Êtes-vous du type Urgentiste en gestion de projet ?

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Êtes-vous du type urgentiste ? Êtes-vous du type, à sentir que c’est une bonne journée lorsque vous avez fait plein de choses et que vous avez pris plein de décisions rapidement ? Vous avez le sentiment qu’enfin les choses avancent ! 

Savez-vous que pour certaines personnes, une bonne journée est justement l’opposé ? Une bonne journée est une journée où ils ont pris le temps de planifier et de bien tout organiser et qu’ils ont suivi leur plan à la lettre.

Et oui, vous ne fonctionnez pas comme eux ! Et pourtant leur approche est selon eux plus efficace. Qui a la meilleure méthode pour organiser son temps et les projets ?

Il y a plusieurs années, les « Gantt chart » (les échéanciers) étaient très à la mode.  Aujourd’hui, c’est la méthode Agile qui est mise de l’avant. Pourtant chacune de ces méthodes suit une préférence temporelle particulière.

« Breaking news » ! Il n’y a pas qu’une seule méthode qui fonctionne et tout cela dépend de votre préférence temporelle. Mais qu’est-ce qu’une préférence temporelle ? Cet article introduit le concept des personnalités en gestion de projet et du temps. Une première introduction au sujet.

Les personnalités du point de vue de la gestion de projet

Il existe plusieurs types des personnalités ou de préférence en matière de gestion de projet. Cela semble évident, et pourtant nous sommes plusieurs à l’oublier.

Cet article est donc le 4e d’une série de 5. L’objectif est de décrire les concepts qui expliquent les polarités des personnalités. Décrire les cas extrêmes pour montrer la tendance de la personnalité. Dans cet article, nous allons expliquer le type : Urgentiste.

Avant de commencer, il est important de souligner qu’il existe une infinité de points de vue et de variantes. L’important est de comprendre les axes fondamentaux de votre type de gestion. Avant de vous lancer dans la lecture de cet article, assurez-vous d’avoir lu l’article d’introduction des points de vue de la gestion de projet.

Et rappelez-vous, vous êtes potentiellement tous ces points de vue selon une situation spécifique. Il est donc important de comprendre les 4 pour savoir bien naviguer et s’adapter selon la situation.

Êtes-vous parfois ou principalement du type Urgentiste ?

Vos caractéristiques principales en tant qu’urgentiste

Adaptabilité

Vous êtes de ceux pour qui la vie coule. Comment planifier quand vous ne savez pas comment vous vous sentirez demain ? Il y a tellement de choses qui peuvent arriver et vous ne savez pas ce que vous allez découvrir en cours de route. Vous avez une grande capacité d’adaptation. Une capacité à réagir rapidement, très souvent vous vous fiez à votre instinct.

Rapidité d’action

Étant donné que vous préférez fonctionner sans plan d’attaque, il est rapide et simple pour vous de vous adapter et de faire autre chose, quelque chose qui vous semble beaucoup plus urgent et important que la tâche que vous aviez en cours. Vous avez donc besoin de moins d’énergie pour changer d’état (de tâche).  Votre vie se vit selon les besoins du moment

Perception des détails

Vous êtes capable de percevoir les petits détails, c’est pour cette raison que vous agissez immédiatement. Les détails techniques, business, financiers, et/ou émotifs sont dans votre domaine d’expertises et votre spectre de préférences

Planifier devient un exercice étrange, sans réel intérêt, vous ne le faite que pour faire plaisir aux autres, si cela leur permet de se sentir mieux. Parfois, lorsque vous devez créer un plan vous-même, à la demande de notre patron, cette tâche devient presque impossible. Il y a trop de détails et trop de choses qui peuvent arriver. Comment est-il possible d’en extraire un plan ? Sans compter qu’en ce moment, il y a trop d’urgences pour perdre votre temps à élaborer un plan qui changera de toute façon. C’est très difficile de percevoir les séquences des choses, car vous avez la capacité de percevoir une infinité d’options et de vous y adapter instantanément.

C’est justement cette capacité à voir les détails, combinée avec votre capacité à suivre votre instinct qui fait qu’il est difficile, voire même impossible pour vous, de planifier. Vous vous demandez comment et pourquoi les autres planifient. D’ailleurs, est-ce bien important ? La vie est remplie de surprises, et vous savez que le plan ne sera pas suivi de toute façon. Au final, vous finissez par ne pas aimer planifier et parfois même vous pensez que vous êtes incapables de le faire.

Dans un environnement organisé où il est valorisé de faire les choses par étapes, vous aurez de la difficulté à vous adapter à cette méthode de travail. Malheureusement, cela pourrait vous amener à penser que vous êtes incompétents sur le plan de la planification. Ne vous découragez pas, il existe des méthodes plus adaptées.

Quelques avantages d’être un urgentiste

Être un urgentiste a de nombreux avantages :

  1. Celui d’être capable de voir des détails que les autres ne voient pas et agir rapidement  sur ceux-ci.
  2. Votre sensibilité et votre adaptabilité sont très utiles quand ça ne va pas. Si vous avez tendance à prioriser les relations humaines, vous êtes les meilleurs pour écouter ou aider les autres quand ça va mal ! Par conséquent, une tâche planifiée faisant partie d’un processus à long terme peut bien attendre au lendemain si un ami ou collègue a besoin d’être écouté. Il devient votre priorité de l’écouter et de l’aider. Conséquemment, vous devenez une personne parfaite à qui parler lorsque ça ne va pas. Les gens le savent, ce qui fait que vous attirez ce genre d’urgence régulièrement. Vous aimez les urgences et votre personnalité les attire. Ce n’est pas bien grave, mais attention à ne pas passez en deuxième trop souvent.
  3. Changer de type de tâche n’est pas un problème pour vous. Les détails vous parlent et il vous est facile de changer de piste rapidement.
  4. Votre profil typique est celui du chercheur et de l’artiste. Ne pas savoir la prochaine étape n’est pas un problème. En fait, quand les autres vous demandent votre plan sur le long terme et bien vous n’êtes pas certains de savoir quoi leur répondre. Par contre, vous avez confiance que vous allez trouver le chemin en cours de route pour arriver au bon résultat.
  5. Vous avez donc une super capacité à vivre le moment présent et avancer rapidement avec de nouvelles informations.
  6. Vous vous entendez très bien avec les personnes de votre type et  vous connaissez des moments parfaits où tout coule tellement bien. Vous vous demandez pourquoi tout le monde n’est pas comme vous, ça serait tellement plus simple !

L’urgentiste doit faire attention à :

Vous avez souvent le sentiment que les gens ne réagissent pas assez rapidement. Pourtant c’est une évidence, il y a une urgence il faut agir maintenant. Pourquoi est-ce que les autres attendent pour réagir ? Il vous arrive parfois de les juger négativement, vous les trouvez parfois paresseux, manquant de leadership, d’initiatives… Vous pouvez aussi avoir tendance à forcer les autres à faire des choses qu’ils ne veulent pas, car cela ne va pas assez vite à votre goût, faites  attention !

La vitesse est clé pour se synchroniser avec  les autres. Sur le long terme, cette approche peut avoir des effets très néfastes sur vos relations. Au début, ce n’est pas un souci, mais avec le temps les gens qui vous entourent pourraient vous percevoir comme des tyrans, ou encore des générateurs d’urgence, ou encore des personnes toujours à la course et mal organisées

Posez-vous la question et s’ils étaient en train d’agir autrement ? Ils sont peut-être en train d’analyser la situation et les implications possibles avec le plan qui a été mis en place en équipe. C’est aussi possible qu’ils aient décidé de ne pas bouger, car selon leur analyse, le changement, ou l’action n’est pas nécessaire.  Il faut faire confiance aux autres comme les autres doivent vous faire confiance!  Posez des questions pour aller plus loin, mieux comprendre. Pour vous c’est frustrant, vous aimez bouger et être dans l’action, mais pour eux, une réflexion plus longue constitue aussi une action.

Il faut accepter que chacun à une relation au temps qui est différente.

Attention à l’autocritique qui nous limite 

Ensuite, dans une culture organisée dominante où tout le monde planifie son futur, certains d’entre vous auront tendance à se juger négativement.  Se dire que vous êtes incapables d’accomplir des objectifs sur le long terme par exemple. La meilleure chose à faire dans cette situation c’est d’arrêter de penser que vous êtes incapables de vous organiser. Vous êtes simplement différents dans votre façon d’organiser et gérer votre temps. Rappelez-vous !Vous avez vos propres avantages.

Un premier conseil pour les urgentistes !

Prenez 5 min pour regarder ce que vous avez accompli ces dernières années. Créez une liste. Il y a sûrement quelques éléments qui ont perduré sur le long terme. Par exemple, vous avez maîtrisé un sujet comme la peinture, la photo, un sport, une langue… Vous avez peut-être développé une super méthode révolutionnaire pour analyser des matériaux. 

Comment y êtes-vous pris ? Ce n’est peut-être pas arrivé de manière linéaire/séquentielle ou comme tout le monde, mais « so what » ! Vous y êtes arrivé et peut-être même que vous avez découvert des choses inattendues en cours de route. Prenez conscience que vous avez vos propres moyens d’avancer et de vous organiser. Ce n’est pas parce que vous ne suivez pas les méthodes enseignées dans les livres de gestion du temps et de projet que vous n’avez pas de méthode. Suivez-moi, et je m’assurai de vous partager des astuces en gestion du temps et de projet qui vous seront plus appropriées. 

Invitation à lire la suite

Je vous invite à :

  1. Lire la suite avec la présentation de la dernière personnalité en gestion de projet.
  2. Me demander (voir plus bas) mon guide de distribution du temps
  3. Me suivre pour en apprendre plus sur les astuces à suivre lorsque l’on est de type URGENTISTE.

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