questions difficiles
1. Vivez-vous souvent avec le sentiment d’être à la course ?
Si oui, c’est que vous voulez faire trop de tâches par vous-même. Vos attentes sont peut-être trop élevées. N’hésitez pas à faire le tri :
- Le tri au niveau des échéances,
- Le tri au niveau de la qualité du travail,
- Faites l’analyse 20/80 de la situation,
- Identifiez ce que vous pouvez déléguer
2. Aimez-vous tout simplement vous sentir submergé, êtes-vous accroc ?
Que se passe-t-il lorsque vous n’avez pas ce sentiment d’urgence? Comment vous sentez vous ? Avez-vous peur de ressentir un vide ? Le vide de ne pas savoir quoi faire lorsqu’il n’y aura plus d’urgences. Si c’est le cas, il est important de et vous trouver des projets qui vous passionnent.
Conclusion
Je vous invite à faire une introspection sur vos urgences. Identifiez d’où elles proviennent (d’un département, d’un collègue, d’un patron…). Parfois, vous serez surpris de constater que les urgences proviennent souvent du même endroit. Si les urgences sont répétitives, il est possible de mettre un processus en place pour réduire leur impact et peut-être même de les déléguer.
Lien des livres en référence
