Créez un espace commun qui fonctionne !

Il n’est pas toujours facile de vivre en communauté et de partager un espace commun. En termes d’espace, nous avons tous nos préférences et nos besoins, c’est pourquoi des compromis sont souvent nécessaires. Comment faire pour créer un espace agréable et pratique pour tous les membres de votre équipe alors les besoins évoluent constamment? Faire un gros ménage de temps en temps est bien, mais pas suffisant, il faut mettre en place un système qui permet les ajustements et les améliorations sur une base continue. Car n’oubliez pas, la clé c’est le temps! Les besoins d’aujourd’hui ne seront pas nécessairement les mêmes que ceux de demain, il faut donc toujours être à l’écoute et savoir s’ajuster.

Créer un espace commun adéquat pour son équipe est une des responsabilités du manager et un excellent défi. Voici donc quelques conseils pour vous aider à relever ce défi.

Une des responsabilités du manager

En matière d’organisation de l’espace commun (qu’il soit physique ou virtuel), trouver un point de départ agréable pour tous est loin d’être évident.  Si vous arrivez dans une équipe déjà formée, cette étape aura probablement déjà été amorcée par votre prédécesseur. Par contre, si vous venez de vivre une réorganisation ou si votre département vient d’être créé, vous devrez initier cette étape et créer un espace commun pour tous. Dans ce cas vous commencerez par une version imparfaite avant de trouver la version idéale pour votre équipe. Si cela vous semble difficile, vous pourriez aussi penser déléguer cette tâche à un membre de votre équipe, mais attention avant de procéder.

Déléguer à la bonne personne

Il faut êre vigilant avant de déléguer cette responsabilité, car pour mettre en place un système efficace, la personne qui sera en charge doit posséder :

1. Une vue d’ensemble des besoins,
2. L’autorité hiérarchique suffisante pour prendre des décisions rapidement,
3. L’intérêt constant d’investir du temps et des ressources sur ce sujet.

Il faut donc être vraiment attentif avant de déléguer ce genre de responsabilités. Il est préférable, par exemple, d’éviter de déléguer cette tâche à un gestionnaire de projet qui aurait de l’influence, mais aucune autorité officielle hiérarchique pour mettre en place les bonnes pratiques.

Si l’organisation n’est pas votre force, ne vous inquiétez pas, travaillez en équipe, associez-vous avec quelqu’un qui possède ce talent, et soyez là pour supporter cette personne et renforcer le système que vous avez décidé de mettre en place. Gardez bien en tête que d’organiser l’équipe, et notamment organiser les espaces communs physiques et virtuels fait partie des responsabilités de gestion du manager.

Organisation de l’espace commun – la Méthode « 5s »

Cette méthode est très utilisée de nos jours dans le monde industriel pour organiser les postes de travail, surtout lorsque ces postes de travail sont partagés par plusieurs personnes. Personnellement, j’aime aussi utiliser cette méthode pour l’organisation de mon appartement. J’aime dire qu’il est « 5S ». D’ailleurs, je ne fais pas du ménage, je fais mes « 5 S » c’est plus motivant.

Originaire du Japon, cette méthode est une technique de gestion japonaise visant à l’amélioration continue des tâches. Elle tire son nom de la première lettre de chacune des cinq opérations constituant autant de principes simples. Chaque étape de la méthode possède en fait un objectif propre. Ce qui est utile avec cette méthode c’est qu’elle donne une certaine structure tout en permettant de l’adapter à différents niveaux selon vos besoins. Il est possible d’être extrêmement organisé sur le moindre détail, mais il est aussi possible d’être organisé par catégorie et sujets généraux si besoin. Par exemple, habituellement vos couverts (ustensiles pour les Québécois) sont classés par type de couvert : cuillères, fourchettes et couteaux, mais vous pouvez aussi décider de tous les mettre dans un même contenant si cela est plus efficace pour vous.

1. La méthode « 5S »

• Seiri (整理, ranger) : supprimer l’inutile ; éliminer ce qui n’est pas utile ou le placer plus loin de la zone de travail.

• Seiton (整頓, ordre) : situer les choses ; chaque chose doit avoir une place et doit toujours se retrouver à cet endroit après son utilisation. Plus un outil est fréquemment utilisé plus vous le placez près de vous.

• Seiso (清掃, nettoyage) : (faire) scintiller ; il faut prendre soin des outils et de notre lieu de travail, il faut donc prendre le temps de nettoyer.

• Seiketsu (清潔, propre) : standardiser les règles ; il est nécessaire d’identifier les règles que l’on a en commun, comme par exemple procéder au rangement immédiatement après utilisation et non le lendemain ou l’identification de tout travail en cours identifié, car sans note visible sur un poste de travail ce dernier pourrait être rangé et nettoyé sans préavis.

• Shitsuke (躾, éducation) : suivre et progresser. Assurez-vous de suivre les règles mises en place et mettez continuellement à jour le système en fonction des besoins évolutifs de l’espace commun.

2. Quelques astuces pour faciliter la mise en place la méthode « 5S »

1. Choisissez une période où toute votre équipe est disponible.
2. Déterminez une zone ou un endroit qui a besoin d’une attention particulière. Par exemple, la cuisine commune du bureau. Si vous êtes à la tête d’une grande équipe, identifiez plusieurs zones qui ont besoin d’être améliorées, ce qui vous permettra de diviser les séances d’organisation en petits groupes. Si vous n’avez pas encore accès à l’endroit qui va bénéficier de cette séance d’organisation, munissez-vous d’un dessin ou d’un modèle 2D ou 3D, cela aide grandement la visualisation.
3. Au début de la séance, expliquez à votre équipe l’importance de s’organiser, le tout avec une attitude positive et assertive. Impliquez votre équipe, demandez-lui pourquoi il est aussi important, pour eux, de s’organiser. Vous apprendrez beaucoup de leurs réponses.
4. Présenter la méthode des « 5 S ».
5. Appliquer cette méthode en équipe, faites-le immédiatement après la présentation de la méthode. C’est un excellent moyen de rallier l’équipe.

3. Astuce pour la période de nettoyage en équipe

Après la période de tri/rangement/nettoyage

Prenez le temps de faire une rétroaction.

• Qu’est-ce que l’équipe a préféré dans la méthode utilisée ?
• Identifier en quelque sorte les règles qui ont été mises en place pendant la séance d’organisation. Et documentez-les par la suite, ce document servira à la formation des nouveaux dans l’équipe.
• Que reste-t-il à améliorer ?
• Quelles sont les règles que l’équipe est prête à tester et réviser par la suite ?

Cette dernière question est importante pour les personnes qui adhèrent moins aux nouvelles règles. Accepter d’essayer et tester les règles est plus facile que de se sentir obligé de suivre une règle qui ne nous plait pas à première vue. La gestion du changement est très importante dans ces situations.

4. L’importance du dernier « S » – Shitsuke: suivre et progresser

Normalement, toute l’équipe devrait être enthousiaste après une première séance de nettoyage et d’organisation, car le résultat est spectaculaire, mais attention de ne pas vous reposer sur vos lauriers. En tant que leader vous devez par la suite:

1. Vous assurer que les nouveaux comprennent et suivent les méthodes et règles mises en place,
2. Vous assurer aussi qu’il n’y a pas de laisser-aller, si c’est le cas n’hésitez pas à motiver votre équipe pour qu’elle poursuive le bon travail,
3. Organiser des sessions de nettoyage régulièrement, même si tout le monde fait de son mieux il arrive à tous d’oublier une tasse de café ou d’autres objets du même genre. Alors une fois par mois, organisez une session de nettoyage avec toute l’équipe afin d’éliminer ces oublies.

L’organisation de l’espace commun virtuel

L’espace virtuel commun est un espace trop souvent négligé. Ce n’est pas parce que cet espace n’est pas physique qu’il ne faut le négliger. Vous pouvez aussi utiliser la méthode « 5S » pour organiser vos environnements virtuels comme par exemple vos systèmes d’intelligences, ou la structure de vos fichiers communs. Par cette méthode, définissez des titres de document qui parlent à tous, identifiez comment partager les informations à l’intérieur de votre équipe.

Voici un exemple d’organisation virtuelle:

1. Mettez en place un système d’identification des types de documents avec une identification unique pour la traçabilité,
2. Créez la liste des éléments essentiels qui doivent se retrouver sur le document afin de pouvoir facilement retracer ce document et son auteur,
3. Créez un répertoire commun avec des sous-répertoires afin de bien répertorier les documents,
4. Mettez en place une base de données pour retrouver facilement les documents,
5. En bonus, si vous voulez aller encore plus loin, vous pouvez, à partir de cette base de données, créer une page web qui partage les faits saillants de la semaine de l’équipe. Personnellement, j’adore mettre une image qui résume le document/projet pour inciter les gens à lire les « nouveautés » de la semaine.

Exemple de nomenclature pour les noms de document et de base de données simple

Importance de le faire en équipe

Je n’insisterai jamais assez sur le fait qu’il est de la responsabilité de toute l’équipe de garder l’espace commun à niveau et de constamment l’améliorer, mais en tant que leader vous êtes le chef d’orchestre! Il est de votre responsabilité d’organiser et gérer votre équipe à ce niveau.

1. Pas de sous-classe de collaborateur

Il est important d’éviter de créer des sous-classes de collaborateurs par mégarde. Par exemple, assurez-vous que le ménage ne soit pas fait que par les nouveaux arrivés dans l’équipe. Créer deux types de collaborateurs ne vous aidera pas sur le long terme.

Marcel Bich, le baron et fondateur de la marque BIC, était l’un des premiers à arriver dans l’usine et prendre le balai afin de rendre l’usine agréable pour tous. Cette tradition est restée avec les années et est devenue un exemple pour tous.  Il n’y a pas de sous-tâche et si quelque chose doit être fait, n’importe qui peut le faire !

2. Ajuster constamment les règles en équipe

Comme je vous le disais plus haut, il est important de créer ces règles de gestion de l’espace en équipe, le plus souvent possible. Lorsqu’une règle ne semble pas respectée, plusieurs options s’offrent à vous, vous pouvez :

1. Renforcer la règle après avoir vérifié qu’elle est utile. Le renforcement peut se faire par un contrôle qualité sur quelques jours/semaines.
2. Éiminer la règle si vous constatez finalement qu’elle est inutile
3. Modifier cette règle afin de répondre au besoin réel.

Évidemment en tant que leader vous devez tenir l’équipe responsable de ce qu’ils ont décidé en équipe, mais si ce qui a été décidé ne fonctionne pas, il faut savoir reconnaitre l’erreur et s’adapter.

Conclusion

Pour vous assurer de créer un espace commun agréable et efficace pour toute votre équipe, il n’y a malheureusement pas de recette magique, mais si vous vous assurez de faire ce travail en équipe et de vérifier régulièrement que les règles sont encore adaptées, vous devriez voir le bien-être et l’efficacité de vos équipes grandir.

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