Dockathon – Le pouvoir de la synchronisation en équipe
En tant que manager, j’ai souvent observé certaines tâches cruciales être délaissées, malgré leur importance. Celles qui demandent peu de temps individuellement mais nécessitent la collaboration de plusieurs, sans échéance urgente. Prenons l’exemple de la documentation et des processus. Bien que primordiaux pour la performance à long terme, ils sont difficiles à prioriser lorsqu’ils impliquent une équipe entière. J’ai donc imaginé un nouveau concept pour catalyser nos efforts collectifs de façon intense sur ces projets: des journées où nous nous concentrons ensemble sur une tâche précise, que j’ai baptisées avec mes collègues “dockathons”. Dans votre entreprise aussi, optimiser la qualité de votre équipe et de vos méthodes est crucial. Voyons comment ces événements collaboratifs peuvent vous aider à relever ces défis quotidiens. La formalisation, un casse-tête quotidien Au bureau, il est souvent ardu de prendre le temps de documenter nos façons de faire, rédiger des procédures et des rapports. Les tâches urgentes accaparent notre attention. Pourtant, consigner nos méthodes est indispensable pour capitaliser sur les connaissances, garantir la continuité et favoriser la progression. Sans efforts délibérés pour allouer du temps à la documentation, celle-ci est négligée. Les employés ont rarement des plages de travail entièrement consacrées à cet exercice ingrat mais si important. La documentation se fait au minimum ou est repoussée aux calendes grecques. Il faut changer d’approche. Plutôt que voir la documentation comme une corvée, nous devrions l’appréhender comme un investissement incontournable pour la performance à long terme. Voilà pourquoi le concept de journées intensives comme le “dockathon” est si puissant : cela nous pousse à faire de la documentation une priorité. Une solution : se concentrer ensemble Pour encourager la collaboration et viser l’excellence, j’ai créé avec mon super collègue Louis Chouinard le concept du “dockathon”. Nom qui a été trouvé par mon collègue – Alex Ouellet-Belanger. Un peu comme des hackathons, les dockathons sont des événements pour sortir de la routine et se concentrer tous ensemble sur un projet précis pour bien avancer. Le dockathon combinent 3 ingrédients clés : Se concentrer – Consacrer toute notre attention à un projet prioritaire. Collaborer – Travailler en équipe pour trouver des solutions novatrices. Un marathon – Efforts soutenus pendant une journée pour réaliser des progrès significatifs. La magie du concept est de synchroniser nos efforts pour obtenir un maximum de résultats collectivement, au lieu d’éparpiller des petites tâches individuelles. Les avantages des dockathons sont multiples : Solutions enrichies grâce au travail d’équipe Collaboration interdépartements Partage de connaissances et d’expériences Motivation face aux progrès concrets réalisés ensemble Accès à des experts pour répondre aux questions Lors d’un dockathon typique, nous commençons par un lancement pour présenter les objectifs, puis nous nous mettons au travail de manière intensive. Un chat ouvert permet d’échanger sur nos avancées et de poser des questions. Du popcorn est même offert pour rendre la journée plus conviviale ! Nous terminons par un résumé des accomplissements. Ce concept est si enrichissant qu’il inspire désormais des initiatives similaires sur d’autres projets, pour combiner l’attention collective et le talent de notre équipe afin de créer les meilleures solutions. Notre quête d’excellence nous pousse à optimiser même notre façon de collaborer. Le logo original Le succès nous inspire les “Closehackthons” Forts du succès des dockathons, nous avons poussé le concept plus loin avec les “closehackthons”. Ce sont des événements intensifs de 3 jours pour clôturer et finaliser des projets majeurs et atteindre des étapes cruciales. Lors de ces closehackthons, des équipes pluridisciplinaires se mobilisent pour régler les derniers détails, bogues et points bloquants sur des initiatives stratégiques. Grâce à cette approche ciblée, nous bouclons des projets qui stagnent depuis des mois. L’élan et l’énergie de groupes talentueux nous ont permis d’accomplir en 3 jours ce qui aurait pris des semaines autrement. Les progrès spectaculaires des closehackthons ont convaincu tout le monde de leur utilité. Ils sont devenus un outil clé pour mobiliser l’intelligence collective et concrétiser nos objectifs métier de manière collaborative. Cet exemple illustre la puissance de sortir de la routine pour se consacrer ensemble à des priorités. Les résultats dépassent largement ce que chacun peut accomplir isolément. Les closehackthons accélèrent notre réussite. Note: pour que le closehackthon et les dockathons fonctionnent nous devons tous annuler les réunions récurrentes et libérer les agenda de tous pour mettre de focaliser. Libérer les agendas pour se synchroniser Pour que les dockathons et closehackathons soient vraiment efficaces, un élément clé est de libérer complètement les agendas de tous les participants. Il faut donc briser les silos et les managers doivent tous se synchroniser. Directeurs et VP, c’est là que vous entrez en jeu ! Il faut prioriser. Identifiez les objectifs que vous voulez atteints ! et le tour est joué. En effet, le succès de ces journées intensives repose sur la capacité à se consacrer pleinement, sans interruption, à l’objectif fixé. Toutes les réunions et tâches récurrentes doivent être annulées ou déléguées pour dégager le temps nécessaire. C’est un exercice qui peut s’avérer complexe dans le feu de l’action quotidienne. Mais il est indispensable de préserver des plages horaires entièrement dédiées, sans sollicitations extérieures. Cela requiert une planification minutieuse en amont avec les équipes et la hiérarchie. Le jeu en vaut largement la chandelle quand on constate les résultats obtenus en se rassemblant pour se concentrer sur un projet prioritaire. En quelques jours, nous accomplissons ensemble ce qui aurait pris des semaines de travail morcelé. Annuler les réunions non essentielles et libérer les agendas le temps d’un dockathon ou d’un closehackathon peut sembler difficile sur le moment, mais ça en vaut vraiment la peine ! C’est comme ça que nous pouvons créer de la valeur et générer des solutions innovantes rapidement. Conclusion La documentation et les processus sont cruciaux mais il est souvent ardu de leur consacrer du temps au quotidien. Heureusement, des concepts comme le dockathon et le closehackathon permettent de surmonter ce défi. D’ailleurs vous pouvez grâce à eux prendre le temps en équipe de cartographier vos processus. Les dockathons illustrent un principe que j’explore dans mon livre
Podcast #0023 – L’urgence et l’importance important de faire la différence
L’urgence ce n’est pas nécessairement important, ce qui veut dire que si une chose semble urgente, il est possible que vous ne devriez pas la faire. Apprendre à faire la différence et prendre la bonne action est essentiel pour bien gérer son temps et ses priorités. “Cliquez” sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – L’urgence n’est pas nécessairement importante et voici la vidéo YouTube associée https://youtu.be/ewUi1oRfmiA
La Mission et la Vision de votre équipe ou votre département
Connaissez-vous la mission et la vision de votre équipe ? Avez-vous pris le temps d’y penser et de les créer ? Peu de gestionnaires prennent le temps de le faire. Définir la mission et la vision est un exercice que les entrepreneurs font lorsqu’il est temps pour eux d’aller chercher des fonds. C’est une réflexion que l’on peut faire afin de faire évoluer n’importe quelle équipe et d’être en mesure de faire “son marketing”. Il n’y a aucune raison de se limiter à créer la mission et la vision au niveau de l’entreprise et de ne pas en créer pour votre département. Un département c’est finalement comme une petite entreprise à l’intérieur de l’entreprise. Il est intéressant d’appliquer les activités que les entreprises peuvent mettre en place pour aider leurs équipes à s’orienter et s’organiser, au niveau des divisions, des départements, et des équipes. Nous allons donc plus spécifiquement dans cet article vous aider a définir la mission et la vision de votre équipe. Quelle est la différence entre mission et vision? Il arrive souvent que la différence entre les énoncés de la mission et de la vision ne soit pas claire au départ. Ces deux concepts vont dans des directions similaires, ils permettent de connecter le présent avec le futur. Par contre, il peut être judicieux de faire une distinction claire entre les deux afin de pousser plus loin la réflexion. La clé pour mieux comprendre leur lien c’est le temps puisque comme toujours la clé c’est le temps! La mission décrit ce que votre département fait au présent pour faire satisfaire vos clients. La vision permet de visualiser le futur idéal de votre département. Si vous n’êtes pas capable de différencier les deux, ce n’est pas dramatique, puisque comme je dis toujours, l’important c’est d’être en mouvement et d’avancer. Alors si votre vision et votre mission se ressemblent beaucoup à la fin de votre exercice de groupe, rassurez votre équipe et dites-lui que ce n’est qu’un premier jet et que vous allez pouvoir le faire évoluer ensemble. Qu’est-ce que la mission ? L’énoncé de votre mission devrait être la base de votre énoncé de vision. La mission décrit le but de l’équipe, du département. C’est-à-dire qu’il explique pourquoi l’équipe existe et quelle contribution elle apporte à ses clients (internes ou externes). Il reste important que la mission soit définie le plus largement possible, afin de ne pas limiter les possibilités futures de l’équipe. Voici quelques exemples d’énoncés de mission réussis d’entreprises bien connues : Google : Organiser l’information mondiale et la rendre universellement accessible et utile. Amazon : Nous nous efforçons d’offrir à nos clients les prix les plus bas possibles, la meilleure sélection disponible et la plus grande commodité. LinkedIn : Connecter les professionnels du monde entier pour les rendre plus productifs et plus performants. Airbnb: Créer un monde où chacun peut se sentir chez soi n’importe où. Nous nous concentrons sur la création d’une plate-forme de voyage de bout en bout qui gérera chaque partie de votre voyage. Qu’est-ce que la vision ? L’énoncé de votre vision comme je le mentionnais plus haut se base sur l’énoncé de votre mission. La vision exprime l’objectif à long terme, la vision décrit en quoi consiste, pour votre groupe, l’équipe idéale. Visualisez ici ce que votre équipe pourrait devenir dans quelques années. Au fur et à mesure que votre équipe grandira, elle devra atteindre ses objectifs et s’en fixer de nouveau. Vous devrez donc ajuster votre vision si besoin pour refléter ces changements. La vision se résume généralement en une seule phrase, elle doit donc être facile et simple à comprendre tout en évoquant une réponse émotionnelle. Voici les quatre énoncés de vision des entreprises mentionnées plus haut: Google : Pour donner accès aux informations du monde en un clic. Amazon : Être l’entreprise la plus centrée sur le client au monde, où les clients peuvent trouver et découvrir tout ce qu’ils pourraient vouloir acheter en ligne. LinkedIn : Créer des opportunités économiques pour chaque membre de la main-d’œuvre mondiale. Airbnb: Puiser dans le désir humain universel d’appartenance. Le désir de se sentir accueilli, respecté et apprécié pour qui vous êtes, où que vous soyez. Comment créer votre mission et votre vision ? Pour commencer, pensez à créer un énoncé qui décrit aux autres pourquoi votre équipe/département existe et en quoi votre département est différent des autres. Pour vous aider à réfléchir, prenez en considération les éléments suivants: Le voyage dans le temps — Projetez-vous dans deux à cinq ans, si c’est trop compliqué, 1 an peut faire l’affaire pour commencer. Rêvez grand et imaginez à quoi ressemblera le succès de votre département à cette date, La valeur — Quelle est la valeur ajoutée du département pour vos clients (internes et externes) ? L’inspiration — Cela décrit pourquoi les membres de votre équipe ont envie de travailler dans votre département ? Le but est d’inspirer, de provoquer la passion, un sens commun de la réalisation et d’accomplissement La simplicité et la clarté — Il faut que la mission soit raisonnable et elle doit être facile à comprendre. Utilisez le présent pour l’écrire. Soyez clair, concis et n’utilisez pas de jargon particulier, La connexion — Liez la mission de votre département à la mission, objectifs et valeurs de l’entreprise. Ensuite, prenez le temps d’identifier vos clients et ce pour quoi vous existez. Pour vous aider, pensez à la liste des compétences et expertises de votre équipe, les services que vous offrez autrement dit, les artefacts (output) de votre équipe. Par exemple, quels sont les rapports, documents, analyses, aspects dont votre équipe fait la gestion ? En créant ces listes, il devrait être plus facile de créer un énoncé pertinent. Par exemple : MISSION « Désigner des solutions techniques pour permettre le développement d’une suite de produits, fiables, sécuritaires, et esthétique le plus rapidement possible », VISION “Créer des opportunités de marché grâce au flow continue d’innovation technologique” La mission et la vision peuvent parfois se ressembler ce qui fait que nous pouvons avoir de la difficulté à les différencier. Si elles sont très semblables et que
Connexion, confiance et collaboration, la base de la communication au travail
Savoir bien communiquer n’est pas facile. Il faut savoir quoi communiquer et quand et il faut aussi s’adapter à notre ou nos interlocuteurs en temps réel. J’ai déjà abordé le thème de la communication dans un de mes articles qui vous expliquait comment améliorer votre communication en temps réel. Cet article vous donnait notamment des astuces pour rendre vos communications plus stimulantes et harmonieuses. Mais pour atteindre une bonne communication, il faut d’abord développer les bases de vos relations qui sont également les 3 piliers d’une bonne communication soit : La connexion La confiance La collaboration Sans ces éléments, il est quasiment impossible de bien communiquer. 1. La connexion —Le premier pilier de la communication Pour développer une bonne connexion, il faut s’intéresser à la personne et non d’être intéressé par ce qu’elle peut vous apporter. Il est assez facile de voir si une personne n’est pas sincère. Intéressez-vous aux différences de vos interlocuteurs, à ce qui les caractérise, à ce qui les passionne. Plus vous montrez de l’intérêt pour une personne, plus la communication entre vous sera profonde et bonne. Pour vous inspirer, basez-vous sur vos relations d’amitié, que poseriez-vous comme questions à un ami que vous n’avez pas vu depuis longtemps? Comportez-vous avec vos collègues de la même façon. Prenez le temps de vous intéresser aux sujets qui les passionnent, aux personnes importantes de leur vie, à leurs accomplissements, à ce qui les rend fiers. Renseignez-vous sur leurs aspirations, leurs rêves. Je vous concède qu’il n’est pas possible d’atteindre des niveaux de connexion profonds avec tout le monde, mais entamer « le voyage de la découverte » est possible. Pour cela, avancez sur le chemin de la connexion et de la découverte de l’autre, sans pression. De cette façon, la vitesse de connexion entre vous évoluera à un rythme qui sera agréable pour toutes les parties prenantes. 2. La confiance —Le deuxième pilier de la communication La confiance est primordiale pour établir une bonne communication et être en mesure d’aborder les situations les plus difficiles. Cela vous permet également de pouvoir partager vos idées, d’échanger sur vos points de vue, de trouver des solutions qui fonctionnent pour tous. L’entreprise Google a d’ailleurs pris plusieurs années à identifier ce qui définit une équipe performante. La définition d’une équipe performante selon Google « Si une équipe possède une bonne sécurité psychologique, les coéquipiers se sentiront assez en sécurité pour prendre des risques avec les autres membres de leur équipe. Ils sauront que personne dans l’équipe n’embarrassera ou ne punira quelqu’un d’autre pour avoir commis une erreur, posé une question ou proposé une nouvelle idée. » Par conséquent, pour bien communiquer il faut pouvoir faire confiance à l’autre et à son équipe. Il faut être en mesure d’aider son collègue lorsqu’il a fait une erreur plutôt que de prendre du temps de souligner cette erreur. Il est décourageant de travailler fort, avec peu de reconnaissance et de faire une seule erreur qui prend toute la place dans le regard des autres. Ce comportement fait qu’il est difficile de partager ses erreurs avec le reste de l’équipe, il est plus aisé de les cacher le plus longtemps possible. Sentir que les autres sont là lorsque vous avez des difficultés est le meilleur moyen d’oser prendre des risques et de vous motiver à vous dépasser. L’humain, n’étant pas, naturellement poussé à sortir de sa zone de confort, il est donc préférable de créer un espace psychologique sécuritaire dans lequel il se sentira en confiance et dans lequel il osera prendre plus de risques. Et qui dit risque dit plus de chance de faire des erreurs. Pour bâtir la confiance, il faut idéalement regarder la situation pour ce qu’elle est. L’erreur est humaine, il est donc préférable de ne pas s’attarder sur l’erreur en tant que telle, mais plutôt de regarder en équipe comment vous pouvez améliorer la situation. Réduire les erreurs, un travail d’équipe Avoir peur de l’erreur ne sert à rien puisque la peur n’évite pas le danger. Si vous constatez que vous venez de faire une erreur, répondez aux « 5 why ». Cela vous permettra de trouver la cause, la source de l’erreur et probablement de régler le problème à la base. Et rappelez-vous que cela aurait pu arriver à n’importe qui. La plupart du temps, c’est le manque d’information ou une communication limitée qui provoque des erreurs. L’erreur est une chose, mais elle est parfois le signe d’un problème bien plus important qu’il sera plus facile et agréable de régler en équipe. Donc, ne pointez pas les coupables, car si vous regardez votre main, vous constaterez que dans ce geste, il y a plus de doigts qui pointent vers vous que vers le coupable ! N’hésitez pas à aller approfondir le thème de l’erreur grâce à mon article un bon leader doit savoir accepter et maîtriser les erreurs 3. La collaboration —Le troisième pilier de la communication Il existe une différence importante entre collaboration et coopération, et cette différence aura un impact important sur la qualité de votre communication avec les autres. Il vous suffit de comparer les phrases : « J’aimerais que tu coopères pour trouver une solution » et « J’aimerais que nous collaborions pour trouver une solution ». Ces approches sont bien différentes. Une bonne communication se base sur le sentiment que l’on collabore et non seulement que l’on est coopératif. Lorsque l’on coopère il n’est pas nécessaire d’avoir communiqué dans les deux sens, il suffit juste de comprendre ce que l’autre veut et faire ce qui est demandé sans partager votre avis. Si vous demandez de coopérer plutôt que de collaborer, vous constaterez que cela laisse une trace sur votre relation et teinte la qualité des futures communications avec votre équipe. Par conséquent, au lieu d’imposer aux autres un plan qui les impacte personnellement, choisissez plutôt de le développer ensemble. Si vous créez une version collaborative du plan, vous vous apercevrez que la communication avec votre équipe sera par la suite meilleure, plus dynamique et dans les deux sens. Pour stimuler la collaboration de vos équipes référez-vous
De bons moyens pour stimuler la collaboration
Plus les entreprises relèvent des défis complexes et plus la collaboration est essentielle pour atteindre les objectifs. Afin d’être en mesure de relever ces défis, une entreprise doit s’organiser et se structurer. Il est donc inévitable en tant qu’entreprise de diviser le travail pour réussir à relever les défis complexes définis. Diviser le travail ne doit pas impliquer de travailler chacun de son côté, de créer des silos, bien au contraire. Étrangement, nous le savons tous et pourtant, il n’est pas rare de découvrir dans sa propre entreprise des silos qui se sont naturellement créés. La collaboration est le meilleur moyen de les briser. Savez-vous détecter dans vos équipes le manque de collaboration ? Avez-vous des méthodes ou des astuces pour savoir quand il est temps de collaborer et de briser ces silos ? Demander à votre équipe de travailler en équipe et de collaborer avec les autres équipes ne sera pas suffisant pour que cela devienne naturel. En tant que leader, il vous revient de briser les silos et stimuler la collaboration. Une autre raison qui encourage la collaboration est que selon l’anthropologue Robin Dunbar, un individu ne peut entretenir qu’un nombre maximum de relations. « Le nombre de Dunbar est le nombre maximum d’individus avec lesquels une personne peut entretenir simultanément une relation humaine stable. Cette limite est inhérente à la taille de notre cerveau impliqué dans les fonctions cognitives dites supérieures, le néocortex. Ce nombre est estimé par l’anthropologue britannique Robin Dunbar entre 100 et 230 personnes et a une valeur admise en pratique de 150 personnes. » (https://fr.wikipedia.org/wiki/Nombre_de_Dunbar). Le fait de collaborer vous permet d’étendre le nombre de possibilités d’interactions, car vous pouvez vous appuyer sur les personnes avec lesquelles vous collaborez pour vous fournir l’information sur les personnes avec lesquelles vous n’entretenez pas de relation directe. Indice d’une collaboration limitée Il y a quelques aspects qui ne mentent pas pour identifier si vos équipes collaborent ou non. Vous pouvez déjà commencer par prendre le temps d’observer les commentaires et la façon dont les décisions se prennent au sein de votre équipe ou dans l’entreprise en général. Voici également quelques éléments qui peuvent indiquer un manque de collaboration et des silos forts : L’effet de tribu : N’inclus pas un ensemble, mais un groupe limité de personnes. Un discours qui divise : Tel que « nous, » « eux », « nous n’avons pas eu leur rapport à temps », « c’est leur faute »… Mettre l’emphase sur les différences : « nos équipes sont différentes », « nous ne pouvons pas travailler ensemble, les méthodes sont trop différentes », « nous sommes plus rapides, mieux organisés »… Dès que vous percevez ces signes de divisions, essayez d’en trouver la source. La division peut être bonne, mais la plupart du temps elle est symptomatique de problèmes liés aux silos et au manque de collaboration. Vous constaterez souvent que les équipes n’ont pas pris le temps d’apprendre à travailler ensemble. Comment stimuler la collaboration ? 1. Faire la différence entre la faute et la responsabilité Arrêtez de chercher le(s) responsable(s) d’un problème, utilisez cette énergie plutôt pour trouver une solution à cette situation. Il arrive en plus très souvent que les situations ou les problèmes actuels ne soient pas la conséquence d’un oubli ou d’une erreur. Et personne n’aime vraiment être tenu responsable d’une erreur qu’il l’ait commise ou non. Vous pourrez plus facilement motiver une personne et l’encourager à prendre la responsabilité de régler la situation. Dès que l’on identifie un problème, un nouveau point d’amélioration, il est préférable de penser au futur. Regardez comment résoudre la situation et trouvez qui possède la meilleure position pour y arriver. Cette personne n’est pas toujours facile à identifier, car il existe plusieurs situations en entreprise pour lesquelles il est difficile de faire l’unanimité quant à la personne responsable, plusieurs personnes pouvant prendre le chapeau de cette responsabilité. Par exemple, qui est responsable de nettoyer les bureaux s’il n’y a pas de service d’entretien ? Tout le monde ? Mais vous savez très bien que si tout le monde est responsable personne ne l’est réellement. C’est pour cela qu’il faut prendre le temps d’identifier qui est la personne ou le groupe de personnes qui pourraient résoudre cette question sans vous soucier des silos de l’organisation. https://youtu.be/jMT1hjwPUfU 2. Trouver des raisons de célébrer N’hésitez pas à faire régulièrement la promotion de vos réussites, donnez à tous l’envie de travailler avec votre équipe. Célébrer les réussites devient alors le carburant de la performance future. Les autres équipes auront davantage envie de collaborer avec votre équipe si l’ambiance est sympathique et tout se passe dans la bonne humeur. Il est toujours possible d’être sérieux sans être austère. 3. Mettre en avant les bons coups Dans le livre « science of trust » on parle d’un ratio magique pour bâtir des relations solides. Puisque la collaboration est basée sur la qualité des relations, il est intéressant de prendre en considération ce ratio. 5 éléments positifs pour 1 négatif. Même si l’humain est ainsi fait qu’il a tendance à préférer se souvenir des éléments négatifs plutôt que des éléments positifs, il existe des actions que vous pouvez mettre en place pour stimuler les interactions positives, en augmenter le nombre et par conséquent, favoriser la collaboration. 4. Être intéressé Si votre collègue se plaint de quelque chose, écoutez-le, montrez de l’intérêt, posez des questions ouvertes, écoutez attentivement, hochez de tête, ayez un contact visuel… 5. Démontrer que les besoins de votre collègue comptent Évoquer quelque chose d’important pour votre collègue, même lorsque vous n’êtes pas d’accord. Montrer que vous mettez ses intérêts au même niveau que les vôtres et montrer à votre collègue que vous vous souciez des besoins de leur équipe. La structure des entreprises fait que l’on a tous un point de vue et des objectifs différents. Des objectifs qui peuvent parfois être conflictuels. Finalement, nous sommes qu’une équipe, alors il faut parfois faire passer les besoins des autres équipes avant les nôtres. Il faudra parfois savoir faire des sacrifices. 6. Appréciation intentionnelle La façon dont vous pensez à votre collègue et aux autres équipes influence la façon dont vous allez interagir. Vous savez assez rapidement détecter si
Podcast #0022 – Faute et Responsabilité
En entreprise, si l’on veut avancer et trouver des solutions, il est bien de faire la différence entre la faute et la responsabilité. Chercher un fautif ou chercher un responsable pour améliorer la situation ? Ce changement de point de vue est très important pour faire une différence et résoudre la problématique. “Cliquez” sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – Quelle est la différence entre la faute et la responsabilité ? et voici la vidéo YouTube associée
Comment mener de bonnes rencontres individuelles ?
Certaines entreprises demandent d’organiser des rencontres individuelles au moins aux 6 mois, pratique fortement encouragée par le département des ressources humaines. Je me rappelle d’une époque où je devais suivre mon patron dans les couloirs entre deux rencontres pour discuter avec lui. Parfois, j’avais de la chance, il me réservait du temps dans son agenda, pour bien souvent annuler notre rencontre à la dernière minute. Cette situation avait le don de m’agacer, car j’avais attendu quelques jours, parfois semaines et préparé mes questions pour finalement ne pas pouvoir les poser. Aujourd’hui, cette ère semble révolue. Il est de plus en plus courant dans les entreprises de planifier des rencontres individuelles récurrentes. Selon la culture de votre entreprise, vous allez avoir une rencontre chaque semaine, aux 2 semaines ou encore au mois pour une rencontre pouvant aller de 30 min à 90 min. Parfois on a l’impression qu’on tourne en rond et on parle des mêmes choses, si vous avez des postes techniques la rencontre devient une rencontre de gestion de projet au lieu d’une rencontre individuelle complète. Alors, comment mener de bonnes rencontres individuelles ? Les impacts du rythme des rencontres Selon la récurrence de vos rencontres, vous allez vous rendre compte qu’il y a des sujets qui reviennent plus que d’autres. Par exemple, si vous avez des rencontres chaque semaine, il y a des chances que vos discussions tournent plus autour de ce qui se passe au jour le jour, soit les projets en cours, les problématiques et la proposition de solutions. Si votre rencontre est une fois par mois, et que vous tentez de parler des projets en cours, vous remarquerez que vous entrez moins dans les détails et que vous gardez un niveau d’abstraction plus élevé. Malheureusement, les problèmes et les urgences ont besoin d’être réglés au moment où ils arrivent. Il n’est pas possible d’attendre la rencontre mensuelle pour en parler. Les rencontres plus éloignées engendrent donc des discussions avec un niveau de détail moins élevé que les rencontres plus rapprochées. En résumé, plus le temps entre les rencontres est grand et plus vous parlerez des objectifs, de sujets plus généraux lors de ces rencontres. Ce sont, bien évidemment des sujets qu’il faut aussi aborder, mais le risque est que vous ne partagiez pas des détails importants qui sont arrivés et qui sont maintenant dans le passé. Si vos rencontres sont plus rapprochées, vous allez plus facilement parler des problématiques et réalisations de votre quotidien. Il est possible que vous oubliiez de discuter des objectifs à long terme, de votre développement personnel, ou de mettre en place des méthodes de travail plus efficaces… Par conséquent, la fréquence de vos rencontres aura plus d’influence que l’on pense sur les sujets que l’on va aborder bien que tous ces sujets soient aussi importants. Les sujets à aborder dans vos rencontres individuelles Encore une fois la clé c’est le temps, et le rythme peut vous influencer dans une direction ou une autre. Par contre, si vous êtes conscient de son influence, vous avez plus de chance de l’utiliser que de le subir. Voici quelques exemples de sujets à aborder pendant vos rencontres individuelles. Vous pouvez utiliser ces sujets comme « checklist » pour vous aider à limiter l’impact du rythme de vos rencontres. Et comme vous le savez, la clé c’est le temps donc je vais utiliser cet axe pour créer cette « checklist ». Le présent Les problèmes C’est le sujet le plus évident, et souvent le plus discuté en rencontre individuelle. Si vous constatez que cela monopolise toute la durée de la rencontre, essayez d’identifier les problèmes et organisez une autre rencontre de travail pour régler ces dossiers. Soyez vigilant à ce que les problèmes n’accaparent toute la conversation. La vitesse Durant ces rencontres, prenez le temps de vérifier si votre interlocuteur est surchargé ou sous-utilisé. Est-ce que la personne fait du temps supplémentaire régulièrement ? Est-ce qu’elle sent qu’elle est sous-utilisée ? Il est important de trouver la bonne charge de travail pour chaque membre de son équipe, car il n’existe rien de pire pour s’épuiser sur le long terme qu’une vitesse non adéquate. Note : Méfiez-vous de vos employés qui sont toujours OK avec la surcharge. Cette situation cache peut-être des éléments importants comme la peur de dire non, l’incapacité à prioriser, à déléguer, à lâcher prise sur des détails. La fréquence J’en parle souvent, mais faire des choses qui nous intéressent et nous passionnent est beaucoup plus énergisant et gratifiant. Faire ces choses nous permet de toucher des fréquences qui nous font résonner ! Donc dans vos rencontres, intéressez-vous à votre interlocuteur et demandez-lui ce qu’il aime le plus dans son travail et vérifiez avec lui ce que vous pourriez faire pour rendre son travail encore plus intéressant. Si après quelques semaines/mois la personne ne trouve rien d’intéressant dans son poste, vous devriez alors avoir une conversation beaucoup plus importante concernant son poste et son évolution de carrière. Le passé Les accomplissements Notre société est tellement centrée sur le futur qu’il est facile d’oublier le passé et de faire ressortir les accomplissements. Dans vos rencontres, posez des questions telles que : quels sont les objectifs, les échéances, les réalisations dont la personne est le plus fier au cours du dernier mois. Regardez avec lui du côté du développement des méthodes de travail, des prises de décision difficiles, de la gestion de crise qui a été résolue. Faites ressortir les aspects créatifs utilisés. Il est important de souligner les accomplissements, car il est facile de ne parler que des problèmes et de passer à côté de belles réalisations qui pourraient être partagées avec les autres voir même souligner avec la personne et l’équipe. Note : il peut arriver que la personne ne sache pas quoi mettre en avant, votre responsabilité sera donc de faire ressortir les beaux accomplissements. Les apprentissages Reconnaître les apprentissages de votre équipe est important. Je parle des apprentissages qui ont lieu dans le cadre de la gestion de projet, de la mise en place de processus ou de méthodes… Mais
L’importance de piquer une jasette au travail, les discussions informelles
Depuis le début de la pandémie, il est beaucoup plus difficile de piquer une jasette comme on dit au Québec ou autrement dit d’avoir des discussions informelles avec nos collègues. La plupart d’entre nous travaillant de la maison, les seuls moments possibles pour discuter (à moins bien sûr de planifier une rencontre informelle) sont ceux en début de téléconférence lorsque l’on attend l’arrivée des autres participants. Même dans ces moments-là, il n’est pas forcément évident de le faire. Le télétravail a fait disparaitre ce type de conversations impromptues, plus humaines, avec nos collègues. Cette connexion et cette proximité sont pourtant très importantes puisqu’elles stimulent la collaboration et la créativité. Lorsque vous croisiez votre collègue dans les couloirs ou à la cafétéria, vous pensiez à lui parler. Il était aussi plus facile d’échanger avec des collègues qui ne font pas partie de vos équipes et d’avoir des discussions informelles pour apprendre ce qui se passe en général dans les différentes équipes. Si le nouveau mode de travail fait disparaître ce type d’interactions naturelles dues à une proximité physique, il faut essayer de les recréer, de les provoquer consciemment. Responsabilité du manager à propos des discussions informelles En tant que manager, vous êtes responsable de gérer, mener et influencer votre équipe afin qu’elle au sommet de sa forme. Cela implique de prendre soin des relations humaines de votre équipe. Pour y arriver, il y a plusieurs moyens, mais dans cet article je vous explique pourquoi vous devez parler à votre équipe de l’importance de ces discussions informelles. L’importance de bavarder/piquer une jasette avec ses collègues ! Voici quelques astuces qui vous aideront à augmenter les interactions humaines moins encadrées et qui stimuleront la connectivité. 1. Les rituels sociaux Mettez en place des rituels de début de meeting comme de prévoir un peu de temps au début de chaque réunion pour se saluer et échanger de façon moins formelle. Lancez des pauses café/thé virtuelles sur une base récurrente. Il ne sera peut-être pas facile au départ de lancer l’habitude, mais invitez personnellement les membres de l’équipe de vos équipes, et si le groupe est grand, organisez des “breakout” room. Profitez de ce type de rencontres informelles pour faire parler vos employés passionnés de leurs passions. Cela facilite les échanges et va créer des connexions. Je me rappelle justement une session où j’ai appris beaucoup de choses sur le Bhoutan (royaume bouddhiste situé à l’est de l’Himalaya), mais j’ai surtout découvert une autre facette de mon collègue. Pensez à souligner les événements importants, organisez des 5@7/Happy Hour pour les anniversaires du mois, ou les fins de projet. 2. Créez des surprises L’idée ici est d’utiliser les “chat” ou le courriel pour envoyer une invitation à une pause café/thé surprise. Vous pouvez envoyer cette invitation à une personne ou à un petit groupe (sous-équipe) ou à l’ensemble de l’équipe. Ceux qui seront disponibles pourront venir se changer les idées. 3. Discussions virtuelles humaines Vous pouvez aussi créer des groupes de discussion et d’échange “chat” spéciaux pour : Se saluer en début de journée, Partager les petites victoires du quotidien, Échanger les photos de vos animaux de compagnies, de la dernière recette spectaculaire que vous avez réalisée, ou du panorama de votre dernière randonnée. Partager des vidéos de motivation qui vous ont inspiré, ou des citations, des liens vers des articles intéressants, comme celui-ci par exemple ! Tout ce partage génèrera potentiellement plus de conversations par la suite. Définir des thèmes facilitera le processus, car sans un sujet de conversation défini il est plus difficile de se lancer dans une conversation virtuelle. 4. À éviter Lors de ces discussions informelles, il est parfois tentant de partager des potins, mais il est préférable d’éviter. Et assurez-vous que ces sessions ne soient pas trop sérieuses sinon personne ne voudra participer ! Conclusion N’oubliez pas d’encourager vos équipes à se connecter pour échanger sur d’autres sujets que le travail. Expliquez-leur les avantages de le faire. Ce genre de connexions augmentent la collaboration et la créativité des équipes, car plus vous vous sentez bien avec quelqu’un et plus vous pouvez pousser le développement et la collaboration. Et puis de toute façon, cela fait toujours du bien d’avoir du plaisir avec ses collègues. Si vous avez aimé cet article, je vous encourage à lire celui-ci également : Lutter contre l’isolement du télétravail Photo by Leon on Unsplash
Promouvoir son équipe une responsabilité
Regarder vers le futur pour faire vôtre de planification semble logique, mais il ne faut pas négliger l’importance des réalisations du passé. Le passé c’est votre histoire, connaître et faire connaître l’histoire de votre équipe c’est en quelque sorte la promouvoir. Et il est important pour plusieurs raisons : D’abord pour la reconnaissance de ce qui a été accompli. Il peut être décourageant d’accomplir un gros défi et que personne ne prenne conscience de l’effort qui a été requis. Cela peut parfois donner la fausse impression que l’on en fait trop pour rien, ce qui peut démoraliser avec le temps. Ensuite, promouvoir les réalisations de votre équipe aide les autres groupes de votre entreprise à savoir comment interagir avec votre équipe, grâce au fait qu’ils savent ce que vous faites et ce que vous avez accompli. Cela permet au final d’influencer la mémoire collective du passé. Et finalement, pour vous assurer que votre équipe pourra continuer de grandir. En prenant conscience de tous les défis qui ont déjà été relevés vous n’hésiterez pas à en donner d’autres, voire même de plus grands. L’analyse de la façon dont ces défis ont été relevés va aussi permettre à certains de membres de votre équipe de prendre de plus grandes responsabilités. Vous comprenez maintenant l’importance de ne pas négliger le passé et de faire la promotion des réalisations de votre équipe, aussi bien au niveau du groupe que des individus. Cela facilitera grandement le travail de votre équipe dans le futur et donc votre planification. Il y existe plusieurs moyens de le faire et je vous encourage à être aussi créatif que vous le voulez dans votre façon de faire, mais voici quelques exemples pour vous inspirer: 1. Rédigez un bulletin de nouvelles Toutes les semaines, tous les mois ou tous les trimestres, prenez le temps de résumer les accomplissements de votre département dans un document et partagez-le avec la direction et voire même l’ensemble de l’entreprise. Prenez le temps de partager la progression des projets, les bons coups et les apprentissages. Il faut que ce document soit court et agréable à lire sinon personne ne prendra le temps de le lire. N’hésitez pas à agrémenter ce document de photos du résultat et de l’équipe qui a participé au projet dont vous parlez. En plus de rendre ce document plus agréable à lire, cela donnera de la visibilité à votre équipe. 2. Organisez des événements de partage Tous les 3 mois, par exemple, mettez en place un événement rassembleur pour votre équipe et invitez quelques stakeholders de votre entreprise. Demandez à votre équipe de résumer en quelques minutes leurs projets, les résultats et les apprentissages. Vous pouvez appeler ces sessions : des “fail party”, “learning party” ou la revue trimestrielle… L’important ici est de mettre en avant, aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’équipe, les accomplissements de chacun et aussi de se rappeler ce qui a été accompli. 3. Identifiez les documents Cette technique est si simple, et est pourtant si peu pratiquée dans les entreprises. Assurez-vous que tout document créé ait le nom de l’ensemble des personnes qui ont participé au document/projet. Ce n’est pas grand-chose, mais c’est une petite reconnaissance qui peut avoir un impact important. De plus, si le responsable a quitté l’entreprise ou est malade il est plus facile d’identifier qui a travaillé sur le dossier pour ensuite les contacter. 4. Présentez votre département aux autres départements Proposez aux autres managers de leur faire une présentation de votre équipe en 15-30min. Lors de cette présentation, dites qui ils sont et ce qu’ils font. Vous serez surpris de voir à quel point tout le monde aime comprendre ce que font leurs collègues et par conséquent mieux comprendre son entreprise. 5. Créer une page web d’équipe Créez une page qui résume votre équipe. Mettez-y la photo de votre équipe, votre mission, les détails de votre structure et vos objectifs. Présenter quelques résultats importants, vous pouvez même mettre le lien de votre bulletin et vos résumés de projet sur cette page. 6. Documentez en image et en vidéo Il y a quelques années, j’ai vu le making of du film “finding Nemo” et honnêtement je me suis dit, pourquoi nous ne faisons pas ça dans toutes les industries. Prendre des photos et vidéos pendant l’avancement de nos projets. Il est facile de nos jours de le faire, avec nos téléphones, profiter du fait que votre équipe est en rencontre ou devant un tableau à réfléchir pour prendre une photo. Faites de même lors des rétrospections en équipe, de séances de “brainstorming”, au party de Noël, aux repas en équipe. À la fin de l’année, faites des petits montages photos des meilleurs moments de l’année et aussi des projets accomplis. 7. Demandez à d’autres de présenter les résultats de votre équipe Lorsqu’une étape importante est franchie dans un projet, demandez à votre équipe de venir faire une présentation de l’avancée de ce projet à l’équipe de management ou au prochain townhall de votre entreprise. Rappelez-vous qu’il n’est pas nécessaire que soyez toujours la personne qui présente les résultats de votre équipe. Conclusion Gardez toujours en tête qu’il est important de souligner les accomplissements aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre équipe. Pour éviter d’oublier et d’oublier de reconnaître les accomplissements, car il est souvent plus facile de regarder vers le futur, assurez-vous d’ajouter une tâche dans votre routine. Par exemple, le vendredi, avant de partir pour le week-end, avant même de préparer votre planification pour la semaine à venir, pensez aux réalisations de la semaine qui vient de passer. Vous pouvez aussi demander à tous les membres de votre équipe de le faire. N’hésitez pas à noter le résultat de votre réflexion dans votre système d’intelligence. Photo by krakenimages on Unsplash
Bilan sur les règles de la vidéoconférence
Peter H. Diamandis, un entrepreneur, conférencier, auteur en innovation, que je suis sur les réseaux, a partagé récemment un résumé de ce qu’il faut et ne faut pas faire en visioconférence si vous présentez votre projet à des investisseurs. Il s’est entouré de plusieurs de ses connaissances dans le monde des investisseurs pour arriver à ces conclusions. Selon Peter, certains des conseils qu’il a obtenus de leur part n’ont pas de prix ! J’ajouterais, personnellement, que ces conseils sont aussi valables dans notre vie professionnelle de tous les jours, que vous vous adressiez à des investisseurs, des intervenants extérieurs ou à des collègues. J’ai donc décidé de vous les partager, en y ajoutant ma touche personnelle (évidemment !). À NE PAS FAIRE : Le visuel Manger pendant votre présentation. Être trop décontracté. Évitez d’être en pyjama, ou de donner l’impression que vous venez de sortir du lit. Négliger votre arrière-plan et votre éclairage. Prenez le temps d’organiser votre environnement et d’ajuster votre éclairage. Ne pas prendre le temps de nettoyer votre arrière-plan donne l’impression que vos interlocuteurs ne sont pas importants et qu’il n’était pas nécessaire de vous préparer. Ne pas regarder la caméra. Vous voulez que votre interlocuteur sache que vous êtes concentré et que la conversation vous intéresse. J’ai malheureusement déjà vu des personnes répondre à leur téléphone pendant une vidéoconférence, ou même envoyer des messages. La préparation et la présentation Arriver en retard. Faites votre possible pour être à l’heure, idéalement essayez même de vous connecter quelques minutes à l’avance. (Je sais que c’est difficile lorsque les appels se succèdent sans pauses !) Envoyer un message privé à tout le monde. Avant d’envoyer votre message dans le chat de la visioconférence vérifier bien à qui vous l’envoyez ! Arrêter le partage de présentation dès que possible. Essayez dans la mesure du possible de minimiser votre temps de présentation pour revenir à un mode qui permet à vos interlocuteurs de vous voir. L’objectif d’une rencontre synchronisée est d’échanger. Ne pas « lire la salle ». C’est comme en théâtre il faut s’adapter à son public. C’est plus difficile de le faire en vidéoconférence, mais il est très important de s’ajuster. Faites des pauses, vérifiez s’il y a des questions et encouragez les échanges. Faire un monologue. Vous risquez de perdre l’attention de vos interlocuteurs et les encourager à faire autre chose en même temps ! Encore une fois, faites des pauses et assurez-vous que votre auditoire vous suit. Ne pas vous engager avec votre équipe. Si des membres de votre équipe sont présents sur l’appel, mais que vous ne leur donnez pas la possibilité de présenter ou de participer, alors pourquoi sont-ils là pour présenter avec vous ? Profitez de ces appels pour montrer que vous êtes un joueur d’équipe. Les astuces pour impressionner vos interlocuteurs Préparez-vous Envoyez les documents avant la réunion. Mais ne partez pas du principe qu’ils ont tout lu et tout comprit. Démarrez la réunion en récapitulant et en résumant ce que vous leur avez envoyé. Faites vos recherches sur vos interlocuteurs. Pour les rencontres avec des personnes travaillant hors de votre entreprise, prenez le temps de vous renseigner sur les personnes que vous allez rencontrer. Quels sont leurs centres d’intérêt, vos liens communs ? Cela peut vous aider à créer un lien et à rendre la rencontre plus conviviale. Donnez-vous suffisamment de temps. Si possible, planifiez une réunion d’une heure, mais n’utilisez que la moitié pour votre présentation et conservez le reste de votre temps pour la discussion et les questions/réponses. Pendant la présentation Établissez une connexion. Prenez le temps de vous présenter et de découvrir qui sont vos interlocuteurs avant de vous lancer dans la présentation Posez quelques questions dès le départ pour installer un mode ou la conversation est bidirectionnelle, évitez le mode-conférence. Gardez un niveau d’énergie élevée. C’est un point important qui vous permet de garder votre public engagé. Si vous n’êtes pas vous-même enthousiasmé par ce que vous êtes en train de présenter, pourquoi vos interlocuteurs devraient-ils l’être ? Vous pouvez par exemple décider de rester debout pendant votre présentation pour générer de l’énergie/de l’enthousiasme. Maintenez un contact visuel. Parlez directement à votre public, pensez à regarder la lumière à côté de la caméra de votre ordinateur. Faites participer votre équipe. Vérifiez que chaque membre présent dans la rencontre à un rôle à jouer. Votre capacité à bien travailler en équipe en personne peut également se communiquer en vidéoconférence. Vers la fin de la présentation Avoir suffisamment de temps pour les questions et réponses. La partie la plus importante de votre réunion commence APRÈS avoir terminé la réunion d’information (briefing). C’est à ce moment que les interlocuteurs peuvent vous poser des questions et dialoguer avec vous. N’oubliez pas de dire merci. Pensez à la prochaine étape. Assurez-vous de demander une rétroaction immédiate et pensez à définir avec vos interlocuteurs quelle serait la prochaine étape. La clé c’est le temps Les astuces mentionnées plus haut sont toutes assez évidentes et pourtant il arrive très souvent que les entrepreneurs ne prennent même pas le temps de les suivre lorsqu’ils rencontrent des investisseurs potentiels. L’importance d’optimiser l’impact des vidéoconférences ne semble pas encore intégrée par tous. Soyez des précurseurs, et influencez votre entourage à mettre en place de bonnes pratiques. Encore une fois, la clé c’est le temps. Si vous prenez conscience qu’une vidéoconférence est un moment de synchronisation stratégique pour échanger avec les autres, vous allez vouloir tirer le meilleur de cette ressource précieuse. Avant de lancer une invitation pour une vidéoconférence, demandez-vous pourquoi vous avez besoin que votre équipe ou vos interlocuteurs externes se synchronisent pendant une heure. Vous pourrez ensuite décider si la vidéoconférence est le meilleur moyen de communiquer et d’atteindre votre objectif. Les différentes raisons d’organiser des vidéoconférences Pourquoi devez-vous organiser des vidéoconférences ? Quelle est la motivation de se rencontrer ? La plupart du temps c’est pour échanger et partager et plus précisément au travail, il existe plusieurs types de rencontres comme : La mise à jour qui permet de parler de l’avancement de projet, La rencontre informationnelle qui permet l’échange d’information,
