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Connaître les lois de gestion du temps, cela vous tente ?

Pourriez-vous dire que vous connaissez-vous toutes les lois liées à la gestion du temps? Savez-vous même déjà en quoi consiste une loi de la gestion du temps? Il en existe plusieurs et je vais profiter de cet article pour vous décrire les principales. Il est toujours intéressant de découvrir le résultat de la réflexion des penseurs qui cherchent à améliorer notre efficacité et plus particulièrement notre gestion du temps.

La loi de Carlson

La loi de Carlson se concentre sur l’élimination des interruptions, car elles sont, selon Sune Carlson (économiste suédois et père de cette loi), le pire ennemi de la productivité.  Cette règle est parfois aussi appelée, loi des séquences homogènes. C’est dans son livre Executive behaviour que Carlson met en avant le fait que : « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

Les astuces que vous pouvez mettre en place:

  • Enlevez les notifications de vos appareils électroniques,
  • Isolez-vous, signalez à votre entourage que vous êtes devez effectuer un travail qui vous demande de vous concentrer,
  • Planifiez l’heure à laquelle vous allez lire vos emails, faites-le à heures fixes par exemple. Régler rapidement un problème que vous l’on vous soumet par email peut être tentant,  car cela devient une gratification instantanée (loi de Laborit), mais attention bien choisir vos priorités,
  • Combinez les petites tâches de même nature,
  • Évitez de faire plusieurs choses en même temps.

La loi de Illich

Cette loi a été pensée par l’Autrichien et ex-prêtre: Ivan Illich. Elle se base sur la théorie du rendement décroissant autrement dit, après un certain temps de travail (90 minutes en moyenne), l’efficacité humaine décroît, voire devient négative.

Les astuces à mettre en place pour éviter cette situation :

  • Mettez en place des cycles de travail, par exemple utilisez la technique Pomodoro (25 minutes de travail/5 minutes de repos),
  • Planifiez un horaire où vous insérez des tâches de différentes natures. Par exemple, 90 min de travail intellectuel/aller marcher ou faire la lecture de vos emails pendant 30min, ou encore faire un 7min workout,
  • Pensez à prendre des pauses, faites-en même un art – L’art de déconnecter
  • Combinez la loi de Illich avec la loi de Carlson (voir plus haut)

La loi de Laborit

Henri Laborit, chirurgien et neurobiologiste français et à qui nous devons cette loi, nous explique que l’humain a tendance à vouloir faire ce qui lui fait plaisir en premier. Cette nature profonde fait qu’au travail, vous aurez davantage tendance à « chercher la satisfaction immédiate » et à « fuir le stress ». Cette loi est aussi connue sous le nom de la loi du moindre effort.

Les astuces que vous pouvez mettre en place:

  • Commencez la journée par les tâches les plus difficiles, tout en prenant des pauses (voir loi de Illich plus haut).
  • Planifiez stratégiquement l’organisation de votre agenda. Ne mettez pas toutes les choses difficiles la même journée/même semaine/même mois.
  • Apprenez à gérer votre énergie – Comment optimiser et retrouver son énergie ?

La loi de Parkinson

La loi de Parkinson a été développée par l’historien britannique Cyril Northcote Parkinson. Selon lui, plus le délai que vous avez pour faire une chose est grand, plus vous prendrez du temps pour la faire, vous étalerez votre travail de façon à occuper tout le temps disponible. C’est un peu comme la loi des gaz, mais appliquée au travail.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :   À chacun ses responsabilités au travail, pour ne pas déresponsabiliser

Les astuces que vous pouvez mettre en place:

  • Organisez vos projets par phases et itérations rapides (AGILE), évitez de voir le projet comme un long projet et découpez-le en une série de petits objectifs,
  • Fixez des délais réalistes, mais stimulants. Faites attention de ne pas créer trop d’urgences. Si vous vous sentez pressé par le temps, il vous sera plus difficile d’innover, de collaborer et de répondre aux “surprises” que vous apportera la loi de Murphy (voir ci-dessous) puisqu’il est impossible de tout prévoir. (Vous remarquerez que de jouer avec le temps permet de stimuler l’innovation et si le sujet vous intéresse, je vous invite à aller lire l’article suivant : Comment écrire un objectif qui stimule l’innovation ?),
  • Faites régulièrement le point sur l’avancement des projets.

La loi de Murphy

La loi de Murphy est plus connue en France sous le nom de “la loi des emmerdements maximums”. Elle a été pensée par Edward Aloysius Murphy Jr, ingénieur aérospatial. Elle démontre que rien dans la vie ne se déroule jamais comme prévu. Par conséquent, vous devez toujours garder du temps pour ces imprévus et être capable d’adapter votre plan initial.

Les astuces que vous pouvez mettre en place

  • Suivez le Guide de distribution du temps, et portez une attention particulière au concept des surprises.
  • Planifier votre travail en équipe, surtout si vous n’êtes pas seul sur le projet.
  • Utilisez pour vos projets les méthodes de travail Agile ou Lean,
  • Acceptez les aléas de la vie.

La loi de Pareto

Vilfredo Pareto, sociologue et économiste italien, a démontré que 80% des résultats proviennent de 20% du travail réalisé, par conséquent 80% du temps utilisé donnera 20% des résultats. Vous pouvez comprendre maintenant qu’atteindre la perfection prend du temps, et comme la plupart du temps cette perfection n’est pas nécessaire, cela finit par vous rendre contre-productifs.

Cette loi est l’une des lois qui peuvent s’appliquer à tous les domaines, pas seulement dans la gestion du temps. En développement de produit, elle aide à identifier les priorités des projets de développement qui permettent d’obtenir un maximum de résultat. Apprenez-en un peu plus sur le sujet grâce à l’article : La relativité, et la méthode Pareto améliorée. 

Les astuces que vous pouvez mettre en place:

  • Identifier vos priorités – l’urgence n’est pas nécessairement importante (matrice d’Eisenhower),
  • Déléguer les tâches non indispensables – Savoir déléguer, mais surtout quand
  • Prenez le temps de mesurer et visualiser ce qui vous prend du temps, faites une réelle analyse de la situation pour optimiser et mettre l’effort sur le 20% qui vous apportera 80% des résultats. Par exemple, prenez la liste de vos clients et analysez les revenues vs l’effort. Ensuite, éliminer les clients qui vous demandent beaucoup d’effort pour peu de résultats. Ces clients pourraient devenir d’excellent client pour un autre vendeur de votre entreprise.

La loi de Hofstadter

L’inventeur de cette loi est de Douglas Hofstadter (universitaire américain en sciences cognitives, physique et littérature comparée). Selon lui, faire les choses prend toujours plus de temps que prévu même si vous aviez déjà pensé qu’il y aurait “dérapage”.

Les astuces que vous pouvez mettre en place:

  • Apprenez du passé pour la planification de votre projet. N’oubliez pas de faire des rétroactions après chaque projet, analysez l’écart entre la planification initiale et la réalité. Avec le temps vous verrez une certaine tendance émerger et vous pourrez améliorer votre gestion du temps.
  • Assurez-vous de garder des espaces tampons entre les projets d’importances pour éviter de surcharger.
  • Identifiez les risques associés au dérapage et réfléchissez à comment les résoudre.

Note : J’ai travaillé pour une entreprise pour laquelle les délais et le budget n’étaient pas la priorité. La qualité était ce qui primait. Selon eux, une bonne idée bien faite aurait un plus grand impact stratégique sur le long terme si la qualité y est que le projet soit accompli à temps. J’imagine qu’ils avaient compris. Les projets prennent toujours plus de temps que prévu. Il n’y avait donc jamais de discussion sur les échéances. L’important était de sentir que le projet avançait et de voir des résultats. Tant qu’il y avait du mouvement, cela suffisait. Cela peut paraître étrange, mais enlever le paramètre du temps dans un projet génère des dynamiques très intéressantes.  Si vous jouez avec le temps (puisque la clé c’est le temps!), vous changerez les paramètres et les points de vues de ce qu’il est possible de faire. C’est  la situation idéale pour innover.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :   Podcast #0021 - Maximiser son calendrier

La “loi” de Dépatie

Cette loi n’est peut-être pas encore reconnue comme une loi universelle, mais comme vous le savez, la clé c’est le temps alors j’ai confiance qu’elle le deviendra. Cette loi développée par moi-même (Isabelle Dépatie, ingénieure physicienne experte en développement de technologie) démontre que pour maximiser votre performance et votre productivité sur le long terme, vous devez trouver et viser votre vitesse optimale. L’objectif est donc de développer des techniques qui vont vous permettre d’augmenter votre vitesse tout en utilisant la même énergie. Par conséquent, en vous organisant mieux. Pour atteindre votre vitesse moyenne et optimale, vous devrez comprendre et maitriser toutes les lois décrites dans cet article. Cette loi Dépatie permet d’interrelié l’importance de toutes les lois.

Les astuces que vous pouvez mettre en place :

  • Faites attention de ne pas vous surcharger afin de ne pas vous épuiser (rien ne sert de courir il faut partir à point!),
  • Sachez distribuer efficacement votre temps grâce au Guide de distribution du temps,
  • Mettez en place des systèmes d’intelligences pour vous aider à être plus efficace et améliorez-les régulièrement (pas nécessaire que cela soit parfait, créez simplement du mouvement pour vous améliorer régulièrement),
  • Prenez le temps de comprendre et d’intégrer dans votre vie toutes les lois mentionnées dans cet article.

En bonus la loi de Douglas

Les lois de Douglas et Parkinson sont assez semblables, la loi de Parkinson est liée au temps alors que celle de Douglas est liée à l’espace. Et c’est parce qu’elle est liée à l’espace et non au temps que je l’ai gardé pour la fin. Cette loi allègue que plus vous disposez d’espace dans votre bureau pour ranger vos dossiers et documents, plus vous utiliserez cet espace (La nature a horreur du vide!). Mais plus vous vous étalez, plus cela devient chaotique et non efficace donc plus vous perdrez du temps à trouver ce que vous cherchez!

Les astuces à mettre en place pour éviter cette situation :

  • Inspirez-vous de la méthodologie “5S” pour organiser votre bureau , pour plus d’astuce, pour appliquer la méthode allez lire cet article – Créez un espace commun qui fonctionne 
  • Jetez/recyclez ce qui est inutile,
  • Développez un système de classement qui vous est propre, pas besoin que ce système soit parfait, commencez plutôt simplement. Vous pouvez décider de classer par type d’objets, type de dossiers, ou encore choisir de classer en fonction du temps (avoir des piles de dossiers selon les délais de livraison).
  • L’important est d’avoir ces documents et outils accessibles facilement.

Survol de la méthode “5S”

  • Seiri (整理, ranger) : supprimer l’inutile,
  • Seiton (整頓, ordre) : situer les choses,
  • Seiso (清掃, nettoyage) : (faire) scintiller,
  • Seiketsu (清潔, propre) : standardiser les règles,
  • Shitsuke (躾, éducation) : suivre et progresser.

Conclusion

La quantité de temps que nous possédons pour tout accomplir dans notre vie est malheureusement limitée alors connaitre et utiliser ces lois nous pousse à faire toujours mieux pour nous-mêmes et notre équipe. Connaitre ces lois aide à être plus fort face à des situations que l’on ne peut changer, mais lorsque maîtriser il est possible d’atténuer leur impact. Il y a donc 8+1 lois de la gestion du temps, si vous acceptez d’inclure la nouvelle loi Dépatie.

Photo par Mille Sanders on Unsplash

5 Responses

  1. Article super complet et agréable à lire
    Instructif au possible.

    Ce qui est difficile c’est justement de se concentrer sur le long terme

    Appliquer même une seule loi, se rendre compte de son efficacité, et pourtant revenir à ses déviances d oisiveté est légion.

    Merci Isabelle

  2. Tant de lois pour gérer son temps, j’étais loin de les connaitre toutes. Il y a de quoi s’y perdre d’ailleurs! Il faudrait une méthode qui les synthétise toutes 🙂

  3. Génial ! J’en connaissais une bonne partie, mais pas toutes. Et sûrement pas la loi Dépatie, que j’adoube personnellement ! 😉
    Tout en les connaissant, j’ai souvent du mal à bien les appliquer… De ce point de vue, tes conseils sont précieux.
    La loi de Carlson me fait penser à mon combat sans fin contre l’invasion des emails pro (remarque que ça commence à être vrai avec les emails perso…) lorsque je bossais dans l’industrie ! A moins de s’organiser pour ne pas subir ce déferlement permanent, on finit par répondre aux priorités des autres, et rarement aux siennes…

    1. Isabelle dit :

      Étrange que l’on priorise les urgences et demandes des autres et que les nôtres peuvent attendre. Il faut vraiment être attentif.

  4. Merci Isabelle pour cet article très utile que je me garde en pense bête. Le temps est la ressource la plus précieuse que nous avons à disposition, et il est tellement facile de le dépenser inefficacement ou pour des choses qui ne sont pas importantes !

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