On me demande souvent comment je fais pour être aussi organisée et pouvoir gérer autant de priorités et de projets, et ce, aussi bien dans ma vie personnelle que professionnelle. C’est une bonne question ! J’ai donc décidé de prendre le temps d’y répondre et de partager dans cet article les résultats de mon analyse. Tout réside dans le fait d’utiliser efficacement son agenda pour aider :
- sa mémoire au quotidien
- mieux vivre le moment présent
- planifier correctement le futur
Et le meilleur outil pour faire cela est un agenda.
Voici donc 5 façons de mieux l’utiliser !
Son agenda
Choisir son agenda
Avant de vous lancer, avez-vous un agenda ? Est-il « papier » ou utilisez-vous une version électronique ?
Cela m’a pris quelques années pour me décider de passer du mode papier au mode électronique. J’aimais bien prendre le temps de me poser devant un agenda traditionnel et non devant un ordinateur pour m’organiser. L’avantage de l’agenda « papier » est qu’il nous éloigne de l’ordinateur : on peut se concentrer davantage, sans subir les distractions provenant des notifications (voir note).
L’inconvénient est qu’il peut être imposant et lourd, et que l’on doit généralement le transporter en plus de son ordinateur ou de son téléphone. La version électronique hébergée sur un cloud est assez difficile à battre en matière de flexibilité et de simplicité.
Je vous conseille donc, dès aujourd’hui, si vous êtes encore sur une version « papier », de tester le calendrier Google. Il est assez facile d’y avoir accès, car il faut simplement ouvrir un compte.
Note : Vous devriez enlever toutes les notifications de vos téléphones et de vos ordinateurs. Les notifications sont le meilleur moyen de vous dé-focaliser et de procrastiner. Décidez vous-même lorsqu’il est temps de lire vos messages. Les emails, les textos, les chats sont des méthodes de communication asynchrones : vous n’avez pas besoin d’être connecté(e) en permanence pour y répondre !
Dois-je avoir un seul agenda ou plusieurs ?
Avez-vous 0, 1, 2 ou 3 agendas ? Personnellement, j’en ai 2. Ce n’est pas 100 % efficace et je préfèrerais en avoir un seul.
J’utilise depuis plusieurs années le calendrier Google pour mes projets personnels, mais dans chaque entreprise avec laquelle je collabore, il y a toujours une plateforme différente. Cela m’a poussé à décider d’accepter d’en avoir 2 au maximum : mais l’idéal est vraiment d’en utiliser juste 1 pour éviter les oublis et le « double booking ». Par conséquent, si vous avez plusieurs agendas, je vous encourage à n’en avoir plus qu’un seul. Sinon, assurez-vous que les synchronisations sont parfaites.
5 façons de mieux utiliser son agenda
1. Organisation de vos rencontres d’équipe
Un agenda a plusieurs utilités. Une des options intéressantes, en dehors de la prise de rendez-vous, est qu’il est possible de l’utiliser pour mieux s’organiser avant, pendant et après les rencontres. Voici comment j’utilise mon agenda pour m’aider à être plus efficace pendant mes rendez-vous avec les autres.
Prise de note initiale (pour la préparation des rencontres)
Ajoutez dans la description de l’invitation, les informations importantes telles que sujets à discuter, les points que vous aimeriez aborder ou les liens vers des documents importants que vous aimeriez partager pendant la rencontre…
Pendant la rencontre
Repérez le déroulement de la réunion dans la description de l’agenda et faites ressortir la liste des points à ne pas oublier
Préparation pour le futur
Immédiatement après la rencontre, et pendant que l’information est encore fraîche dans votre mémoire, identifiez dans votre agenda quand il vous sera possible d’accomplir la tâche dans les délais prévus.
Note : Si la rencontre a été organisée par une autre personne, créez-vous une autre invitation privée en parallèle pour prendre des notes personnelles.
2. Aide-mémoire
J’adore utiliser mon agenda comme aide-mémoire ! Par exemple, la semaine dernière, j’avais prévu un temps me rappelant :
- d’organiser les éléments pour l’anniversaire d’un collègue puisque l’évènement est proche.
- de fixer un rendez-vous de 15 min avec moi-même en soulignant le fait que mon équipe devrait être rendue à la fin d’une étape précise : il était donc temps de penser à organiser une session de reconnaissance pour souligner le bon travail de l’équipe.
- de suivre un défi qu’un ami vient de se lancer et qui sera complété dans les prochaines semaines. Ajoutez des rendez-vous pour ne pas oublier de lui demander comment il progresse !
Par conséquent, dès que vous avez une nouvelle information, utilisez votre agenda pour l’ajouter et pouvoir vous la rappeler ensuite.
3. Planification du futur
Vous avez des objectifs personnels ou professionnels, vous avez un plan à suivre ou une idée des étapes et des jalons à atteindre. Ajoutez des rencontres avec vous-même dans votre agenda. L’idéal est d’estimer le temps que les tâches prendront et de vous fixer le temps nécessaire pour les faire.
Note : il est possible que vous ayez à les déplacer, mais avec les calendriers numériques, c’est très facile. L’avantage d’ajouter des rencontres avec soi-même pour accomplir votre travail vous indiquera rapidement si vous pouvez ou ne pouvez pas prendre des engagements supplémentaires. Vous pourrez voir en un clin d’œil où sont les espaces disponibles dans votre semaine pour ajouter de nouveaux éléments.
4. Priorisation
Une autre astuce que j’adore est de poser un rendez-vous que j’appelle « priorité », et que je fixe pendant la nuit de dimanche de chaque semaine. Chaque fois que j’ai une demande importante et qui doit être terminée pendant la semaine, je l’ajoute dans la description de la rencontre que je me suis fixée avec moi-même, en privé, durant la nuit du dimanche à lundi. Cela me crée une sorte de « check-list » des éléments que je ne dois pas oublier et dont je dois m’assurer qu’ils seront terminés durant la semaine.
Et j’aime bien faire la même chose à chaque début de mois : je me crée une rencontre avec moi-même que j’appelle « priorité du mois ». Et régulièrement, je regarde pendant le mois si j’ai bien avancé mes priorités.
5. Classification
Une autre astuce intéressante, avec l’utilisation d’un agenda, est d’utiliser les couleurs et/ou les « sous-agendas ». L’intérêt d’utiliser les couleurs est de faire ressortir d’un seul coup d’œil la répartition de votre semaine. Si tout est de la même couleur, c’est peut-être que vous passez trop de temps sur un des aspects de votre vie. Ensuite, l’intérêt des « sous-agendas » est que vous pouvez les partager avec d’autres personnes.
Par exemple, mon agenda « Famille » est partagé avec mon frère et ma belle-sœur. C’est très utile pour échanger des informations et savoir quand est la pièce de théâtre de mon neveu…
Conclusion
J’ai commencé à utiliser les agendas depuis très longtemps.
Par conséquent, j’ai fait beaucoup de tests et je me rends compte que je tiens certains éléments pour acquis alors que j’ai peut-être oublié d’expliquer des aspects importants.
N’hésitez pas à me poser des questions en commentaire et me dire quelles astuces vous allez tester !
Photo by Estée Janssens on Unsplash
