La vie active de tous les jours associée à tous les objectifs que l’on se fixe, qu’ils soient personnels, de groupe, de couple ou de famille font qu’il est facile d’avoir le sentiment de manquer de temps. On veut tout faire en même temps, on a de la difficulté à dire non, ou accepter que les choses soient faites plus tard. Chacun sait pourtant qu’il est important de garder du temps pour les choses qui nous tiennent à cœur, mais souvent on a de la difficulté à le faire. Tout cela fait qu’il y a des moments où l’on a trop de choses. Alors, que faire lorsque ces moments arrivent ? Comment protéger et gagner du temps ?
Voici quelques astuces :
1. Apprendre à dire non
Apprendre à dire non est un excellent talent à développer lorsque la vie nous surcharge. Il y a plusieurs façons de dire non qui peuvent nous aider à passer au travers des moments où la charge est trop intense.
- Prenez le temps de dire non à la bonne vitesse pour une meilleure réception du message par l’interlocuteur,
- Utilisez le concept du « oui, mais pas maintenant »,
- Dire non en le transformant en oui avec condition pour gagner du temps,
- Acceptez le fait qu’il soit possible que dire non puisse aider.
Pour plus de détails pour apprendre à dire non allez lire mon article : Savoir dire non ! une vraie compétence
Savoir dire non ! Une vraie compétence
2. Déléguer
Il y a une chose capitale à faire lorsque l’on est surchargé, c’est d’être à l’écoute et comprendre ce qui est important. Parfois, il est impossible de décliner une tâche ou d’échapper à une responsabilité, alors que faire pour sauver du temps ? Il faut apprendre à déléguer.
Le défi est de déléguer dans l’urgence, souvent ce n’est pas le bon moment pour le faire. Par contre, c’est peut-être le bon moment pour identifier ce qui pourrait être délégué dans le futur. Alors, au moment, où vous êtes surchargé, prenez le temps d’observer ce qui pourrait être délégué.
- Il ne faut pas seulement observer la tâche, mais aussi prendre le temps de comprendre le type de tâche que l’on peut déléguer, identifier les compétences et les connaissances requises pour faire ce type de tâche ou pour prendre ce genre de responsabilité.
- Ensuite, observez dans vos équipes et votre entourage qui adore faire ce type de travail.
- Demandez-leur si ce type de travail les intéresse et si oui, assurez-vous de le leur déléguer la prochaine fois que ce sera nécessaire.
- Prenez également le temps d’aider la personne à développer ses compétences et à maîtriser les connaissances nécessaires pour ce genre de tâche.
- Si la tâche n’est pas urgente, déléguez le plus rapidement possible pour offrir à la personne un temps d’apprentissage dans de bonnes conditions
- Par la suite, vous ne serez plus seul à pouvoir accomplir ce genre de travail et la charge pourra être répartie.
Note
Attention de ne pas déléguer des urgences importantes à des personnes qui ne sont pas prêtes ou intéressées, cela risque de :
- Vous ajouter une charge et un stress,
- Créer un froid entre vous et la personne.
En conclusion, attention de ne pas déléguer au mauvais moment !
La clé c’est le temps !
Pour plus de détails sur comment apprendre à déléguer, allez lire mon article : Comment bien déléguer, et surtout quand ?
Comment bien déléguer, et surtout quand?
3. Réserver du temps pour l’important
Lorsque l’on est débordé et que l’on n’a pas le temps de penser, il est facile de tomber dans le piège de ne faire que ce que l’on pense urgent. Le défi est de sortir de ce cycle infernal. Pour ce faire, il faut apprendre à différencier l’urgent de l’important, car l’urgence n’est pas nécessairement importante.
L’urgence n’est pas nécessairement importante!
Il n’est pas toujours facile de réserver du temps, cela prend de la discipline et aussi de reconnaître la valeur ajoutée de le faire, sur le long terme. Mais bloquer du temps pour ralentir et accomplir ce qui est important pour nous est un excellent moyen de gagner du temps. Car s’assurer de prendre du temps pour ce qui compte nous donne de l’énergie et l’énergie, nous permet par la suite d’être plus efficaces et donc de gagner du temps.
4. Profiter de vos périodes d’attentes
Cette astuce est très simple, mais on l’oublie souvent. Ayez toujours une petite liste en tête ou à portée de main qui vous donne les actions qu’il est possible d’accomplir pendant vos temps d’attentes.
Personnellement, j’adore méditer, relaxer, lire/écouter un livre pendant mes périodes d’attentes, mais vous pouvez aussi identifier des actions simples comme « 5 minutes pour faire avancer un dossier ».
Je vais même vous partager un secret, j’adore lorsque mes collègues arrivent en retard à nos rencontres, je ne suis jamais fâchée, car c’est le moment où je peux lire mes messages et répondre rapidement à certains courriels. Par contre, cela implique que je dois en tout temps transporter mon ordinateur avec moi, car c’est beaucoup plus efficace pour répondre à des courriels que sur un téléphone.
Note : Je ne vous recommande d’ailleurs pas de lire vos courriels sur votre téléphone, car bien trop souvent il n’est pas facile d’écrire la répondre par téléphone. De plus, si la réponse est longue à écrire, et que vous décidez de le faire plus tard il y a de fortes chances que vous oubliiez de répondre.
5. Faire une bonne évaluation du temps nécessaire
Parfois, mais ce n’est pas toujours le cas, la surcharge vient du fait que l’on a, initialement, mal évalué la charge de travail. Il faut donc apprendre à bien évaluer le temps nécessaire pour faire nos tâches. Le meilleur moyen est de faire des rétrospections en observant la charge et le temps associé.
Vous pouvez aussi apprendre à développer votre talent de voyageur dans le temps et créer de bons plans de travail
Zoom sur le plan en équipe
Pour avoir la meilleure distribution du temps possible, j’ai créé un guide qui m’aide à me poser les bonnes questions.
que vous pouvez télécharger ici.
Vous pourrez lire dans ce guide, par exemple, qu’il ne faut pas se concentrer uniquement sur les tâches à faire, mais qu’il faut aussi se garder de la place pour les surprises.
6. Gérer vos interruptions
Il est très difficile de se concentrer et d’être efficace lorsque nos téléphones et nos ordinateurs sont constamment en train de nous envoyer des notifications. Alors, enlevez vos notifications le plus possible, car ces interruptions coûtent cher en temps de concentration.
Et si vous avez besoin d’une longue période de concentration, n’hésitez pas à utiliser votre message d’absence si besoin, ce message indiquant quand vous allez répondre à vos courriels. Si vous recevez trop d’appels, n’hésitez pas à vous mettre en mode avion.
Si tous ces conseils vous stressent, je vous conseille de vous entraîner à vous déconnecter. Si c’est votre cas, je vous lance le défi d’essayer, enlevez toutes les notifications pour une semaine et voyez ce qu’il se passe.
N’oubliez jamais que chaque interruption implique un temps de concentration pour revenir à l’état initial. Alors pour gagner du temps, il faut le plus possible enlever les interruptions.
7. Communiquer efficacement par courriel
Soyez concentré lorsque vous lisez vos courriels afin d’être le plus efficace possible. Avant de commencer à lire vos courriels en détail, faites un survol rapide afin d’identifier les plus importants. Pour vous aider à les faire ressortir, vous pouvez même supprimer les messages non importants comme par exemple les réponses aux demandes de réunion.
Ensuite, priorisez les courriels qui nécessitent une réponse rapide ou pour lesquels vous aurez moins de 2 min d’action à mettre en place comme par exemple les courriels qui demandent votre approbation.
Parfois, il faut ignorer certains messages — désolée, mais quelquefois c’est la meilleure solution. Il faut suivre son intuition et avec le temps, apprendre à reconnaitre les messages qui n’ont pas besoin de notre attention et, rassurez-vous, l’interlocuteur va venir vous voir si vous avez laissé de côté le mauvais message. Il ne faut pas oublier que l’on travaille en équipe.
au-delà du email
Faites attention, si vous êtes un leader, de ne pas répondre le soir tard ou les weekends, car cela peut donner l’impression que c’est ce que vous attendez de votre équipe.
Si votre réponse est trop longue à écrire par courriel, appelez la personne ou gardez votre réponse pour votre prochaine rencontre. Informez la personne par courriel que vous allez en parler lors de votre prochaine rencontre.
8. Ne pas hésiter à ralentir, Envoyer le bon signal de vitesse !
Sérieusement, si vous êtes débordé c’est souvent que vous en avez trop pris ou que vous avez habitué votre entourage à une certaine vitesse. Aller rapidement une semaine ou deux voir 1 mois, c’est possible, mais 6 mois, vous êtes le seul responsable. Si l’on envoie le signal à nos collègues et patron que c’est la bonne vitesse pour nous, mais que l’on est épuisé alors nous n’aidons pas notre situation.
Un collègue très sage m’a dit un jour que si j’habitue mes collègues et mon patron à une certaine vitesse, celle-ci devient la norme il ne faut pas qu’elle soit trop rapide. Il est de notre responsabilité de ralentir pour envoyer un signal clair sur ce qui est acceptable pour nous. Le problème est qu’avec le temps les autres s’habituent à une vitesse déraisonnable et les attentes sur ce qu’il leur semble la normalité deviennent insoutenables.
Alors, ralentissez, trouvez votre bonne vitesse et envoyez le bon message.
De plus, ralentir aide à identifier ce qui est important aussi. À ce sujet, je vous invite à lire mon article : Comment gagner du temps ? La clé c’est ralentir.
Comment gagner du temps ? La clé c’est ralentir
9. Tester vos routines
On pense parfois qu’une tâche est indispensable et que l’on DOIT absolument la faire. On imagine que la tâche que l’on fait est importante puisqu’on l’a toujours faite. Par contre, il se peut que la situation ait changé avec le temps. Arrêtez-vous juste pour voir les réactions. S’il n’y a aucune réaction peut-être qu’il est temps de changer la routine. Si la tâche n’est importante que pour vous, la bonne nouvelle est que vous êtes le maître du timing. Il ne faut pas forcément arrêter, mais peut-être peut-on ajuster la fréquence de la tâche ce qui va vous permettre de gagner du temps.
Peut-être, allez vous découvrir que vous n’avez plus à faire la tâche et tout se mettra en place sans que vous ayez à intervenir.
Si vous avez envie d’apprendre à monter des routines efficaces, je vous invite à aller lire mon article : comment planifier sans planifier ?
Comment planifier sans planifier ?
10. Identifier vos sources énergivores en temps
Parfois, il s’agit de tâches ou de responsabilités, mais parfois ce sont les personnes qui nous prennent le plus de temps.
Par exemple, je sais que je suis énergivore au niveau du temps d’une de mes amies et collègues en ce moment et je dois faire attention. Lorsque je ne lui parle pas pendant quelques jours, j’ai l’impression de l’abandonner. Je suis accro à mes discussions avec elle et j’aime avoir son avis et l’écouter, mais je ne dois pas oublier qu’elle a d’autres priorités.
Alors, si vous avez une collègue comme moi qui vous coûte en temps n’hésitez pas à lui dire lorsque vous êtes débordée et que vous n’avez pas le temps de discuter.
Bonus. Apprendre à oublier.
C’est étrange comme conseil, mais je pense que parfois qu’il n’est pas grave, voir même bon d’oublier de faire une tâche. Si elle est importante, la tâche reviendra, sinon elle disparaitra et c’est très bien ainsi, cela vous permettra de gagner du temps.
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