Comment développer sa relation avec ses patrons ?

Bien que vous n’en soyez pas forcément conscient, vous avez plusieurs superviseurs. Votre supérieur immédiat est évident, mais d’autres figures autoritaires indirectes existent aussi, comme les collègues de votre patron, les patrons de vos patrons et parfois même vos propres collègues. Il y a un organigramme officiel, et puis il y a la réalité. Quel que soit votre nombre de “patrons”, entretenir ces relations est crucial pour votre performance et le développement de votre carrière. Cet article ne se contente pas de vous aider à améliorer votre relation avec votre supérieur direct, il vise à enrichir toutes vos relations professionnelles, car toutes sont importantes.

Pourquoi est-il essentiel de développer ses relations ?

Au travail, cultiver ses relations est primordial car on ne sait jamais quand une conversation décisive sera nécessaire pour faire progresser un projet. Pour former une équipe efficace, il est essentiel d’instaurer la confiance, de faire confiance et de ne pas craindre la vulnérabilité.

Cela peut être un défi si vous ne connaissez pas bien votre interlocuteur. Par conséquent, prendre le temps de construire des relations dans des situations simples vous permet d’établir cette confiance et vous prépare à affronter les difficultés quand elles surviennent.

Développer des relations est crucial, pas seulement avec nos patrons, mais avec toute personne avec qui nous devons interagir pour atteindre un objectif commun.

5 éléments clés pour développer ses relations

• La fréquence : Comprendre les sujets qui intéressent vos patrons. Cela peut se résumer à comprendre les méthodes de travail à utiliser, le choix des mots, les priorités et les sujets de conversation. Il faut tester différents approches pour s’ajuster.
• Le niveau de détail : Trouvez le niveau de détail qui rend votre interlocuteur le plus à l’aise, sans vous mettre mal à l’aise. Un niveau de détail mal adapté peut créer une impression de micromanagement.
• La synchronisation – la vitesse : Il est essentiel de s’aligner sur la vitesse de communication. Il peut être nécessaire de déterminer s’il faut communiquer tous les mois, toutes les semaines ou tous les jours.
• Le style de management de votre patron : Identifiez le style de management de votre patron et déterminez votre position par rapport à lui. Ajustez-vous en fonction de ce que vous découvrez.
• L’énergie : Assurez-vous de synchroniser votre niveau d’énergie avec celui de vos patrons. Nous avons tous des variations d’énergie en fonction du temps, du stress et d’autres variables.

1. Être sur la même longueur d’onde

Le concept de l’harmonisation des ondes, c’est-à-dire se mettre sur la même longueur d’onde, est un pilier fondamental de l’interaction humaine et de la performance collective. Pensez à l’équation de la longueur d’onde :

« λ = v/f »

λ = longueur d’onde, v= vitesse, f = fréquence

Lorsqu’on cherche à harmoniser nos ondes avec celles d’une autre personne, cela implique que nous cherchons à :

• Aligner nos fréquences : correspondre nos rythmes de communication et de travail, établir une cadence commune pour nos interactions.
• Ajuster notre niveau de détail : atteindre une précision qui convient à la fois à nous et à notre interlocuteur, pour une communication efficace et sans superflu.
• Synchroniser nos vitesses : harmoniser nos rythmes de prise de décision, d’apprentissage, et d’exécution des tâches, pour un travail d’équipe fluide et sans heurt.

Ces éléments sont les clés pour vous aider à comprendre et à ajuster votre approche afin de vous harmoniser avec les autres. Lorsque vous êtes sur la même longueur d’onde, l’échange d’idées, la prise de décisions et l’exécution de projets se font de manière plus efficace et harmonieuse.

Harmoniser nos fréquences

Pour s’accorder sur la même fréquence, il faut comprendre et répondre aux intérêts et préférences de vos supérieurs. Cela peut impliquer de prendre en compte :

• Les méthodes de travail favorisées
• Le choix des mots et expressions utilisés
• Les priorités établies
• Les sujets de conversation privilégiés

Comment faire pour s’ajuster ?

C’est un processus d’essai et d’erreur. Vous pouvez commencer par utiliser les expressions ou les termes préférés de votre supérieur dans divers contextes et observer sa réaction. Tentez d’aborder des sujets à partir d’un nouvel angle, en modifiant vos méthodes de travail ou les moyens de communication que vous utilisez habituellement. Parfois, la flexibilité est nécessaire. Par exemple, j’ai déjà eu un supérieur qui avait une répugnance pour les ordinateurs. Pour lui, le téléphone était le seul moyen de communication acceptable : pas de SMS, uniquement des appels. J’ai dû m’adapter à son style.

Un autre aspect essentiel dans les relations professionnelles est de ne pas oublier de partager l’information essentielle pour accomplir votre travail. Il est possible que votre supérieur n’y pense pas automatiquement. L’adaptation est un jeu à deux. Ne présupposez pas que votre supérieur peut lire dans vos pensées ou prévoir vos besoins. Comme nous sommes tous uniques, il a également besoin d’apprendre à vous comprendre.

Par exemple, j’ai eu un membre de mon équipe qui était un opérateur de machine, mais qui appréciait avoir une vision globale du business, ce qui est atypique pour ce type de profil.

Restez conscient des “angles morts” :

Soyez conscient des “angles morts” que vous et votre supérieur pourriez avoir. Il est fort probable que vous n’utilisiez pas le même langage ou que vous n’ayez pas les mêmes méthodes de travail. Soyez vigilant, car cette nouvelle relation vous permettra inévitablement d’explorer de nouveaux horizons et de découvrir de nouvelles façons de faire.

2. Le niveau de détail – la précision optimale

Dans votre quête pour déterminer les préférences de l’autre (fréquence), il est essentiel d’ajuster votre niveau de précision afin qu’il corresponde au mieux à celui de votre interlocuteur. Commencez par donner le strict minimum de détails et intensifiez-les progressivement, en expérimentant pour voir ce qui convient le mieux. Visez le degré de précision qui permet à votre interlocuteur de se sentir à l’aise, tout en vous évitant un malaise.

L’importance du niveau de détail lors de la communication avec votre supérieur :

1. Pertinence de l’information : Le niveau de détail correct garantit que l’information partagée est pertinente et utile pour la prise de décision. Trop de détails peuvent noyer les points essentiels dans un océan d’informations superflues, tandis qu’un manque de détails peut laisser votre supérieur dans le flou, incapable de prendre des décisions éclairées.
2. Efficacité de la communication : Un niveau de détail approprié peut améliorer l’efficacité de la communication. En étant concis et en allant droit au but, vous gagnez du temps et de l’énergie à la fois pour vous-même et pour votre supérieur.
3. Respect du temps et de l’énergie de votre supérieur : Les cadres supérieurs ont généralement un emploi du temps très chargé. En fournissant le bon niveau de détail, vous montrez que vous respectez leur temps et leur énergie.

4. Identification de votre niveau d’autonomie : Ajuster correctement le niveau de détail est donc primordial pour maintenir un équilibre sain entre l’autonomie et la supervision dans un projet. Si l’information transmise est trop détaillée, vous pourriez avoir l’impression que votre supérieur vous dirige dans chaque action, au lieu de vous confier la responsabilité de gérer l’ensemble du projet. Cela peut mener à une sensation de micromanagement, où vous avez le sentiment d’être réduit à un exécutant de tâches, plutôt qu’à un responsable de projet. Une communication trop détaillée peut nuire à votre autonomie et à votre esprit d’initiative, et cela peut devenir frustrant sur le long terme. Au contraire, avec un bon niveau de détail, vous avez la possibilité de comprendre les attentes de votre supérieur, tout en ayant suffisamment de liberté pour prendre des décisions stratégiques et gérer le projet de manière efficace.

Pour ajuster le niveau de détail de votre communication :

1. Comprendre les préférences de votre patron : Certains patrons préfèrent un aperçu rapide tandis que d’autres veulent tous les détails. Essayez de comprendre leur style de communication et leurs besoins d’information.
2. Demander des retours : Demandez régulièrement des retours à votre patron pour savoir si le niveau de détail que vous fournissez est approprié.
3. Adapter votre communication en fonction du contexte : Le niveau de détail nécessaire peut varier en fonction du contexte. Par exemple, lors d’une crise, plus de détails pourraient être nécessaires. En revanche, pour une mise à jour régulière, une vue d’ensemble pourrait suffire.
4. Observer et apprendre : Observez comment les autres communiquent efficacement avec votre supérieur et apprenez de leur style. Cela peut vous aider à affiner le niveau de détail de vos communications.

3. Synchronisation rythmique – la vitesse

L’un des aspects cruciaux pour établir des relations solides est la synchronisation de la cadence de communication. Par exemple, faut-il communiquer mensuellement, hebdomadairement, ou quotidiennement ?

Basé sur mon expérience, je peux affirmer que, en début de relation, mieux vaut une communication abondante qu’insuffisante. Si vous remarquez que votre supérieur est stressé, c’est probablement parce qu’il a besoin de plus d’interactions. Cependant, cette cadence peut évoluer avec le temps, en fonction de la dynamique de votre relation.

N’oubliez jamais que vous êtes tous les deux co-responsables de l’établissement de cette cadence. Informez votre supérieur que, s’il ressent le besoin d’obtenir des informations plus rapidement, il doit vous en faire part, et vous vous adapterez en conséquence.

Des aspects tels que la rapidité de prise de décision et l’assimilation de l’information sont également liés à la cadence et nécessitent un ajustement. Parfois, il est judicieux de fournir des informations et de laisser un peu de temps avant de demander une prise de décision. À l’inverse, il peut arriver que vous partagiez en avance une situation problématique pour préparer le terrain, et que votre supérieur décide d’intervenir immédiatement, contrairement à vos attentes initiales. Ainsi, une communication efficace et la recherche d’un équilibre optimal sont essentielles.

Cadence de communication est crucial pour :

1. Établir des attentes claires : En définissant la fréquence de communication, vous établissez un ensemble d’attentes claires pour les deux parties. Cela permet d’éviter les malentendus, les retards et les frustrations.
2. Maintenir le rythme de travail : Une bonne cadence de communication aide à maintenir le rythme de travail. Une fréquence de communication trop élevée peut sembler intrusif et freiner le flux de travail, tandis qu’une fréquence trop faible peut créer des lacunes et des retards dans le partage des informations pertinentes.
3. Promouvoir l’efficacité : Une cadence de communication bien équilibrée permet de partager des informations pertinentes à un rythme qui favorise l’efficacité. Cela peut améliorer la productivité, faciliter la prise de décision et réduire les pertes de temps.
4. Renforcer la confiance : En communiquant de manière régulière et transparente, vous pouvez renforcer la confiance avec votre supérieur. Cela peut conduire à une meilleure relation de travail, un meilleur soutien et des opportunités de développement de carrière.
5. Gérer le stress : Une bonne cadence de communication peut aider à réduire le stress. Si vous savez quand vous recevrez des mises à jour ou quand vous devrez fournir des informations, cela peut réduire l’incertitude et le stress lié à l’attente.
6. Préserver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée : En fixant les limites et les attentes en matière de communication, on peut mieux équilibrer les exigences du travail et les besoins personnels.

4. Décodage du style managérial de votre supérieur

Je vous ai précédemment introduit aux divers profils managériaux. Revisiter cet article serait bénéfique pour affiner votre adaptabilité. Discernez le profil managérial de votre patron et définissez votre position par rapport à lui. 

Pour connaître votre profil : faites le test.

Si vous vous situez plutôt à droite (profils Planificateur ou Urgentiste), veillez à ne pas surcharger votre patron (Stratégiste ou Visionnaire) avec des détails superflus qui pourraient le confondre ou l’ennuyer. Prenez le temps de distiller les informations essentielles à partager.

Si votre supérieur se trouve en haut du tableau (profils Stratégiste ou Planificateur), il lui faudrait probablement un temps de réflexion plus long pour prendre une décision ou réorienter ses plans. Accordez-lui cette marge de réflexion.

Et si votre patron est un visionnaire ou un urgentiste extrême, positionné en bas du tableau, il pourrait avoir tendance à réaliser des sauts conceptuels / quantiques qui rendent sa trajectoire difficile à anticiper.

Stratégie d’adaptation :

Si votre patron opère des sauts conceptuels / quantiques, ajustez-vous en temps réel :

• “Lors de notre dernier échange, j’avais saisi X. Est-ce que quelque chose a changé depuis, et devrais-je être mis à jour ?”
• Ou encore, “Je suis un peu perdu. Il me semblait que lors de notre dernière discussion, X était notre plan ou notre procédure, mais il me semble maintenant que cela a changé. Y a-t-il une raison pour laquelle je n’aurais pas été informé de ce changement ?”

Stratégie de résilience :

Si votre patron est imprévisible, parfois, il faut simplement lâcher prise. Ne cherchez pas à atteindre un degré de perfection qui vous est étranger. Avec ce type de manager, ils ont l’habitude que personne ne puisse les suivre. La seule solution est de lâcher prise et de prévoir une marge de manoeuvre pour les imprévus. Si vous êtes une personne organisée, ce type de manager pourrait vous épuiser à la longue. Il serait peut-être alors judicieux de consulter le bonus 1 ci-dessous.

5. Ajustez votre niveau d’énergie à celui de votre supérieur

Nous sommes tous conscients que notre énergie fluctue en fonction du temps, du stress, entre autres facteurs. Rien n’est plus déstabilisant que d’être confronté à un problème avant même d’avoir pris son café du matin. Veillez donc à choisir le bon moment pour aborder le bon sujet, avec le bon niveau d’intensité.

Vous avez certainement vécu cette situation où vous croisez une personne hyperactive qui vous étourdit, ou à l’inverse, une autre qui vous assomme de par sa lenteur. Si vous désirez établir une relation de qualité, tâchez de trouver le niveau d’énergie approprié pour interagir.

Bonus 1 – Quand est-il temps de tourner la page ?

Quand est-il temps de tourner la page et de changer de supérieur ? Si malgré vos efforts, vous ne parvenez pas à vous aligner en termes de fréquence, de niveau de détail, de vitesse ou d’énergie, il n’est pas judicieux de persévérer indéfiniment. Il est préférable d’investir votre temps et votre énergie à rechercher un environnement managérial qui vous correspond mieux, plutôt que de vous épuiser à essayer de vous adapter à un contexte inadéquat. Comme le souligne Simon Sinek : “Plutôt que d’investir votre énergie à vous intégrer, utilisez-la pour trouver le groupe où vous vous sentirez naturellement à votre place.”

Bonus 2 — Si vous êtes à la barre

Embrassez votre rôle de leader, œuvrez à tisser des relations fortes et n’hésitez pas à dévoiler votre vulnérabilité si vous voulez déverrouiller les trésors que chaque membre de votre équipe peut vous offrir. Pour maximiser vos chances d’harmonie avec votre équipe, faites preuve de flexibilité et d’adaptabilité. Rappelez-vous, la danse se fait toujours à deux.

Si vous avez aimez ses suggestions je vous conseille mon livre : Le manager est un voyageur du temps

Conclusion

La dynamique de votre relation avec votre supérieur vous incombe tout autant qu’à lui. Nourrissez cette relation avec intention et dans un esprit de collaboration. Si votre relation est déjà saine et florissante, je vous invite à parcourir à nouveau l’article suivant pour apprendre comment influencer de manière positive vos supérieurs.

Le pouvoir de la vulnérabilité — Brene Brown (Vulnerability Power English with French subtitle)

Photo by Brooke Lark on Unsplash