Je ne vous apprends rien lorsque je dis que tout est incertain. Que vous soyez manager ou simplement collaborateur, la seule certitude que nous pouvons avoir est qu’il n’y en a pas d’absolu et que tout change, même la roche évolue. Il existe toujours une multitude d’options devant vous. C’est ce qui est fantastique avec le futur, c’est qu’il est rempli d’options et d’incertitudes. Autant le passé est immuable, autant le futur est incertain, et plus vous vous projetez dans un futur lointain et plus l’incertitude sera grande, même si vos objectifs vous semblent précis.
Comme vous le savez, la clé c’est le temps et pour une ingénieure physicienne le temps est un sujet des plus intéressant. Et si on l’observe bien, il est facile de constater que le temps a une direction et que cela permet d’influencer les probabilités. Les 5 étapes pour gérer l’incertitude proviennent de cette clé.
En entreprise et dans la vie de tous les jours, l’incertitude crée de l’instabilité et fait que nos prises de décision sont plus difficiles. Alors que faire ?
Étant directrice de recherche et développement depuis des années, je peux vous dire que j’ai dû apprendre à vivre avec l’incertitude, car en R&D, ce que l’on tente de faire n’a jamais été fait. Avec les années, j’ai développé des méthodes pour gérer l’incertitude et avancer avec elle. Je vous partage donc ce que j’ai observé.
1. Apprivoiser l’incertitude en entreprise – identifier la cause
Il s’agit ici de prendre le temps de reconnaître le plus pragmatiquement possible la réalité de la situation. Pour y arriver, vous pouvez par exemple vous poser quelques questions comme :
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Qu’est-ce que qui vous inquiète dans l’incertitude ? Générer de fausses attentes auprès de vos collègues et patrons. La peur de les décevoir, de leur causer des soucis. Bien souvent vos responsabilités peuvent avoir un impact sur d’autres projets et vous avez peur de ne pas livrer ce que vous pensiez livrer.
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Est-ce que vous apprenez en ce moment où avez-vous besoin d’une formation supplémentaire ?
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Est-ce que votre incertitude provient du fait que votre niveau de connaissance est limité dans le domaine ?
- C’est la première fois que vous faites un projet comme celui-ci ?
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Est-ce que vous doutez de vos capacités dans cette situation ? Si oui, pourquoi ?
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Est-ce que vous avez le pouvoir d’influencer le résultat opérationnel ?
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Ne pourriez-vous pas plutôt influencer votre état d’esprit face à l’incertitude ?
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Comprenez-vous bien la demande ? Peut-être que votre incertitude a pour origine le manque de clarté de la demande?.
Bien souvent l’incertitude provient du :
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fait que l’on ne sait pas d’où l’on vient et où l’on veut aller ou en d’autres termes, l’incertitude provient d’un manque de clarté dans la définition du projet et des objectifs,
- ou du fait qu’il y a plusieurs options qui s’offrent à vous et que ces options comportent souvent plus d’inconnues que d’informations connues
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ou encore du manque de connaissance pour résoudre le problème.
Dès que l’on identifie la situation actuelle, il est plus facile par la suite de rapprocher l’incertitude au présent et prendre action aujourd’hui.
2. Analyse du niveau d’énergie disponible pour votre leadership
Maintenant que vous avez une idée de l’origine de votre incertitude, il faut prendre le temps vérifier votre niveau d’énergie disponible pour régler la situation.
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Quel est notre niveau d’énergie dernièrement ? Êtes-vous épuisé à la fin d’une journée ?
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Quelles sont vos priorités ? Retrouver la santé, un équilibre de vie entre le travail et la famille, acquérir une nouvelle compétence…
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Est-ce que votre incertitude vous semble insurmontable ?
Selon votre niveau d’énergie, vous aurez la capacité de gérer un niveau d’incertitude plus ou moins élevé. Si vous vous sentez plein d’énergie, les aléas de la vie vous laisseront indifférents, car vous aurez l’énergie de les gérer les uns après les autres.
Donc pour gérer une incertitude plus importante que celle que vous pourriez rencontrer lors d’une journée typique, il est essentiel de prendre soin de votre niveau d’énergie, et d’analyser l’énergie dont vous disposez pour bien vous préparer.
À lire : L’énergie un concept fondamental en gestion du temps et Comment optimiser et retrouver son énergie ?
3. Les clés pour se préparer et créer du mouvement
Grâce à votre analyse des points 1 et 2 de cet article, vous êtes prêt maintenant à faire face aux incertitudes qui s’annoncent. L’objectif de cette nouvelle étape sera de créer un environnement et des systèmes qui créent du mouvement. Créer des outils et des méthodes vous aidera à trouver des solutions plus rapidement.
L’objectif de créer du mouvement est d’avoir le plus d’éléments en place pour faire face aux incertitudes au fur et à mesure. Une équipe, ou une personne, non préparée est une équipe ou une personne qui ne pourra pas faire face à autant d’incertitudes.
Comment faire pour vous préparer, vous et votre équipe :
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Pensez aux compétences, constituez votre équipe en fonction des compétences dont vous pensez avoir besoin. Encouragez votre équipe à avoir un « growth mindset » (état d’esprit de croissance) et à devenir polyvalente.
- Identifiez les manques dans les compétences de votre équipe et prévoyez du temps de formation pour les combler.
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Idéalement, en période de grande incertitude, votre équipe devrait être formée depuis longtemps et avoir déjà travaillé ensemble. Une équipe qui se connaît bien sera plus apte à gérer l’incertitude, puisqu’elle n’aura pas besoin d’utiliser une partie de son énergie pour apprendre à se connaître. Si votre équipe est nouvellement formée, donnez-leur des projets avec moins d’incertitudes afin de développer leur cohésion d’équipe.
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Mettez en place des processus et des méthodes de travail qui stimulent l’apprentissage et la collaboration. Si vous développez une nouvelle technologie, prenez le temps de mettre en place de bonnes pratiques telles que : création de références, création d’hypothèses, mise en place de protocoles, répétition des résultats, partage des apprentissages en équipe, documentations, etc.
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Lorsque le flou est trop grand, identifiez votre « Étoile polaire » votre « North Star » pour vous guider. Elle vous aidera lors des prises de décisions difficiles.
Exemple de systèmes à mettre en place pour augmenter la performance
Il existe des systèmes, des méthodes et des profils d’équipes qui génèrent du développement positif et permettent de réduire l’incertitude pendant le processus. Il faut donc développer ces méthodes qui une fois lancée ne vont générer que des apprentissages, qu’ils soient positifs ou négatifs. L’approche systématique et scientifique à fait ses preuves alors adaptez-la à votre environnement, posez des hypothèques, testez et recommencez.
L’objectif est de créer un mouvement, dès qu’il y a un mouvement, il y a une tendance. Et dès qu’il y a une tendance, cela permet de réduire l’incertitude, puisque l’on commence à entrevoir la direction. En créant des méthodes et systèmes, vous créez du mouvement et en mesurant le changement, vous détecterez les tendances qui vous aident à lire le futur et donc à réduire l’incertitude. Vous pourrez voir si vous allez dans la bonne direction, vers votre « Étoile polaire » !
Article qui détaille la création d’un système d’intelligence qui aide justement à créer du mouvement et le suivre.
4. Communiquer pendant la période d’incertitude
Réfléchissez à ce qu’il est important de communiquer et à qui vous voulez le communiquer. En période d’incertitude, la communication est primordiale. Lorsque le futur est incertain, chacun peut vivre son incertitude différemment et à des niveaux d’intensité diverse.
Chaque apprentissage, chaque décision peut avoir un impact important si vous évoluez dans un environnement à haut niveau d’incertitude. Dans cet environnement vous pourriez facilement oublier des personnes dans le processus puisque vous utilisez déjà une bonne partie de votre énergie à gérer votre niveau d’incertitude. Ce qui est tout à fait normal, par conséquent n’hésitez pas à être très transparent dans votre communication et vos prises de décisions. N’hésitez pas à inviter l’ensemble de votre équipe à faire la même chose.
5. Tester rapidement en fonction de votre travail
Une erreur fréquente que j’observe souvent dans mes équipes est d’essayer de tout faire en même temps. Avoir le beau design, l’architecture parfaite, les meilleures méthodes, tout en même temps. Dans cette situation, commencer prend énormément de temps puisque vous devez anticiper beaucoup trop d’éléments qui ne seront peut-être même pas nécessaires au final, surtout si votre solution n’est pas la bonne, étant donnée la quantité d’incertitude.
Vouloir atteindre le résultat final avant même d’avoir commencé revient en quelque sorte à ne pas accepter l’incertitude de la situation. C’est négliger cette incertitude en pensant que l’on peut définir la fin avant même de commencer, tout faire parfaitement dès le début. C’est une erreur, prenez le temps d’apprendre, lancez-vous tranquillement et voyez comment ce processus vous apporte des informations pour être plus efficace par la suite. Si vous essayez de faire tout parfaitement dès le début, vous risquez de ne jamais commencer.
Identifier les grandes étapes à franchir et laisser les détails se développer au fur et à mesure. Chaque étape vous permettra d’apprendre pour la suite. Pensez à ce que vous pouvez accomplir à chaque étape et soyez « lean » ! vous réaliserez que les petits objectifs comportent moins d’incertitude.
Pas besoin que tout soit parfait, ne laissez la perfection vous paralyser avant de commencer, ne faites que tendre vers elle. Accepter qu’il faille faire des erreurs pour apprendre et aller dans la bonne direction.
Faites une expérience : prenez le temps de rêver !
En période d’incertitude, il ne faut pas négliger le pouvoir de la visualisation. Prenez le temps de rêver à ce que serait votre futur idéal. Cette visualisation pourrait inspirer votre instinct lorsque les décisions seront difficiles.
Conclusion pour gérer l’incertitude
La vie est pleine d’incertitude. Prenez le temps d’en identifier la source et préparez-vous au mieux. Ensuite, allez-y une étape à la fois, rien de sert d’aller trop rapidement cela risquerait de vous paralyser et vous empêchez d’avancer, malgré votre volonté et votre engagement.
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Pour plus d’astuces, je vous invite à consulter mon livre qui va vous aider dans votre métier de gestionnaire : Le manager est un voyageur du temps.
