Quel est votre point de vue en gestion de projet ?

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Encore une autre conversation avec mon collègue qui n’avance pas. Je tente de lui expliquer qu’il serait mieux de se préparer afin d’éviter un problème important. Il ne considère pas que c’est un problème et dit que si cela en devient un, il le réglera àç ce moment là. Il ne voit pas l’intérêt d’y refléchir aujourd’hui, surtout qu’il est débordé par autre chose, comme toujours. Selon mon point de vue, ces urgences sont justement provoquées parce qu’il n’est pas organisé et qu’il ne se prépare pas. J’ai l’impression qu’il ne me fait pas confiance, et surtout que c’est toujours à moi de m’ajuster à lui. Il ne fait jamais ce qu’il faut pour s’organiser et préparer les choses à l’avance, il est toujours à la dernière minute, en mode “on traversera le pont une fois rendu à la rivière”.

 

Le problème s’amplifie sur le long terme

Avec le temps, je détestais de plus en plus travailler avec lui,  j’avais peu d’espoir de pouvoir, un jour, travailler avec lui de façon efficace. 

Et de son côté, il estime que je suis « chiante » et que je vois des problèmes partout, que je suis trop organisée et que cela me fait perdre du temps. Selon lui, les plans sont impossibles à suivre et sont illusoires. Je vois bien qu’il ne se laisse jamais influencer par mes plans et lorsqu’il déroge du plan initial, il génère des urgences.

Vous pouvez imaginer le choc qu’il a eu lorsque j’ai arrêté de m’adapter à lui et que j’ai cessé d’interevenir lors des urgences qu’il générait par manque d’organisation. Je lui ai dit de se débrouiller seul ! Sa décision de ne pas s’organiser ne m’obligeait pas à payer pour sa mauvaise organisation. Il a été très surpris de constater que je m’adaptais à sa façon de faire. Finalement, nous n’avons jamais pu travailler ensemble efficacement.

Photo by CloudVisual on Unsplash

Avez-vous déjà vécu ce genre de situation? Il était étrange de voir le nombre de personnes qui m’ont avoué avoir expérimenté cette situation typique. Tellement typique que j’ai décidé de réfléchir sur ce sujet pendant plusieurs années. J’ai même essayé différentes méthodes de travail afin de découvrir la meilleure. Voici la synthèse de mes découvertes. 

 

L’impact de l’existence de points de vue différents dans la gestion de projet

Je vivais ce genre de situation avant de réaliser qu’il existe plusieurs préférences temporelles, des points de vue différents au niveau de la gestion de projet. Selon notre préférence, on n’approche pas les choses de la même façon. Depuis que j’ai assimilé ce concept, je ne me sens plus visée, mais surtout je comprends comment influencer les autres de la bonne façon. Je sais organiser mon niveau de détails et aller à la bonne vitesse pour m’adapter aux autres.

Comment j’ai réussi à faire tout ça et bien en comprenant la mécanique en arrière. J’ai réussi à identifier deux axes principaux qui touchent l’organisation.

Photo by Jakob Owens on Unsplash

 

Comment suis-je arrivée à ce modèle ?

D’abord, comme ingénieure physicienne travaillant à développer des technologies sur le long terme. J’avais un biais. Un biais qui penchait en faveur de l’organisation, du niveau de détails et de l’anticipation du futur. J’adorais imaginer les futurs potentiels. Mon style était parfait pour répondre à mes responsabilités. Par contre, pour mes interactions avec les autres j’étais tellement polarisée que j’ai dû apprendre à m’adapter. 

Un jour, j’ai eu la chance de partager ma vie avec un artiste. Une personne très centrée sur le moment présent, désorganisée et extrême dans l’abstraction. Nous étions totalement opposés. Étrangement, il considérait que ma vision de la vie était LA façon de faire. Il voulait devenir plus comme moi, il voulait apprendre à s’organiser. Il pensait que cette façon de faire lui permettrait de réussir dans la vie.

 

L’erreur que l’on comment tous en gestion du temps 

Cela m’a pris un bon moment pour comprendre pourquoi il valorisait ma façon de fonctionner plus que la sienne. Ce n’était pas la première fois que j’avais des demandes de ce genre, « Isabelle, peux-tu m’aider à être plus organisé ? ». J’avais seulement 18 ans et mon beau-père de l’époque, un chef de caserne, souhaitait que je lui donne des cours d’organisation. À l’époque je ne comprenais pas pourquoi mes méthodes étaient si intéressantes, elles étaient évidentes pour moi.   

À chaque fois que j’expliquais mes méthodes tout le monde était fasciné! «Tu devrais écrire un livre sur le sujet ». Mais bien que mes méthodes impressionnaient, les personnes coachées n’en utilisait qu’une infime partie par rapport à ce qu’il est possible de faire.

J’ai voulu savoir pourquoi. Pourquoi, valorisaient-ils autant mes méthodes de travail pour au final les utiliser aussi peu? Pourquoi, la plupart voyaient mes méthodes comme un absolu. Comme si les absolus étaient réconfortants et représentaient une recette miracle.

Et bien c’est que notre société valorise l’organisation et la préparation du futur. Notre société à elle-même un biais, le même que celui que j’avais. D’ailleurs, serait-ce la société qui m’avait sculptée à son image? Point intéressant sur lequel je vous laisse réfléchir… 

 

Breaking news!

Il existe plus qu’une façon de bien gérer son temps, ses priorités et ses projets. Ça l’air tout simple quand on le dit, mais allez lire tous les livres en gestion du temps et gestion de projet. Par exemple, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, par Daniel Allen. Ils ont tous des approches semblables et pourquoi donc ! Ils sont écrits par des personnes avec des points de vue semblables. Aucun ne parle du fait que votre personnalité pourrait avoir une influence sur la gestion de votre temps et la gestion de projet. Du coup, les livres sont écrits pour un type de personnalité en particulier.

Il existe des méthodes plus adaptées à votre personnalité. Si certaines méthodes ne fonctionnent pas pour vous ce n’est pas que vous êtes incompétent c’est que la méthode n’est pas adaptée à votre personnalité et vos besoins

Du coup (mon expression française préférée et oui, j’ai vécu quelques années en France), j’ai décidé de partir à la recherche de ces différences. Je ne savais pas où cela allait me mener, mais aujourd’hui je me sens outillée pour travailler avec tous les types de personnalité. Et surtout motivée à partager mes découvertes.

L’impact majeur de cette découverte est de mettre des mots sur ce qui vous arrive pour être capable de trouver des solutions. Je suis donc beaucoup plus ZEN et EFFICACE, donc heureuse. Ma gestion de projet est maintenant mieux adaptée au besoin du groupe, et j’ai plus d’outils pour écouter les autres autrement. 

 

Les deux axes fondamentaux de la gestion de projet

L’axe horizontal — le niveau de détail

Cet axe débute au niveau du concept et plus on avance sur l’axe et plus le niveau de détail augmente.

Par exemple, si vous n’avez pas beaucoup de connaissance dans un domaine votre niveau de détail sera plus bas qu’une personne qui est experte.

Un autre exemple, vous gérez des personnes qui gèrent elles-mêmes des équipes. Le niveau de détail que vous pourrez maîtriser sera moins élevé, mais vous allez connaître des éléments liés à d’autres parties du projet ce qui vous permettra de prendre des décisions à un autre niveau d’abstraction. Un peu comme le concept des poupées russes. 

Photo by Blake Weyland on Unsplash

Pour ceux qui veulent plus de détails, allez lire mon article sur la fréquence.

 

L’axe vertical — la vitesse

Ici, j’ai de la difficulté à trouver le mot juste. Je me lance avec la vitesse, mais la physicienne en moi aurait aimé utiliser autre chose. J’ai peur que ce ne soit trop théorique (N’hésitez pas à écrire dans les commentaires ce que vous en pensez). J’aurai aimé dire que c’est l’axe de l’énergie nécessaire pour changer d’état. Un état est par exemple de passer :

  1. D’une organisation à une autre,
  2. D’un type d’activité à un autre,
  3. D’une émotion à une autre,
  4. D’une situation à une autre,

Pour passer d’un état à l’autre, cela nous prend de l’énergie. Sans elle, il est impossible de le faire. Par exemple, vous écoutez des vidéos YouTube et votre conjoint vous demande de l’aider à faire les courses. Vous devrez utiliser de l’énergie pour changer de mode. Sans énergie et bien, cela va prendre plus de temps pour vous motiver à le faire.

Dans mon article sur la longueur d’onde, j’aborde le concept de la vitesse. Je vous invite à aller le lire. La longueur d’onde est en fait liée à la fréquence et la vitesse.

Étant donné que l’énergie, la fréquence et la vitesse sont liées, et tous des phénomènes physiques, j’ai décidé d’appeler l’axe vertical : l’axe de la vitesse.

Photo by chuttersnap on Unsplash

 

Description de l’échelle de l’axe vertical – La vitesse

Au départ de l’axe, l’énergie pour changer d’état est bas. On passe d’un état à l’autre rapidement. Plus on monte dans l’axe et plus cela nous prendra de l’énergie pour passer d’un état à l’autre. Donc la vitesse de changement diminue.

Ce qui affecte la vitesse notre niveau de :

  1. Organisation,
  2. Stress,
  3. Compétences,
  4. Passion,
  5. Complexité,

Par exemple, vous avez planifié votre journée de façon à pouvoir aller faire des courses, ensuite aller chercher les enfants, sans oublier de quelques minutes pour lancer une lessive… Vous avez fait une organisation optimale de votre journée. C’est une belle journée et votre conjoint vous propose d’aller au parc après le lunch. Si le parc n’est pas sur votre chemin, changer les plans va compliquer votre journée, ce qui fait qu’avant de prendre votre décision vous devrez prendre le temps de réfléchir pour pouvoir dire oui ou non. Donc une vitesse de changement sera plus lente. 

 

Les points de vue de la gestion de projet 

Voici un résumé visuel les différents points de vue dans la gestion de projet 

Comme vous pouvez le voir, il en découle 4 personnalités, ou 4 points de vue, que je détaillerai dans mes prochains articles. En vous basant sur ces points de vue, vous verrez qu’il est possible de s’adapter aux autres et de gérer son temps efficacement.

 

Attention au référentiel !

À noter que selon la situation, vous ne serez pas toujours au même endroit, dans le même cadran. Il est donc important d’être en mesure de détecter où l’on se situe en fonction de la situation afin de pouvoir s’adapter. De plus, on varie tous en fonction du temps, mais vous remarquerez rapidement qu’il y a des tendances.

D’ailleurs, je vous mets au défi d’identifier votre tendance et celle de votre entreprise. Et oui celle de votre entreprise, car cette théorie s’applique aussi à des groupes d’individus qui s’influencent. Vous allez remarquer que certaines entreprises sont plus dans un groupe que dans un autre.

Il est important de repérer où se trouve votre entreprise, car si vous avez une tendance différente et bien cela vous demandera beaucoup plus d’énergie d’adaptation. Sur le long terme, il faut faire attention à ne pas vous brûler, vous épuiser.

La suite 

Trouvez quel est votre style de management ?

Bonne lecture !

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