La vélocité c’est la clé du gestionnaire

La vitesse est pratiquement devenue un but en soi de nos jours. Les plateformes et appareils de communication à notre disposition nous offrent des réponses quasi immédiates à nos questions. Quand il n’y a personne pour vous répondre, les « chatbot » prennent le relais et vous offre des réponses automatisées. Elon Musk travaille activement sur un nouveau système de transport à grande vitesse, l’objectif étant de transporter des passagers de New York à D.C. en 29 minutes. J’ai entendu des personnes qui considèrent maintenant qu’une livraison en 2 jours sur Amazon n’est plus assez rapide, ils veulent leur colis le jour même. Certaines entreprises cherchent à augmenter la vitesse d’exploitation des nouvelles idées émergentes afin de les transformer en opportunités commerciales. La vélocité est devenue la nouvelle valeur essentielle de l’ère numérique, comme l’ont souligné à maintes reprises BCG, McKinsey, Forrester, Forbes… (articles en anglais seulement)

Autrement dit en anglais, « speed is the new scale » ! Mais pourquoi ? Comme je le vous dis toujours, la clé c’est le temps ! Dès que vous ajoutez la notion de temps dans vos réflexions, vous devenez plus performant et innovant. L’échelle (scale en anglais) est un concept intéressant, mais elle n’est en rien liée au temps. Vous pouvez facilement changer d’échelle sans changer de vitesse. Mais depuis quelque temps, l’industrie a compris l’importance du temps.

Si vous souhaitez devenir un manager exemplaire et un élément clé de la réussite de votre entreprise, vous devez savoir mettre en place les aspects qui vont augmenter la vélocité moyenne de votre équipe, mais attention, sans l’épuiser. Faire des heures supplémentaires n’est pas la solution, cela peut vous donner une impression de vitesse, mais c’est une fausse impression.

Vélocité vs Vitesse

La vélocité, en physique, est le vecteur vitesse. C’est simplement la vitesse, mais dans une direction donnée. Elle combine donc la notion de vitesse et celle de direction d’un mouvement. Le terme vélocité est important, car il est possible d’aller plus rapidement, mais il y a un risque de tourner en rond, ou d’aller dans la mauvaise direction.  Donc, augmenter la vitesse ce n’est pas suffisant il faut le faire de façon intentionnelle, définir où vous voulez aller. Il est donc primordial d’avoir un objectif en tête avant d’augmenter la vitesse. Cette subtilité n’est pas anodine, elle est même l’élément clé qui va faire une réelle différence dans l’atteinte des résultats visés.

7 astuces pour augmenter la vélocité de son équipe

1. L’engagement et la rétention

Pour augmenter la vélocité, il n’existe rien de mieux que de conserver une équipe stable. Plus vous apprenez à travailler ensemble et plus il sera facile d’accélérer. Assurez-vous de régulièrement faire des actions régulières qui vont stimuler la rétention de votre équipe.

• Soyez toujours intéressé par votre équipe et n’oubliez pas de poser les bonnes questions pendant vos rencontres individuelles.
• Créez une culture qui stimule l’innovation et la confiance. Il est prouvé qu’une équipe en confiance est plus efficace, et sera plus encline à vouloir poursuivre l’aventure.
• Adaptez-vous aux besoins de votre équipe, soyez à l’écoute des trésors de chacun.

Si vous souhaitez avoir quelques astuces supplémentaires sur la rétention de votre équipe, je vous encourage à lire cet article

2. L’optimisation de la structure de votre équipe

Une bonne structure d’équipe aidera tous les membres de votre équipe à prendre des décisions plus rapidement et au bon moment. Ce qui vous permet d’obtenir une bonne structure d’équipe c’est d’avoir :

• Une mission et une vision 
• Une compréhension du WBS (work breakdown structure)
• Compris vos systèmes d’intelligences
• Des processus solides, vivants et qui continuent de s’adapter dans le temps
• Un bon plan de communication. Savez-vous d’ailleurs ce que vous devez communiquer avec votre équipe ? (cet article vous propose quelques idées pour ne rien oublier)
• Une bonne relation entre les équipes. D’ailleurs, savez-vous à quelles équipes vous appartenez ? 
• Bien distribué la charge de travail de votre équipe,
• Bien identifié les objectifs de votre équipe.

3. Le « Onboarding »

Avec le « turn-over » historique que nous connaissons de nos jours dans les entreprises, optimiser le processus d’embauche permet d’augmenter la vélocité des équipes.

Pour avoir un processus d’accueil réussi, il existe plusieurs aspects à ne pas négliger :

1. L’organisation et la préparation des entrevues du nouvel employé lors de sa première journée, voire même première semaine.
2. La formation des nouveaux employés
   • Intégrer à ces formations les éléments qui pourraient aider les nouveaux membres à entrer en poste plus rapidement. Par exemple, une formation sur votre système d’intelligence et sur où trouver l’information. Vous pouvez organiser de l’apprentissage par l’observation ce qui permet par la suite de savoir à qui poser ses questions. Vous pouvez aussi créer une page web de type wiki, afin que toute l’information en lien avec votre département se retrouve à une seule place.
   • Assigner un membre d’équipe à la personne pour l’aider dans son intégration.
   • Organiser des rencontres individuelles avec chacun des membres de votre équipe pour permettre à tous de créer des liens les uns avec les autres.
   • Pensez aussi à partager le vocabulaire commun à votre équipe.
3. En tant que gestionnaire, rencontrez la personne rapidement après son premier jour, et faites un suivi régulier pour savoir si tout va bien.
4. Assurez-vous que la personne ait tous ses outils et accès prêts lors de son arrivée.

4. L’utilisation de tous les aspects du temps

Si vous voulez augmenter la vélocité de l’équipe, l’idéal est de jouer avec le temps. Vous pouvez par exemple :

•  Utiliser le pouvoir de la répétition
  • Mettre en place de bonnes routines individuelles et d’équipe,
  • organisée des rencontres d’équipe régulières pour vous remémorer vos accomplissements, la répétition favorise le développement de la mémoire.
• Faire des plans en équipe, c’est idéal pour se synchroniser et être sur la même longueur d’onde. Cela permet de développer des plans en équipe et de s’assurer que tous visualisent la ligne du temps.
• Visualiser le futur
  • Les athlètes utilisent ce pouvoir de visualisation pour augmenter leur performance. Pourquoi ne l’utiliserions-nous pas en équipe pour être plus performants. Visualisez en équipe à quoi ressemble une équipe gagnante, motivée et passionnée. Identifiez les caractéristiques dont elle a besoin. Cet exercice de projection dans le futur vous aidera à identifier les manques qui existe dans le présent, une fois identifiés, il sera plus facile de passer à l’action.
• Bien connaitre les lois de la gestion du temps. Prenez le temps de les relire (vous savez… le pouvoir de la répétition !) Ces lois vous aideront de toute façon à mieux vous organiser.

5. L’acceptation de l’erreur due à l’apprentissage

Pour augmenter la vélocité de votre équipe, vous devrez être prêts à tester de nouvelles méthodes, de nouveaux outils, et de nouvelles façons de faire. Le risque, lors de ces tests, est de faire des erreurs, mais ce n’est pas un problème, puisque c’est la seule façon d’apprendre et de s’améliorer. Il faut donc apprendre à vivre avec les erreurs faites en équipe pour évoluer. Il est certain que plus vous allez tenter de nouvelles choses, plus le risque d’erreur sera grand, mais en contrepartie vos compétences seront plus grandes grâce à tout ce que ces erreurs vont vous apprendre.

Si lors de ces tests, vous découvrez qu’une erreur est récurrente, c’est donc qu’il y a une répétition, vous devrez prendre la responsabilité de l’adresser pour éviter qu’elle se reproduise.

6. L’utilisation du passé pour les rétroactions

Le changement et la vitesse sont importants, mais il faut quand même penser à solidifier ce qui fonctionne bien. Regarder vers le passé permet aussi d’apprendre. Pensez à la continuité dans le changement, car si vous ne gardez pas ce qui fonctionne et que vous concentrez votre énergie sur les changements, vous allez probablement perdre en efficacité sur le long terme. Le but lorsque cela fonctionne bien est d’ajouter et non pas seulement remplacer.

7. Ralentir

Je ne le dirai jamais assez, pour aller plus vite il faut apprendre à ralentir. Si la vie semble vous amener hors de votre zone de confort, prenez une pause et observez. Si vous êtes épuisé et que vous avez l’impression d’aller trop vite, c’est que vous avez dépassé votre vitesse moyenne optimale. Pour sortir de cette situation, il faut ralentir ! Le fait de ralentir aide à faire ressortir ce qui est réellement important et séparer ce qui est urgent de l’important. Faites ressortir l’important, faites du ménage dans votre routine, vos processus, mais surtout supprimez tout ce qui est superficiel. C’est un sujet passionnant que j’ai déjà abordé dans l’article suivant : comment gagner du temps ? La clé c’est ralentir ! N’hésitez pas à aller le (re) lire !

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, il existe plusieurs moyens d’augmenter la vélocité de votre équipe, mais cela ne se fait pas tout seul. Vous devez donc vous en occuper activement et vous concentrer sur cet objectif si vous voulez l’améliorer. Vous ferez participer tous les membres de votre équipe dans ce projet, mais en tant que manager vous êtes responsable de stimuler la vélocité de votre équipe qui vous amènera à être plus performant et innovant. Et si vous avez le sentiment que ce n’est pas le bon moment ou que vous n’avez pas le temps, alors ralentissez et faites une pause, car vous tournez peut-être en rond.

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