En tant que manager, j’ai souvent observé certaines tâches cruciales être délaissées, malgré leur importance. Celles qui demandent peu de temps individuellement mais nécessitent la collaboration de plusieurs, sans échéance urgente.
Prenons l’exemple de la documentation et des processus. Bien que primordiaux pour la performance à long terme, ils sont difficiles à prioriser lorsqu’ils impliquent une équipe entière.
J’ai donc imaginé un nouveau concept pour catalyser nos efforts collectifs de façon intense sur ces projets: des journées où nous nous concentrons ensemble sur une tâche précise, que j’ai baptisées avec mes collègues “dockathons”.
Dans votre entreprise aussi, optimiser la qualité de votre équipe et de vos méthodes est crucial. Voyons comment ces événements collaboratifs peuvent vous aider à relever ces défis quotidiens.
La formalisation, un casse-tête quotidien
Au bureau, il est souvent ardu de prendre le temps de documenter nos façons de faire, rédiger des procédures et des rapports. Les tâches urgentes accaparent notre attention. Pourtant, consigner nos méthodes est indispensable pour capitaliser sur les connaissances, garantir la continuité et favoriser la progression.
Sans efforts délibérés pour allouer du temps à la documentation, celle-ci est négligée. Les employés ont rarement des plages de travail entièrement consacrées à cet exercice ingrat mais si important. La documentation se fait au minimum ou est repoussée aux calendes grecques.
Il faut changer d’approche. Plutôt que voir la documentation comme une corvée, nous devrions l’appréhender comme un investissement incontournable pour la performance à long terme. Voilà pourquoi le concept de journées intensives comme le “dockathon” est si puissant : cela nous pousse à faire de la documentation une priorité.
Une solution : se concentrer ensemble
Pour encourager la collaboration et viser l’excellence, j’ai créé avec mon super collègue Louis Chouinard le concept du “dockathon”. Nom qui a été trouvé par mon collègue – Alex Ouellet-Belanger. Un peu comme des hackathons, les dockathons sont des événements pour sortir de la routine et se concentrer tous ensemble sur un projet précis pour bien avancer.
Le dockathon combinent 3 ingrédients clés :
- Se concentrer – Consacrer toute notre attention à un projet prioritaire.
- Collaborer – Travailler en équipe pour trouver des solutions novatrices.
- Un marathon – Efforts soutenus pendant une journée pour réaliser des progrès significatifs.
La magie du concept est de synchroniser nos efforts pour obtenir un maximum de résultats collectivement, au lieu d’éparpiller des petites tâches individuelles.
Les avantages des dockathons sont multiples :
- Solutions enrichies grâce au travail d’équipe
- Collaboration interdépartements
- Partage de connaissances et d’expériences
- Motivation face aux progrès concrets réalisés ensemble
- Accès à des experts pour répondre aux questions
Lors d’un dockathon typique, nous commençons par un lancement pour présenter les objectifs, puis nous nous mettons au travail de manière intensive. Un chat ouvert permet d’échanger sur nos avancées et de poser des questions. Du popcorn est même offert pour rendre la journée plus conviviale ! Nous terminons par un résumé des accomplissements.
Ce concept est si enrichissant qu’il inspire désormais des initiatives similaires sur d’autres projets, pour combiner l’attention collective et le talent de notre équipe afin de créer les meilleures solutions. Notre quête d’excellence nous pousse à optimiser même notre façon de collaborer.
Le logo original
Le succès nous inspire les “Closehackthons”
Forts du succès des dockathons, nous avons poussé le concept plus loin avec les “closehackthons”. Ce sont des événements intensifs de 3 jours pour clôturer et finaliser des projets majeurs et atteindre des étapes cruciales.
Lors de ces closehackthons, des équipes pluridisciplinaires se mobilisent pour régler les derniers détails, bogues et points bloquants sur des initiatives stratégiques. Grâce à cette approche ciblée, nous bouclons des projets qui stagnent depuis des mois. L’élan et l’énergie de groupes talentueux nous ont permis d’accomplir en 3 jours ce qui aurait pris des semaines autrement.
Les progrès spectaculaires des closehackthons ont convaincu tout le monde de leur utilité. Ils sont devenus un outil clé pour mobiliser l’intelligence collective et concrétiser nos objectifs métier de manière collaborative.
Cet exemple illustre la puissance de sortir de la routine pour se consacrer ensemble à des priorités. Les résultats dépassent largement ce que chacun peut accomplir isolément. Les closehackthons accélèrent notre réussite.
Note: pour que le closehackthon et les dockathons fonctionnent nous devons tous annuler les réunions récurrentes et libérer les agenda de tous pour mettre de focaliser.
Libérer les agendas pour se synchroniser
Pour que les dockathons et closehackathons soient vraiment efficaces, un élément clé est de libérer complètement les agendas de tous les participants. Il faut donc briser les silos et les managers doivent tous se synchroniser. Directeurs et VP, c’est là que vous entrez en jeu ! Il faut prioriser. Identifiez les objectifs que vous voulez atteints ! et le tour est joué.
En effet, le succès de ces journées intensives repose sur la capacité à se consacrer pleinement, sans interruption, à l’objectif fixé. Toutes les réunions et tâches récurrentes doivent être annulées ou déléguées pour dégager le temps nécessaire.
C’est un exercice qui peut s’avérer complexe dans le feu de l’action quotidienne. Mais il est indispensable de préserver des plages horaires entièrement dédiées, sans sollicitations extérieures. Cela requiert une planification minutieuse en amont avec les équipes et la hiérarchie.
Le jeu en vaut largement la chandelle quand on constate les résultats obtenus en se rassemblant pour se concentrer sur un projet prioritaire. En quelques jours, nous accomplissons ensemble ce qui aurait pris des semaines de travail morcelé.
Annuler les réunions non essentielles et libérer les agendas le temps d’un dockathon ou d’un closehackathon peut sembler difficile sur le moment, mais ça en vaut vraiment la peine ! C’est comme ça que nous pouvons créer de la valeur et générer des solutions innovantes rapidement.
Conclusion
La documentation et les processus sont cruciaux mais il est souvent ardu de leur consacrer du temps au quotidien. Heureusement, des concepts comme le dockathon et le closehackathon permettent de surmonter ce défi. D’ailleurs vous pouvez grâce à eux prendre le temps en équipe de cartographier vos processus.
Les dockathons illustrent un principe que j’explore dans mon livre “Le Manager est un voyageur dans le temps“: jouer avec le temps et sa perception pour stimuler l’innovation. Au lieu de répartir le travail de manière éparse, on concentre l’énergie collective sur une tâche importante, ce qui accélère les résultats.
En synchronisant les efforts lors d’événements intensifs, nous parvenons à produire ensemble une documentation de qualité et à concrétiser des projets complexes. Le travail collaboratif génère des résultats plus riche et accélère la réussite.
Ces journées hors de l’ordinaire sont également l’occasion de donner vie aux techniques que je décris dans mon ouvrage, comme l’analyse temporelle des problèmes. N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez développer ce talent vous aussi d’être une manager voyageur du temps.
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