Êtes-vous du type Urgentiste en gestion de projet ?

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Êtes-vous du type Urgentiste en gestion de projet ?

Êtes-vous du type urgentiste ? Êtes-vous du type, à sentir que c’est une bonne journée lorsque vous avez fait pleins de choses et que vous avez pris plein de décision rapidement ? Enfin les choses avancent ! 

Savez-vous que pour certaines personnes, une bonne journée est justement l’opposé ? Une bonne journée est une journée où ils ont pris le temps de planifier et de bien tout organiser et qu’ils ont suivi leur plan à la lettre.

Et oui, vous ne fonctionnez pas comme eux ! Et pourtant leur approche est selon eux plus efficace. Qui a la meilleure méthode pour organiser son temps et les projets ?

Il y a plusieurs années, les « Gantt chart » (les échéanciers) étaient très à la mode.  Aujourd’hui, c’est la méthode Agile qui est mise de l’avant. Pourtant chacune de ces méthodes suit une préférence temporelle particulière.

« Breaking news » ! Il n’y a pas qu’une seule méthode qui fonctionne et tout cela dépend de votre préférence temporelle. Mais qu’est-ce qu’une préférence temporelle ? Cet article introduit le concept des personnalités en gestion de projet et du temps. Une première introduction au sujet.

 

Les personnalités, point de vue de la gestion de projet

Il existe plusieurs types des personnalités ou de préférence en matière de gestion de projet. Cela semble évident, et pourtant nous sommes plusieurs à l’oublier.

Cet article est donc le 4e d’une série de 5. L’objectif est de décrire les concepts qui expliquent les polarités des personnalités. Décrire les cas extrêmes pour en découler la tendance de la personnalité. Dans cet article, nous allons expliquer le type : Urgentiste.

Avant de commencer, il est important de souligner qu’il existe une infinité de points de vue et de variantes. L’important est de comprendre les axes fondamentaux de votre type de gestion. Avant de vous lancer dans la lecture de cet article, assurez-vous d’avoir lu l’article d’introduction des points de vue de la gestion de projet.

Et rappelez-vous, vous êtes potentiellement tous ces points de vue selon une situation spécifique. Il est donc important de comprendre les 4 pour savoir bien naviguer et s’adapter selon la situation.

 

Êtes-vous parfois ou principalement du type Urgentiste ?

Nos caractéristiques principales en tant qu’urgentiste

Adaptabilité

Nous sommes de ceux pour qui la vie coule. Comment planifier quand nous ne savons pas comment nous nous sentirons demain ? Il y a tellement de choses qui peuvent arriver et nous ne savons pas ce que nous allons découvrir en court de route. Nous avons une extrême capacité d’adaptation. Une capacité a réagir rapidement, nous faisons souvent très confiance à votre instinct.

Rapidité d’action

Étant donné que nous n’avons pas de plan, il est rapide et simple pour nous de s’adapter et de faire autre chose qui semble beaucoup plus urgent et important que la tâche en cours. Nous avons donc moins besoin d’énergie pour changer d’état (de tâche).  Notre vie se vit selon les besoins du moment

Perception des détails

Nous percevons les petits détails, c’est exactement pour cette raison que nous agissons immédiatement. Les détails techniques, business, financiers, et/ou émotifs c’est selon nos expertises et notre spectre de préférences. 

Planifier devient un exercice étrange sans réel intérêt, nous le faisons que pour faire plaisir aux autres, si cela leur permet de se sentir mieux. Parfois, lorsque nous devons créer un plan nous-mêmes à la demande de notre patron, cette tâche devient presque impossible. Il y a trop de détails et trop de choses qui peuvent arriver. Comment est-il possible d’en extraire un plan ? Sans compter qu’en ce moment, il y a trop d’urgences pour perdre son temps à élaborer un plan qui changera de toute façon. C’est très difficile de percevoir les séquences des choses, car nous avons la capacité de percevoir une infinité d’options et de nous y adapter instantanément.

C’est justement cette capacité à voir les détails, combiner avec notre capacité à suivre notre instinct qui fait qu’il est difficile, voire même impossible, de planifier. Nous nous demandons comment et pourquoi les autres planifient. D’ailleurs, est-ce bien important ? La vie est remplie de surprises, et nous savons tous que le plan ne sera pas suivi de tout façon. Au final, nous finissons par ne pas aimer planifier et parfois même nous dire que nous sommes incapables de le faire.

Dans un environnement organisé où il est valorisé de faire les choses par étapes, nous aurons de difficulté à nous adapter à cette méthode de travail. Malheureusement, il est possible de croire que nous sommes incompétents sur le plan de la planification. Ne vous découragez pas, il existe des méthodes plus adaptées.

 

Quelques avantages d’être un urgentiste

Être un urgentiste à de nombreux avantages :

  1. L’avantage d’être capable de voir des détails que les autres ne voient pas et agir rapidement  sur ceux-ci.
  2. Notre sensibilité et notre adaptabilité est très utile quand ça ne va pas. Si nous priorisons les relations humaines, nous sommes les meilleurs pour écouter ou aider les autres quand ça va mal ! Par conséquent, une tâche planifiée faisant partie d’un processus à long terme peut bien attendre au lendemain si un ami ou collègue a besoin d’être écouté. Il devient notre priorité de l’écouter et de l’aider. Conséquemment, nous devenons les personnes parfaites à qui parler lorsque ça ne va pas. Les gens le savent, ce qui fait que nous attirons ce genre d’urgence régulièrement. Nous aimons les urgences et notre personnalité les attire. Ce n’est pas bien grave, mais attention de ne pas passez en deuxième trop souvent.
  3. Changer de type de tâche n’est pas un problème pour nous. Les détails nous parlent et il est facile de changer de piste rapidement.
  4. Notre profil typique est celui du chercheur et de l’artiste. Ne pas savoir la prochaine étape n’est pas un problème. En fait, quand les autres nous demandent notre plan sur le long terme et bien nous ne sommes pas certains de savoir quoi leur dire. Par contre, nous avons confiance que nous allons trouver le chemin en cours de route pour arriver au résultat.
  5. Nous avons donc une super capacité à vivre le moment présent et avancer rapidement avec de nouvelles informations.
  6. Nous nous entendons très bien avec les personnes de notre type et nous avons de ces moments parfaits ou tout coule tellement bien. Pourquoi tout le monde n’êtes pas comme nous, ça serait tellement plus simple !

 

L’urgentiste doit faire attention à :

Nous avons souvent le sentiment que les gens ne réagissent pas assez rapidement. Pourtant c’est une évidence, il y a une urgence il faut agir maintenant. Pourquoi est-ce que les autres attendent pour réagir ? Nous avons tendance à peut-être les juger négativement. Ils sont pour nous parfois paresseux, manquant de leadership, d’initiatives… Nous pouvons aussi avoir tendance à forcer les autres à faire des choses qu’ils ne veulent pas, car cela ne va pas assez vite, attention !

La vitesse est clé pour se synchroniser avec  les autres. Sur le long terme, cette approche peut avoir des effets très néfastes sur nos relations. Au début, ce n’est pas un souci, mais avec le temps les gens qui vous entourent pourraient vous percevoir comme des tyrans, ou encore des générateurs d’urgence, ou encore des personnes toujours à la course et mal organisé

Posez-vous la question et s’ils étaient en train d’agir autrement ? Ils sont peut-être en train d’analyser la situation et les implications possibles avec le plan qui a été fait en équipe. C’est aussi possible qu’ils ont décidé de ne pas bouger, car selon leur analyse, le changement, ou l’action n’est pas nécessaire.  Il faut faire confiance aux autres comme les autres doivent nous faire confiance!  Posez des questions pour aller plus loin. Pour nous c’est frustrant, nous aimons bouger et être dans l’action, mais pour eux, une réflexion plus longue est aussi une action.

Il faut accepter que tout le monde à une relation par rapport au temps qui est différent.

 

Attention à l’auto-critique qui nous limite 

Ensuite, dans une culture organisée dominante où tout le monde planifie son futur, certains d’entre nous auront tendance à se juger négativement.  Se dire que nous sommes incapables d’accomplir des objectifs sur le long terme par exemple. La meilleure chose à faire en ce moment c’est d’arrêter de penser que nous sommes incapables de s’organisation. Nous sommes simplement différents dans notre façon d’organiser et gérer notre temps. Rappelez-vous ! Nous avons nos  propres avantages.

 

Un premier conseil pour les urgentistes !

Prenez 5 min pour regarder ce que vous avez accompli ses dernières années. Créez une liste. Il y a surement quelques éléments qui ont perduré sur le long terme. Par exemple, vous avez maîtrisé un sujet comme la peinture, la photo, un sport, une langue… Vous avez peut-être développé une super méthode révolutionnaire pour analyser des matériaux. 

Comment y êtes-vous pris ? Ce n’est peut-être pas arrivé de façon linéaire/séquentielle ou comme tout le monde, mais « so what » ! Vous y êtes arrivé et peut-être même que vous avez découvert des choses inattendues en cours de route. Prenez conscience que vous avez vos propres moyens d’avancer et de vous organiser. Ce n’est pas parce que vous ne suivez pas les méthodes enseignées dans les livres de gestion du temps et de projet que vous n’avez pas de méthode. Suivez-moi, et je m’assurai de vous partager des astuces en gestion du temps et de projet qui vous seront plus appropriées. 

 

Invitation à lire la suite

J’espère que cet article vous a plu. Si oui, je vous invite à :

  1. Lire la suite de la dernière personnalité en gestion de projet.
  2. Me demander (voir plus bas) mon guide de distribution du temps
  3. De me suivre pour en apprendre plus sur les astuces à suivre lorsque l’on est mode URGENTISTE.

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