Comment mener de bonnes rencontres individuelles ?
Dans certaines entreprises, les rencontres individuelles (ou 1:1) ne sont organisées qu’une fois tous les six mois, souvent sous la pression du département des ressources humaines. Ces rencontres, parfois perçues comme une simple formalité, ne permettent pas toujours de développer une relation de confiance solide entre le manager et son équipe. Je me rappelle d’une époque où, pour discuter avec mon patron, je devais presque lui courir après dans les couloirs. Lorsque, par chance, il m’accordait un rendez-vous, il arrivait souvent que celui-ci soit annulé à la dernière minute. Imaginez la frustration : des jours, voire des semaines d’attente, avec des questions soigneusement préparées, pour finalement tout voir disparaître en un instant. Aujourd’hui, la situation a heureusement bien évolué dans de nombreuses organisations. Il est de plus en plus courant de planifier des rencontres individuelles régulières et structurées, que ce soit chaque semaine, toutes les deux semaines ou une fois par mois, pour des discussions qui durent entre 30 et 90 minutes. Ces rencontres ne sont plus de simples moments volés dans l’agenda, mais de véritables temps forts d’échange et de collaboration. Mais alors, pourquoi cette évolution est-elle si importante ? Qu’apportent ces rencontres régulières à la dynamique de l’équipe et, surtout, à l’engagement des employés ? 1. Raisons pour les rencontre régulières 1.1 Renforcement de la relation manager-employé Tout d’abord, ces rencontres permettent de créer un espace privilégié où l’employé se sent véritablement écouté. Ce simple fait d’être pris en compte, d’avoir la possibilité de s’exprimer régulièrement, est un facteur majeur d’engagement. Un employé qui se sent entendu et compris sera naturellement plus motivé, plus impliqué dans son travail, car il perçoit que son avis compte. Ce sentiment d’appartenance est l’une des pierres angulaires de l’engagement. 1.2 Résolution rapide des problématiques Ensuite, des 1:1 plus fréquents permettent de régler rapidement les problèmes, avant qu’ils ne prennent une ampleur disproportionnée. Si l’on attend des mois avant de soulever un problème, celui-ci peut se transformer en frustration, affectant la performance et l’harmonie au sein de l’équipe. À l’inverse, aborder les difficultés dès qu’elles apparaissent non seulement permet de les résoudre rapidement, mais démontre également au collaborateur que son manager est proactif et soucieux de son bien-être. 1.3 Ajustement continu des objectifs et priorités De plus, ces moments d’échange régulier permettent un alignement constant sur les priorités. Le monde du travail évolue vite, et ce qui était important la semaine dernière ne l’est peut-être plus aujourd’hui. Ces rencontres offrent l’opportunité de réajuster les objectifs en fonction des réalités du moment, garantissant ainsi que l’employé ne perde pas de vue les priorités de l’entreprise, et qu’il se sente aligné avec les objectifs à atteindre. 1.4 Développement personnel et professionnel Enfin, au-delà des aspects opérationnels et des urgences du quotidien, les 1:1 réguliers sont une occasion en or pour discuter du développement personnel et professionnel de l’employé. Ces conversations, souvent négligées, sont pourtant cruciales pour maintenir l’engagement à long terme. Quelles sont les ambitions de l’employé ? Quelles compétences souhaite-t-il développer ? Comment peut-il évoluer au sein de l’entreprise ? Un employé qui perçoit que son manager s’intéresse à son avenir professionnel, et qui sait que des efforts sont faits pour l’accompagner dans son développement, sera naturellement plus engagé et motivé. 1.5 L’effet d’une relation continue Un autre élément clé des 1:1 réguliers est qu’ils instaurent une relation de continuité. Au lieu de traiter chaque rencontre comme une session isolée, où l’on doit tout aborder en une fois, les rencontres fréquentes permettent de suivre les sujets au fur et à mesure de leur évolution. Cela permet d’approfondir certains thèmes, de revenir sur des décisions prises et de suivre l’évolution de projets en toute sérénité. Cette continuité renforce la confiance entre le manager et son employé, et permet de traiter aussi bien les sujets quotidiens que les problématiques stratégiques de plus long terme. 2. Les impacts du rythme des rencontres Le rythme de vos rencontres individuelles a un impact direct sur les sujets abordés et la qualité des échanges. Des rencontres hebdomadaires favorisent la discussion des problèmes immédiats, des projets en cours et des solutions rapides. En revanche, des rencontres mensuelles permettent de prendre du recul et d’aborder des objectifs à long terme ou des sujets plus stratégiques, mais elles risquent de passer à côté des détails importants du quotidien. Un équilibre est donc nécessaire : des rencontres rapprochées facilitent la résolution des problèmes du jour le jour, tandis que des rencontres plus espacées permettent de discuter de développement personnel et de méthodologies de travail plus efficaces. Adapter la fréquence des 1:1 permet d’aborder tous les sujets essentiels, sans négliger ni les détails du quotidien ni les objectifs à long terme. 3. Les sujets à aborder dans vos rencontres individuelles Les rencontres individuelles sont une opportunité précieuse pour aborder divers aspects du travail et du développement personnel. Cependant, il est essentiel d’organiser ces discussions de manière à ne pas se laisser happer uniquement par les urgences du quotidien ou la gestion de projet. La clé est de structurer les sujets pour garantir une vision équilibrée du présent, du passé et du futur. Voici une checklist que vous pouvez suivre pour maximiser l’impact de vos 1:1. 3.1 Le présent : Gérer les problèmes et la charge de travail Les problèmes actuels C’est le sujet qui, naturellement, domine souvent les rencontres individuelles. Les employés viennent avec des obstacles qu’ils rencontrent dans leur travail quotidien. Il est essentiel d’aborder ces points, mais attention à ce qu’ils ne monopolisent pas toute la conversation. Si un problème requiert plus de temps ou de détails, vous pouvez organiser une rencontre spécifique à la résolution de ce défi. L’objectif ici est d’éviter que la discussion ne se transforme en simple gestion de crise. La charge de travail et le rythme Une bonne rencontre individuelle doit permettre d’évaluer la charge de travail. Est-ce que l’employé est surchargé ou, au contraire, sous-utilisé ? Un rythme de travail inadapté peut mener à l’épuisement ou à la démotivation. Discutez ouvertement de ce sujet avec votre
Comment bien équilibrer la charge de travail de son équipe ?
Tous les employés sont concernés par leur charge de travail, quelle que soit la taille de l’entreprise dans laquelle ils se trouvent. Atteindre le bon niveau de charge de travail est une responsabilité collective au sein de l’entreprise. Et c’est un aspect dont on parle beaucoup entre nous et qu’il ne faut pas négliger. Vous avez d’ailleurs, tout comme moi, sûrement déjà entendu des commentaires de ce type: « Il ne faut pas travailler trop fort ou faire trop d’heures supplémentaires sinon l’entreprise pourrait considérer cela comme la norme, et la journée où tu ralentis ton gestionnaire pourrait penser que tu as un problème de performance. » Ces commentaires ont tendance à me faire réfléchir et souvent me permettent d’évoluer. Aujourd’hui, je sais qu’une équipe possède sa propre vitesse moyenne optimale en fonction de ses connaissances, ses méthodes de travail, sa capacité à collaborer. Le seul moyen d’aller plus vite, d’être plus efficace est de développer l’équipe pas à pas et non de demander à vos employés de fournir plus d’effort ou de faire continuellement du temps supplémentaire. Car au final, aller plus vite que la vitesse moyenne de chacun ne fait qu’épuiser l’équipe. Alors, comment trouver la vitesse moyenne de votre équipe pour être en mesure ensuite de la faire évoluer? Astuce#1 – Favoriser la bonne charge de travail En tant que leader c’est à vous de valoriser le bon niveau de charge de travail. Déterminez la charge de travail qui rend votre employé heureux et surtout le niveau qui lui permet d’atteindre son équilibre personnel. Chaque personne est différente, mais vous remarquerez en général que ce point se situe autour de 40h par semaine. Si vous constatez que cet employé rencontre une surcharge de travail, plutôt que d’encourager le temps supplémentaire, discuter avec lui et déterminer d’où vient cette surcharge. Est-ce temporaire ou cette surcharge est-elle en train de devenir la norme ? Est-ce que votre employé préfère cette surcharge/cette vitesse ou cela lui pose-t-il un problème? Je sais que personnellement je préfère travailler en moyenne 9h par jour, car cela me donne l’opportunité de prendre le temps d’écouter et aider mes collègues. Je sais que je pourrais probablement aider mes collègues en 8h, mais j’aime bien prendre le temps qu’il faut pour m’occuper de mon équipe même si cela implique de travailler davantage. Note : Ne pas aller à la bonne vitesse (aller trop vite ou trop lentement) peut avoir des conséquences néfastes sur le long terme. Il est important d’aller à la JUSTE vitesse, celle qui vous convient. Pour ce faire, apprenez à jouer avec la vitesse pour aller plus loin. Astuce#2 – Laisser votre équipe gérer leur temps. Cette règle peut vous paraitre étrange, mais certains gestionnaires gèrent le calendrier de leurs employés sans s’en rendre compte. Par exemple, en leur distribuant beaucoup de microtâches au lieu de leur donner des responsabilités ou des projets. Pour savoir si c’est votre cas, vous pouvez regarder si les membres de votre équipe viennent souvent vous consulter pour savoir sur quoi travailler dans la journée ou durant la semaine. Vérifiez également si vous avez de la difficulté à déléguer des responsabilités. Par le passé, j’ai déjà vu des collègues expérimentés attendre presque tous les jours, les consignes de leur gestionnaire pour savoir sur quoi travailler. Ils étaient inquiets de ne pas faire la bonne chose. Leur gestionnaire ne savait pas déléguer ses responsabilités, il y allait tâche par tâche. Ce gestionnaire rencontrait probablement lui-même une surcharge de travail incroyable. Vous comprenez qu’il est important de savoir déléguer vos responsabilités et distribuer les projets tout en laissant les membres de votre équipe gérer leurs priorités et leur temps de travail eux-mêmes. Astuce#3 – Éviter la double priorité Chacun des membres de votre équipe doit être en mesure de prioriser ses projets et ses tâches en fonction des priorités de la compagnie, des priorités de son équipe et de ses priorités individuelles. Mais si vous déléguez deux projets/responsabilités de même niveau de priorité/d’urgence à une même personne, vous ne faites pas votre travail de gestionnaire jusqu’au bout. Vous avez en fait transféré sans vous en rendre compte votre responsabilité de priorisation des projets à votre équipe. Vous êtes le seul à avoir la vue d’ensemble nécessaire, vous êtes le seul à détenir toutes les informations qui vont vous aider à mieux définir les priorités du département alors aidez votre équipe à prioriser efficacement. Tout le monde dans sa carrière connait des périodes où il est très difficile de prioriser, des périodes où il est difficile de dire non ou de choisir, mais il faut apprendre à le faire. Si un de vos employés rencontre ce problème, je vous conseille de faire avec lui la liste des projets existants, de faire ensuite la liste des tâches dont il est responsable et de voir avec lui quelles sont ses priorités. S’il est difficile de trouver un ordre logique et si vous remarquez qu’il y a plusieurs priorités #1, c’est qu’en tant que gestionnaire vous avez, peut-être, délégué trop d’éléments urgents/importants à cette personne, ou que vous avez vous-même de la difficulté à prendre une décision. C’est aussi pour cette raison qu’il est important de distribuer les priorités de niveau 1 à des personnes différentes. Si la taille ou la structure de votre équipe ne vous le permet pas, peut-être faudra-t-il renoncer à quelque chose, votre travail de gestionnaire est justement de savoir prendre ces décisions de renoncement. Astuce#4 – Jouer avec le temps Cette règle est vraiment magique. L’idée ici est de bien estimer la vitesse moyenne des surprises qui surviennent pour pouvoir fixer la charge de base (baseline) de votre équipe. Pour y arriver, il vous faut prendre le temps d’analyser la charge moyenne de travail qu’engendrent les surprises que peut rencontrer votre équipe. Il faut faire cette analyse autant au niveau de l’équipe qu’au niveau des individus. L’évaluation des surprises pour trouver la charge de travail de base Ce que l’on entend ici par surprise est tout événement non prévu qui
Comment devenir un manager efficace et professionnel ?
Quelles sont les qualités pour devenir un manager d’entreprise reconnu et efficient ? Si vous avez le sentiment que vous êtes prêt à gérer une équipe, que l’envie est là et vous possédez suffisamment de compétences pour changer de position dans votre organisation. Vous souhaitez quitter votre rôle de contributeur individuel pour devenir chef d’équipe ou manager. Vous avez même déjà abordé le sujet avec votre directeur. Après un certain temps, si vous constatez que rien ne bouge bien que plusieurs postes de gestionnaire aient été ouverts, vous devriez prendre le temps d’analyser la situation dans son ensemble. Il y a souvent bien plus que la volonté d’évoluer dans les paramètres à considérer. Les aspects qui sont pris en compte pour un bon leadership Avant de prendre la décision de vous offrir le poste que vous convoitez, la direction de votre entreprise va regarder plusieurs aspects comme : Votre expérience professionnelle, La qualité de votre réseau interne dans l’organisation, parmi tous les collaborateurs Les autres candidats, La structure de l’entreprise, Votre aptitude à être sur la bonne longueur d’onde pour ce niveau de gestion, Votre capacité à être politique dans l’entreprise. 1. Votre expérience de manager Il ne suffit pas d’avoir de l’expérience dans un secteur. Si cette expérience se limite à un seul domaine, cela limite vos chances de débuter votre migration en tant que gestionnaire : vous devez être capable de tenir plusieurs rôles. Pensez à vous développer transversalement et à augmenter vos compétences. Pensez en fonction de l’équipe et démontrez que vous possédez plus qu’un seul champ d’expertise, mais surtout que vous êtes intéressé à d’autres aspects que celui de votre expertise initiale. Le poste de gestionnaire implique de savoir faire le lien entre les groupes et de développer une bonne gestion des individus. Il faut savoir organiser, tenir son équipe, en tenant compte de son équipe, mais aussi en tenant compte des autres groupes de l’organisation. Donc pour augmenter vos chances d’obtenir le poste que vous convoitez, n’hésitez pas à apprendre comment l’entreprise fonctionne. Bien comprendre les rôles et responsabilités des autres groupes et savoir comment interagir avec eux est essentiel. En ce sens, maîtriser la communication est également un atout. Prenez l’exemple d’un aide comptable, il devra dans son cas comprendre les autres aspects de la finance qui sont importants dans son organisation comme la gestion et la création du budget, le suivi des dépenses, les acquisitions, les analyses de redevances, les amortissements… Notre aide comptable pourrait aussi étudier les éléments qui touchent à d’autres départements comme par exemple la structure des salaires (bonus, share, RSU, …). Quel que soit le poste de gestion visé, il est conseillé d’aller le plus loin possible dans l’analyse des aspects satellites de ce poste. Il serait aussi judicieux, si vous le pouvez, d’apprendre les méthodes de travail, les outils et les processus nécessaires à votre future fonction. Un manager doit gérer, influencer et mener son équipe, par conséquent plus vous avez d’expériences plus vous serez outillé pour la prochaine étape. 2. La qualité de votre réseau interne et externe Il arrive parfois que l’entreprise dans laquelle vous êtes ne soit pas la bonne pour une transition rapide vers un poste de management. Vous pourriez aller décider de changer d’entreprise pour atteindre votre objectif. C’est dans cette situation que de savoir développer votre réseau externe est encore plus important. Le meilleur moyen de le développer est de faire partie d’associations et de participer aux événements qu’elles organisent afin de rencontrer d’autres personnes qui travaillent dans votre domaine. Vous pourriez rencontrer un manager senior qui a besoin d’aide et qui constatera que vous avez l’expertise dont il a besoin pour gérer une partie de son équipe. Si vous aimez votre entreprise et que vous pensez qu’il y a de la place pour vous en tant que manager, il est important de travailler votre réseau interne avec les autres managers liés à votre département. Assurez-vous qu’ils vous connaissent personnellement et professionnellement. L’important ici est de démontrer votre capacité à collaborer, à aider les autres groupes et de démontrer vos compétences. L’objectif est de faire que dès qu’un poste ouvre, il soit logique que vous soyez le premier à qui l’on pense, car bien souvent avant d’ouvrir un poste à l’externe l’entreprise va regarder quelles sont les ressources potentielles à l’interne. Par conséquent, si vous n’avez pas réussi à développer votre réseau, votre nom ne viendra pas instantanément à l’esprit que cela soit à l’interne ou à l’externe. La première étape pour développer votre réseau peut être aussi de signaler à votre manager immédiat votre intérêt pour un changement de poste. Profitez de cette conversation pour voir avec lui les aspects que vous devriez développer pour augmenter vos chances d’être retenu pour le poste qui pourrait ouvrir. 3. Les autres candidats Il faut se rappeler aussi que même à l’interne, il est possible que vous ne soyez pas le seul à vouloir évoluer vers un poste de manager. Il se peut même que les collègues qui briguent aussi cette promotion soient là depuis plus longtemps que vous et qu’ils possèdent une certification, encore plus d’expertise et d’expérience que vous. Si vous n’obtenez pas le poste que vous visiez, et que vous ne comprenez pas pourquoi, n’hésitez pas à parler à votre gestionnaire pour comprendre ce qui a fait pencher la balance vers une autre personne. Il peut y avoir beaucoup de raisons en interne et parfois c’est juste que la direction a promis une promotion à un employé pour stimuler sa rétention. 4. La structure de l’entreprise Il est possible que la structure de votre entreprise ne soit pas propice à prendre un poste de management. Les aspects qui ont le plus d’influence sont : La taille de l’entreprise Le niveau de maturité de l’organisation ex. « start up » vs multinationale La vitesse de croissance L’âge moyen et la moyenne des années d’anciennetés de vos collègues … Selon ces paramètres et vos objectifs à atteindre, vous devez être réaliste et vous
La santé et la sécurité de votre équipe
Parmi les différentes responsabilités du gestionnaire que j’aborde à travers mes articles, je vais me concentrer aujourd’hui sur la santé et sécurité de votre équipe. Il est certain qu’il est plus facile d’y penser si vous êtes responsable d’une usine, car les répercussions sont plus visibles. Mais, quel que soit le type d’entreprise dans lequel vous travaillez, vous devez prendre soin de votre équipe. Dans cet article, je vais donc vous aider à en oublier le moins possible grâce à une série de questions. Par contre, il est vraiment impossible de tout répertorier et faire appel à un expert dans ce domaine peut être une bonne idée. Voici donc une liste d’éléments sur lesquels vous devez vous questionner, vous renseigner et intervenir: 1. Les standards et normes de sécurité D’abord, chaque pays possède ses propres normes du travail. Je vous invite d’ailleurs à aller les lire si vous ne l’avez jamais fait. (Je vous partage même les normes du travail des deux pays d’origine d’une grande partie de mon lectorat : Santé-sécurité du travail — Québec et Santé sécurité au travail — France) Ajoutez à ces règles de base toutes sortes de standards que vous devez connaître, comme ceux liés aux équipements. Au Canada par exemple, tout équipement doit avoir une certification CSA alors qu’en France, il doit répondre à la norme CE. Si votre équipement n’est pas certifié, vous devez contacter un expert qui vérifiera votre équipement pour vous. Il vous indiquera ce que vous devez modifier pour respecter les normes de sécurité en place dans votre pays. À noter qu’il est parfois préférable de faire appel à des distributeurs d’équipement locaux qui savent quoi faire pour s’assurer que votre équipement respecte les standards de votre pays. À la liste des standards à respecter, il y a aussi les standards de gestion des produits chimiques, et d’envoi de produits dangereux comme les batteries au lithium de vos ordinateurs ou des aimants. 2. L’environnement La portion environnement couvre un grand nombre d’aspects. Cela englobe entre autres l’éclairage, la température, la ventilation, le bruit, l’ergonomie, l’humidité… Ces éléments, s’ils ne sont pas ajustés, drainent l’énergie de votre équipe. Vos employés pourraient devenir moins patients plus irritables, avoir des maux des têtes … L’impact que peut avoir le fait de travailler dans un environnement très sec, ou froid, ou avec un éclairage insuffisant est une question que les gestionnaires d’usine se posent régulièrement, mais ce n’est pas toujours le cas des gestionnaires de bureau. Il existe même certaines industries où les opérateurs reçoivent des primes parce qu’ils travaillent dans des environnements trop bruyants. Qu’en est-il de l’environnement de travail de votre équipe? L’environnement est-il bruyant? Le bruit peut provenir par exemple de la ventilation, des imprimantes qui fonctionnent sans arrêt (bien qu’en 2021 ça soit assez rare!) ou encore du fait que vous ayez un espace à aire ouverte qui peut déranger la concentration de vos employés… Pour contrer ce dernier problème, demandez-vous si vous avez assez de salles de conférence par exemple ? Faites l’évaluation de ces aspects avec des conditions normales d’opération, mais pensez à ce qu’il se passerait en cas d’urgence. Par exemple, réfléchissez à l’éclairage pendant les évacuations, ou les pannes électriques. Avez-vous des éclairages de secours? Pour ce type d’évaluation, n’hésitez pas à faire appel à des experts en sécurité du bâtiment qui vous diront ce qu’il faut faire pour que votre bâtiment soit aux normes. Si vous louez vos bureaux, bien que ce soit le propriétaire qui soit responsable de la sécurité du bâtiment, je vous recommande de faire vos propres vérifications et de communiquer avec votre propriétaire pour qu’il corrige les aspects défaillants. 3. Les accidents Possédez-vous une équipe de secouristes interne? Avez-vous des remplaçants en cas d’absence de votre secouriste ? Est-ce que votre équipe sait qui appeler selon les urgences ? Avez-vous les numéros de téléphone des personnes à joindre en cas d’urgence, et les numéros des urgences locales? Selon les pays, il est parfois exigé d’avoir le nom des secouristes et leurs numéros affichés un peu partout dans l’entreprise. La taille de l’entreprise va aussi définir le nombre de secouristes minimum à avoir. Je vous recommande néanmoins d’en avoir plus que le nombre exigé, car il sera plus facile de couvrir les périodes de vacances et lors de départs (volontaires ou involontaires). Chaque secouriste doit avoir reçu une formation reconnue et vous devez mettre en place une procédure ou un formulaire à remplir après un accident. Car il est important de savoir que les organismes gouvernementaux et les assurances n’auront pas forcément besoin des mêmes informations. Il faut donc être sûr d’avoir toute l’information nécessaire. Un accident aussi simple que de tomber dans les escaliers peut malheureusement arriver dans n’importe quel environnement de travail, donc toute entreprise doit être prête et avoir des systèmes en place. 4. Les envois et réceptions de colis en toute sécurité Saviez-vous qu’une formation est obligatoire pour recevoir et envoyer des produits dangereux ? Et que les aimants et les batteries de vos ordinateurs sont justement considérés comme dangereux. Si vous envoyez des ordinateurs portables, il faut respecter les normes. Saviez-vous aussi que vous devez conserver les documents de transport des produits dangereux. Le transport des matières dangereuses n’est pas facile c’est pourquoi je vous conseille fortement de consulter un expert et de prendre une formation sur le sujet. 5. Les produits chimiques Vous pensez peut-être ne pas avoir de produit dangereux dans vos bureaux, mais prenez vraiment le temps de vérifier, car vous pourriez être surpris. Commencez par regarder les produits qui sont utilisés pour le nettoyage de vos bureaux. Comment savoir si ce sont des produits dangereux ? Les produits dangereux sont identifiés par un pictogramme en forme de losange. (voir ci-contre) pour plus d’information Vous êtes souvent au courant que les produits chimiques doivent être manipulés, transvidés, documentés, entreposés avec soin, mais il est plus facile d’oublier de faire une inspection régulière des contenants, de la qualité de l’aération des cabinets chimiques, de se débarrasser des produits que
Lire plus de livres ET gagner du temps
Cela peut vous sembler surprenant, mais il est possible de lire plus de livres ET de gagner du temps. Autrefois, je lisais environ 1 livre tous les 2 mois. C’était tout le temps que je pouvais consacrer à la lecture, il était très difficile pour moi de trouver plus de temps tellement j’avais de passions et projets qui m’animaient. Aujourd’hui, je lis 2 à 3 livres par mois et en plus j’utilise mon temps de lecture pour faire autre chose. Si vous souhaitez augmenter votre temps de lecture sans diminuer vos autres projets ou passions, il suffit de faire les choses autrement et de combiner les activités. La solution pour moi est de ne pas lire les livres, mais de les écouter pendant que je fais d’autres activités. Écouter au lieu de lire Il n’est finalement pas obligatoire d’avoir les yeux rivés sur le livre pour en connaitre le contenu, vous pouvez écouter un livre et en profiter pour faire autre chose. Pour que cela fonctionne, il faut mettre en place deux éléments importants : Trouver les livres qui sont propices à l’écoute pour vous, Savoir se concentrer et comprendre ce qui nous est lu. Si aujourd’hui vous lisez beaucoup, c’est que lire est déjà une de vos activités préférées et il y a sûrement plusieurs raisons pour lesquelles vous adorez lire. Peut-être, parce que cela vous détend, que cela vous permet d’activer votre imagination, que cela vous fait voyager… Lire des romans par exemple vous permet d’imaginer les personnages, leur voix et leur style. Vous avez peut-être même attribué des voix dans votre tête à chacun d’entre eux. Alors lorsque vous écoutez un livre il est plus difficile de faire varier les voix puisqu’il y a un seul narrateur tout au long de l’histoire. Ce type d’ouvrage ne se prêtera pour vous peut être pas aussi bien à la « lecture audio ». Il est donc vraiment important de déterminer le type de livre qui se prête le plus à l’écoute pour vous. Dans mon cas, j’adore les livres de philosophie, de technique, de développement personnel, ou les résumés d’étude scientifique. N’ayant pas de personnages, ce type de livre rend l’écoute plus facile. Il est possible et normal que vous ressentiez un peu de difficulté à vous adapter à ce nouveau média, notamment parce que vous ne contrôlez pas la vitesse de lecture, elle est définie par le narrateur. Mais il arrive que l’outil utilisé pour écouter vos livres vous permette de choisir la vitesse d’écoute. Personnellement, je suis plus du genre à accélérer la vitesse de lecture (entre 1,4 x et 2,0 x la vitesse de narration originale). Ce choix de vitesse de lecture me permet de rester engagée et active à l’écoute. Combiner les activités Une fois votre type de livre déterminé, il vous reste maintenant à trouver les activités que vous pouvez combiner à l’écoute de vos livres. Voici quelques exemples : Cuisiner Faire l’épicerie Exécuter les tâches ménagères Marcher Lors de vos déplacements — voiture, autobus, train, avion… Lors de vos entrainements, Pendant que vous dessinez, tricotez …. Note : Il n’est évidemment pas obligatoire de jumeler systématiquement la lecture avec une autre activité. Vous pouvez aussi prendre le temps de vous détendre avec un bon livre papier. Vous pouvez parfois avoir besoin de silence dans votre tête pour relaxer. Pour ma part, j’écoute les livres seulement lorsque j’en ressens l’envie, pas tout le temps. De plus, les activités mentionnées ci-dessus peuvent aussi se suffirent à elles même. Outils pour écouter des livres Il existe plusieurs outils pour écouter des livres et des textes, je vous présente donc ceux que j’utilise. Écouter des livres audios J’utilise la plateforme Audible. Il s’agit de la plateforme de livres audio d’Amazon. Vous pouvez y retrouver la plupart des « Best-sellers ». Parfois, vous avez même la possibilité de choisir votre narrateur. Des extraits sont à votre disposition afin de vous permettre de choisir comme ci-dessous pour le livre Getting things done, par David Allen. Écouter des E-books Si le livre que vous cherchez n’est pas encore disponible sur la plateforme Audible il existe une autre astuce pour lire ce livre, vous transformer vous-même ce E-book en livre audio. Le truc est d’utiliser la fonction accessibilité de votre téléphone. Le téléphone va lire le texte affiché à l’écran. Si vous souhaitez savoir comment activer cette fonction sur votre téléphone, je vous encourage à regarder la vidéo YouTube suivante : Écouter des documents ou pages web Il n’y a pas que les livres qui sont intéressants à écouter. Il y a aussi des documents PDF, ou Word… Vous pourriez utiliser la même astuce décrite plus haut pour les écouter, mais il existe une application gratuite que j’adore qui s’appelle Natural Reader. Vous pouvez utiliser cette application aussi bien sur votre ordinateur que sur votre tablette et votre téléphone. Pour lire ces documents, Natural reader vous offre plusieurs options : Copier-coller le texte à lire sur leur plateforme web, Téléverser le document sur la plateforme, Installer l’extension sur votre navigateur web (Chrome, Safari,…) J’ai adoré utiliser Natural reader sur mon téléphone pour relire en marchant le livre que je viens de finir d’écrire. Relire-écouter mon livre plusieurs fois m’a permis de m’assurer que ce que j’avais écrit était intéressant, logique et fluide. Effets secondaires Grâce à ces nouvelles techniques, le nombre de livres que vous aurez lu risque d’augmenter fortement, cela va vous obliger à trouver des techniques pour organiser ce nouveau flux d’information. Avoir plus d’opportunités de lire des livres va faire que vous voudrez : Créer une liste des futurs livres à lire, Prendre des notes afin de vous rappeler de quoi parlent les livres que vous avez lu, Un budget plus conséquent afin de pouvoir lire encore plus. Pour le point numéro 1, je vais regarder les blogs qui offrent des listes de livres, je tiens compte des recommandations que certaines plateformes font suite à la lecture de mon dernier livre ou encore je propose à mes amis lecteurs d’échanger nos listes ou nos conseils lecture. Pour le point numéro 2, je
Podcast #0021 – Maximiser son calendrier
Comment maximiser l’utilisation de son calendrier afin de s’organiser au « day to day’. « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – Maximiser son calendrier (à venir) et voici la vidéo YouTube associée
Podcast #0020 – Lire plus en moins de temps
Comment lire plus et gagner du temps ? Écouter vos livres et textes au lieu de les lire. Les 3 outils présentés dans la vidéo Natural Reader Audible Utiliser la fonction – Accessibilité – Parole – Énoncé le contenu sur son téléphone « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – Lire plus ET gagner du temps et voici la vidéo YouTube associée
Podcast #0019 – Quantite de mouvement
Un vocabulaire inspiré de la physique pour stimuler son développement et celle de son équipe – La quantité de mouvement. « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – Le mouvement le « mindset » du gagnant et voici la vidéo YouTube associée https://youtu.be/hCsEwtr7XwY
Savoir gérer votre niveau d’échelle dans votre organisation
La peur de vous faire étiqueter comme micro-manager peut vous amener à négliger la gestion de votre niveau d’échelle dans l’organisation. Vous tendez alors vers l’extrême opposé du micromanagement, le laisser-faire total, sans véritable gestion. Vous vous rassurez en vous disant qu’il est important de faire confiance à son équipe, qu’elle saura faire par elle-même. Et vous vous retrouvez à être en mode réaction. À attendre les urgences et les demandes afin d’être certain que personne ne puisse vous traiter de micro-manager. Il est vrai que ce n’est pas une critique agréable. Mais à trop rester dans le laisser-faire, vous finissez par être tellement débordé par les urgences que vous n’avez même plus le temps d’identifier et de découvrir ce dont vous êtes responsable et ce que vous devez véritablement gérer et organiser. Un exemple de cette situation Vous êtes le propriétaire et l’investisseur d’une petite « Start-up ». Votre première action importante a été d’engager 4 directeurs pour gérer vos équipes techniques. Vous êtes assez fier de vos embauches d’autant plus que le domaine technique n’est pas votre force. Vous faites confiance à vos directeurs d’expérience, puisque c’est la raison pour laquelle vous les avez engagés. Et vous avez pris le temps de leur donner des mandats et des objectifs clairs. Leur tâche est de développer une solution pour répondre à un problème qui, selon vous, est bien défini. Tout devrait bien se passer, vous pensez qu’il n’y a pas besoin de superviser le tout puisqu’ils ont de l’expérience, ils vont savoir s’auto-organiser, c’est certain ! Après quelques mois, vous constatez que l’atelier est désorganisé et qu’il y a des déchets un peu partout. Quelle est votre première réaction ? Vous demandez à tout le monde de ramasser ? Ou, Vous réalisez que vous venez d’identifier un élément dans l’organisation qui n’appartient à personne ? Avec l’option 1, vous vous dites sûrement que parce que ce sont des adultes responsables ils vont finir par être capables de s’organiser. Vous vous dites que l’équipe est peut-être un peu désordonnée, mais que ce n’est pas dramatique tant que le travail avance. Le seul problème de cette option est qu’en leur disant de se ramasser, vous aurez un résultat immédiat sur la problématique, mais temporaire. L’option 2 vous permet de trouver une solution sur le long terme. Le fait qu’aucun de vos directeurs n’ait pris la responsabilité de régler ce problème implique qu’il y a un manque de leadership de votre part, car vous devez en tant que gestionnaire identifier la personne responsable de cette tâche. Comment déterminer votre niveau d’échelle ? Si une responsabilité peut être déléguée l’un ou l’autre des membres de votre équipe c’est que vous êtes le bon niveau d’échelle pour gérer la situation en ce moment. Vous êtes donc le responsable. Si, comme dans l’exemple ci-dessus, l’atelier est en désordre, c’est votre responsabilité de trouver une solution, à moins que vous n’ayez déjà délégué la responsabilité de l’organisation de l’atelier spécifiquement au préalable à quelqu’un. Il est conseillé de déléguer si vous le pouvez, mais faites attention à déléguer la bonne responsabilité au bon niveau d’autorité. Attention de ne pas demander à une personne d’être responsable d’une tâche multifonctionnelle pour laquelle elle ne possède pas tout le pouvoir. Il se peut même que vous ne l’ayez pas vous-même. Déléguer une tâche à quelqu’un si vous n’en possédez pas l’entière autorité est une erreur. Dès qu’une tâche touche plusieurs fonctions, vérifiez que vous possédez l’autorité sur l’ensemble des fonctions impliquées avant de déléguer, sinon votre devoir de gestionnaire dans cette situation sera de vous assurer que toutes les fonctions impliquées sont au courant et acceptent cette délégation de pouvoir. Dans l’exemple de l’atelier, s’il est demandé à l’un des directeurs d’organiser l’atelier sans que les autres soient au courant, il est fort probable que les autres directeurs soient un peu surpris lorsque ce directeur leur demandera de ranger leur partie de l’atelier ou de suivre telle ou telle méthode. Avec un peu de chance, les autres directeurs accepteront sans rien dire, mais il est plus probable que la situation créée des tensions entre les membres de l’équipe. L’écoute pour définir vos responsabilités Un propriétaire de Start-up est plus qu’un propriétaire. Il doit aussi être le gestionnaire de ses directeurs même s’il pense avoir délégué toutes les tâches. En clair, dès que les fonctions que vous gérez doivent interagir entre elles, vous devez de gérer ce niveau d’échelle. Sachez qu’il n’existe AUCUNE organisation qui puisse fonctionner en silo. Vous êtes donc responsable de comprendre les systèmes et les liens entre les fonctions que vous gérez selon votre niveau d’échelle afin d’influencer et de gérer les bons aspects de votre organisation. Ce n’est pas toujours facile à faire puisque comme dans l’exemple de notre propriétaire de start-up, il est impossible d’être expert dans toutes les fonctions que nous gérons. Et puisqu’il est impossible de tout savoir, il sera difficile pour vous de tout identifier et prévoir. Par contre, vous pouvez toujours être à l’écoute et repérer lorsqu’il y a une urgence ou un problème dû à une tâche multifonctionnelle qui n’est pas encore prise en charge. Être à l’écoute est l’outil le plus efficace pour définir vos responsabilités de gestion. La meilleure façon d’être à l’écoute est d’accepter les irritants de votre équipe comme des trésors qui vous montrent les lacunes de votre organisation. Parfois, la première chose à faire est aussi simple que de bien communiquer les limites et bien expliquer les systèmes en place. Conclusion Si vous ne faites que répondre aux urgences et aux questions de votre équipe, c’est peut-être parce que vous avez laissé de côté certaines de vos responsabilités. Si vous ne prenez jamais le temps de mettre en place et revoir régulièrement la structure de votre équipe, vous passez peut-être à côté de votre responsabilité de gestion. Il faut savoir écouter pour savoir définir vos responsabilités ! Les articles suivants sont de bons compléments à celui-ci, n’hésitez pas à aller les lire : Comment devenir un excellent directeur ? Connaissez-vous
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