Zoom sur le plan en équipe

Lorsque l’on commence à être un leader, autant à la petite école qu’en milieu de travail c’est que l’on commence à influencer et à mettre en place des actions qui impliquent plus que nous-mêmes. Plus on progresse dans la gestion de grandes équipes et plus notre capacité à coordonner devient importante. Nous ne nous en rendons pas toujours compte, mais notre capacité à orchestrer et déléguer se développe en cours de route tout en développant notre capacité à créer un plan pour notre équipe. 

Comment faire pour accélérer cet apprentissage ? Tout le monde sait qu’il est important de bien gérer son autorité et de savoir déléguer, mais peu enseignent des moyens concrets pour le faire. Dans cet article, je vous présente comment créer un plan avec le bon niveau de détails qui vous permettra de fournir à votre équipe :

• Un outil de coordination
• Un partage de l’autorité
• Une autonomie de gestion de leur temps.

Cet article fait partie de la suite d’articles liés aux points de vue temporels :

• Ponctuel, planifier sans planifier
• Unicité, notre corps est une machine à voyager dans le temps
• Processus, comment développer votre visualisation du futur en tant que leader ?

Cet article-ci montre un autre aspect de l’utilisation du point de vue du processus pour la gestion d’équipe.

Photo by Austin Distel on Unsplash

L’importance de planifier en équipe

En fait, un plan est un outil de synchronisation et de coordination pour l’équipe. Il permet d’être sur la même longueur d’onde et l’on se rappelle que pour cela il faut :

• Aller à la même vitesse et
• Être sur la même fréquence et le même niveau de détail

Le plan permet de gérer les deux aspects. En identifiant des jalons (Milestone), et en détaillant ce qui est à accomplir, on permet à l’équipe de s’organiser aussi bien en fonction du temps qu’en fonction du détail. Un bon plan harmonise les deux éléments.

Si vous étiez seul à faire le projet et bien votre vitesse n’aurait pas besoin d’être ajustée et le but à atteindre non plus, car vous pourriez le changer en cours de route sans affecter personne d’autre que vous. Il est toutefois possible de faire un plan même lorsque l’on travaille seul, mais ce n’est pas aussi nécessaire. Par contre, en équipe faire un plan c’est essentiel pour se synchroniser. 

En équipe, il faut prendre conscience que dès que l’on prend une décision qui affecte la vitesse et le niveau de détail on peut engendrer une désynchronisation. Si l’on procède néanmoins, il faudra prendre le temps de resynchroniser et donc de changer le plan. Une désynchronisation peut causer des problèmes importants comme la non-atteinte de l’objectif, mais aussi causer une mauvaise expérience de travail en équipe qui sur le long terme peut nuire à la confiance en votre leadership. 

Donc faire un plan est essentiel pour un bon travail en équipe.

L’importance de la bonne vitesse du plan

Vous avez sûrement remarqué que l’estimation de la durée d’une étape d’un projet est souvent bien relative. Pour certains cela prendra 2 semaines et pour d’autres 1 mois. Il y a plusieurs raisons à cela :

• La charge de travail extérieur au projet peut influencer la vélocité,
• Certaines personnes évaluent la durée de cette étape en fonction d’une situation parfaite, d’autres en fonction d’un plan plus réaliste, et d’autres encore en fonction d’un plan plus pessimiste,
• Certaines personnes n’ont aucune idée de la durée, mais veulent faire plaisir à leur supérieur ou leur client
• …

Donc, comment faire la part des choses. Simplement en parlant à l’équipe et en trouvant la vitesse qui stimulera positivement la prise de décisions.

Si c’est trop rapide, ce n’est pas crédible, et personne ne travaillera avec ce plan, si c’est trop lent, tout se fera à la dernière minute et votre projet prendra plus de temps, car les imprévus arriveront tous en même temps, vers la fin du processus, à la dernière minute. Il faut être entre les deux, stimuler la vitesse et la communication, mais être à la bonne vitesse pour que ce soit réalisable.

L’importance du bon niveau de détail

Utilisons des situations extrêmes pour mieux illustrer notre analyse.

Beaucoup de détails

Si vous faites un plan où tous les détails sont pensés, que ce passera-t-il si une surprise ou un imprévu arrive ? Un plan très détaillé ne permettra pas de prendre la moindre décision sans en parler avec le reste de l’équipe. Cela engendrera une communication très intense qui souvent n’est pas très efficace et qui déresponsabilise les membres d’une équipe. Il arrive parfois qu’il soit nécessaire d’aller dans un niveau de détail très élevé, comme par exemple, pour un spectacle de danse, de nage synchronisée ou encore pour une mission militaire spéciale. Dans ce cas, le travail intense et la répétition pour arriver à une synchronisation parfaite dans le détail deviennent extrêmement important. 

Peu de détails

À l’autre extrême, si vous ne planifiez rien, vous laissez la bonne volonté mener la danse. Pour certains d’entre vous, ça sera la panique, mais c’est néanmoins possible et il y existe aussi des situations où ce genre de non-organisation, avec un niveau de détail minimum, est préférable. Comme lorsque vous partez en vacances avec des amis, vous n’avez peut-être pas besoin d’autres détails que « où, quand et qui réserve l’hôtel ? », et le reste s’organisera en chemin selon l’inspiration du moment. Bien souvent, pour que la non-organisation avec un minimum de détails fonctionne bien, il faut un historique ensemble ou une expertise partagée.

C’est la même chose au travail. Nous avons tous notre propre expertise donc qu’il n’est pas toujours nécessaire de faire un plan détaillé, mais l’expertise n’est pas suffisant, il faut aussi un historique de travail commun si l’on veut être capable de minimiser le niveau de détails de notre plan. 

Donc le niveau de détails d’un plan dépend de :

• L’expertise du groupe
• L’expérience de travail en commun (en tant qu’équipe)

Par conséquent, une équipe qui mène un premier projet ensemble dans un nouveau domaine demandera plus de planification et de communication en cours de route qu’une équipe qui a déjà travaillé ensemble et qui a de l’expertise dans le domaine. 

Bonus

Il est important d’être réaliste dans l’analyse de votre historique et votre expertise. Le succès et le plaisir à travailler ensemble en dépendront. Rien de pire pour un expert de se faire dire comment faire, mais rien de pire pour un débutant de se sentir seul.

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Comment développer de meilleurs plans au fil des années ?

Rétrospective

Il faut simplement prendre le temps de développer les étapes du projet et de regarder quelle a été la durée de chaque étape. Si vous pouvez faire cette rétrospective en équipe, c’est mieux, car vous aurez les points de vue de chacun et vous aurez fait l’exercice tous ensemble. Cela vous permettra de tous augmenter votre savoir en gestion de projet. 

Par contre, dans certaines entreprises faire une rétrospective peut être perçu comme une perte de temps. Pourquoi perdre son temps à apprendre du passé quand on peut tout de suite commencer un autre projet et penser au futur ? Ne vous laissez pas influencer par ce biais culturel qui met plus l’emphase sur le futur que sur le passé et le présent. S’il n’est pas possible de faire la rétrospective en groupe faites tout de même votre rétrospective seule, c’est souvent rapide et invisible, mais vous allez, grâce à cela développer votre expertise en gestion de projet. 

Comment faire ressortir les tendances ?

Tous les projets et toutes les équipes sont différents. Sachez aussi qu’il sera impossible de faire ressortir des tendances si le niveau de détails est trop élevé. Mais, donc pour faire ressortir les tendances, il faut : 

• Ressortir le plan initial, et vérifier s’il manque des étapes, 
• Commencer votre rétrospective en regardant ce qui a été fait par l’équipe. Ne vous inquiétez pas des détails pour le moment, faites ressortir toutes les tâches qui ont été faites,
• Pour cette liste de tâches, inscrire le temps associé et le nombre de personnes pour chaque étape. Pas besoin d’être trop précis, car on recherche les tendances,  
• Regrouper les tâches par thèmes. Par exemple : organisation de yyy, préparation de yyy, mise en place de yyy, analyse de risque,… 
• Associer le temps et le nombre de personnes pour chaque thème, 
• Créer une flèche du temps pour le projet, inscrire le thème, le temps associé et le nombre de personnes. Ici c’est important de prendre connaissance de la charge temporelle, mais aussi de comprendre combien de personnes ont été nécessaires pour accomplir chaque étape.

Pour le prochain projet, faites la même chose, avec les années vous pourrez faire ressortir des tendances et ces tendances feront parties de votre expertise de leader et vous guidera dans votre prochain plan. 

À noter qu’avec les années, les projets que vous risquez de gérer seront plus imposants ce qui fait que cette habitude d’apprendre du passé, apprendre du point de vue du processus vous sera utile.  Pour chaque différent niveau d’envergure de projet, un apprentissage du processus associé est nécessaire, à un niveau de détail différent. En cours de route, l’apprentissage des processus sera toujours très utile, car plus les responsabilités grandissent et plus les projets que vous allez gérer incluront d’autres projets.  

Le leader et ses responsabilités face au plan

À noter que les plans ne sont jamais 100 % respectés et plus on avance dans la gestion de gros projets et plus on sait qu’il y a beaucoup d’incertitudes. Par conséquent, il est important en tant que gestionnaire de :

• Comprendre qu’un plan est un outil d’orchestration et non un absolu, il faut être ouvert à un peu d’improvisation,
• Gérer le risque des délais et être attentif aux informations que votre équipe vous partage pour adapter votre organisation. Vous connaissez votre équipe, il y a des personnes qui perçoivent mieux le futur que d’autres, écoutez-les, et n’oubliez pas vos blind spots

Conclusion

Pour faire un bon plan et bien définir les étapes du processus en équipe, il faut idéalement faire ce travail de planification en équipe, car vous ne pouvez pas savoir à quelle vitesse et à quel niveau de détail vous devrez développer votre plan, sans parler à votre équipe.

À la fin du projet, essayez tant que possible de faire une rétrospection en groupe, c’est très instructif pour la suite et cela vous permet d’atteindre le niveau d’expert en tant qu’équipe qui travaille ensemble. Plus on le fait et moins le plan des projets futurs devra être détaillé  !

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