Comment développer la culture de son département?

On me demande de plus en plus, comment je fais pour générer une culture dans mon département. Une culture qui inspire le travail d’équipe et l’innovation, mais surtout qui permet d’en faire plus. Je dois avouer que ce n’est pas une question facile. Puisque c’est une question qui revient souvent, j’ai pensé que vous aimeriez avoir des conseils pour le faire vous-mêmes à votre façon et votre style.

Winston Churchill disait : « Le succès c’est d’aller d’échec en échec sans perdre son enthousiasme. »

1. Être à la fois Manager et Leader 

Pour permettre à notre équipe d’innover, il faut nous-mêmes être prêt à innover. En tant que manager nous n’avons pas toujours de projet officiel à gérer, il faut donc voir la gestion de notre équipe comme un projet d’optimisation. Cela stimulera la culture de la responsabilisation et vous pourrez devenir un exemple de création collaborative. 

Votre but en tant que leader/manager est d’optimiser :

• Le bien-être de l’équipe, en alignant les centres d’intérêt avec les tâches et responsabilités à faire, dans la mesure du possible.
• L’efficacité de l’équipe, en développant les systèmes pour l’organisation de l’équipe et son interaction avec les autres groupes.

Il faut voir notre groupe comme un système faisant partie d’un plus gros système, celui que constitue l’entreprise et puis il faut comprendre comment tout s’imbrique. Ensuite il est de notre responsabilité de développer les systèmes et réseaux et de les partager avec notre équipe.

Exemple de système

Prenons comme exemple de système le corps humain, votre département est responsable de la marche. Il est constitué principalement des jambes, des pieds et du corps, mais pour être capable de marcher, il faut aussi utiliser les muscles, les os, le sang et le centre de contrôle (le cerveau)… Tous ces composants pourraient faire partie de votre équipe ou être inclus dans d’autres départements. 

Votre département n’est pas seul et il a des interactions avec les autres c’est pourquoi il est essentiel d’identifier quelles sont vos responsabilités propres et les responsabilités que vous partagez avec les autres départements.

Et comme la structure organisationnelle d’aujourd’hui ne sera pas forcément la structure de demain vous aurez constamment à vous ajuster. C’est une responsabilité de tous les jours, votre travail d’adaptation sera constant puisque toutes les organisations sont organiques et vivantes. 

Soyez un leader plutôt qu’un simple manager. Poussez votre équipe à participer au développement de vos systèmes et encouragez-les à les utiliser. Pour plus de détails, sur comment monter un département, allez lire un de mes articles phares.

Comment améliorer son département grâce au management d’équipe ?

2. Être discipliné

Il faut toujours faire attention de faire ce que vous vous êtes engagé à faire, de mettre en place que ce vous avez décidé en équipe. Respectez vos décisions en équipe, soyez disciplinés. Et si vous devez changer le plan, dites pourquoi (Cf. le point 3. de cet article) 

Une fois que vos systèmes et réseaux seront développés (j’entends par systèmes et réseaux, les processus, les outils de travail, les liens avec les autres départements, la documentation…), il faut être discipliné et les maintenir à jour. Vous avez travaillé fort avec votre équipe pour les mettre en place, vous avez la responsabilité en tant que leader de faire les suivis et encourager les suivre ces procédures et méthodes par votre équipe. La clé ici est de répéter l’importance de ces systèmes et les méthodes à suivre!!  Cette rigueur aide à devenir efficace et permet à tous de ce fier les uns aux autres et par conséquent, cela va générer une culture du respect et du travail d’équipe, dans laquelle ce que l’on fait est important. 

« What we do must matter », ce que l’on fait doit avoir de l’importance 

Il est important de ne pas demander à votre équipe de faire une mise à jour ou un rapport si vous n’allez pas l’utiliser, mais il peut être important de lui demander de mettre à jour des bases de données si elles aident, par la suite, à prendre des décisions éclairées, ou permettent de ne pas refaire 2 fois la même chose.

N’oubliez pas la discipline de l’amélioration continue 

Ensuite, il faut identifier lorsque la méthode ou le système mis en place doit être amélioré. Il faut oser parler des mauvais côtés des méthodes mises en place afin de comprendre comment vous pouvez les améliorer.

Par expérience, une équipe qui sait que l’on peut changer ses méthodes et systèmes et qu’il y a une personne responsable de ces systèmes fait que son adaptation aux changements devient extrêmement facile. L’équipe saura que si ça ne marche pas, il sera toujours possible de faire des changements. Les problèmes sur ce point peuvent apparaître si le leadership et l’autorité au niveau des responsabilités ne sont pas clairs.

Soyez néanmoins vigilant de ne pas faire des changements trop souvent, car, généralement il faut un peu de temps pour qu’une équipe et les systèmes entre les équipes fonctionnent bien, idéalement allez-y par paliers.

3. Être courageux et transparent, soyez vous-même

Un véritable leader doit être lui-même avec ses défauts et ses qualités. Il doit être bien dans sa peau et ne pas avoir peur de s’exprimer et de proposer ses idées, sa vision. Lorsqu’une équipe voit son manager être courageux, cela forge le respect et incite l’équipe à vouloir faire la même chose. Vous allez insuffler une culture dans laquelle être soi-même sera valorisé. Vous entendez souvent parler du pouvoir de la diversité, mais c’est simplement en commençant par accepter sa propre diversité que l’on commence toucher à ce réel pouvoir. 

En étant authentique, honnête et transparent, vous inspirerez votre équipe à faire la même chose. Par conséquent, l’équipe sera plus rapide, car elle aura confiance, elle saura que les difficultés de chacun seront respectées et surtout bien accueillies.  

Expliquez toujours vos décisions, c’est ça être transparent. Même si les membres de votre équipe ne sont pas d’accord, ce n’est pas grave, au moins ils comprendront mieux le contexte et pourront vous aider à leur façon à apprendre et vous dire comment vous auriez pu faire autrement. 

Poussez les limites de vos apprentissages

Ne soyez pas le manager typique qui adopte un style forgé sur les comportements qu’il a observés chez d’autres managers ou appris lors de ses études ou en formation. Faites-vous confiance et soyez vous-même. Les gens le sentent lorsque vous vous cachez derrière une façade et que vous jouez un rôle. Cela n’inspire pas confiance et surtout cela amener votre entourage à faire la même chose. Cela va générer beaucoup de façades entre chacun de nous, et cela va faire que personne ne va jamais adresser les vrais problèmes. Est-ce vraiment la culture que vous désirez ? 

Il n’y a rien de parfait en ce monde et personne ne l’est. C’est ça être courageux et transparent. Si votre manager est un leader et qu’il applique ces principes, vous savez que vous pouvez être vous-même et que vous allez apporter bien grâce à votre différence. 

4. Être à l’écoute

Si vous avez déjà lu quelques-uns de mes articles, vous savez que j’en parle souvent, nous avons tous des blind spots (angles morts). C’est un concept vraiment important à comprendre. Ces angles morts vous empêchent d’avancer, et d’être plus efficaces en équipe. Le seul moyen de s’en sortir est d’écouter lorsqu’une personne vous fait remarquer que vous n’avez pas remarqué un aspect de la situation, même si c’est dur !

Quelques astuces dans cette situation :

• Si vous avez envie de dire : ne t’inquiète pas ! C’est que vous n’avez sûrement pas écouté.
• Si vous avez l’impression que la personne est incompétente, c’est que vous avez sûrement manqué quelque chose.
• Si vous avez l’impression que la personne ne fait pas la bonne chose, c’est que vous avez un angle mort.

En conclusion, dès que ce n’est pas comme vous pensez que cela devrait être c’est qu’il vous manque très probablement un aspect dans votre réflexion. Si vous partez de ce principe, vous allez être en mode écoute, donc inspirer la culture du respect et de l’entraide. Vous développerez vos relations et identifierez plus rapidement ce qui manque pour être performant, et ce d’une façon humaine.

5. Apprécier les mauvaises nouvelles

Pour s’améliorer constamment, il faut apprendre et faire des erreurs avec enthousiasme. Et pour apprendre en équipe et améliorer les systèmes et les méthodes de travail en équipe, il faut être capable d’entendre les problèmes et les accueillir positivement. 

Ne dites pas à votre équipe, n’arrivez pas avec des problèmes sans solution. C’est la pire chose, cela fera que vous n’apprendrez rien sur votre département ou votre compagnie. Il est possible qu’un ingénieur perçoive un problème majeur dans le design et qu’il ne puisse pas apporter de solution ou qu’il n’ait pas l’autorité de forcer un changement. S’il vous vous trouvez dans une culture ou aucun problème ne peut être apporté sans solution vous ne le saurez jamais. Alors, dites merci lorsqu’un problème est partagé.

Merci, c’est une chance que l’on prenne conscience de ce problème à l’avance, car maintenant on peut agir en équipe… 

Bien sûr qu’il y a un ton à utiliser lorsque l’on partage un problème, mais plus vous les accueillez rapidement et facilement, plus vous constaterez que le ton sera toujours positif. Votre équipe n’aura pas besoin d’insister et avoir un ton dramatique pour que vous compreniez l’importance du problème puisque vous allez être à l’écoute, pour apprendre. 

« All great leaders are optimists. To inspire necessarily requires a positive outlook ».
Simon Sinek 

Tous les grands leaders sont optimistes. Inspirer nécessite nécessairement une attitude positive.
Simon Sinek 

6. Encourager les initiatives et la créativité

Le premier truc pour stimuler les initiatives et la créativité est de lâcher prise !

Laissez aller le contrôle et le fait de savoir tout ce que tout le monde fait, quand et pourquoi. Donnez le pouvoir aux membres de votre équipe de gérer leur temps et leur prise de décision. Ce faisant vous allez créer une culture où tout le monde est responsable.  

Je sais que plusieurs seront septiques quant à ce conseil, mais pour éviter de devoir garder un contrôle serré et faire que votre équipe soit une équipe performante, il faut lâchez prise. Ne soyez plus un manager qui dit quoi faire, soyez le leader qui inspire et guide vers des objectifs et une vision commune. Sachez déléguer des projets qui s’accordent avec les passions et les intérêts des membres de votre équipe. Vous allez constater que les gens vont en faire bien plus que si vous les contrôliez. Ils seront plus créatifs et auront davantage envie de vous impressionner. Et lorsque vous aurez une tâche moins intéressante, vous verrez que tout le monde aura quand même envie de participer. Car ils seront que c’est pour le bien de l’équipe et que ce sera apprécié.

Sérieusement, si vous voulez être vraiment efficace, lâchez prise. Si en appliquant cette règle, vous voyez néanmoins quelqu’un dans votre équipe qui refuse délibérément de vous suivre, revenez au point 4 et soyez à l’écoute, il y a de fortes chances que vous ayez un « blind spot ».  Il se peut aussi que cette personne n’ait pas le bon profil pour votre département, dans ce cas il faut laisser partir la personne pour une équipe plus adéquate pour elle.

Conclusion

Lâchez-prise, inspirez, soyez transparent, écoutez, soyez un leader, organisez votre équipe pour qu’ils soient efficaces lorsqu’ils travaillent les uns avec les autres ou avec les autres équipes. Incluez-les dans le processus, et faites des erreurs avec enthousiasme. Tout ça aidera à sentir qu’on est tous là pour s’entraider, pour faire de notre mieux.

Mais surtout, restez vous-mêmes, soyez vous-mêmes, il est facile de détecter les hypocrites .  Et tout le monde est toujours plus exigeant avec les gens qui jouent le jeu de la perfection. 

Ces 6 points vous aideront à développer une culture de confiance au sein de votre équipe et pendant les périodes difficiles, votre équipe y trouvera ce dont elle a besoin pour s’entraider. Et vous verrez que cela n’a pas de prix et que cela permettra à votre équipe de prendre plus de risques et de mieux performer. 

Photo by “My Life Through A Lens” on Unsplash