Comment créer et améliorer son département ?

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Vous venez d’être nommé responsable d’un département et vous devez mettre en place votre équipe. Que ce soit à partir d’une équipe existante ou que vous deviez la créer de toute pièce, dans tous les cas, vous devrez prendre le temps de la développer, et ce même si elle a été mise en place par une autre personne initialement. Continuellement développer la structure de son département est essentiel pour le bien-être de son équipe, mais aussi pour la performance de son entreprise. Comme vous le savez déjà probablement, il est possible de reconnaître un excellent leader à sa compréhension de la structure de son équipe.

Alors, comment monter son département ou comment l’améliorer ? Étant dans le développement de technologies, j’ai eu la chance de faire cet exercice plusieurs fois au cours de ma vie, autant pour la création que pour l’amélioration continue de mes départements. J’ai donc pensé répondre à cette question en vous partageant les astuces qui m’ont permis de faire cet exercice.

D’abord, vous devez voir votre département comme une entreprise dans votre entreprise. Vous êtes un intrapreneur, c’est un peu comme être un entrepreneur, mais avez une couche supplémentaire entre départements à gérer qui implique de mettre en place des interactions. Vous devez créer un département qui fonctionne, qui répond aux besoins de vos clients qu’ils soient internes et externes, tout en interagissant avec les autres départements.

Photo by Anastasia Petrova on Unsplash

1. Écrire votre mission et/ou votre vision

Comme toute-bonne entreprise, pour que cela fonctionne, vous devez penser à la mission et la vision de votre département, sans ces deux informations, vous risquez de créer une structure déconnectée et vide de sens.

La vision permet de connecter le présent avec le futur. Une structure n’est viable que si elle est associée à un objectif et des valeurs, qui lui permettront de prendre de bonnes décisions tous les jours. La structure est le contenant alors que la mission/vision et les valeurs sont le contenu. Sans une mission et/ou une vision, vous deviendrez une coquille vide sans valeur ajoutée. Il faut prendre le temps d’identifier vos clients et ce pour quoi vous existez et ensuite, seulement, vous pourrez penser à créer votre département ayant les objectifs en tête.

Idéalement votre mission/vision devrait être simple, cela consiste en un énoncé qui décrit aux autres pourquoi votre département existe et en quoi votre département est différent des autres. Il y a évidemment quelques éléments à prendre en compte pour créer sa mission/vision :

Le voyage dans le temps – Projetez-vous dans deux à cinq ans, si c’est trop difficile, 1 an fera l’affaire pour commencer. Rêvez grand et imaginez à quoi ressemblera le succès de votre département à cette date,
La valeur — Quelle est la valeur ajoutée du département pour vos clients (internes et externes) ?
L’inspiration — Cela décrit pourquoi votre équipe aura envie de travailler dans votre département ? Le but est d’inspirer et de provoquer la passion et un sens commun de la réalisation et l’accomplissement.
La simplicité et la clarté — Il faut que la mission soit raisonnable et elle doit être facile à comprendre. Utilisez le présent pour l’écrire. Soyez clair concis et sans jargon.
La connexion — Liez la mission de votre département à la mission, les objectifs et les valeurs de l’entreprise

Bien évaluer la différence entre vision et mission

La vision et la mission peuvent parfois se ressembler ce qui fait que nous pouvons avoir de la difficulté à les différencier. Si elles sont très semblables et que vous n’arrivez pas à les différencier, pas de soucis, ne gardez que la meilleure.

Rappelez-vous que la mission et la vision de votre équipe devraient aider l’équipe à prendre des décisions au jour le jour, lui permettre de décider s’il est mieux d’aller à gauche ou à droite.

Pour vous aider à comprendre, voici un exemple de vision que l’on peut trouver sur la page carrière de BIC.

« Des produits simples, inventifs et fiables pour tous, partout dans le monde »

« Simple, Inventive and Reliable Choices for Everyone, Everywhere, Every time »

Voici également un lien qui vous montrera d’autres exemples.

2. Identifier les fonctions

Identifier les fonctions de son département est relativement simple, mais il est aussi relativement simple d’oublier des éléments importants.

Théoriquement, si vous avez le titre de « head of », directeur, manager ou « lead », la structure de l’ensemble dont fait partie votre département aura déjà été créée par la haute direction. Par conséquent, vous aurez dans votre description de tâches une description générale de vos fonctions. Par contre, si vous avez envie d’être excellent dans votre travail et d’offrir la meilleure expérience à votre équipe, prenez le temps d’aller plus loin que la description de tâches dans la création de votre département. Pour ce faire il vous faut :

a. Observer l’ensemble

Prenez le temps d’observer l’ensemble de la structure dont vous faites partie. Car comprendre les autres départements, les autres fonctions et systèmes déjà en place dans l’entreprise permet de créer des liens de collaboration entre vous et les autres. Cela réduit également les risques de duplication de responsabilités entre les départements ce qui peut causer beaucoup de malaises dans les équipes.

Intégrer ces notions vous permettra de créer les processus et systèmes importants de votre département, en vous assurant de ne pas faire la même chose que les autres et surtout d’éviter à votre équipe d’avoir le sentiment de travailler pour rien. Il est important d’avoir le moins de chevauchement possible dans le travail des différentes équipes. Rien de pire pour le moral que d’avoir l’impression de faire la même chose qu’une autre personne, d’avoir l’impression de perdre son temps et de ne pas ajouter de valeur.

Cette image est pour vous inspirer! C’est le genre de questions que vous pouvez vous poser pendant votre brainstorming (remue-méninges) pour le développement de votre département.

b. Comprendre le vocabulaire

Assurez-vous que vous comprenez le vocabulaire utilisé par vos supérieurs hiérarchiques et vos collègues. Il y a plusieurs facteurs qui font que votre vocabulaire sera différent de celui utilisé par les autres. Vous venez probablement tous d’entreprises différentes et les mots sont teintés des expériences passées. Nous avons tous l’impression que toutes les entreprises utilisent les mots de la même façon, mais c’est une erreur. Donc, prenez le temps de comprendre le vocabulaire de vos collègues, car cela vous aidera à bien définir les liens et les limites de vos responsabilités.

Par exemple, que veux dire être gestionnaire de projet, qu’est-ce qu’un projet, un produit ? Qu’est-ce qu’une fonction ? Qu’est-ce qu’un système, un procédé, un processus,… ?

Photo by Suzanne D. Williams on Unsplash

c. Identifier les processus importants

Prenez le temps de ressortir l’ensemble des procédés/processus dont

vous faites partie, lien avec les autres départements
vous avez l’entière responsabilité

Faites un premier jet de ces processus rapidement. Le but étant de faire ressortir les compétences, les outils, des responsabilités à déléguer à votre équipe. Ne faites que la structure générale, laissez votre équipe aller dans le détail par la suite. Par exemple :

Vous remarquerez ici que j’ai changé de couleur par thème dans le processus. Par exemple, ici il se pourrait que ce soit des personnes différentes qui soient responsables des étapes de la même couleur.

Théoriquement, vous devriez avoir un processus global et des sous-processus par fonction.

3. Concervoir le workbreak down structure de votre département

Une autre option possible pour vous aider à construire votre département est d’utiliser l’outil de gestion de projets qu’est le « workbreak down structure » à l’échelle de votre département. Maintenant que vous avez fait la liste des fonctions et processus, il est possible de créer une carte de votre département et en faire ressortir la structure.

Un workbreak down structure est une matrice qui lie les éléments ensembles : les fonctions et les systèmes de votre département.

Comment reconnaître la différence entre une fonction et un système ?

Bien souvent les fonctions sont les expertises et les tâches techniques dont votre département a la maîtrise.
Pour identifier les systèmes, il faut reconnaître les tâches communes que tous les membres de votre équipe ont à faire, autrement dit, tous les éléments dont chacun a besoin pour être efficace.

Les systèmes sont très importants dans la structure, car ils vous aident à :

Créer des standards et de bonnes pratiques,
Créer un environnement qui stimule l’unicité et la fierté,
Vous améliorer continuellement,
Être plus efficace,
Stimuler la collaboration entre les membres d’un groupe.

Il existe 3 types de systèmes :

Infrastructure — par exemple les bureaux, les laboratoires, les serveurs, les uniformes…
Gestion de l’information — par exemple les databases, les réunions, le processus de formation…
Humain, ou autrement dit les processus. C’est là où les membres de votre équipe doivent interagir — par exemple dans le cas du processus de vente, ou de qualification d’un nouveau procédé de fabrication…

Voici un exemple de « Workbreak Down Structure »

4. Identifier les projets

Après avoir fait la liste des fonctions et des systèmes et créer votre squelette de workbreak down structure, vous devez créer la liste des premiers projets à démarrer. Il ne faut pas seulement définir des projets techniques, mais également des projets en lien avec votre structure.

Par exemple,

Mettre en place le knowledge management système,
Mettre en place les templates et standards,
Documenter les premiers processus et procédures,
Mettre en place les infrastructures : physiques et digitaux
….

5. Présenter et distribuer les responsabilités

Tout ce beau travail doit être mis sur papier et doit être présenté. Il n’est pas nécessaire de faire un million de documents, un seul est suffisant. Créez un document qui résume tout ce qu’il y a dans votre tête sur la structure de votre département :

Une page pour la mission/vision,
Une page pour la description du workbreak down structure , (identifiez les fonctions/les processus importants/les systèmes)
Une autre page pour présenter les premières actions et qui en est responsable.

Prenez le temps de rédiger ce document, de l’illustrer et présentez-le régulièrement à votre patron, à vos collègues et à votre équipe. Cela génèrera des questions et vous aurez des discussions intéressantes qui vous aideront à mieux définir et améliorer votre département.

Je peux vous garantir que faire l’exercice en groupe fait ressortir des trésors. Il faut par contre être très ouvert d’esprit et reconnaître que l’on a tous des blinds spot.

6. Testez et ajustez

Prendre le temps de tester et d’ajuster. Comme l’expliquent tous les articles ce blog, la clé c’est le temps! Faites un premier jet et testez-le en sachant très bien que ce n’est que la version 1. Cet état d’esprit vous aidera à ne pas trop vous attacher à votre structure et cela vous permettra de l’améliorer constamment.

Conclusion

Maintenant que vous avez une première image, lancez-vous. Il n’y a pas de version parfaite. La clé c’est le temps, aujourd’hui vous avez une compréhension de la réalité et demain, à force d’utilisation et d’interactions avec les autres départements, votre compréhension sera différente. Votre département devra s’adapter, l’important est d’être à l’écoute et de s’ajuster.

Reposez-vous les mêmes questions régulièrement ? Pour de jeunes entreprises, c’est une bonne idée de faire cet exercice tous les deux ou trois mois, alors que pour les entreprises beaucoup plus matures faire l’exercice une fois tous les 6 mois peut suffire.

Si vous avez envie que je vous aide à créer votre département ou à mettre en place votre structure, faites-moi signe dans les commentaires ou contactez-moi.

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

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