Comment mieux communiquer avec son équipe?

Je ne sais pas pour vous, mais j’entends souvent les managers et les leaders dire qu’il faut plus communiquer et mieux, mais sans préciser comment. Par conséquent, la communication n’évolue pas et rien ne change. Pour faire changer cela, je vais vous partager dans cet article des techniques qui vont vous aider à communiquer mieux et plus avec votre équipe.

D’abord, il faut reconnaître que la communication est essentielle pour le travail en équipe. Si vous êtes seul à faire quelque chose, il n’est pas nécessaire de communiquer avec les autres. À partir du moment où vous travaillez en équipe, alors là c’est une autre histoire. Le propre de la communication est par définition d’interagir avec les personnes qui nous entourent. Dès lors que vous travaillez en équipe et que vous avez un objectif commun, alors la communication devient cruciale.

Le niveau de détails dans la communication avec son équipe

En fonction de l’équipe avec laquelle vous travaillez, vous remarquerez qu’il est parfois important de partager plus de détails. Ces détails peuvent être relatifs :

• Aux rôles et responsabilités de chacun,
• Aux méthodes de documentation,
• Aux canaux de communication,
• Au type d’information qu’il faut communiquer sur une base régulière,
• …

Il faut donc comprendre qu’il y a quelques paramètres à considérer pour déterminer le niveau de détails et le rythme de communication qu’il faudra mettre en place avec votre équipe. Ces exemples de questions peuvent vous y aider :

• Est-ce vous travaillez avec une nouvelle équipe ?
• Les objectifs de votre équipe sont-ils clairs ?
• Avez-vous des ressources infinies ?
• Connaissez-vous les préférences et compétences des membres de votre équipe ?
• Connaissez-vous votre rôle et votre responsabilité dans votre équipe ?
• …

Il faut savoir que plus l’équipe est nouvellement formée plus vous devez communiquer à propos des éléments comme les objectifs, les ressources, des milestones, les timelines, les méthodes de travail, les compétences et les intérêts de chacun…

De plus, n’oubliez pas, il est reconnu qu’il faut entendre au moins 10 fois quelque chose pour que ça soit intégré. Donc, assurez-vous de revenir régulièrement sur ces différents points.

Vous ne saurez pas forcément quoi communiquer à votre équipe au départ, commencez simplement en offrant de développer ensemble votre plan de communication. Ne vous inquiétez pas, vous allez pouvoir l’adapter par la suite.

Si vous suivez les 5 règles que je vous partage dans cet article, vous pourrez vous vanter d’avoir une excellente communication au sein de votre équipe

Règle #1 : Clarifier les différents éléments du projet

Pour une meilleure communication, prenez le temps d’éclaircir l’ensemble des éléments qui composent un projet (Qualité, Ressource et Timeline)

Notes sur vos responsabilités :

Si vous êtes le leader ou même un simple membre de l’équipe, vous avez la responsabilité de communiquer qu’il vous manque de l’information, afin d’aider à accélérer la bonne communication.

Si vous êtes le leader, vous devez initier les conversations pendant les meetings avec votre équipe à propos de ces sujets d’organisation.

Le plan de communication avec votre équipe

En gestion de projet, on parle souvent de plan de communication. C’est dans ce plan que l’on détermine le rythme de synchronisation minimum. C’est celui-ci qui jettera les fondations de la communication de votre équipe.

Pour certains des objectifs que vous avez définis, il faut se rencontrer tous les jours, pour d’autres objectifs il faut se voir toutes les semaines, pour d’autre tous les mois, tous les semestres ou encore une fois par année.

Tout dépend de la vitesse du projet et de son niveau de détail. Si vous gérez un projet avec beaucoup de détails et qui doit être fait en une semaine, se rencontrer tous les jours sera essentiel.

Ensuite, après avoir fixé la fréquence il faut décider les sujets qui seront abordés pendant ces rencontres. C’est souvent ce qui manque dans la communication au seind « une équipe, l’objectif de la synchronisation.

Règle #2 : Préparez vos meetings

Astuce :

Prenez votre plan de communication au sérieux et préparez vos meetings. Créez-vous un document fourre-tout pour votre prochaine rencontre. Dès qu’un élément qui pourrait intéresser votre équipe apparait, identifiez-le. Mon truc personnel est de créer une note privée dans mon agenda au même moment que le meeting. (voir ci-dessous)

Utilisez les exemples suivants pour préparer vos rencontres :

• Une nouvelle information qui change les plans de l’équipe,
• Des changements survenus dans d’autres projets qui pourraient les affecter. Par exemple des nouvelles méthodes de travail à l’échelle de l’entreprise. Expliquez en quoi ces nouvelles méthodes influencent votre travail,
• Un nouveau membre d’équipe,
• Donnez des updates sur vos communications avec le management,
• Une surprise est survenue
• …

Les surprises et la communication

Le travail en équipe a pour objectif d’atteindre un objectif commun en un temps déterminé, à un niveau de qualité particulier, et ce avec des ressources relativement précises.

Ce qui est fantastique en gestion de projet et dans la vie, c’est qu’au point de départ nous ne connaissons pas tous les éléments qui influeront sur le projet. La magie du futur est qu’il renferme des surprises.

Pour un projet de construction, les intempéries ont une influence. Pour un projet d’innovation nous ne savons pas si la technologie sera capable d’atteindre les résultats attendus, pour un projet d’entreprise nous ne connaissons pas la compétition à venir, la fluctuation des marchés.  Toutes ces variables font que les paramètres évoluent constamment.

Il est donc impossible de faire un plan qui ne sera pas réajusté. Étant donné que rien n’est à 100 % stable, il faut accepter le besoin de synchronisation.

Règle# 3:  Refaire une mise au point dès qu’il y a un changement de plan.

Que cela soit par email, chat, meeting, si vous êtes le leader d’un projet, vous êtes le gardien de l’histoire de votre projet. Tous les changements et les modifications du plan doivent être évalués et à vous ensuite de décider si cette information doit être partagée à l’ensemble de l’équipe ou à une partie.

Donc, si vous apprenez que votre collègue a dû faire une modification au plan, vous êtes responsable de vous assurer que ce collège partage cette information à l’équipe. 

Règle #4 : Maitriser le timing avec lequel vous partagez votre information.

Le timing et la synchronisation

Si le changement est mineur, il n’y a pas d’urgence, vous pouvez attendre le prochain meeting d’équipe pour partager l’information.

Par contre, si le changement est majeur et peut influencer les prises de décision de tous, il est préférable de se rencontrer rapidement et de le communiquer à son équipe le plus rapidement possible. Avoir une meilleure communication c’est aussi savoir identifier quand il est temps de communiquer et parler tout ensemble afin de mettre en placer un nouveau plan cohérent. Éviter de faire des sauts quantiques avec vos équipes et vos collègues.

Notes : Il arrive même qu’en mode urgence, il soit essentiel de se synchroniser plusieurs fois par jour.

Règle #5 : Communiquer la fin d’une étape

Vous avez terminé, ou vous pensez avoir terminé une tâche ou une étape du projet, partagez-le et communiquez l’information, et ce même si vous connaissez déjà l’étape suivante.

Il y a plusieurs raisons de partager l’évolution d’un projet. D’abord il est motivant de savoir que l’on avance en équipe. Parfois sans même le savoir vous allez motiver les autres à faire leur part de projet. Il n’y a rien de pire que de travailler dans une équipe où on a le sentiment de travailler seul.  Savoir que l’on est plusieurs sur le même problème motive. Par manque de communication il peut arriver que quelqu’un attende après vous sans que vous ne le sachiez. C’est encore plus vrai lorsque l’on travaille avec une nouvelle équipe. Les rôles et responsabilités et les interactions ne sont pas toujours clairs dès le départ alors n’oubliez par de partager que vous avez terminé une étape, cela aidera grandement à l’interactivité.

Bonus

Si vous avez envie d’aller plus loin dans votre lecture sur la communication, voici quelques astuces pour améliorer votre communication en temps réel et avoir plus d’impact.

Comment améliorer sa communication en temps réel ?

En conclusion

La communication sert à se synchroniser. Il faut donc penser à ce que vous voulez dire et quand ! Comme je le dis toujours, la clé c’est le temps. Un manque d’information ou un mauvais timing peut avoir des conséquences néfastes. Prenez l’habitude de communiquer les changements et les apprentissages régulièrement, vous verrez, votre équipe sera beaucoup plus efficace et engagée.

et n’oubliez jamais

Trust is built on telling the truth, not telling people what they want to hear.
Simon Sinek

La confiance se bâtit en disant la vérité, non pas en disant aux autres ce qu’ils veulent entendre.
Simon Sinek

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