De bons moyens pour stimuler la collaboration

Plus les entreprises relèvent des défis complexes et plus la collaboration est essentielle pour atteindre les objectifs. Afin d’être en mesure de relever ces défis, une entreprise doit s’organiser et se structurer. Il est donc inévitable en tant qu’entreprise de diviser le travail pour réussir à relever les défis complexes définis. Diviser le travail ne doit pas impliquer de travailler chacun de son côté, de créer des silos, bien au contraire.

Étrangement, nous le savons tous et pourtant, il n’est pas rare de découvrir dans sa propre entreprise des silos qui se sont naturellement créés. La collaboration est le meilleur moyen de les briser. Savez-vous détecter dans vos équipes le manque de collaboration ? Avez-vous des méthodes ou des astuces pour savoir quand il est temps de collaborer et de briser ces silos ? Demander à votre équipe de travailler en équipe et de collaborer avec les autres équipes ne sera pas suffisant pour que cela devienne naturel. En tant que leader, il vous revient de briser les silos et stimuler la collaboration.

Une autre raison qui encourage la collaboration est que selon l’anthropologue Robin Dunbar, un individu ne peut entretenir qu’un nombre maximum de relations. « Le nombre de Dunbar est le nombre maximum d’individus avec lesquels une personne peut entretenir simultanément une relation humaine stable. Cette limite est inhérente à la taille de notre cerveau impliqué dans les fonctions cognitives dites supérieures, le néocortex. Ce nombre est estimé par l’anthropologue britannique Robin Dunbar entre 100 et 230 personnes et a une valeur admise en pratique de 150 personnes. »  (https://fr.wikipedia.org/wiki/Nombre_de_Dunbar). Le fait de collaborer vous permet d’étendre le nombre de possibilités d’interactions, car vous pouvez vous appuyer sur les personnes avec lesquelles vous collaborez pour vous fournir l’information sur les personnes avec lesquelles vous n’entretenez pas de relation directe.

Indice d’une collaboration limitée

Il y a quelques aspects qui ne mentent pas pour identifier si vos équipes collaborent ou non. Vous pouvez déjà commencer par prendre le temps d’observer les commentaires et la façon dont les décisions se prennent au sein de votre équipe ou dans l’entreprise en général. Voici également quelques éléments qui peuvent indiquer un manque de collaboration et des silos forts :

• L’effet de tribu : N’inclus pas un ensemble, mais un groupe limité de personnes.
• Un discours qui divise : Tel que « nous, » « eux »,  « nous n’avons pas eu leur rapport à temps », « c’est leur faute »…
• Mettre l’emphase sur les différences :  « nos équipes sont différentes », « nous ne pouvons pas travailler ensemble, les méthodes sont trop différentes », « nous sommes plus rapides, mieux organisés »…

Dès que vous percevez ces signes de divisions, essayez d’en trouver la source. La division peut être bonne, mais la plupart du temps elle est symptomatique de problèmes liés aux silos et au manque de collaboration. Vous constaterez souvent que les équipes n’ont pas pris le temps d’apprendre à travailler ensemble.

Comment stimuler la collaboration ?

1. Faire la différence entre la faute et la responsabilité

Arrêtez de chercher le(s) responsable(s) d’un problème, utilisez cette énergie plutôt pour trouver une solution à cette situation. Il arrive en plus très souvent que les situations ou les problèmes actuels ne soient pas la conséquence d’un oubli ou d’une erreur. Et personne n’aime vraiment être tenu responsable d’une erreur qu’il l’ait commise ou non. Vous pourrez plus facilement motiver une personne et l’encourager à prendre la responsabilité de régler la situation.

Dès que l’on identifie un problème, un nouveau point d’amélioration, il est préférable de penser au futur. Regardez comment résoudre la situation et trouvez qui possède la meilleure position pour y arriver.  Cette personne n’est pas toujours facile à identifier, car il existe plusieurs situations en entreprise pour lesquelles il est difficile de faire l’unanimité quant à la personne responsable, plusieurs personnes pouvant prendre le chapeau de cette responsabilité.

Par exemple, qui est responsable de nettoyer les bureaux s’il n’y a pas de service d’entretien ? Tout le monde ? Mais vous savez très bien que si tout le monde est responsable personne ne l’est réellement. C’est pour cela qu’il faut prendre le temps d’identifier qui est la personne ou le groupe de personnes qui pourraient résoudre cette question sans vous soucier des silos de l’organisation.

https://youtu.be/jMT1hjwPUfU

2. Trouver des raisons de célébrer

N’hésitez pas à faire régulièrement la promotion de vos réussites, donnez à tous l’envie de travailler avec votre équipe. Célébrer les réussites devient alors le carburant de la performance future. Les autres équipes auront davantage envie de collaborer avec votre équipe si l’ambiance est sympathique et tout se passe dans la bonne humeur. Il est toujours possible d’être sérieux sans être austère.

3. Mettre en avant les bons coups

Dans le livre « science of trust » on parle d’un ratio magique pour bâtir des relations solides. Puisque la collaboration est basée sur la qualité des relations, il est intéressant de prendre en considération ce ratio.

5 éléments positifs pour 1 négatif.

Même si l’humain est ainsi fait qu’il a tendance à préférer se souvenir des éléments négatifs plutôt que des éléments positifs, il existe des actions que vous pouvez mettre en place pour stimuler les interactions positives, en augmenter le nombre et par conséquent, favoriser la collaboration.

4. Être intéressé

Si votre collègue se plaint de quelque chose, écoutez-le, montrez de l’intérêt, posez des questions ouvertes, écoutez attentivement, hochez de tête, ayez un contact visuel…

5. Démontrer que les besoins de votre collègue comptent

Évoquer quelque chose d’important pour votre collègue, même lorsque vous n’êtes pas d’accord. Montrer que vous mettez ses intérêts au même niveau que les vôtres et montrer à votre collègue que vous vous souciez des besoins de leur équipe. La structure des entreprises fait que l’on a tous un point de vue et des objectifs différents. Des objectifs qui peuvent parfois être conflictuels. Finalement, nous sommes qu’une équipe, alors il faut parfois faire passer les besoins des autres équipes avant les nôtres. Il faudra parfois savoir faire des sacrifices.

6. Appréciation intentionnelle

La façon dont vous pensez à votre collègue et aux autres équipes influence la façon dont vous allez interagir. Vous savez assez rapidement détecter si la personne en face de vous ne vous apprécie pas vraiment. Si vous vous concentrez sur les aspects positifs, tels que les bons coups de votre passé commun et les traits admirables de l’autre équipe, vous insérez une énergie positive dans votre relation. Ce qui est excellent, puisque malheureusement, il est plus facile, comme je le mentionnais plus haut, de laisser la négativité prendre le dessus et teinter les conflits potentiels. Vous concentrer intentionnellement sur le positif vous aidera dans ces moments où il est plus difficile de collaborer.

L’appréciation intentionnelle implique aussi d’aller voir votre équipe pour dire merci pour tout le travail effectué, les efforts consentis. Si vous n’êtes plus en télétravail, déplacez-vous, ne leur envoyez pas une invitation pour venir vous voir dans votre bureau (cela stresse toujours un peu de recevoir une invitation de son boss à venir le voir dans son bureau). Idéalement, il est dit qu’il faudrait dire merci au moins 25 % de son temps.

7. Trouver des opportunités d’être d’accord

Si deux équipes n’arrivent pas à collaborer, elles auront tendance à davantage se concentrer sur les aspects négatifs, ou manquants. En essayant, au contraire, de mettre l’accent sur les éléments sur lesquels elles sont en accord, cela montre que l’on considère le point de vue de l’autre. Arriver à créer une alliance avec une équipe avec laquelle il reste quelques points de conflit peut changer fondamentalement le résultat.

8. Faire preuve d’empathie et s’excuser

L’empathie est l’une des formes les plus profondes de connexion humaine. L’empathie est une compétence de connexion profonde entre deux personnes que l’on doit tous cultiver. Si votre collègue est contrarié par quelque chose que vous avez dit ou fait, excusez-vous simplement.

9. Accepter le point de vue de vos collègues

Comprendre chacun des points de vue en jeu et les accepter comme valides favorise considérablement la collaboration. Même si vous n’êtes peut-être pas entièrement d’accord avec le point de vue, faire savoir aux autres que leur point de vue est compris et intégré dans l’analyse d’une solution montre le respect de chacun. N’oubliez pas que la reconnaissance ne signifie pas l’accord, mais cela montre le respect des points de vue et permet de pouvoir poursuivre la conversation/le débat.

10. Faire des blagues — s’amuser au travail

L’humour et le plaisir au travail aident beaucoup à la collaboration. Ce deux aspects vont naturellement prendre place si vous prenez le temps de connaître vos collègues autrement qu’à travers le travail.

11. L’importance de l’inclusion, pas juste une illusion

Vous avez sûrement déjà tous été copiés sur un email, sans avoir eu le contexte, ni même avoir été consultés directement sur les décisions qu’il aborde. Ce email envoyé pour vous informer peut laisser penser que vous avez été inclus dans le processus de décision. Si vous lisez ce email sans rien dire et bien c’est que vous êtes en accord avec le changement ou le plan. Ce genre de courriel peut laisser penser aux autres personnes incluses dans cette communication que vous avez collaboré. Mais dans ce cas précis, c’est une illusion d’inclusion, car un email seul ne suffit pas à impliquer une autre personne ou une équipe. Seules les conversations et une communication dans les deux sens peuvent compter pour une action de collaboration. Si c’est unidirectionnel et que vous n’avez pas reçu un oui tout est OK, ne prenez pas cette décision pour acquise.

12. Être un modèle

Il ne suffit pas de dire qu’il faut collaborer, il faut aussi montrer l’exemple. Si vous collaborez vous aussi en tant que leader alors votre équipe fera de même. Prenez le temps de le faire intentionnellement, écoutez les autres, respectez leur point de vue et incluez-les dans vos décisions et solutions. Ne laissez pas d’autres départements ou équipes décider de la marche à suivre…

Conclusion

En conclusion, la collaboration est une culture d’équipe qui s’entretient et c’est en montrant l’exemple que vous motiverez vos équipes à embarquer. Et puisque les silos sont inévitables, c’est pourquoi il faut faire un effort intentionnel pour limiter leurs impacts.

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