Avez-vous un bon système d’intelligence dans votre équipe?

Ce n’est pas forcément le meilleur plan qui gagne, mais c’est plutôt d’avoir une équipe intelligente et informée qui mène à la victoire. Est-ce que votre équipe possède un système d’intelligence commun ? Ce système permet aux individus de travailler ensemble intelligemment et donc plus efficacement. Si, vous constatez que pour prendre une décision au sein de votre entreprise, il faut que tout le monde assiste aux meetings, ce n’est pas normal. Et si vous avez l’impression que votre équipe doit vous copier sur tout pour que vous soyez informé et en contrôle. Voyez ceci comme une belle opportunité d’amélioration de votre système d’intelligence.

La plupart des entreprises parlent de plans et de l’importance de définir des objectifs clairs, mais cela n’est pas suffisant.  Que se passera-t-il si le plan ne fonctionne pas ? Doit-on continuer avec ce même plan ? Évidemment non, mais pour que votre équipe soit capable de modifier le plan en cours de route vous avez besoin d’un système d’intelligence commun. (Si vous êtes un fan de science fiction vous pouvez voir cela comme de transformez votre équipe en un réseau de cyborgs !)

Le meilleur plan et les meilleurs objectifs sont ceux qui peuvent évoluer en fonction des nouveaux apprentissages et informations qui peuvent apparaître en cours de route, mais comment changer pour le mieux si vous n’avez pas toute l’information sur ce qu’il se passe. Pour remédier à cette situation, il vous faut créer votre système d’intelligence et c’est ce dernier qui facilitera vos prises de décision et les changements de plan lorsque nécessaire.

Mais comment faire ? Comme vous le savez déjà et comme vous allez pouvoir le constater une fois de plus, la clé c’est le temps ! L’important, ici, sera de faire en sorte que votre équipe puisse évoluer dans le temps.

Qu’est-ce qu’un système d’intelligence ?

Un système d’intelligence est un ensemble de mesures permettant à chacun des individus de votre groupe d’avoir accès à l’information nécessaire à la prise de meilleure décision.

Un système d’intelligence est composé de plusieurs éléments. Ces éléments peuvent varier et dépendent de votre équipe, mais voici les notions de base qui vont vous permettre de développer votre propre système par la suite. Dans un bon système, vous devez trouver les outils qui vous permettent de gérer l’information :

1. Passée grâce à un outil qui rassemble le savoir (system of record, knowledge management)
2. Présente grâce à un outil de communication qui permet en temps réel de prendre des décisions
3. Future grâce à un outil qui vous permet de visualiser le futur

Un bon leader doit pouvoir voyager dans le temps, il doit donc utiliser des outils qui l’aident à le faire, car votre équipe est constituée de leaders avec des responsabilités. C’est notamment grâce à votre capacité à légèrement anticiper le futur que vous pouvez prendre des décisions. Et au final tous les membres de votre équipe sont aussi des leaders, qu’ils soient plutôt des leaders de projet ou des leaders de processus, tout le monde doit prendre des décisions en temps réel, en fonction des informations disponibles. Si l’information n’est pas disponible et bien la décision est biaisée.

Exemple de désinformation ou d’un manque de partage de l’information

Lors d’un projet, vous venez de prendre une décision, et votre gestionnaire se plaint qu’un autre leader n’est pas satisfait de votre décision. Vous vous faites réprimander alors que votre gestionnaire ne vous a même pas demandé votre version de l’histoire. Il assume que la version de l’autre leader est complète et que vous avez fait une erreur.

Dans cette situation, le risque serait d’assumer que l’information que votre gestionnaire possède est complète et d’accepter l’analyse de l’erreur. Il vaut mieux discuter et partager l’information, car il est toujours possible que votre gestionnaire soit finalement d’accord avec votre décision.

Pour éviter d’être le gestionnaire qui accuse, celui qui dénonce ou celui qui est accusé, commencez toujours par aller chercher un maximum d’information. Pour y arriver, il suffit de poser des questions aux personnes concernées et d’utiliser votre système d’intelligence ! Avec les années je me suis rendue compte, que 95 %+ du temps tout est une question d’information et de point de vue. Il est bien rare qu’une personne à pris délibérément une mauvaise décision.

Comment développer votre système d’intelligence ?

D’abord, sachez qu’il n’y a pas de solution parfaite, et, quel que soit le système, il ne fera qu’améliorer la prise de connaissance et de conscience. Donc, n’attendez pas d’avoir la solution idéale pour commencer. Lancez-vous, tout simplement.

Je trouve même qu’il est conseillé de ne pas avoir un système parfait dès le début, car cela pourrait donner l’impression que le système est éternellement parfait et n’encouragera pas l’équipe à contribuer à améliorer le système continuellement.

De plus vous risquez de rencontrer une grande résistance si vous tentez d’implémenter un système que l’on pourrait penser trop rigide. Il est donc vraiment important de communiquer dès le début sur le fait que ce système peut s’adapter, évoluer.

Lancez-vous dans ce projet de système d’intelligence, faites des tests et tenez compte de la rétroaction de votre équipe pour vous ajuster.

Au final, le système d’intelligence de votre équipe doit être vivant et s’adapter aux besoins de l’équipe. Il doit pouvoir évoluer en fonction du temps. Et un dernier point important est que pour permettre à ce système de vivre, d’être intelligent, il faut l’entretenir, et si personne n’est responsable de s’en occuper, l’information ne sera pas tenue à jour et votre système perdra en intelligence et mourra.

Si vous voulez que votre équipe soit plus efficace et performante, vous devez vous assurer de maintenir votre système d’intelligence en vie et encourager tous les membres de votre équipe à y participer.

1. Développer l’outil de gestion du savoir — Gardien de l’information passée

L’outil de gestion du savoir est souvent appelé en anglais : Knownledment management system.

C’est bien souvent une base de données où il est facile d’aller chercher l’information.

Il existe plusieurs outils de gestion du savoir sur le marché, et parfois un simple fichier Excel peut être suffisant pour commencer. Un outil que j’affectionne et utilise particulièrement est Airtable. C’est un logiciel simple à utiliser et qui constitue une base de données relationnelle, qui permet de regarder l’information sous plusieurs angles et de générer des graphiques de représentation de l’information. Ce logiciel permet aussi de créer des formulaires simples pour remplir la base de données ce qui facilite l’implication de l’équipe.

Dans tous les cas, que vous utilisiez Excel, Airtable ou un autre logiciel, il est important de :

• Identifier le niveau d’information à documenter (trop d’information tue le système et pas assez d’information aussi),
• Ne pas hésiter à partager l’accès à l’information,
• Garder un certain niveau de flexibilité sur le format de la documentation,
• Encourager l’utilisation du système en montrant que vous contribuez à constituer la base de données et que vous utilisez l’information que vous y trouvez,
• Nettoyer la base de données régulièrement,
• s’assurer qu’elle soit le plus à jour possible.

N’hésitez pas à utiliser ces données et à sortir des rapports tous les 6 mois pour présenter l’évolution de l’information qui a été fournie. Honnêtement, moi je suis « fan » de ces systèmes, mais je suis ingénieure donc vous comprenez bien que j’adore ces sources d’informations organisées. Vous verrez qu’il est assez simple de trouver le nombre de rapports, de procédures, d’analyses, de brevets, d’articles, d’études marketing que vous avez pu produire pendant l’année. Quelle motivation à la fin de l’année de voir tout ce que vous avez été capable de faire en équipe.

Les avantages de cet outil

• Si l’un des membres de l’équipe quitte l’entreprise, vous pouvez conserver son savoir, du moins en partie, car il est clair que rien ne peut remplacer les individus,
• lorsque vous développez des technologies, vous pouvez accélérer le processus grâce aux données des projets précédents,
• Si votre pays offre des réductions de taxe comme au Canada, en France et en Angleterre, pour le développement technologique ou la recherche, l’information que vous aurez entrée tout au cours de l’année sera importante pour monter votre réclamation.
• Comme je vous le disais plus haut, pouvoir faire un retour facile sur ce qui a été fait dans l’année permet de mettre en valeur le travail de l’équipe.

Type d’information

Si vous n’êtes pas certain du type d’information qu’il faut amasser, en voici quelques-unes que j’aime bien collecter à propos du passé :

• Le type de projet,
• Ce à quoi va servir l’information — Ex : un budget, une étude marketing, un brevet, une publication, un prototype, un rapport, une analyse,
• Le temps nécessaire à l’accomplissement du projet,
• Qui a contribué,
• La description simple du projet,
• Le titre du projet,
• Si vous développez des produits, le procédé de fabrication utilisé lors du projet
• …

Évidemment, la liste d’informations collectées devra être liée et adaptée à votre département.

Petit conseil, commencez toujours par une liste simple, car il est toujours plus facile d’ajouter des éléments dans une base de données que d’en enlever. En commençant petit vous éviterez de faire peur aux membres de votre équipe avez une charge de travail qui pourrait leur sembler insurmontable et une fois que tout le monde aura embarqué dans l’outil vous pourrez décider d’ajouter de nouvelles informations selon les besoins.

Rappelez-vous que tout le monde n’aime pas documenter alors il est important de montrer l’exemple et d’encourager l’utilisation de cet outil, car sans lui vous ne pourrez pas créer un système d’intelligence viable.

L’impact sur les KPIs

Vous connaissez l’importance des KPI (Key performance Indicator), vous savez également que si l’on utilise les KPI pour évaluer la performance d’un individu ou d’un groupe, il y a des risques d’effets secondaires néfastes. Voici un article qui explique pourquoi il est important de bien utiliser les KPI.

Don’t Use KPIs in Employee Performance Appraisal

Grâce à la mise en place de cet outil de gestion du savoir, vous pouvez observer les tendances sans avoir de cible précise, conserver l’effet positif du KPI sans avoir ces effets négatifs. Le but étant de continuellement s’améliorer. Si la tendance est positive, cela signifie que votre équipe s’améliore constamment, si au contraire, la tendance est négative, vous pourrez alors plus facilement mettre en place des solutions afin d’aider votre équipe à être plus performante. En conclusion, mesurer les tendances aide à être plus intelligent dans vos actions pour générer le résultat désiré.

Photo by Veri Ivanova on Unsplash

2. Développer le bon système de communication — Gardien de l’information présente

Pour savoir quel système de communication développer, demandez-vous si vous avez besoin d’être parfaitement synchrone ?

Le niveau de synchronicité nécessaire à votre équipe va permettre de déterminer l’outil idéal pour la gestion de l’information présente. Déterminez donc si l’information doit être partagée en temps réel, dans la journée ou dans la semaine. Si vous considérez qu’un partage mensuel suffit alors l’information tombe dans la catégorie du passé, donc dans l’outil de gestion du savoir.

Par conséquent, pour pouvoir prendre des décisions efficaces, vous devez déterminer trois points :

• Le type d’information à communiquer
• La période à laquelle cette information doit être partagée
• Les moyens de communication adaptés pour l’information

Une fois ces deux points éclaircis, vous pourrez déterminer le meilleur moyen pour faire la communication.

Le type d’information à communiquer

Seules votre équipe et vous pouvez déterminer les informations que vous devez communiquer, mais voici quelques exemples possibles :

• Les responsabilités et les tâches,
• Les changements,
• Les processus,
• Les objectifs,
• Les plans,
• Les hypothèses de départ,
• Les idées de solution
• …

La période de communication de l’information

Étrangement, il sera important de définir ce que veut dire le présent pour votre équipe.

Il m’est arrivé de travailler dans une équipe où tous les employés ne se présentaient pas le matin pour travailler. Cette situation était tolérée par l’entreprise, car c’était du personnel intérimaire. Par conséquent, les plans de la journée devaient être ajustés quotidiennement en fonction de la situation du jour. Dans ce cas de figure, il était important de savoir chaque jour qui était présent et d’avoir un moyen de communiquer cette information à l’équipe et surtout au gestionnaire.

Si vous faites partie d’une équipe où les tâches et responsabilités ont des Milestone au mois, la communication et les ajustements seront plutôt nécessaires aux semaines. Donc votre système d’ajustement et de communication peut se faire de façon hebdomadaire.

Ajustez la fréquence de vos communications en fonction de vos besoins.

Les moyens de communication

Une fois le type d’information et la fréquence du partage déterminés, il vous faudra choisir l’outil que vous voulez privilégier. En voici quelques exemples :

• le courriel,
• Le chat,
• la base de données,
• Le tableau — physique ou écran,
• Les rencontres d’équipe,

Mais sachez que chaque type d’information à son moyen de prédilection. Si votre objectif est d’informer, l’envoi d’un message suffit qu’il se fasse par courriel, base de données ou sur un tableau. Si par contre, vous avez besoin d’un avis, ou si vous avez besoin réfléchir avec d’autres membres de votre équipe alors là il sera préférable d’utiliser le chat ou d’organiser une rencontre.

Envie de développer votre capacité à mieux communiquer ? Je vous encourage à lire mon article.

Comment mieux communiquer avec son équipe?

3. Développer un système de visualisation du futur

Pour la visualisation du futur, la meilleure solution revient à regarder le passé. C’est ce que l’on appelle plus communément faire du « forecasting ». La prévision de l’avenir se fait grâce à la collecte et l’analyse les données passées et actuelles.

En utilisant l’information de votre système de gestion du savoir et en considérant la situation actuelle, vous pourrez visualiser les futurs potentiels.

Un des avantages à procéder de cette façon est que lorsque vous souhaitez évaluer les futurs potentiels vous n’avez pas d’autres choix que de vous poser des questions. Ces questions peuvent mener à l’amélioration de votre système de gestion du savoir et de communication. Car si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans votre système de gestion du savoir c’est qu’il y a un manque, il faut le combler et ensuite partager l’information.

Analyse et représentation du futur

Pour vous projeter dans le futur, prenez vos informations et analysez-les. Utilisez tous les moyens de représentation de vos données du passé et du présent disponibles pour vous aider dans votre visualisation du futur.

La simple utilisation de diagrammes circulaires, d’histogrammes, de cartes de contrôle va vous permettre de faire ressortir les tendances alors prenez le temps de trouver la bonne représentation, celle qui vous aide le plus à prendre des décisions pour le futur.

Allez plus loin dans la visualisation du futur avec votre équipe

Si vous souhaitez aller plus loin dans votre système de visualisation du futur, demandez à vos leaders d’estimer, pour chacun des projets, leurs besoins (en ressources, en budget, de temps, etc.).

Encouragez vos leaders à partager leur vision future et à entrer cette information dans vos systèmes de gestion de projet. Cela donnera à tous, une meilleure visibilité de ce qu’il est possible de faire ou de modifier si un événement surprise apparaît comme lorsque :

• Un membre de l’équipe tombe malade ou,
• Un membre de leur famille tombe malade ou,
• Un projet prend plus de temps que prévu, et que cela à un impact sur les autres.

Si en tant que leader vous avez le sentiment de ne pas savoir comment faire, voici un article qui explique comment faire un plan en équipe

Zoom sur le plan en équipe

Conclusion sur le système d’intelligence

Au final, votre système d’intelligence est l’ensemble des outils nécessaires à votre équipe pour prendre des décisions en temps réel.

Et pour continuer à développer votre système d’intelligence, pensez au type d’informations nécessaires pour que tous les membres de votre équipe puissent prendre les bonnes décisions au bon moment.

Gardez aussi à l’esprit qu’avec l’avènement de l’intelligence artificielle vous ne perdez pas votre temps à collecter toutes ces informations, car plus vous avez de données, quelles qu’elles soient, plus l’intelligence artificielle pourra aider votre entreprise à être performante et efficace.

 

Note

Après la rédaction de cet article, j’ai découvert un article très intéressant qui parle également de système d’intelligence, mais pour l’ensemble de l’entreprise. Cela me conforte de voir que je ne suis pas seule à penser à l’importance de ces systèmes ! Bonne lecture à vous

https://news.greylock.com/the-new-moats-53f61aeac2d9

Photo by sk on Unsplash