Il n’est pas toujours facile de vivre en communauté et de partager un espace commun. En termes d’espace, nous avons tous nos préférences et nos besoins, c’est pourquoi des compromis sont souvent nécessaires. Comment faire pour créer un espace agréable et pratique pour tous les membres de votre équipe alors les besoins évoluent constamment? Faire un gros ménage de temps en temps est bien, mais pas suffisant, il faut mettre en place un système qui permet les ajustements et les améliorations sur une base continue. Car n’oubliez pas, la clé c’est le temps! Les besoins d’aujourd’hui ne seront pas nécessairement les mêmes que ceux de demain, il faut donc toujours être à l’écoute et savoir s’ajuster.
Créer un espace commun adéquat pour son équipe est une des responsabilités du manager et un excellent défi. Voici donc quelques conseils pour vous aider à relever ce défi.
En matière d’organisation de l’espace commun (qu’il soit physique ou virtuel), trouver un point de départ agréable pour tous est loin d’être évident. Si vous arrivez dans une équipe déjà formée, cette étape aura probablement déjà été amorcée par votre prédécesseur. Par contre, si vous venez de vivre une réorganisation ou si votre département vient d’être créé, vous devrez initier cette étape et créer un espace commun pour tous. Dans ce cas vous commencerez par une version imparfaite avant de trouver la version idéale pour votre équipe. Si cela vous semble difficile, vous pourriez aussi penser déléguer cette tâche à un membre de votre équipe, mais attention avant de procéder.
Il faut êre vigilant avant de déléguer cette responsabilité, car pour mettre en place un système efficace, la personne qui sera en charge doit posséder :
Il faut donc être vraiment attentif avant de déléguer ce genre de responsabilités. Il est préférable, par exemple, d’éviter de déléguer cette tâche à un gestionnaire de projet qui aurait de l’influence, mais aucune autorité officielle hiérarchique pour mettre en place les bonnes pratiques.
Si l’organisation n’est pas votre force, ne vous inquiétez pas, travaillez en équipe, associez-vous avec quelqu’un qui possède ce talent, et soyez là pour supporter cette personne et renforcer le système que vous avez décidé de mettre en place. Gardez bien en tête que d’organiser l’équipe, et notamment organiser les espaces communs physiques et virtuels fait partie des responsabilités de gestion du manager.
Cette méthode est très utilisée de nos jours dans le monde industriel pour organiser les postes de travail, surtout lorsque ces postes de travail sont partagés par plusieurs personnes. Personnellement, j’aime aussi utiliser cette méthode pour l’organisation de mon appartement. J’aime dire qu’il est « 5S ». D’ailleurs, je ne fais pas du ménage, je fais mes « 5 S » c’est plus motivant.
Originaire du Japon, cette méthode est une technique de gestion japonaise visant à l’amélioration continue des tâches. Elle tire son nom de la première lettre de chacune des cinq opérations constituant autant de principes simples. Chaque étape de la méthode possède en fait un objectif propre. Ce qui est utile avec cette méthode c’est qu’elle donne une certaine structure tout en permettant de l’adapter à différents niveaux selon vos besoins. Il est possible d’être extrêmement organisé sur le moindre détail, mais il est aussi possible d’être organisé par catégorie et sujets généraux si besoin. Par exemple, habituellement vos couverts (ustensiles pour les Québécois) sont classés par type de couvert : cuillères, fourchettes et couteaux, mais vous pouvez aussi décider de tous les mettre dans un même contenant si cela est plus efficace pour vous.
Prenez le temps de faire une rétroaction.
Cette dernière question est importante pour les personnes qui adhèrent moins aux nouvelles règles. Accepter d’essayer et tester les règles est plus facile que de se sentir obligé de suivre une règle qui ne nous plait pas à première vue. La gestion du changement est très importante dans ces situations.
Normalement, toute l’équipe devrait être enthousiaste après une première séance de nettoyage et d’organisation, car le résultat est spectaculaire, mais attention de ne pas vous reposer sur vos lauriers. En tant que leader vous devez par la suite:
L’espace virtuel commun est un espace trop souvent négligé. Ce n’est pas parce que cet espace n’est pas physique qu’il ne faut le négliger. Vous pouvez aussi utiliser la méthode « 5S » pour organiser vos environnements virtuels comme par exemple vos systèmes d’intelligences, ou la structure de vos fichiers communs. Par cette méthode, définissez des titres de document qui parlent à tous, identifiez comment partager les informations à l’intérieur de votre équipe.
Voici un exemple d’organisation virtuelle:
Je n’insisterai jamais assez sur le fait qu’il est de la responsabilité de toute l’équipe de garder l’espace commun à niveau et de constamment l’améliorer, mais en tant que leader vous êtes le chef d’orchestre! Il est de votre responsabilité d’organiser et gérer votre équipe à ce niveau.
Il est important d’éviter de créer des sous-classes de collaborateurs par mégarde. Par exemple, assurez-vous que le ménage ne soit pas fait que par les nouveaux arrivés dans l’équipe. Créer deux types de collaborateurs ne vous aidera pas sur le long terme.
Marcel Bich, le baron et fondateur de la marque BIC, était l’un des premiers à arriver dans l’usine et prendre le balai afin de rendre l’usine agréable pour tous. Cette tradition est restée avec les années et est devenue un exemple pour tous. Il n’y a pas de sous-tâche et si quelque chose doit être fait, n’importe qui peut le faire !
Comme je vous le disais plus haut, il est important de créer ces règles de gestion de l’espace en équipe, le plus souvent possible. Lorsqu’une règle ne semble pas respectée, plusieurs options s’offrent à vous, vous pouvez :
Évidemment en tant que leader vous devez tenir l’équipe responsable de ce qu’ils ont décidé en équipe, mais si ce qui a été décidé ne fonctionne pas, il faut savoir reconnaitre l’erreur et s’adapter.
Pour vous assurer de créer un espace commun agréable et efficace pour toute votre équipe, il n’y a malheureusement pas de recette magique, mais si vous vous assurez de faire ce travail en équipe et de vérifier régulièrement que les règles sont encore adaptées, vous devriez voir le bien-être et l’efficacité de vos équipes grandir.
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Bonjour,
Je prends enfin le temps de m’informer sur cette fameuse méthode 5 S. Il serait intéressant que j’essaie de la mettre en place à la maison, vu que toute l’équipe « famille » partage, en ce moment, un lieu de travail commun, notre appartement (Et oui, en Allemagne nous sommes confinés depuis le 18.12).
Quand j’animais mes formations de préparation à la retraite, la question du partage du lieu commun « Habitation » à se réapproprier soulevait déjà bien des questionnements…la 5 S pourrait être intéressante.
Merci pour cet article, à bientôt.
Oui bonne idée ça fonctionne bien partout cette méthode, surtout quand on le fait en groupe et que tout le monde à une voix.
4 Comments
Super ! Merci pour cet article ! Je n’avais jamais entendu parler de cette méthode des 5s. Je pense que quelques 5s chez moi ne feront de mal à personne.
Merci Isabelle pour cet article très inspirant ! Je ne connaissais pas la méthode des 5 S, cela donne envie de se bouger ! Et faire un bon rangement en équipe sa semble bien sympa☺️