Connaissez-vous les équipes auxquelles vous appartenez?

Que vous soyez manager, directeur, membre exécutif, gestionnaire d’équipe ou de projets ou bien responsable du développement de produits, avez-vous conscience que vous appartenez à plusieurs équipes au sein de votre entreprise? Connaissez-vous toutes les équipes dont vous faites partie?

Ne pas savoir à quelles équipes vous appartenez limite votre capacité à faire un travail complet et interconnecté pour atteindre le but commun de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Ne pas identifier toutes les équipes auxquelles vous appartenez engendre souvent la création d’équipes fantômes, souvent multifonctionnelles dont l’objectif commun n’est clairement pas défini. Cela crée des silos, et croyez-moi, il existe dans les entreprises beaucoup plus d’équipes fantômes (donc sans leader!) que vous ne pourriez l’imaginer. C’est une perte d’efficacité et source de frustration incroyable pour les équipes qui veulent travailler en collaboration et performer.

Pourquoi identifier les équipes auxquelles vous appartenez?

En tant que leader et manager, il est facile de croire que la seule équipe dont vous faites partie est celle dont vous êtes en charge. De plus, une fois les objectifs ou le mandat définis,  il est facile d’assumer que :

• Vous devez tout accomplir seul avec votre équipe sans interaction avec les autres groupes, on pense que l’on doit être indépendant.
• Vous n’avez que les objectifs ou le mandat de votre équipe à livrer.

Pourtant, une compagnie dons les équipes travaillent en silos sans interconnexion ne pourra pas bien fonctionner. Une entreprise est une grande équipe composée de plusieurs équipes. Ces équipes n’ont qu’un choix travaillé ensemble sinon autant créé autant d’entreprise que d’équipe. La raison pour laquelle, il est nécessaire de créer des départements et des équipes au sein d’une entreprise est qu’il est impossible de gérer efficacement un grand groupe de personne. Il faut donc subdiviser pour y arriver.  Il est donc important de savoir comment créer son département et le rendre performant et interconnecté pour créer une interconnexion entre les groupes.

Vous comprenez donc qu’il faut être vigilant lors de la définition du mandat et/ou des objectifs, car il est essentiel que ceux-ci soient interconnectés avec les autres départements/projets.

Quelques indices pour identifier si vous avez oublié des équipes

Si vous constatez qu’aucune de vos équipes ne travaille sur des projets en interaction avec les autres départements, c’est officiel, vous travaillez en silo! Cela vous indique que vous ne connaissez probablement pas encore toutes les équipes dont vous faites partie.

En plus de l’équipe que vous gérez, en tant que manager, vous faites de facto aussi partie de l’équipe de management. Cette équipe de son côté est responsable d’organiser l’ensemble des équipes. Tous les membres de l’équipe de management sont responsables de mettre en place des équipes multifonctionnelles et les processus et systèmes qui seront utilisés dans l’ensemble de l’entreprise, comme par exemple vos systèmes d’intelligence communs. Donc, vous faites au minimum  partie de deux équipes, l’équipe que vous gérez et l’équipe de management. Alors si vous n’avez aucune activité de management qui permet de faire la gouvernance des projets ou encore d’identifier les projets stratégie multifonctions votre entreprise risque de travailler en silo et d’avoir des équipes fantômes qui manquent un leader.

Vos responsabilités de manager

En tant que manager, vous devrez être capable d’identifier lorsqu’il faut créer des équipes multifonctions/multidépartements. Par exemple, vous êtes responsable de l’équipe d’ingénierie, et vous avez un objectif commun avec les départements des ventes et du marketing qui est de créer un produit qui répond au besoin d’un marché spécifique. Pour atteindre cet objectif, vous n’avez pas d’autre choix que de créer une équipe multifonction essentielle à la réalisation de ce but commun.

Vous devez pour cela être en mesure de comprendre la structure de l’organisation et ses différentes fonctions afin d’identifier les départements avec lesquels vous devez faire équipe en fonction de vos objectifs. Théoriquement, si vous prenez le temps d’organiser des rencontres avec les autres membres de l’équipe de management, vous ne devriez pas être le seul à identifier les interconnections et quand il faut travailler en collaboration.

Comprendre l’importance des liens

En tant que gestionnaire d’un département, vous êtes responsable d’une fonction particulière de l’entreprise et de mettre en place les processus, et les systèmes nécessaires à ce département et son interconnexion. Pour ce faire, le leader doit savoir identifier les systèmes qui sont propres à son département et les systèmes partagés de l’entreprise dont il a aussi besoin.

Pour mieux illustrer ce concept, je vais « utiliser » le corps humain. Le corps humain possède des membres : bras, jambes, main, tête… Voyons ces membres comme des départements. Le département de la main a pour fonction particulière entre autres de manipuler les choses, apporter la nourriture à la bouche, etc. Mais pour pouvoir exécuter ces tâches, la main doit utiliser d’autres systèmes comme le système sanguin, nerveux et musculaire… Ces systèmes sont partagés avec l’ensemble des membres du corps.

Mais, si en tant que département « main », je décide de créer mes propres systèmes sanguins, nerveux et musculaires et que le département « jambe » fait pareil. Votre corps/entreprise se retrouve à la tête de deux systèmes sanguins qui ne sont probablement pas connectés et qui pourraient même avoir un groupe sanguin différent et incompatible.

Vous comprenez mieux maintenant que la main, bien qu’apte à choisir ses processus et systèmes pour les fonctions qui lui sont propres (attraper, lancer…) est indissociable de l’ensemble des systèmes du corps humain comme les systèmes sanguins, nerveux et musculaires. Elle ne peut pas fonctionner correctement sans eux, mais ne peut pas créer et gérer ces autres systèmes sans s’interconnecter.

Éviter les angles morts du leader

Si nous voulons poursuivre avec l’analogie du corps humain, il est facile de reconnaitre que le corps est un organisme dont on comprend le fonctionnement, mais imaginez maintenant que vous souhaitiez créer une nouvelle espèce, donc un nouveau corps. Il y a de fortes chances que vous n’ayez aucune idée des systèmes nécessaires au fonctionnement de cette nouvelle espèce.

Si vous n’avez pas une vue d’ensemble, il est facile de penser qu’un système nous est propre et qu’il nous appartient entièrement. Par exemple dans notre analogie, la main pourrait ne pas savoir que la jambe utilise le même système nerveux et décider de le faire évoluer en fonction de ses besoins. Le corps se retrouve alors avec deux systèmes avec la même fonction et qui fonctionnent en parallèle.

Il est donc essentiel de constamment observer, communiquer et trouver les éléments communs entre les fonctions, afin de:

• Éviter les silos,
• Éviter la redondance,
• et éviter les systèmes incompatibles qui engourdissent les entreprises.

Plus vous communiquerez plus vous identifierez facilement les objectifs communs. Cela vous aidera aussi à savoir quand créer des équipes communes afin d’être plus efficace.

Les mêmes règles à tous les niveaux

C’est un peu comme le concept d’une figure fractale. Une figure fractale est un objet mathématique qui présente une structure similaire à toutes les échelles.  Donc, que vous soyez manager, directeur, exécutif, ou CEO, ces mêmes concepts s’appliquent.

Senior management

Dans le cas d’un directeur, qui gère une équipe de managers, vous avez la responsabilité d’identifier les similarités et les objectifs communs entre vos départements. Vous devez être le leader qui aidera à harmoniser les interactions et les systèmes communs entre vos départements. Si vous n’êtes pas le CEO/président, il y a de fortes chances que vous partagiez des systèmes et des objectifs communs avec d’autres divisions de l’organisation. Vous allez rencontrer donc le même défi que vos managers, à savoir de quelles équipes vous faites partie.

CEO

Le CEO doit lui aussi se poser cette question, car il doit aider les managers, qui se rapportent à lui directement, à s’organiser. Il doit participer à la formation des équipes qui permettront d’atteindre les objectifs communs. Le CEO a aussi la charge de créer des liens entre son entreprise, l’industrie et l’écosystème dans lequel son entreprise évolue. Sans ces interconnexions dans l’industrie, votre entreprise ne pourrait survivre. Vous réalisez maintenant pourquoi il est si important, et ce à tous les niveaux, de penser à quelles équipes vous faites partie. Ce faisant vous identifierez les relations importantes à créer.

Conclusion

N’oubliez pas que vous faites partie de plus qu’une équipe, même si au final nous sommes tous dans la même équipe. Vous pourriez même rencontrer du groupe de personnes qui ne sait pas encore qu’elle forme une équipe. Votre responsabilité en tant que leader est donc de trouver ces équipes fantômes qui partagent un but commun. Identifiez bien les équipes dont vous faites partie, en pensant à ces buts et besoins partagés.

Photo by Javier Allegue Barros on Unsplash