Comment être plus organisé ?

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La semaine dernière j’étais avec des amis entrepreneurs, et tout le monde était fasciné par mes méthodes d’organisations. Certains m’ont même dit être impressionnés et vouloir être plus comme moi. En leur posant quelques questions, j’ai compris que leur style de gestion du temps est bien différent du mien. Je leur ai parlé du fait que chacun avait une préférence temporelle et que selon notre personnalité, certaines méthodes d’organisation sont plus adaptées. Ils étaient tous étonnés de réaliser qu’effectivement, ils avaient eux aussi leurs méthodes, mais des méthodes peu reconnues et non partagées dans les livres de gestion du temps. Notre société à un biais culturel sur ce que veut dire être organisé et pourtant nous devrions tous apprendre les uns des autres.

Cet article a pour but de : 

  1. Démystifier ce biais culturel au sujet de l’organisation,
  2. Vous aider à mieux vous connaître et de comprendre qu’il est possible d’être différents et être efficace selon les circonstances,
  3. Vous aider à développer vos propres méthodes d’organisation plus adaptées à vos besoins.

Pourquoi est-il si important de se sentir organisé?

Tout d’abord, il faut comprendre pourquoi il est si précieux d’apprendre à s’organiser. Une des raisons principales est que le temps est la seule ressource qui ne discrimine pas et qui est en quantité limitée. Par contre, le temps est un concept très flou et son utilisation efficace, très personnelle et circonstancielle.

Par exemple, aujourd’hui vous avez surfé toute la journée sur le web ou écouté une série sur Netflix, était-ce une utilisation efficace de votre temps ? La réponse à cette question sera différente si ce genre d’activités domine votre vie, TOUS les jours, ou si exceptionnellement vous aviez juste besoin de vous vider la tête suite à une charge de travail extraordinaire que vous avez dû déployer ces derniers jours.

Par conséquent, notre efficacité dépend de la période sur laquelle nous nous évaluons. Devons-nous nous évaluer sur une journée, une semaine, un mois, un trimestre, une année, une vie ? Le concept de l’efficacité est très relatif. Je me répète, mais comme d’habitude, la clé c’est le temps! Nous ne pouvons pas négliger le passé dans l’évaluation du présent.

L’importance des circonstances dans l’évaluation de l’efficacité 

Cette année vous avez déménagé, ou vous avez commencé un nouvel emploi, votre mère est tombée malade, un proche vous a quitté, vous vous êtes blessé et votre cheville n’a pas encore retrouvé toute sa mobilité… Est-ce que vos attentes envers vous-même devraient changer ? Il est évident que la réponse est oui. Donc votre organisation et gestion du temps devrait aussi s’adapter en fonction des circonstances et des besoins. 

Photo by Jen Theodore on Unsplash

Comment développer ses méthodes d’organisation

1. Identifier sa nature en organisation 

Il existe 4 grands profils de gestion du temps.

Les deux axes qui nous aident à définir notre propre style d’organisation sont :

  • Le niveau de détail que vous gérez
  • La vitesse à laquelle vous pouvez changer vos plans.

En résumé, le planificateur et le stratégiste font des plans dans le temps, organisent le futur sur une plus longue période que le visionnaire et l’urgentiste.

Si vous êtes un planificateur par exemple, le niveau de détail géré dans votre organisation sera plus grand que tous les autres types. Par conséquent, la vitesse de changement de vos plans sera plus lente que si vous étiez un visionnaire ou un urgentiste avec un plan qui possède un minimum de détail. Et vos méthodes de gestion seront plus adaptées pour gérer beaucoup de détails dans le temps. 

2. Accepter que toutes les méthodes proposées ne soient pas adaptées pour vous

Les planificateurs adorent faire des plans détaillés, ils en deviennent même des experts de la planification du détail. Par conséquent, il est possible de penser que la référence en matière d’organisation est associée à leur façon de faire. Ils gèrent tellement de détails et ils ont tellement de plaisir à planifier qu’ils travaillent constamment à développer des méthodes de plus en plus sophistiquées pour le faire. Ils écrivent des livres qui partagent leurs méthodes avec passion. Il faut faire attention avant de conclure que ces méthodes sont toujours adaptées en toutes circonstances, à toutes nos préférences et situations avec les autres. 

Si vous êtes un visionnaire ou un urgentiste, ces méthodes vous semblent peut-être intéressantes à suivre, mais après les avoir essayées, sans succès, il peut arriver 2 choses :

  • Vous vous dites que la méthode n’est pas bonne ou
  • Vous aurez peut-être l’impression de ne pas être organisé étant donné que vous n’arrivez pas à suivre les méthodes suggérées.

Avez-vous pensé qu’il existe peut-être d’autres méthodes d’organisation plus adaptées à vos besoins ? Pour trouver celle qui vous convient, il vous faudra évaluer les circonstances, vos besoins et votre style. 

Notre biais culturel vient souvent du fait que les planificateurs aiment parler et proposer leurs méthodes d’organisation sans mettre en lumière quand il est préférable de les utiliser. 

3. Apprendre à s’ajuster en fonction des circonstances

Nous avons tous tendance à vouloir être à notre meilleur. Par contre, nous évaluons notre meilleur en fonction d’une période précise, un point précis dans le temps qu’il n’est pas possible de reproduire en tout temps.  Nous nous rappelons que nous étions super géniaux à un moment donné, mais en oubliant le contexte et les circonstances entourant ce moment et surtout en oubliant qu’il est impossible d’être génial en tout temps.

La mémoire est une faculté qui oublie, et nous oublions rapidement l’ensemble des éléments qui nous ont permis d’être aussi performants. De plus, lorsque l’on se compare aux autres nous n’observons qu’une partie de l’ensemble ce qui fait qu’il est parfois facile d’être trop exigeant envers nous-mêmes. 

Donc, prenez le temps d’analyser l’ensemble de votre vie sur une période plus longue afin de mieux évaluer ce qui s’est avéré efficace pour vous.

4. Identifier le niveau d’organisation approprié

Il n’est pas toujours nécessaire d’être organisé dans le détail. Il existe pour chaque situation un niveau d’organisation approprié. Donc si l’on suit cette logique jusqu’au bout il est possible que dans certains cas aucune organisation ne soit nécessaire, alors que dans d’autres il peut être nécessaire de s’organiser dans le moindre détail. 

Par exemple, si vous montez un spectacle, le niveau d’organisation et de structure sera beaucoup plus élevé que pour passer une journée à relaxer à la maison. Pour compléter ce point, je vous invite à lire mon article : choisir entre l’improvisation et l’organisation

Il existe pour chaque situation un niveau d’organisation approprié, alors toutes les méthodes ne sont pas bonnes. Il faut s’adapter. 

Photo by Priscilla Du Preez on Unsplash

5. Identifier l’état du groupe dont vous faites partie

Pour identifier le niveau d’organisation, il faut aussi tenir compte des personnes avec qui nous sommes en plus de la situation

La situation sera différente selon que vous êtes avec des amis de longue date que vous ne voyez pas souvent, ou encore pendant un weekend en amoureux avec votre conjoint. Vivre le moment présent et être en état de présence est très important dans ces instants comparativement à penser au futur et à son organisation.

Par contre, si vous décidez de planifier un voyage avec vos amis, ou d’acheter une maison avec votre conjoint et bien le niveau d’organisation augmentera, mais surtout vous passerez en mode de visualisation du futur ensemble. Vous voyagerez ensemble et votre moment présent sera de planifier ensemble le futur. D’ailleurs, profitez-en ce n’est pas avec tout le monde qu’il est possible de se projeter dans le futur et faire des plans. 

Notes : Pour planifier ce futur, il faudra que vous soyez sur la même longueur d’onde et dans le bon état d’esprit pour le faire. Vous avez sûrement remarqué que certaines personnes adorent planifier et organiser le futur tandis que d’autres détestent le faire. Cela est lié au fait que pour certain la fréquence (intérêt) est différente concernant la planification cela fait que votre longueur d’onde n’est pas compatible. Ne forcez pas les autres à planifier, trouvez le meilleur moment pour le faire.   

Photo by Cristofer Jeschke on Unsplash

6. Apprendre à visualiser le temps

Je vais, dans les prochains jours, écrire un article plus détaillé sur le sujet. Mais pour introduire le concept, je vais commencer par vous expliquer pourquoi il est intéressant d’apprendre à visualiser le temps.

D’abord le temps n’est pas une ligne, mais une flèche, la structure du passé est différente de celle du futur.

  • Le passé ne peut être changé,
  • Il est toujours possible d’influencer le futur.

Ensuite, il faut intégrer dans votre gestion du temps que la vie est une suite d’événements. En d’autres termes, il est important de comprendre qu’une action ne peut parfois êtes faite que si une autre a déjà été faite avant. Prendre le temps d’apprendre la séquence des événements à faire pour atteindre un objectif est clé pour développer vos méthodes.

Donc, prenez l’habitude de noter les étapes par lesquelles vous passez pour atteindre un objectif, c’est stratégique pour la suite et cela vous permettra d’apprendre à être plus organisé selon notre style.

Par exemple, vous êtes un artiste et vous vous connaissez, vous savez que si vous n’avez pas la bonne énergie ou l’inspiration il ne sera pas possible de créer. Il n’est donc pas nécessaire de créer un « to do » dans votre agenda intitulé : création de XYZ, cela ne fonctionnera pas. Par contre, si vous prenez le temps de comprendre les étapes qui vous permettent d’être plus créatif il vous sera alors possible de vous organiser pour augmenter vos chances d’être en mode création et de profiter du moment lorsqu’il arrivera. 

Par conséquent, prendre le temps de comprendre la suite des événements en fonction de l’action est bien plus important que de suivre une méthode précise non validée par vos besoins.

7. Réaliser que vous possédez déjà des méthodes d’organisation

Maintenant que vous avez pris le temps de visualiser les actions vous permettant d’atteindre un objectif et pris conscience de vos modèles (patterns), faites la liste de vos méthodes.

  • Qu’elles sont vos méthodes d’organisation au travail ? 
  • À la maison ? 
  • Entre amis?
  • Lorsque vous partez en vacances ? 
  • Avez-vous des cycles ? Par exemple, pendant un certain temps vous laissez place à l’improvisation et après un certain temps une envie d’organisation vous survient. Si oui, prenez le temps de réfléchir pourquoi  ces cycles existent peut-être cela vous donnera-t-il une piste pour comprendre votre préférence organisationnelle. 

Si vous n’avez aucune idée, écrivez-moi, je chercherai avec vous!

8. Développer vos méthodes d’organisation

Après avoir pris le temps de réaliser :

  • Qu’il n’existe pas qu’une méthode pour s’organiser
  • Que les circonstances, les personnes avec lesquelles vous travaillez, l’objectif du moment peuvent avoir une influence, 
  • Que vous avez déjà vos propres méthodes.

Prenez le temps d’identifier comment votre organisation pourrait être plus efficace pour vous en fonction des circonstances.

Par exemple, vous aimeriez avoir plus de moments productifs pour faire quelque chose en particulier comme prendre des photos en plein air. Identifiez dans quel état vous devez être et ce qui doit être fait avant pour y arriver. Votre méthode d’organisation sera donc simplement d’augmenter les chances d’être dans cet état. Par exemple, programmer moins d’activités avec engagement le weekend afin de vous permettre d’avoir plus de journées disponibles pour aller faire de la photo. 

  • Assurez-vous que votre caméra est chargée et votre disque possède de l’espace et que votre caméra est rapidement disponible,
  • ayez en tête des lieux ou des sujets qui vous inspirent,
  • laissez des périodes flexibles dans votre agenda. 
  • Profitez d’une journée où il fait beau, il sera plus facile de vous lancer rapidement et cela vous demandera moins d’énergie ce qui vous permettra d’augmenter vos chances d’aller faire une journée photo. 

Donc votre organisation n’est pas d’avoir mis a l’agenda : « faire de la photo », mais d’avoir créer le meilleur environnement possible pour le faire. 

9. Partager vos méthodes

Il est temps de changer le biais culturel sur les méthodes d’organisation. Il n’y a pas que la « to do list » et les agendas dans la vie.

Partagez vos méthodes d’organisation. Vous serez surpris de voir que vous allez aider d’autres personnes à se sentir mieux avec leurs méthodes d’organisation.

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