Comment bien équilibrer la charge de travail de son équipe ?

Tous les employés sont concernés par leur charge de travail, quelle que soit la taille de l’entreprise dans laquelle ils se trouvent. Atteindre le bon niveau de charge de travail est une responsabilité collective au sein de l’entreprise. Et c’est un aspect dont on parle beaucoup entre nous et qu’il ne faut pas négliger. Vous avez d’ailleurs, tout comme moi, sûrement déjà entendu des commentaires de ce type:

« Il ne faut pas travailler trop fort ou faire trop d’heures supplémentaires sinon l’entreprise pourrait considérer cela comme la norme, et la journée où tu ralentis ton gestionnaire pourrait penser que tu as un problème de performance. » 

Ces commentaires ont tendance à me faire réfléchir et souvent me permettent d’évoluer. Aujourd’hui, je sais qu’une équipe possède sa propre vitesse moyenne optimale en fonction de ses connaissances, ses méthodes de travail, sa capacité à collaborer. Le seul moyen d’aller plus vite, d’être plus efficace est de développer l’équipe pas à pas et non de demander à vos employés de fournir plus d’effort ou de faire continuellement du temps supplémentaire. Car au final, aller plus vite que la vitesse moyenne de chacun ne fait qu’épuiser l’équipe.

Alors, comment trouver la vitesse moyenne de votre équipe pour être en mesure ensuite de la faire évoluer?

Astuce#1 – Favoriser la bonne charge de travail

En tant que leader c’est à vous de valoriser le bon niveau de charge de travail. Déterminez la charge de travail qui rend votre employé heureux et surtout le niveau qui lui permet d’atteindre son équilibre personnel. Chaque personne est différente, mais vous remarquerez en général que ce point se situe autour de 40h par semaine.

Si vous constatez que cet employé rencontre une surcharge de travail, plutôt que d’encourager le temps supplémentaire, discuter avec lui et déterminer d’où vient cette surcharge. Est-ce temporaire ou cette surcharge est-elle en train de devenir la norme ? Est-ce que votre employé préfère cette surcharge/cette vitesse ou cela lui pose-t-il un problème? Je sais que personnellement je préfère travailler en moyenne 9h par jour, car cela me donne l’opportunité de prendre le temps d’écouter et aider mes collègues. Je sais que je pourrais probablement aider mes collègues en 8h, mais j’aime bien prendre le temps qu’il faut pour m’occuper de mon équipe même si cela implique de travailler davantage.

Note : Ne pas aller à la bonne vitesse (aller trop vite ou trop lentement) peut avoir des conséquences néfastes sur le long terme. Il est important d’aller à la JUSTE vitesse, celle qui vous convient. Pour ce faire, apprenez à jouer avec la vitesse pour aller plus loin.

Astuce#2 – Laisser votre équipe gérer leur temps.

Cette règle peut vous paraitre étrange, mais certains gestionnaires gèrent le calendrier de leurs employés sans s’en rendre compte. Par exemple, en leur distribuant beaucoup de microtâches au lieu de leur donner des responsabilités ou des projets. Pour savoir si c’est votre cas, vous pouvez regarder si les membres de votre équipe viennent souvent vous consulter pour savoir sur quoi travailler dans la journée ou durant la semaine. Vérifiez également si vous avez de la difficulté à déléguer des responsabilités.

Par le passé, j’ai déjà vu des collègues expérimentés attendre presque tous les jours, les consignes de leur gestionnaire pour savoir sur quoi travailler. Ils étaient inquiets de ne pas faire la bonne chose. Leur gestionnaire ne savait pas déléguer ses responsabilités, il y allait tâche par tâche. Ce gestionnaire rencontrait probablement lui-même une surcharge de travail incroyable.

Vous comprenez qu’il est important de savoir déléguer vos responsabilités et distribuer les projets tout en laissant les membres de votre équipe gérer leurs priorités et leur temps de travail eux-mêmes.

Astuce#3 – Éviter la double priorité

Chacun des membres de votre équipe doit être en mesure de prioriser ses projets et ses tâches en fonction des priorités de la compagnie, des priorités de son équipe et de ses priorités individuelles. Mais si vous déléguez deux projets/responsabilités de même niveau de priorité/d’urgence à une même personne, vous ne faites pas votre travail de gestionnaire jusqu’au bout. Vous avez en fait transféré sans vous en rendre compte votre responsabilité de priorisation des projets à votre équipe. Vous êtes le seul à avoir la vue d’ensemble nécessaire, vous êtes le seul à détenir toutes les informations qui vont vous aider à mieux définir les priorités du département alors aidez votre équipe à prioriser efficacement.

Tout le monde dans sa carrière connait des périodes où il est très difficile de prioriser, des périodes où il est difficile de dire non ou de choisir, mais il faut apprendre à le faire. Si un de vos employés rencontre ce problème, je vous conseille de faire avec lui la liste des projets existants, de faire ensuite la liste des tâches dont il est responsable et de voir avec lui quelles sont ses priorités. S’il est difficile de trouver un ordre logique et si vous remarquez qu’il y a plusieurs priorités #1, c’est qu’en tant que gestionnaire vous avez, peut-être, délégué trop d’éléments urgents/importants à cette personne, ou que vous avez vous-même de la difficulté à prendre une décision.

C’est aussi pour cette raison qu’il est important de distribuer les priorités de niveau 1 à des personnes différentes. Si la taille ou la structure de votre équipe ne vous le permet pas, peut-être faudra-t-il renoncer à quelque chose, votre travail de gestionnaire est justement de savoir prendre ces décisions de renoncement.

Astuce#4 – Jouer avec le temps

Cette règle est vraiment magique. L’idée ici est de bien estimer la vitesse moyenne des surprises qui surviennent pour pouvoir fixer la charge de base (baseline) de votre équipe. Pour y arriver, il vous faut prendre le temps d’analyser la charge moyenne de travail qu’engendrent les surprises que peut rencontrer votre équipe. Il faut faire cette analyse autant au niveau de l’équipe qu’au niveau des individus.

L’évaluation des surprises pour trouver la charge de travail de base

Ce que l’on entend ici par surprise est tout événement non prévu qui perturbe votre planification initiale. Les surprises peuvent arriver lorsque l’on oublie des éléments importants et peuvent avoir différentes formes comme un problème inattendu avec un client, un collègue qui tombe malade, ou qui doit partir quelque temps pour s’occuper de sa famille, ou un autre collègue qui a besoin de votre expérience/aide…

Puisque par définition les surprises sont impossibles à planifier et à faire disparaitre totalement, il est vraiment important de garder du temps pour elles. N’hésitez pas à prendre le temps d’analyser vos dernières semaines de travail et regardez le nombre de surprises que vous avez dû gérer. Il est important d’être conscient de l’existence de ces « surprises, et si vous ne savez pas combien de temps leur consacrer, je vous conseille de commencer de garder 75% de votre temps pour les activités planifiées et 25% pour les surprises, ce qui fait 2h pour gérer les surprises dans une journée de 8h. Vous devriez rapidement constater que votre charge de travail s’en trouve plus équilibrée.

La gestion du vide – Avoir un projet sans échéance

Hypothétiquement, si dans votre journée de 8h vous ne rencontrez finalement aucune surprise, devriez-vous ne rien faire avec les 2h que vous avez conservé? Bien sûr que non ! Garder de la place pour les surprises ne veut pas dire qu’il faut se tourner les pouces s’il n’y en a pas, mais plutôt qu’il faut conserver dans notre liste des choses à faire, des éléments qui peuvent être fait à n’importe quel moment. Si vous avez une absence de surprise, profitez-en pour travailler sur les projets importants/non urgents de votre liste d’objectifs.

En résumé, il faut avoir une liste d’objectifs où les échéances sont plus flexibles. Idéalement, ce sont des projets qui vous passionnent et passionnent votre équipe. Ce sont des projets que vous projetez de faire dès que vous avez du temps de disponible. Ces projets peuvent également être un moyen d’évaluer la gestion du temps de votre équipe et leur performance.

Note : Il peut facilement arriver qu’une situation empêche notre projet de priorité 1 d’avancer. C’est pourquoi il faut toujours avoir dans votre liste de projets, des projets avec des objectifs plus flexibles dans le temps, des projets qui vont à une vitesse différente, où les échéances sont moins sensibles aux délais.

Comment faire pour avoir une liste de projets avec des vitesses différentes ?

La mise en place de cette liste de projet passe par plusieurs étapes, la première consiste à regrouper toutes vos responsabilités, toutes vos tâches, tous vos objectifs et projets et de les répartir en 3 catégories :

• A. Les projets à charge faible continuelle (charge faible, long terme): faire de l’entretien de systèmes, d’équipement ou de processus, développement de compétences,
• B. Les projets de gestion des échéances en fonction d’objectifs (charge importante sur une période déterminée): mettre en place de nouvelles méthodes de travail, ou de nouveaux outils d’équipe, gérer des projets, créer des produits, c’est dans cette catégorie que se trouvent souvent les projets de priorité 1.
• C. Les projets avec une variation importante de la charge provenant d’urgences incontrôlables (charge variable sur le court terme): supporter la qualité de produits, le service à la clientèle …

La seconde étape consiste à équilibrer votre charge de travail. Si votre charge de travail comprend majoritairement des projets de type C, vous ne pourrez pas vous commettre sur des projets de type B très importants. Il faudrait plutôt penser à combiner avec des tâches et des responsabilités de type A. Les tâches et responsabilités de type A se combinent bien avec ceux de type B ou C, mais combiner B et C augmente les risques de surcharge au travail.

En tant que leader vous devez donc permettre à votre équipe d’avoir des projets et responsabilités qui sont sur des échéances (échelle de temps) différentes.

Pour plus de détails concernant les éléments d’une bonne gestion du temps que cela soit au niveau professionnel ou au niveau personnel, allez lire mon guide de distribution du temps

Astuce#5 – Encourager les bonnes pratiques de gestion du temps

Rien de mieux pour responsabiliser votre équipe au niveau de la gestion du temps que d’encourager l’utilisation des bonnes pratiques en entreprise. Vous pourrez retrouver une bonne partie de ces bonnes pratiques dans les articles ci-dessous. N’hésitez surtout pas à les partager avec les membres de votre équipe.

• Le meilleur de Getting things done 
• Les lois de la gestion du temps 
• Apprendre à déconnecter du travail 
• Comment être plus organisé ? 
• La visualisation du temps en 3 points de vue 
• Comment Booster sa productivité ?
• Comment protéger et gagner du temps ?
• Pour gagner du temps, la clé c’est ralentir 
• La relativité, et la méthode de Pareto
• Comment développer votre visualisation du futur en tant que leader ? 
• …

Astuce #6 – Augmenter votre vitesse pour en faire plus demande du temps

Si après toute cette évaluation vous constatez que la seule solution pour votre équipe est d’augmenter la cadence. Soyez vigilant de plutôt augmenter la vitesse moyenne de votre équipe et non de leur demander de faire des heures supplémentaires régulièrement. La difficulté ici, est que pour augmenter la vitesse moyenne de votre équipe vous allez devoir faire un investissement en temps ce qui pourrait être difficile surtout si votre constat est qu’il faut aller plus vite. Mais prenez le temps d’y penser, car cela pourrait vraiment valoir la peine dans le futur. Si vous décidez de finalement vous investir dans ce processus, allez lire l’article suivant qui pourra vous aider: Comment augmenter la productivité de son équipe ? 

Conclusion

Un gestionnaire possède une grande part de responsabilité dans l’organisation de la charge de travail de son équipe, et les 6 astuces mentionnées plus haut sont là pour l’aider dans cette tâche. Mais il doit néanmoins savoir qu’il n’est pas le seul responsable de l’équilibre que doivent atteindre ses employés. Chacun d’entre eux doit contribuer à ce sujet. Si vous constatez que vous êtes surchargé depuis trop longtemps déjà, il faudrait vraiment prendre le temps de réajuster le tir, essayez d’abord de ralentir même si c’est difficile et contre-intuitif.

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