Vous connaissez la théorie du 80/20, aussi appelé diagramme de Pareto. Cet économiste a démontré que 80 % des richesses sont distribuées à 20 % de la population. J’utilise ce diagramme depuis plus de 20 ans en développement de technologies. Cette méthode est fantastique pour :
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Identifier des projets d’optimisation
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Identifier les priorités et les projets qui auront le plus de valeur ajoutée.
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Suivre l’évolution d’un système en fonction du temps
En fait, cette théorie s’applique dans presque tous les domaines et à toutes les échelles ; les échelles de temps et de niveau de détail. D’où l’importance de la relativité. La relativité temporelle (lien avec la vitesse) et la relativité conceptuelle (niveau de détail) (lien avec les fréquences) permettent de naviguer sur les deux axes importants de la gestion de projet, d’équipe et du temps. Par conséquent, cette navigation permet de mieux communiquer avec les autres.
Dans cet article, je vais utiliser la méthode de Pareto pour expliquer comment ces deux axes de relativité sont stratégiques pour aider à être sur la même longueur d’onde.
Comment aller plus loin avec la méthode Pareto
L’influence du niveau de détail
Commençons par explorer l’échelle du niveau de détail. Par exemple, vous êtes un fabricant de voitures et 80 % de vos défauts ne touchent que sur 2 pièces sur 7. Selon le graphique ci-dessous, vous pouvez décider que travailler sur le bloc moteur et le couvercle serait la priorité.
En tant que chef, ou entrepreneur ce niveau de détail est vraisemblablement suffisant. Par contre, si vous êtes la personne responsable de l’amélioration de la qualité, ce niveau de détail n’est probablement pas suffisant pour mener une action concrète. Allez à un niveau de détail supplémentaire est probablement une bonne idée. Détailler les défauts des deux pièces les plus affectées nous amène un second niveau de détail.
Vous pouvez voir dans cet exemple qu’il y a une tendance qui se dessine qu’il n’était pas possible de percevoir avec le premier niveau de détail. Tous les éléments avec une étoile sont en fait liés à l’interface couvercle/bloc-moteur. En fait, grâce à ce regroupement, vous pouvez voir qu’il serait idéal de travailler sur l’interface donc de ne lancer qu’un seul projet d’amélioration de la qualité au lieu de deux.
Si nous n’avions pas pris le temps d’augmenter le niveau de détail, il est fort probable que nous aurions lancé 2 projets, car selon le premier niveau de détail, les problèmes proviennent de 2 pièces. Un niveau de détail plus grand a permis de constater qu’un seul projet suffit, celui d’optimiser l’interface couvercle/bloc-moteur.
Deux niveaux de détail différents, deux points de vue différents et deux approches différentes.
L’impact de la relativité dans la communication
Imaginez que vous êtes au niveau de détail A et que votre collègue est au niveau de détail B que se passe-t-il s’il vous dit qu’il ne lancera qu’un seul projet. Il est probable qu’il y aura une communication difficile étant donné que votre logique vous dit que vous avez besoin de lancer 2 projets. Les deux scénarios sont bons et il est délicat de déterminer qui a raison !
Il est important de s’ouvrir au niveau de détails de l’autre pour apprécier son point de vue et prendre une décision éclairée. Si vous partez avec la prémisse qu’il est possible d’ajuster le niveau de détail pour se comprendre pour verrez que vos communications seront plus fluides.
L’influence de l’échelle temporelle
Un autre point à considérer avec la théorie du 80/20 est que votre 80/20 d’aujourd’hui ne sera pas votre 80/20 de demain puisqu’il est évolutif dans le temps. Continuons avec nos pièces de moteur, et bien dans 2 mois lorsque le projet ou les projets d’optimisation seront complétés, la distribution des défauts devrait changer puisque les problèmes seront réglés.
60 jours plus tard, vos projets 80/20 en amélioration de la qualité vont maintenant concerner la culasse et le piston.
Ce qui est fantastique est que l’on peut continuer à l’infini, jusqu’à ce que l’on décide que l’optimisation est maximale ou acceptable pour nous.
Quand utiliser la méthode de Pareto ?
Vous pouvez utiliser la méthode 80/20 sur tout, par exemple pour :
- L’optimisation de l’utilisation de votre temps,
- L’optimisation de la qualité de vos clients, ou pour vos clients,
- Votre développement personnel,
- L’optimisation des tâches à faire pour atteindre le maximum de résultats,
- L’optimisation de vos procédures
- …
Un parallèle avec le développement personnel
En développement personnel ce concept s’applique aussi. Avec le temps vous développez vos capacités à une certaine vitesse et à un certain niveau d’expertise (de détail). Par exemple, vous êtes de plus en plus compétent en gestion de projet ou encore à descendre des montagnes à vélo. Votre compétence se développera à une vitesse qui est relative à l’effort déployé.
Si vous décidez d’appliquer la méthode 80/20, soit mettre 20 % d’effort pour atteindre 80 % des résultats, plusieurs vous diront que c’est une excellente stratégie, car cela vous permet de développer plusieurs compétences dans une même période.
Votre niveau de développement sera différent entre le début et la fin de votre apprentissage. La rapidité à laquelle vous allez vous améliorer et augmenter votre niveau d’expertise va changer. Il arrivera un moment ou 20 % d’effort ne suffiront plus, c’est souvent à ce moment que l’on décide que le niveau atteint est suffisant, car l’effort exigé pour atteindre un niveau supérieur serait trop grand.
Où se trouve la limite ?
Mais comme tout est relatif, qu’est-ce qui nous permet de décider si le niveau atteint est suffisant ? Quel niveau de qualité est nécessaire pour se sentir bien. Quels 20 % d’effort suis-je prête à investir pour obtenir 80 % de résultat et sur combien de temps ? Toutes ces questions m’amènent à vous parler de l’importance de l’objectif.
Dans notre exemple, est-ce qu’un total de 17 défauts est convenable ou c’est trop ? Doit-on continuer l’optimisation ou pas ? En fait, tout dépend de l’objectif que vous désirez atteindre. Si votre objectif est le niveau de défaut zéro et bien, vous devez continuer, si c’est de réduire vos pertes de 50 % alors votre objectif est atteint, nous sommes passés de 49 à 17 défauts pour 30 jours de production. Votre stratégie 80/20 est donc influencée par l’objectif que vous vous êtes fixé et le niveau de qualité que vous désirez atteindre.
Sans comprendre l’objectif et le niveau de qualité que vous cherchez à atteindre, l’effort du 80/20 ne peut être bien évalué, car nous n’avons pas de point de référence. Tout est relatif et sans le référentiel l’analyse est impossible.
Exercices
Vous avez sûrement une méthode que vous aimez utiliser dans votre travail ou votre développement personnel. Pensez à la relativité et comment cette méthode peut-être optimisée en fonction des paramètres du niveau de détail et de son évolution dans le temps. Si vous avez une idée, n’hésitez pas à nous la partager.
