Si vous vous trouvez à lire cet article, c’est que vous êtes curieux de découvrir les moyens d’en faire plus avec moins et donc d’être plus productif. Si par exemple, le budget de votre équipe vient d’être diminué, ou si vous apprenez que vous n’aurez pas les nouveaux employés dont vous aviez besoin pour atteindre vos objectifs vous aurez alors besoin d’utiliser des solutions plus créatives pour être plus efficace.
Votre première réaction sera sûrement de chercher à mettre en place plus de procédures et de structure dans vos équipes pour rendre les processus plus clairs. Mais est-ce vraiment la meilleure façon de faire ?
Choisissez plutôt de réduire les interfaces et stimuler la coopération. Stimuler la coopération, en plus de contribuer à la productivité, permettra par exemple d’améliorer:
- L’ambiance au travail en créant un meilleur relationnel avec ses collègues,
- La créativité et l’innovation,
- Les performances,
- La compréhension de la stratégie et des processus
Collaboration = productivité
Il existe deux TED Talk d’Yves Morieux qui traitent ce sujet et que j’adore. Ces TED Talk expliquent bien pourquoi la collaboration est la solution à la productivité. Si vous n’êtes pas convaincu, allez regarder ces 2 TED Talk.
J’imagine que ces TED Talk vous ont convaincu alors voici quelques astuces qui stimuleront la collaboration et augmenteront votre productivité:
1. Choisir la bonne vitesse
Si vous êtes en retard pour un meeting et que vous voyez une vieille dame qui a besoin d’aide pour traverser la rue, êtes-vous plus disposé à l’aider que si vous n’êtes pas en retard? Avoir le sentiment de toujours être à la course réduit les chances d’entraide et de collaboration. Et à l’inverse, avoir trop de temps, réduit les chances d’être efficace. Il faut donc le bon équilibre.
Aller à la bonne vitesse c’est d’aller à une vitesse où il est possible d’arrêter pour faire la bonne chose, une vitesse où on a le temps d’observer.
Obtenir la bonne vitesse pour stimuler la collaboration
Comment créer cette vitesse idéale en tant que leader? La première étape est de distribuer une bonne charge de travail en s’assurant que les tâches et responsabilités soient bien reparties. Faire certaines choses à temps est important alors que d’autres étapes sont plus flexibles.
Chaque membre de l’équipe doit avoir des objectifs en rapport avec:
- Les projets stratégiques, où le temps est critique (60-80%)
- Les tâches d’entretien, ce que j’appelle les tâches permanentes sont des tâches qui doivent être faites régulièrement, mais où le timing est plus flexible (5-20%). Ces tâches d’entretien sont souvent moins intéressantes à faire, mais elles sont impératives et on a souvent envie de les faire rapidement pour s’en débarrasser.
- Des projets d’amélioration continue sur le plus long terme (5-20%). Des projets où l’objectif est de contribuer à l’amélioration de la qualité de vie de chacun, ces projets doivent nous passionner. Ce sont ces projets qui nous motivent. Le genre de projets qui font que dès que l’on a du temps nous cherchons à travailler dessus.
Tout le monde contribue au bien-être des autres en accomplissant des tâches d’entretien et tout le monde contribue à l’amélioration des méthodes, ou des systèmes en participant aux projets d’amélioration. Et comme les points 2 et 3 sont plus flexibles dans le temps cela permet de:
- Pouvoir collaborer lorsqu’un collègue a de la difficulté,
- De pouvoir s’ajuster si les projets sont remplis de « surprises »,
- D’avoir du temps pour réfléchir afin de mettre en place de nouvelles idées pour faire mieux les choses et être innovant.
L’important est de ne jamais être en position d’attente, car il y a toujours quelque chose à faire pour contribuer au bien de ses projets.
Bonus :
Si vous voulez plus de détails sur comment mieux gérer son temps, j’ai créé un guide de distribution du temps qui fonctionne autant pour soi que pour son équipe. Guide de distribution du temps
2. Limiter les règles car la complexité – ralentit
Même s’il y a une bonne répartition de la charge de travail, si nos processus et nos règles sont trop complexes cela affectera la productivité.
Par le passé, j’ai eu la chance de travailler sur un même projet avec la même équipe, mais dans 3 entreprises différentes. Une start up d’une trentaine d’employés, qui a été rachetée par une multinationale de plus de 8000 employés, qui par la suite a été revendue à une PME de 200 employés.
Il serait facile d’imaginer que la multinationale était moins efficace que la PME ou que la start-up, mais non, la start-up et la multinationale étaient aussi efficaces. Par contre, la PME amenait beaucoup de complexité et de lourdeur, elle avait décidé de mettre en place la complexité des grandes entreprises se disant que c’était les meilleures pratiques.
Par exemple, le processus d’achat était aussi rapide et efficace lors de la période start-up que lors de la période multinationale, car beaucoup d’autonomie était donnée aux ingénieurs. Alors que pendant la période PME beaucoup d’étapes et de niveaux de responsabilités avaient été ajoutés. Les responsables n’avaient aucune idée des besoins et ralentissaient incroyablement la prise de décision et l’avancement des projets. L’achat d’un élément qui prenait initialement 30min dans l’ensemble du processus d’achat prenait désormais 6 semaines. Tout cela à cause d’un processus permettant de déterminer le responsable en cas d’erreur.
3. Récompenser ceux qui coopèrent
Comme nous le disions plus haut dans cet article, aller à la bonne vitesse aide à stimuler la collaboration, mais prendre le temps de la récompenser accélère l’adhésion au concept de collaboration. Il faut penser à l’encourager et la récompenser. Penser à dire merci lorsqu’une personne a pris le temps d’aider un collègue.
« Blame is not for failure, is it for failing to help or ask for help. »
« Le blâme n’est pas pour l’échec, mais pour avoir omis d’aider ou de demander de l’aide. »
Citation de l’ancien CEO du groupe LEGO® – Jørgen Vig Knudstorp
Et en tant que leader on a un rôle à jouer pour encourager les bonnes pratiques de collaboration.
4. Comprendre ce que votre équipe fait
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles il est important de comprendre ce que fait votre équipe. Premièrement cela vous permet d’apprécier leur travail et de leur donner une bonne rétroaction. Une rétroaction déconnectée ne ferait que rendre vos équipes moins productives.
Une équipe qui sent que son patron comprend ce qu’elle fait va être d’avantage motivée à s’améliorer et à faire toujours mieux.
Deuxièmement, comprendre ce que fait son équipe aide à identifier les projets d’amélioration continue. Et mettre en place les bons projets d’amélioration continue aide l’équipe à aller à la bonne vitesse, mais aussi à aller plus vite avec la même charge de travail.
Vous pourrez aussi identifier les procédures inutiles pour simplifier les règles et donner plus de responsabilités.
Ne vous limitez pas seulement à comprendre ce que fait votre équipe, mais prenez aussi le temps d’apprendre ce que les autres équipes de votre entreprisee font, grâce à cela vous serez prêts pour l’astuce suivante !
5. Stimuler la création de liens
Toute organisation possède une structure, c’est nécessaire. Il est nécessaire de diviser le travail, de travailler en équipe. Par contre, ces divisions peuvent faire que l’on perd en efficacité. Par conséquent, il est important de stimuler des liens entre les équipes.
En tant que leader de votre entreprise il est important de donner des objectifs communs à vos divisions. Créer des objectifs qui stimulent la collaboration, des objectifs qui vont au-delà des projets individuels. En lançant des projets multifonctionels, cela premet de comprendre les bonnes pratiques de chaque groupe.
6. Communiquer l’information
J’ai le sentiment que l’on néglige souvent l’importance de ce concept, bien qu’il soit très souvent mentionné. Il est très important dans l’entreprise de communiquer, de ne pas retenir l’information. Certains disent même que l’information c’est le pouvoir. C’est tellement vrai et dans un mode collaboratif on doit vouloir partager pour aller plus rapidement en équipe.
Rappelez-vous de ne pas retenir l’information, souvent vous avez l’impression que ce sont les autres qui le font, mais est-ce vraiment le cas ?
Pendant la semaine, pensez aux informations que vous apprenez concernant l’évolution de votre entreprise pendant vos réunions. Notez la division des tâches et des responsabilités qui ont changé, ou encore l’arrivée de nouveaux clients ou collaborateurs par exemple… Toutes ces informations peuvent sembler triviales, mais avec le temps si elles ne sont pas partagées avec l’équipe cela créera des blinds spot et augmentera le risque de faire des sauts quantiques. Vous avez sûrement, grâce à cette information, fait évoluer vos idées, donc assurez-vous de les partager pour permettre aux autres d’évoluer. Et peut-être augmenter les chances de trouver des opportunités d’améliorations.
En tant que leader, vous devez partager toute l’information possible. Cette information a une incidence sur votre compréhension du monde et votre équipe doit pouvoir évoluer avec vous. Vous réaliserez que votre équipe peut vous aider à créer une réalité beaucoup plus complète. En partageant les points de vue en équipe, vous serez plus prêt de la vérité. Et plus on est prêt de la réalité et de la vérité et bien plus on est productif car l’on prend de meilleures décisions.
Pour approfondir allez lire ces articles
- Comment mieux communiquer avec son équipe ?
- Avez-vous un bon système d’intelligence dans votre équipe ?
7. Donner plus de pouvoir à la prise de décision
Pour bien distribuer le travail et être efficace il est évident qu’il faut apprendre à bien déléguer. Je vous invite d’ailleurs à lire mon article qui s’intitule Comment déléguer, et surtout quand ?
Le plus important dans la délégation est de le faire au bon moment et au bon niveau de détails. Dès que l’on a compris que les structures organisationnelles ne sont que des niveaux de gestion des détails, on comprend mieux ce que doit être une décision prise par nous, mais pour les autres. Ces décisions auront une incidence directe sur la productivité.
Donc pas besoin d’ajouter des couches de structure si nos équipes sont capables de gérer le niveau de détails, gardons les structures les plus légères possible cela permet prise de décision plus facile. Au final, donnez plus de pouvoir, allégez la structure, minimisez les interfaces, cela vous amènera plus de simplicité et plus de productivité.
8. La clé c’est le temps – pour une meilleur productivité
Je vous le répète souvent, mais c’est vrai. Dans toutes ces situations, la clé c’est le temps! Si vous voulez plus de productivité et plus de collaboration assurez-vous que les objectifs d’aujourd’hui soient associés aux objectifs de demain.
Par exemple, imaginons que vous avez la responsabilité de développer une nouvelle technologie, si vous n’êtes pas responsable de son implémentation dans le futur, vous ne penserez probablement pas à simplifier la mise en production. Donc, assurez-vous, en tant que leader, que les objectifs ne soient pas trop court terme, car cela peut créer des situations où le succès d’une équipe peut dépendre d’une autre, mais si vous n’avez pas d’autre choix alors, évaluez votre équipe non pas à la création de la technologie, mais lors du succès de l’intégration, cela fait qu’un projet n’est pas terminé tant qu’il n’a pas été 100% transféré avec succès à une autre équipe. Le succès est mesuré après le passage complet du flambeau.
Alors attention de ne pas mesurer la mauvaise chose, ayez les bons KPI (key performance indicator).
En conclusion
Vous pouvez constater que pour augmenter sa productivité, il ne faut pas nécessairement mettre en place plus de procédures. Le plus souvent, une meilleure collaboration est l’élément clé de la réussite et en tant que leader, vous êtes un élément stratégique pour la stimuler.
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