Choisir entre l’improvisation et la planification?

Avez-vous déjà participé à des réunions où certaines personnes essaient de mettre en place des procédures, pendant que d’autres semblent en avoir peur ou vouloir les éviter? Comme s’il y avait une bonne et une mauvaise façon de faire.  La réunion devient un débat interminable comme s’il y avait un choix à faire entre l’improvisation et l’organisation.

Avez-vous remarqué que les personnes qui sont le moins enclines aux procédures sont bien souvent de très bons « fire fighter » et aiment improviser et prendre des décisions rapides? Et que ceux qui poussent pour mettre en place des procédures sont souvent ceux qui sont d’excellents organisateurs et planificateurs.

Pourquoi une telle polarisation entre la planification et l’improvisation

Je me suis longtemps demandé pourquoi certaines personnes sont irritées par les procédures alors que d’autres semblent ne pas pouvoir s’en passer. Avec les années, j’ai même développé une passion à ce sujet.

Cette passion vient peut-être du fait que je me suis spécialisée dans la création de nouvelles technologies et de nouveaux procédés. Un environnement dans lequel aucune procédure n’existe avant de commencer et où elles doivent être toutes créées au fur et à mesure. Cette fascination m’a poussée à lire de nombreux livres sur les comportements humains, mais aucun d’eux ne m’a vraiment permis de comprendre cette dualité.

Je n’avais trouvé aucune réponse à mes interrogations, jusqu’au jour où j’ai émis l’hypothèse que chacun avait ses préférences temporelles.  Celui qui planifie regarde les étapes dans le futur tandis que celui qui improvise vit principalement dans le moment présent.

La clé c’est le temps, cette rivalité provient de notre préférence de point de vue temporel

Au départ, j’avais des doutes sur mon hypothèse, par contre plus les années passaient et plus j’ai découvert que plusieurs recherches avaient été faites à ce sujet. Par exemple le livre « The time paradox » présente 3 paradoxes du temps dont l’un explique les préférences/personnalités temporelles. (Je vous ferai un résumé du livre prochainement).

Voici une vidéo Ted qui parle de la psychologie du temps.

Ce qui est merveilleux avec ce nouvel éclairage, c’est qu’il permet de voir les problématiques sous un nouvel angle. Bien trop souvent les préférences temporelles sont négligées et empêchent les équipes qui ont des points de vue temporels différents de bien collaborer. Voici un exemple qui va vous permettre de comprendre comment il est possible d’ajouter le temps dans nos analyses de situation.

Exemple de situation avec une différence de préférence temporelle

Vous partez en voyage avec une amie et elle semble vouloir tout organiser à l’avance, vous ne fonctionnez habituellement pas de cette façon. Vous êtes plutôt du genre à tout préparer à la dernière minute, vous aimez l’improvisation. Cela vous donne le stress nécessaire pour être efficace, et surtout vous n’avez aucune idée de ce dont vous aurez envie au moment de partir en voyage.

De son côté, votre amie vous explique qu’elle adore se préparer à l’avance. Cela lui permet d’être plus efficace et de trouver les meilleures aubaines. De plus, elle ressent beaucoup de plaisir à se projeter dans le futur et imaginer le voyage. Cette projection l’aide à déterminer ce dont elle aura envie, et surtout être certaine de ne rien manquer. Elle se dit que cela lui donnera, sur place, plus de temps pour apprécier l’endroit puisqu’elle aura besoin de moins de temps pour la logistique. De plus, acheter les billets d’avion et l’hôtel quelques mois à l’avance lui permet d’équilibrer son budget.

Pour vous, réserver à l’avance sans être sur place vous stresse. Que se passera-t-il si vos choix ne sont pas bons et si, sur place vous n’aimez pas et désirez changer, vous seriez coincé! Pour vous, planifier, entraîne une rigidité, et une limitation de vos options.

Vous n’avez pas les mêmes préférences temporelles. Une des deux personnes aime organiser et planifier et l’autre aime improviser. 

Photo by Jeremy Bishop on Unsplash

Attention au biais qui vous rend aveugle!

Lors d’un de mes voyages, ayant une tendance naturelle à ne rien planifier à l’avance, à l’exception des billets d’avion et des premières nuits d’hôtel.  Je suis passée à côté de l’Atomium de Bruxelles. C’est fou, mais si j’avais pris le temps de planifier mon voyage je n’aurais sûrement pas raté ce célèbre attrait touristique belge. J’ai eu la chance d’y retourner depuis et j’ai pu le visiter, mais lors de mon premier voyage, ce n’est que lorsqu’une amie m’a demandé à mon retour de Bruxelles ce que j’avais pensé de l’Atomium que j’ai réalisé que je ne savais même pas de quoi elle parlait…

Nous pensons bien souvent que notre méthode est parfaite, mais en fait elle a un biais. Elle a ses avantages et ses inconvénients. Ajuster la méthode de gestion est essentiel pour atteindre les besoins de tous. Nous avons tous notre biais, alors il est important de tous s’ajuster pour trouver l’équilibre.

Pourquoi autant de polarité entre l’improvisation et l’organisation

Pour ceux qui ne vivent que par l’improvisation, d’où vient cette peur de la planification. Elle provient peut-être du fait que ceux qui préfèrent planifier ont une tendance à être plus rigides que ceux qui aiment improviser. « They stick to the plan »

À l’inverse, les gens qui préfèrent improviser créent parfois des situations non idéales qui auraient pu être évitées si une bonne planification avait été faite. Comme lorsque j’ai eu besoin de revenir à Bruxelles pour voir l’Atomium.

Lorsque nous sommes seuls et que nous suivons l’une des deux méthodes, ce n’est pas bien grave. Nous pouvons improviser sur tout, ou au contraire organiser tout. La seule personne affectée c’est nous-mêmes. Par contre, dès que nous sommes en relation avec une autre personne et bien un ajustement peut être nécessaire.  Surtout si les préférences de gestion de chacun sont différentes. 

Si vous ne vous adaptez pas à l’autre, il y a de fortes chances que cela génère des frictions et de l’inconfort. Si vous tenez vraiment à votre méthode, et ne tentez pas de vous adapter, il se peut que votre préférence influence fortement votre cercle d’amis.

En entreprise lorsque la majorité du management a une préférence plutôt qu’une autre, vous constaterez que le style de l’entreprise en est affecté. Elle sera plutôt pro procédures ou plus en mode dernière minute « fire fighting » (pompier).

La solution, l’hybridation – la structure organique

Pourtant pourquoi ne faudrait-il garder qu’un point de vue, une préférence de gestion. Imaginez l’avantage de vivre dans un environnement hybride. Pourquoi ne pas combiner une bonne dose des deux ?

Planifier, mettre en place des procédures ET être flexible dans leur application afin d’être capable d’improviser. Il est impossible de tout planifier, mais planifier un minimum aide à être plus efficace en équipe.

Il est possible de tendre vers une structure organique. Un hybride !

Qu’est-ce qu’une méthode organique de gestion ?

Il y a plein d’exemples autour de nous de structures organiques. La nature en regorge. Un arbre en est une belle illustration, nous pouvons dire que c’est un arbre grâce au fait qu’il possède un tronc, des branches et des feuilles. Les arbres, bien qu’ils soient, selon cette définition, tous semblables, sont en fait bien différents. Ils se laissent influencer par leur environnement, ils improvisent. Leur ensoleillement et la présence d’autres arbres autour d’eux auront une influence sur leur forme finale par exemple.

Pour réussir à développer une structure organique, il faut d’abord valoriser les deux points de vue. Avoir des procédures simples en place, savoir quand les utiliser, mais aussi accepter que ce modèle ait ses limites et que l’improvisation puisse être nécessaire.

Pour y arriver à cet équilibre, il faut créer un minimum de procédures stratégiques et encourager l’équipe en place, à prendre des décisions qui sortent de la procédure lorsque nécessaire. Faire des plans à l’avance n’empêche pas de prendre des initiatives à la dernière minute et d’improviser. 

Les avantages à tendre vers une structure organique

Si vous avez lu mon guide sur la distribution du temps (Demandez-le grâce au formulaire à la fin de cet article si vous ne l’avez pas encore lu), vous savez qu’il y a un moyen d’équilibrer les deux. Il faut toujours laisser de la place aux surprises.

L’important est d’être ouvert à l’improvisation ET à la structure. L’utiliser quand cela a du sens. 

Il est approprié d’organiser  :

1. Lorsque vous n’êtes pas seuls à réaliser un projet. Lorsqu’il y a des dépendances avec les autres pour réussir le projet.
2. Dès que vous montez un nouveau département ou groupe. Il est bien de penser aux procédures ou aux structures cela accélérera la productivité et la définition des rôles et responsabilités.
3. Si votre équipe à de la difficulté à démarrer. Avoir une « checklist », un guide aide à se lancer. La page blanche est bien souvent un frein au développement.

Il est approprié d’improviser :

1. Quand vous avez peu de dépendance avec les autres et que vous avez beaucoup d’expérience.
2. Lorsque votre équipe possède une bonne maturité du domaine. Une équipe mature a besoin de moins de procédures pour avancer ensemble de façon cohérente.
3. Si vous recevez une nouvelle information extérieure au projet qui exige une action immédiate. Note : Si l’action n’a pas besoin d’être faite immédiatement, il peut être intéressant de prendre le temps d’en discuter en équipe. Créer des moments de réflexion en équipe pourrait justement aider à développer des méthodes standards efficaces pour mieux procéder dans le futur.
4. Lorsque vous avez accès aux détails dont vous avez besoin pour prendre la décision et l’autorité  pour la prendre.
5. Si devez prendre une décision qui n’a pas d’influence sur les autres, il n’est pas nécessaire d’en discuter ou de planifier en équipe, puisque vous êtes le seul à être affecté par la décision. 

Astuces pour les gens organisés 

Comment ajouter de l’improvisation dans votre vie ?

Observez si vous avez tendance à ressentir une irritation lors d’un changement de plan, ou si vous êtes fâché d’apprendre quelque chose par un « mauvais canal de communication ». Si oui, acceptez que tout ne puisse être planifié et parfois des informations/situations forcent à faire des modifications. Soyez heureux d’avoir eu l’information et de pouvoir vous ajuster. Malheureusement, si vous êtes souvent déçu ou fâché que votre équipe n’ait pas suivi le plan, vous risquez d’être perçu comme très rigide et vous allez nuire à la collaboration.

Si vous aimez organiser, il est important d’atteindre le bon niveau de détail qui parle à la majorité. Ne planifiez pas tout et soyez sensible aux besoins communs. Dans certaines organisations tout est détaillé dans d’autres pas, donc adaptez-vous! Soyez conscient des préférences de chacun. Si vous avez besoin de plus de détails pour vous-même, créez-les pour vous-même sans exiger des autres qu’ils vous suivent ou comprennent votre plan détaillé.

Astuces pour les gens qui improvisent 

Comment ajouter de l’organisation dans votre vie ?

Regardez si vous avez tendance à être stressé quand une personne propose une procédure, une politique ou des méthodes de travail. Regardez si vous ne générez pas d’urgences ou si vous créez parfois de l’irritation autour de vous.  Cela provient peut-être du fait que vous avez pris une décision, sans concertation, à la dernière minute. Malheureusement, si vous négligez souvent de vous concerter avec les autres pour prendre les décisions communes, vous allez réduire la collaboration. Peu de personnes aimeront travailler avec vous si vous ne les incluez pas dans votre processus de décision. L’improvisation a ses avantages, mais aussi ces limitations. 

Si vous préférez le style improvisation, il est important de comprendre que ce n’est pas parce qu’il y a un plan que vous ne pourrez pas improviser. N’ayez pas peur du plan, ce n’est jamais un absolu. Aucun plan ne pense à tout.

Par contre, vous devez être conscient lorsque vous improvisez et sortez du plan. Réaliser que vous allez potentiellement affecter la dynamique du projet ou de l’équipe avec votre initiative improvisée. Vous devez communiquer et expliquer votre décision. Vos actions auront une influence sur les autres, il faut communiquer. À noter qu’il ne faut pas communiquer uniquement le changement, il faut aussi expliquer la raison de votre improvisation, de votre initiative.

Comment commencer ?

1. Je vous invite à vous demander quel style vous préférez naturellement et dans quelle situation. Au travail, à la maison, en vacances vous pouvez avoir des préférences différentes.
2. Observez-vous !
3. Pensez-vous pouvoir tendre vers une structure plus organique ?

Comme vous pouvez le voir, être polarisé n’est jamais l’idéal. Soyez une structure organique, combinez l’improvisation et la planification ! Acceptez de planifier donc de regarder le futur, mais acceptez aussi de vivre au moment présent, tout à la fois. Oscillez entre les deux et surtout acceptez que nous n’ayons pas tous les mêmes préférences et c’est très bien ainsi.

Voici le lien du livre en référence dans cet article. Si vous utilisez ce lien pour acheter ce livre vous m’aiderez à continuer ce blog. Merci, Isabelle

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