Que veut vraiment dire dès que possible ?
Vous arrive-t-il de demander, ou que l’on vous demande, de faire quelque chose le plus rapidement possible ? ASAP (as soon as possible), ou encore, que l’on vous précise que c’est urgent, voir même que c’était pour hier! Mais que veut dire cette expression »dès que possible »? Comment réagissez-vous lorsque vous recevez ce genre de demande ? Pour vous, quelle est votre définition de « dès que possible » ? Pensez-vous que tout le monde a la même définition que vous? Si c’est ce que vous pensez, vous risquez peut-être d’être surpris, car cette expression, bien qu’elle semble simple et claire, ne l’est pas forcément en fin de compte. D’ailleurs, si vous l’utilisez régulièrement vous-même encore aujourd’hui peut-être déciderez-vous d’éviter après la lecture de cet article. Les interprétations de l’expression « dès que possible » Avant d’interpréter quoi que ce soit, n’avez-vous pas l’impression qu’il manque quelque chose dans cette expression? « Dès que possible », d’accord, mais par rapport à quoi ? Il manque la référence. S’il manque la référence, l’expression devient donc relative au point de vue de la personne avec laquelle vous échangez. Vous laissez votre interlocuteur interpréter lui-même cette notion de temps, il va pouvoir définir lui-même le délai selon ses critères. Si vous êtes capable de vivre avec les conséquences alors pas de soucis, si ce n’est pas le cas, vous devriez y pensez à deux fois avant de faire l’usage de cette expression. Ceci étant dit, nous pouvons maintenant définir les différentes interprétations qui peuvent être données à « dès que possible »: Interprétation 1 — La prochaine chose que vous faites Si vous êtes une personne qui préfère faire les choses qu’on lui demande avant d’avancer vos dossiers personnels, alors cette demande va devenir la première tâche sur votre liste. Les raisons qui vous poussent à agir de cette façon peuvent être diverses. Il est possible que vous n’aimiez pas devoir quoi que ce soit aux autres, que vous n’aimiez pas faire attendre ou aussi que vous aimiez faire plaisir tout simplement. Il est également possible que la pression associée à une demande floue telle que « dès que possible » vous rende inconfortable. Ou encore que vous souhaitiez tout simplement ne pas oublier de faire ce qui vous a été demandé. Dans tous les cas, si vous êtes ce genre de personne, n’oubliez pas qu’il existe d’autres interprétations possibles de cette expression et si vous pensez que tout le monde va agir comme vous, vous risquez d’être déçu. Interprétation 2 — La prochaine chose que vous ferez après vos priorités Une autre façon d’interpréter cette expression est d’estimer que cette demande sera la prochaine chose que vous ferez une fois la liste de vos priorités terminée. Puisque n’ayant pas d’information sur l’importance de la demande par rapport aux priorités, cela vous laisse l’opportunité d’ajuster l’ordre des tâches selon votre logique. Mais cette logique ne sera peut-être (sûrement!) pas la même que votre interlocuteur. Avec un peu de chance, votre liste des priorités sera courte, et vous effectuerez cette tâche rapidement… mais ce n’est pas certain! Interprétation 3 — La prochaine chose que vous ferez dès que vous serez disponible Si vous êtes plus du genre à suivre la maxime : »Premier arrivé premier servi » et que toutes les demandes que vous recevez sont à livrer « dès que possible », comment allez-vous prioriser ? Sans information supplémentaire, vous n’avez pas d’autre façon de prioriser que d’y aller dans l’ordre d’arrivée des demandes. Par conséquent, si votre interlocuteur n’est pas plus précis, il risque d’attendre un moment. Surtout si toutes les autres demandes sont plus précises que la sienne, sa demande risque de passer après toutes celles que vous avez déjà reçues. Déterminer la bonne échéance Si vous utilisez l’expression « dès que possible », vous laissez place à l’interprétation de votre interlocuteur, ce qui comme vous pouvez le constater plus haut est risqué. Ajouter simplement des détails à votre demande si c’est important pour vous que l’action soit faite dans un délai raisonnable. Pour éviter tout quiproquo, il est important de: Expliquer pourquoi la demande est urgente et importante, Dire quand cette tâche fait partie du chemin critique, Expliquer les impacts d’un délai, Identifier, si possible, les portions importantes dans votre demande, il est parfois possible de simplifier la tâche pour en faire assez et permettre aux autres d’avancer et d’éviter la pression sur le système. Note Il faut tout de même être attentif à ne pas arriver trop souvent avec des demandes urgentes, vous risquez de perdre votre crédibilité et de vous brûler auprès des autres. Soyez un voyageur du temps et anticipez les tâches et les demandes. Et si vous n’êtes pas encore capable de voyager dans le temps et anticiper le travail. Faites des plans en équipe. Utilisez la force de votre équipe. Et si vous avez oublié de demander quelque chose communiquez le, le plus rapidement possible et assurez-vous de partager les quatre points mentionnés plus haut qui vous permettent d’éviter les quiproquos. Conclusion La prochaine fois que vous utiliserez l’expression « Dès que possible », ajoutez du contexte et soyez plus précis, cela aidera votre interlocuteur à prioriser. Cette approche est bonne pour toute expression floue. Par exemple, ne dites pas j’aurais besoin de ce dossier pour hier. Hier est passé alors ce n’est pas précis, un délai se situe toujours dans le futur, pas dans le passé. Si vous avez une demande urgente, vous devez communiquer avec la ou les personnes concernées et vous assurer que votre demande sera bien priorisée. Cela n’est possible que si vous êtes clair dans vos informations. Nous avons tous un rapport au temps différent, ne laissez pas les expressions limiter la qualité de votre communication. Photo by Charlie Egan on Unsplash
Comment être moins affecté par les « mauvaises » nouvelles? Jouez avec le temps
Il est toujours possible d’apprendre à être moins affecté par les mauvaises nouvelles au travail. Cette technique n’est pas seulement valable au travail d’ailleurs. La solution est d’attendre, avant de conclure que c’est une mauvaise nouvelle. Vous le savez, selon moi, en toute circonstance, mais encore plus en management, la clé c’est le temps. Le temps nous permet de faire évoluer notre point de vue et notre perception au sujet d’une nouvelle. Essayez d’imaginer comment vous réagiriez à l’annonce des nouvelles suivantes, verriez-vous cela comme des bonnes ou des mauvaises nouvelles ? Votre meilleur collègue va quitter l’entreprise, Vous venez de perdre votre meilleur client, Le logiciel de gestion que vous utilisez et adorez n’est plus supporté, Votre division/département va être absorbée, Votre patron, que vous adorez, part en retraite, Vous apprenez que vous aurez moins de budget ou de temps pour terminer vos projets que prévu. Gardez en tête ce qu’aurait été votre réaction face à ces annonces et prenez quelques minutes pour lire l’histoire ci-dessous : Histoire chinoise Un vieil homme et son fils vivent dans une forteresse abandonnée à flanc de colline. Leur seule possession de valeur est un cheval. Un jour, le cheval s’enfuit. Les voisins viennent offrir leurs sympathies. « C’est vraiment grave », leur disent-ils. « Mais comment le savez-vous ? » demande le vieil homme. Le lendemain, le cheval est de retour, avec dans son sillage plusieurs chevaux sauvages. Le vieil homme et son fils en profitent pour les enfermer dans leur enclos. Les voisins se précipitent pour les féliciter. « C’est vraiment une bonne nouvelle », disent-ils. « Mais comment le savez-vous ? » demande une fois encore le vieil homme. Le lendemain, le fils tente de monter sur l’un des chevaux sauvages, tombe et se casse la jambe. Les voisins viennent dès qu’ils apprennent la nouvelle. « Quelle triste nouvelle ! », disent-ils. « Mais comment le savez-vous ? » demande à nouveau le vieil homme. Le jour suivant, l’armée arrive, forçant tous les jeunes hommes de la forteresse à s’engager dans une bataille lointaine contre les barbares du Nord. Beaucoup d’entre eux risquent de ne pas revenir. Mais le fils du vieil homme n’a pas pu accompagner ces jeunes hommes, car il s’est cassé la jambe. Réflexion sur les « mauvaises nouvelles » Si vous reprenez la liste des nouvelles qui vous étaient annoncées plus haut et maintenant que vous avez lu l’histoire ci-dessus, considérez-vous que ce sont de bonnes ou de mauvaises nouvelles ? Votre vision a-t-elle changé ? Votre meilleur collègue va quitter l’entreprise, Vous venez de perdre votre meilleur client, Le logiciel de gestion que vous utilisez et adorez n’est plus supporté, Votre division/département va être absorbée, Votre patron, que vous adorez, part en retraite, Vous apprenez que vous aurez moins de budget ou de temps pour terminer vos projets que prévu. En tant que Manager, chaque nouvelle doit idéalement être considérée simplement comme une nouvelle information à traiter, puisqu’il est difficile de savoir, instantanément ce que cette nouvelle va générer comme opportunité. Puisque vous ne savez pas encore concrètement quel sera l’effet de la nouvelle, il est préférable de rester neutre le plus possible, ce qui permet aussi d’être moins affecté par l’impact de la nouvelle. Les étapes pour être moins sensible 1. Faire une pause avant d’analyser Il est certain qu’à la réception d’une nouvelle qui semble à priori mauvaise, il est difficile de rester neutre. Il est plus facile de voir tous les futurs négatifs potentiels. Mais si vous vous donnez un peu de temps pour penser à tous les aspects de cette nouvelle, vous pourriez augmenter vos chances de voir cette nouvelle comme une opportunité ou d’en retirer quelque chose de positif. 2. Explorer des angles différents Pour changer votre point de vue, il ne faut pas se précipiter et prendre le temps de regarder la liste des opportunités que cet événement pourrait apporter : L’apprentissage, La réorganisation, L’amélioration continue, Le développement de la synergie et de l’esprit d’équipe, La création de nouvelles relations, L’élargissement de votre champ d’action et d’activité, L’essai de nouvelles choses ou techniques … Comme vous le constatez, la sensibilité et la susceptibilité face aux nouvelles/annonces peuvent se travailler. Il suffit de prendre le temps de voir les autres angles qui ne sont, souvent, pas si loin. J’aime bien dire que d’ajouter le temps à notre vie nous donne la permission de regarder toutes les situations sous d’autres points de vue. Alors, offrez-vous ce luxe et accordez-vous du temps avant de faire l’analyse de vos « mauvaises » nouvelles. 3. Passer à l’action Une fois que vous avez trouvé un nouvel angle, assurez-vous de passer à l’action et de profiter pleinement des opportunités que vous offre cette nouvelle. Ne restez pas coincé dans une routine, si confortable soit-elle (Article pour développer une routine complète – Planifier sans planifier). Il est bon, parfois, de challenger nos habitudes pour explorer d’autres horizons. Dès que vous avez détecté une nouvelle opportunité, planifiez rapidement la suite pour maximiser l’effet positif que produira finalement cette nouvelle. Comme vous le savez, tous les changements prennent de l’énergie, donc utilisez l’énergie générée par cette opportunité pour contribuer au mieux-être de votre équipe. 4. Pas de nouvelle opportunité ? Il peut arriver que vous n’arriviez pas à transformer la nouvelle en opportunité, même si vous avez pris du temps. Les nouvelles ne sont pas toutes aussi faciles à digérer et nécessitent parfois une étape préliminaire qui consiste à faire le deuil de la situation précédente. Il ne faut pas culpabiliser de ne pas être capable de sauter de joie à l’annonce de cette « mauvaise » nouvelle. Dans ce genre de cas, donnez-vous encore plus de temps, et surtout gardez l’espoir de découvrir une opportunité après un certain temps. 5. 100 fois sur son métier, remettre son ouvrage ! Comme le dit l’adage, c’est en forgeant que l’on devient forgeron ! La clé c’est le temps, et le pouvoir de la répétition est l’un des moyens d’utiliser le temps à son avantage. Plus vous referez ce cycle de réflexion après l’annonce de « mauvaises » nouvelles,
Podcast #0023 – L’urgence et l’importance important de faire la différence
L’urgence ce n’est pas nécessairement important, ce qui veut dire que si une chose semble urgente, il est possible que vous ne devriez pas la faire. Apprendre à faire la différence et prendre la bonne action est essentiel pour bien gérer son temps et ses priorités. « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – L’urgence n’est pas nécessairement importante et voici la vidéo YouTube associée https://youtu.be/ewUi1oRfmiA
La Mission et la Vision de votre équipe ou votre département
Connaissez-vous la mission et la vision de votre équipe ? Avez-vous pris le temps d’y penser et de les créer ? Peu de gestionnaires prennent le temps de le faire. Définir la mission et la vision est un exercice que les entrepreneurs font lorsqu’il est temps pour eux d’aller chercher des fonds. C’est une réflexion que l’on peut faire afin de faire évoluer n’importe quelle équipe et d’être en mesure de faire « son marketing ». Il n’y a aucune raison de se limiter à créer la mission et la vision au niveau de l’entreprise et de ne pas en créer pour votre département. Un département c’est finalement comme une petite entreprise à l’intérieur de l’entreprise. Il est intéressant d’appliquer les activités que les entreprises peuvent mettre en place pour aider leurs équipes à s’orienter et s’organiser, au niveau des divisions, des départements, et des équipes. Nous allons donc plus spécifiquement dans cet article vous aider a définir la mission et la vision de votre équipe. Quelle est la différence entre mission et vision? Il arrive souvent que la différence entre les énoncés de la mission et de la vision ne soit pas claire au départ. Ces deux concepts vont dans des directions similaires, ils permettent de connecter le présent avec le futur. Par contre, il peut être judicieux de faire une distinction claire entre les deux afin de pousser plus loin la réflexion. La clé pour mieux comprendre leur lien c’est le temps puisque comme toujours la clé c’est le temps! La mission décrit ce que votre département fait au présent pour faire satisfaire vos clients. La vision permet de visualiser le futur idéal de votre département. Si vous n’êtes pas capable de différencier les deux, ce n’est pas dramatique, puisque comme je dis toujours, l’important c’est d’être en mouvement et d’avancer. Alors si votre vision et votre mission se ressemblent beaucoup à la fin de votre exercice de groupe, rassurez votre équipe et dites-lui que ce n’est qu’un premier jet et que vous allez pouvoir le faire évoluer ensemble. Qu’est-ce que la mission ? L’énoncé de votre mission devrait être la base de votre énoncé de vision. La mission décrit le but de l’équipe, du département. C’est-à-dire qu’il explique pourquoi l’équipe existe et quelle contribution elle apporte à ses clients (internes ou externes). Il reste important que la mission soit définie le plus largement possible, afin de ne pas limiter les possibilités futures de l’équipe. Voici quelques exemples d’énoncés de mission réussis d’entreprises bien connues : Google : Organiser l’information mondiale et la rendre universellement accessible et utile. Amazon : Nous nous efforçons d’offrir à nos clients les prix les plus bas possibles, la meilleure sélection disponible et la plus grande commodité. LinkedIn : Connecter les professionnels du monde entier pour les rendre plus productifs et plus performants. Airbnb: Créer un monde où chacun peut se sentir chez soi n’importe où. Nous nous concentrons sur la création d’une plate-forme de voyage de bout en bout qui gérera chaque partie de votre voyage. Qu’est-ce que la vision ? L’énoncé de votre vision comme je le mentionnais plus haut se base sur l’énoncé de votre mission. La vision exprime l’objectif à long terme, la vision décrit en quoi consiste, pour votre groupe, l’équipe idéale. Visualisez ici ce que votre équipe pourrait devenir dans quelques années. Au fur et à mesure que votre équipe grandira, elle devra atteindre ses objectifs et s’en fixer de nouveau. Vous devrez donc ajuster votre vision si besoin pour refléter ces changements. La vision se résume généralement en une seule phrase, elle doit donc être facile et simple à comprendre tout en évoquant une réponse émotionnelle. Voici les quatre énoncés de vision des entreprises mentionnées plus haut: Google : Pour donner accès aux informations du monde en un clic. Amazon : Être l’entreprise la plus centrée sur le client au monde, où les clients peuvent trouver et découvrir tout ce qu’ils pourraient vouloir acheter en ligne. LinkedIn : Créer des opportunités économiques pour chaque membre de la main-d’œuvre mondiale. Airbnb: Puiser dans le désir humain universel d’appartenance. Le désir de se sentir accueilli, respecté et apprécié pour qui vous êtes, où que vous soyez. Comment créer votre mission et votre vision ? Pour commencer, pensez à créer un énoncé qui décrit aux autres pourquoi votre équipe/département existe et en quoi votre département est différent des autres. Pour vous aider à réfléchir, prenez en considération les éléments suivants: Le voyage dans le temps — Projetez-vous dans deux à cinq ans, si c’est trop compliqué, 1 an peut faire l’affaire pour commencer. Rêvez grand et imaginez à quoi ressemblera le succès de votre département à cette date, La valeur — Quelle est la valeur ajoutée du département pour vos clients (internes et externes) ? L’inspiration — Cela décrit pourquoi les membres de votre équipe ont envie de travailler dans votre département ? Le but est d’inspirer, de provoquer la passion, un sens commun de la réalisation et d’accomplissement La simplicité et la clarté — Il faut que la mission soit raisonnable et elle doit être facile à comprendre. Utilisez le présent pour l’écrire. Soyez clair, concis et n’utilisez pas de jargon particulier, La connexion — Liez la mission de votre département à la mission, objectifs et valeurs de l’entreprise. Ensuite, prenez le temps d’identifier vos clients et ce pour quoi vous existez. Pour vous aider, pensez à la liste des compétences et expertises de votre équipe, les services que vous offrez autrement dit, les artefacts (output) de votre équipe. Par exemple, quels sont les rapports, documents, analyses, aspects dont votre équipe fait la gestion ? En créant ces listes, il devrait être plus facile de créer un énoncé pertinent. Par exemple : MISSION « Désigner des solutions techniques pour permettre le développement d’une suite de produits, fiables, sécuritaires, et esthétique le plus rapidement possible », VISION “Créer des opportunités de marché grâce au flow continue d’innovation technologique” La mission et la vision peuvent parfois se ressembler ce qui fait que nous pouvons avoir de la difficulté à les différencier. Si elles sont très semblables et que
À chacun ses responsabilités au travail, pour ne pas déresponsabiliser
En tant que manager, avez-vous déjà été tenté de prendre en charge une tâche qui ne vous incombait pas, simplement parce que vous aviez l’expérience et les compétences nécessaires ? Vous n’êtes pas seul. De nombreux leaders tombent dans ce piège, pensant aider, mais finissant par créer de la confusion au sein de leur équipe. Apprendre à distinguer vos responsabilités de celles des autres est une compétence essentielle, non seulement pour le bon fonctionnement de votre équipe immédiate, mais aussi pour la collaboration avec vos collègues managers et même avec votre patron. Mais alors, comment tracer cette ligne subtile sans entraver la productivité ? Et pourquoi résister à l’impulsion de « simplement faire le travail soi-même » peut-il en fait renforcer votre équipe et améliorer l’efficacité globale ? Dans cet article, nous allons explorer ces questions délicates, en détaillant les dangers potentiels de l’accaparement des responsabilités et en fournissant des stratégies pour une communication et une collaboration plus efficaces. Que vous soyez un nouveau manager ou un vétéran expérimenté, ces insights pourraient transformer votre approche du leadership. Sommaire Les rôles et responsabilités : Clareté et Collaboration Le développement de votre équipe Une solution temporaire pour un problème permanent 1. Les Rôles et Responsabilités : Clarté et Collaboration Prendre une décision ou s’engager dans une tâche qui n’est pas de votre ressort peut envoyer des ondes de confusion à travers l’équipe. Ce geste bien intentionné peut non seulement perturber la personne qui était à l’origine en charge de la tâche, mais également semer l’incertitude dans l’ensemble de l’équipe sur la direction et la répartition des responsabilités. Au lieu d’aider, vous pourriez, en fait, générer un chaos en brouillant les lignes des rôles et des responsabilités. Comment Naviguer cette Zone Délicate? Communication et Discussion : La définition des rôles et responsabilités n’est pas toujours transparente. Pour éviter d’empiéter sur le domaine de quelqu’un d’autre, engagez un dialogue avec ceux qui pourraient être touchés par votre action. Si vous pensez qu’il pourrait y avoir un chevauchement de responsabilités, discutez-en avec la personne concernée. Son avis éclairera votre chemin. Collaboration, pas Accaparement : Si vous découvrez que la responsabilité appartient à quelqu’un d’autre, proposez votre aide sans prendre le contrôle. Montrez votre soutien, mais laissez la décision finale à la personne en charge. Vous êtes là pour aider, pas pour diriger. Rattraper le Coup : Même avec la meilleure intention, vous pouvez vous trouver dans une situation où vous avez assumé une tâche qui n’était pas la vôtre. Si cela se produit, parlez ouvertement avec la personne concernée. Partagez le contexte et expliquez vos actions, mais respectez son choix si elle décide de ne pas inclure votre contribution. Accepter ce choix répare les dommages potentiels et réaffirme l’autorité et la responsabilité appropriées. Ressources Complémentaires : Pour enrichir votre compréhension de ce sujet complexe, vous pourriez trouver les articles suivants utiles : Savoir gérer son niveau d’échelle dans l’organisation Connaissez-vous les équipes auxquelles vous appartenez ? 2. Le développement de votre équipe Combien de fois avez-vous pensé ou même dit à haute voix : « Ça ira plus vite si je le fais moi-même ! » ? Cette tentation, si courante chez les managers, peut sembler être un raccourci logique vers l’efficacité. Sur le court terme, vous pourriez avoir raison, mais regardons au-delà de l’instant présent. Dans le long terme, cette approche freine la croissance de votre équipe. Au lieu d’augmenter la vitesse moyenne de l’équipe, vous manquez une opportunité en or de développement. Comme l’illustre l’article « Pour aller vite, partez seul, pour aller loin partez en équipe », cette mentalité peut entraver l’évolution collective, en sacrifiant le renforcement des compétences pour une solution rapide. Imaginez plutôt ceci : vous êtes conscient de vos forces dans certaines tâches, mais ces tâches ne sont pas (ou ne sont plus) de votre ressort. Au lieu de les prendre en charge vous-même, utilisez ce temps pour coacher les membres de votre équipe ou offrir des formations ciblées. Cette démarche non seulement réduit le risque de chaos organisationnel, mais favorise aussi un environnement où votre équipe est encouragée à relever des défis stimulants et à grandir professionnellement. En tant que leader, vous avez transcendé le rôle de contributeur individuel. Votre mission est désormais d’améliorer la performance globale de votre équipe. Cela implique de penser de manière stratégique, de planifier pour l’avenir et de nourrir un environnement propice à l’apprentissage et au développement. Avant de succomber à l’impulsion de « faire les choses plus vite » en prenant la responsabilité de quelqu’un d’autre, souvenez-vous de votre rôle véritable. Votre équipe, désireuse d’apprendre et de s’améliorer, vous en sera reconnaissante. La patience et la persévérance dans le développement des talents peuvent créer un impact durable, bien au-delà du gain immédiat de temps. 3. Un Pansement sur une Blessure Profonde ? Une Solution Temporaire pour un Problème Permanent ? La récurrence avec laquelle vous vous trouvez à assumer des responsabilités qui ne sont pas les vôtres peut révéler un symptôme plus profond d’un malaise organisationnel. Si cela devient une habitude, l’entreprise pourrait, à tort, commencer à considérer ces tâches comme faisant partie de vos responsabilités officielles. Le résultat ? Une surcharge de travail pour vous, et le véritable problème reste caché et non résolu. Ce scénario met en lumière une situation délicate. Il est certes noble et souvent apprécié de prendre les choses en main pour aider l’équipe, mais cela peut avoir un revers. Si vous camouflez constamment un problème structurel dans l’équipe ou l’organisation, vous empêchez une solution à long terme de voir le jour. En tant que leader, votre rôle ne consiste pas seulement à diriger et à résoudre les problèmes de manière réactive. Vous devez également être un observateur perspicace et un analyste, capable d’identifier les fissures dans la structure de l’organisation qui nécessitent une réparation formelle. Cela peut signifier avoir des conversations difficiles avec la hiérarchie ou initier des changements qui vont au-delà de vos responsabilités quotidiennes. En fin de compte, être leader, c’est aussi être visionnaire. Il s’agit de regarder au-delà des solutions
Connexion, confiance et collaboration, la base de la communication au travail
Savoir bien communiquer n’est pas facile. Il faut savoir quoi communiquer et quand et il faut aussi s’adapter à notre ou nos interlocuteurs en temps réel. J’ai déjà abordé le thème de la communication dans un de mes articles qui vous expliquait comment améliorer votre communication en temps réel. Cet article vous donnait notamment des astuces pour rendre vos communications plus stimulantes et harmonieuses. Mais pour atteindre une bonne communication, il faut d’abord développer les bases de vos relations qui sont également les 3 piliers d’une bonne communication soit : La connexion La confiance La collaboration Sans ces éléments, il est quasiment impossible de bien communiquer. 1. La connexion —Le premier pilier de la communication Pour développer une bonne connexion, il faut s’intéresser à la personne et non d’être intéressé par ce qu’elle peut vous apporter. Il est assez facile de voir si une personne n’est pas sincère. Intéressez-vous aux différences de vos interlocuteurs, à ce qui les caractérise, à ce qui les passionne. Plus vous montrez de l’intérêt pour une personne, plus la communication entre vous sera profonde et bonne. Pour vous inspirer, basez-vous sur vos relations d’amitié, que poseriez-vous comme questions à un ami que vous n’avez pas vu depuis longtemps? Comportez-vous avec vos collègues de la même façon. Prenez le temps de vous intéresser aux sujets qui les passionnent, aux personnes importantes de leur vie, à leurs accomplissements, à ce qui les rend fiers. Renseignez-vous sur leurs aspirations, leurs rêves. Je vous concède qu’il n’est pas possible d’atteindre des niveaux de connexion profonds avec tout le monde, mais entamer « le voyage de la découverte » est possible. Pour cela, avancez sur le chemin de la connexion et de la découverte de l’autre, sans pression. De cette façon, la vitesse de connexion entre vous évoluera à un rythme qui sera agréable pour toutes les parties prenantes. 2. La confiance —Le deuxième pilier de la communication La confiance est primordiale pour établir une bonne communication et être en mesure d’aborder les situations les plus difficiles. Cela vous permet également de pouvoir partager vos idées, d’échanger sur vos points de vue, de trouver des solutions qui fonctionnent pour tous. L’entreprise Google a d’ailleurs pris plusieurs années à identifier ce qui définit une équipe performante. La définition d’une équipe performante selon Google « Si une équipe possède une bonne sécurité psychologique, les coéquipiers se sentiront assez en sécurité pour prendre des risques avec les autres membres de leur équipe. Ils sauront que personne dans l’équipe n’embarrassera ou ne punira quelqu’un d’autre pour avoir commis une erreur, posé une question ou proposé une nouvelle idée. » Par conséquent, pour bien communiquer il faut pouvoir faire confiance à l’autre et à son équipe. Il faut être en mesure d’aider son collègue lorsqu’il a fait une erreur plutôt que de prendre du temps de souligner cette erreur. Il est décourageant de travailler fort, avec peu de reconnaissance et de faire une seule erreur qui prend toute la place dans le regard des autres. Ce comportement fait qu’il est difficile de partager ses erreurs avec le reste de l’équipe, il est plus aisé de les cacher le plus longtemps possible. Sentir que les autres sont là lorsque vous avez des difficultés est le meilleur moyen d’oser prendre des risques et de vous motiver à vous dépasser. L’humain, n’étant pas, naturellement poussé à sortir de sa zone de confort, il est donc préférable de créer un espace psychologique sécuritaire dans lequel il se sentira en confiance et dans lequel il osera prendre plus de risques. Et qui dit risque dit plus de chance de faire des erreurs. Pour bâtir la confiance, il faut idéalement regarder la situation pour ce qu’elle est. L’erreur est humaine, il est donc préférable de ne pas s’attarder sur l’erreur en tant que telle, mais plutôt de regarder en équipe comment vous pouvez améliorer la situation. Réduire les erreurs, un travail d’équipe Avoir peur de l’erreur ne sert à rien puisque la peur n’évite pas le danger. Si vous constatez que vous venez de faire une erreur, répondez aux « 5 why ». Cela vous permettra de trouver la cause, la source de l’erreur et probablement de régler le problème à la base. Et rappelez-vous que cela aurait pu arriver à n’importe qui. La plupart du temps, c’est le manque d’information ou une communication limitée qui provoque des erreurs. L’erreur est une chose, mais elle est parfois le signe d’un problème bien plus important qu’il sera plus facile et agréable de régler en équipe. Donc, ne pointez pas les coupables, car si vous regardez votre main, vous constaterez que dans ce geste, il y a plus de doigts qui pointent vers vous que vers le coupable ! N’hésitez pas à aller approfondir le thème de l’erreur grâce à mon article un bon leader doit savoir accepter et maîtriser les erreurs 3. La collaboration —Le troisième pilier de la communication Il existe une différence importante entre collaboration et coopération, et cette différence aura un impact important sur la qualité de votre communication avec les autres. Il vous suffit de comparer les phrases : « J’aimerais que tu coopères pour trouver une solution » et « J’aimerais que nous collaborions pour trouver une solution ». Ces approches sont bien différentes. Une bonne communication se base sur le sentiment que l’on collabore et non seulement que l’on est coopératif. Lorsque l’on coopère il n’est pas nécessaire d’avoir communiqué dans les deux sens, il suffit juste de comprendre ce que l’autre veut et faire ce qui est demandé sans partager votre avis. Si vous demandez de coopérer plutôt que de collaborer, vous constaterez que cela laisse une trace sur votre relation et teinte la qualité des futures communications avec votre équipe. Par conséquent, au lieu d’imposer aux autres un plan qui les impacte personnellement, choisissez plutôt de le développer ensemble. Si vous créez une version collaborative du plan, vous vous apercevrez que la communication avec votre équipe sera par la suite meilleure, plus dynamique et dans les deux sens. Pour stimuler la collaboration de vos équipes référez-vous
De bons moyens pour stimuler la collaboration
Plus les entreprises relèvent des défis complexes et plus la collaboration est essentielle pour atteindre les objectifs. Afin d’être en mesure de relever ces défis, une entreprise doit s’organiser et se structurer. Il est donc inévitable en tant qu’entreprise de diviser le travail pour réussir à relever les défis complexes définis. Diviser le travail ne doit pas impliquer de travailler chacun de son côté, de créer des silos, bien au contraire. Étrangement, nous le savons tous et pourtant, il n’est pas rare de découvrir dans sa propre entreprise des silos qui se sont naturellement créés. La collaboration est le meilleur moyen de les briser. Savez-vous détecter dans vos équipes le manque de collaboration ? Avez-vous des méthodes ou des astuces pour savoir quand il est temps de collaborer et de briser ces silos ? Demander à votre équipe de travailler en équipe et de collaborer avec les autres équipes ne sera pas suffisant pour que cela devienne naturel. En tant que leader, il vous revient de briser les silos et stimuler la collaboration. Une autre raison qui encourage la collaboration est que selon l’anthropologue Robin Dunbar, un individu ne peut entretenir qu’un nombre maximum de relations. « Le nombre de Dunbar est le nombre maximum d’individus avec lesquels une personne peut entretenir simultanément une relation humaine stable. Cette limite est inhérente à la taille de notre cerveau impliqué dans les fonctions cognitives dites supérieures, le néocortex. Ce nombre est estimé par l’anthropologue britannique Robin Dunbar entre 100 et 230 personnes et a une valeur admise en pratique de 150 personnes. » (https://fr.wikipedia.org/wiki/Nombre_de_Dunbar). Le fait de collaborer vous permet d’étendre le nombre de possibilités d’interactions, car vous pouvez vous appuyer sur les personnes avec lesquelles vous collaborez pour vous fournir l’information sur les personnes avec lesquelles vous n’entretenez pas de relation directe. Indice d’une collaboration limitée Il y a quelques aspects qui ne mentent pas pour identifier si vos équipes collaborent ou non. Vous pouvez déjà commencer par prendre le temps d’observer les commentaires et la façon dont les décisions se prennent au sein de votre équipe ou dans l’entreprise en général. Voici également quelques éléments qui peuvent indiquer un manque de collaboration et des silos forts : L’effet de tribu : N’inclus pas un ensemble, mais un groupe limité de personnes. Un discours qui divise : Tel que « nous, » « eux », « nous n’avons pas eu leur rapport à temps », « c’est leur faute »… Mettre l’emphase sur les différences : « nos équipes sont différentes », « nous ne pouvons pas travailler ensemble, les méthodes sont trop différentes », « nous sommes plus rapides, mieux organisés »… Dès que vous percevez ces signes de divisions, essayez d’en trouver la source. La division peut être bonne, mais la plupart du temps elle est symptomatique de problèmes liés aux silos et au manque de collaboration. Vous constaterez souvent que les équipes n’ont pas pris le temps d’apprendre à travailler ensemble. Comment stimuler la collaboration ? 1. Faire la différence entre la faute et la responsabilité Arrêtez de chercher le(s) responsable(s) d’un problème, utilisez cette énergie plutôt pour trouver une solution à cette situation. Il arrive en plus très souvent que les situations ou les problèmes actuels ne soient pas la conséquence d’un oubli ou d’une erreur. Et personne n’aime vraiment être tenu responsable d’une erreur qu’il l’ait commise ou non. Vous pourrez plus facilement motiver une personne et l’encourager à prendre la responsabilité de régler la situation. Dès que l’on identifie un problème, un nouveau point d’amélioration, il est préférable de penser au futur. Regardez comment résoudre la situation et trouvez qui possède la meilleure position pour y arriver. Cette personne n’est pas toujours facile à identifier, car il existe plusieurs situations en entreprise pour lesquelles il est difficile de faire l’unanimité quant à la personne responsable, plusieurs personnes pouvant prendre le chapeau de cette responsabilité. Par exemple, qui est responsable de nettoyer les bureaux s’il n’y a pas de service d’entretien ? Tout le monde ? Mais vous savez très bien que si tout le monde est responsable personne ne l’est réellement. C’est pour cela qu’il faut prendre le temps d’identifier qui est la personne ou le groupe de personnes qui pourraient résoudre cette question sans vous soucier des silos de l’organisation. https://youtu.be/jMT1hjwPUfU 2. Trouver des raisons de célébrer N’hésitez pas à faire régulièrement la promotion de vos réussites, donnez à tous l’envie de travailler avec votre équipe. Célébrer les réussites devient alors le carburant de la performance future. Les autres équipes auront davantage envie de collaborer avec votre équipe si l’ambiance est sympathique et tout se passe dans la bonne humeur. Il est toujours possible d’être sérieux sans être austère. 3. Mettre en avant les bons coups Dans le livre « science of trust » on parle d’un ratio magique pour bâtir des relations solides. Puisque la collaboration est basée sur la qualité des relations, il est intéressant de prendre en considération ce ratio. 5 éléments positifs pour 1 négatif. Même si l’humain est ainsi fait qu’il a tendance à préférer se souvenir des éléments négatifs plutôt que des éléments positifs, il existe des actions que vous pouvez mettre en place pour stimuler les interactions positives, en augmenter le nombre et par conséquent, favoriser la collaboration. 4. Être intéressé Si votre collègue se plaint de quelque chose, écoutez-le, montrez de l’intérêt, posez des questions ouvertes, écoutez attentivement, hochez de tête, ayez un contact visuel… 5. Démontrer que les besoins de votre collègue comptent Évoquer quelque chose d’important pour votre collègue, même lorsque vous n’êtes pas d’accord. Montrer que vous mettez ses intérêts au même niveau que les vôtres et montrer à votre collègue que vous vous souciez des besoins de leur équipe. La structure des entreprises fait que l’on a tous un point de vue et des objectifs différents. Des objectifs qui peuvent parfois être conflictuels. Finalement, nous sommes qu’une équipe, alors il faut parfois faire passer les besoins des autres équipes avant les nôtres. Il faudra parfois savoir faire des sacrifices. 6. Appréciation intentionnelle La façon dont vous pensez à votre collègue et aux autres équipes influence la façon dont vous allez interagir. Vous savez assez rapidement détecter si
Comment préparer le retour au bureau après la pandémie ?
La pandémie mondiale a changé beaucoup de choses dans nos vies, un des points pour lequel il a été assez difficile de s’adapter a été le télétravail. Cela a obligé les équipes à changer leur dynamique et façon de travailler, il est fort probable que plusieurs nouveaux membres de votre équipe ne soient même jamais allés au bureau. Nous avons tous développé de nouvelles habitudes et nous devrons les ajuster une fois encore avec le retour à la nouvelle normalité qui nous sera proposée. Toutes les équipes devront s’adapter à de nouvelles routines et réalités. Si vous vous demandez comment faire pour que cela soit le plus facile et agréable pour tous, voici quelques informations dont il faut tenir compte : La (re) connexion Étant donné que cela fait déjà plus d’un an que vous n’avez pas vu votre équipe en présentiel. Il serait sûrement très apprécié de prendre du temps en personne avec chacun des membres. L’objectif étant de reconnecter, prendre des nouvelles, potentiellement de voir comment chacun des membres de l’équipe anticipe les prochaines semaines. Le fait que certains d’entre eux aient des enfants, que d’autres soient seuls depuis des mois, que certains n’aient encore jamais rencontré physiquement les nouveaux collègues qui sont arrivés pendant la pandémie va faire que tous auront une vision différente du retour au bureau. Les changements dans leur routine vont demander une nouvelle adaptation. Prenez le temps de les rassurer, dites-leur que vous êtes là pour eux et que vous savez que cela prendra du temps pour retrouver un équilibre. Vous pourriez rencontrer beaucoup de situations nouvelles, comme : Vous demandez à vos employés d’être présents certains jours et finalement le jour venu ils oublient de venir ou encore un imprévu à la maison les empêche de se présenter. Une fois au bureau, vous constatez que les personnes prennent plus de temps pour se parler. Soyez conscient que cela fait longtemps que les membres de votre équipe ne se sont pas vus face à face, alors n’empêchez pas les pauses plus longues, acceptez-les comme un élément de la transition. Si vous voyez que la situation perdure après quelques semaines, essayez de comprendre pourquoi cela continue, et prenez action. Les nouveaux employés qui ne sont jamais allés au bureau et qui pourraient se sentir en décalage avec les autres qui connaissent bien l’environnement. Cela peut créer des inconforts et des déséquilibres entre les membres de l’équipe. Gardez l’œil ouvert pour détecter ces situations et voyez ce que vous pouvez mettre en place pour les éviter. Une petite statistique concernant le retour Il ne faut pas oublier que tout le monde ne réagira pas de la même façon face au retour au bureau. Le Dr Ungar (chef du département de psychiatrie à l’Hôpital St. Michael de Toronto) évalue que : 10 à 33 % des gens se comporteront comme si rien n’était arrivé, voudront profiter de la vie au maximum et seront prêts à prendre des risques ; 33 à 50 % adapteront graduellement leur quotidien, revenant progressivement à la normale d’avant la pandémie, avec peut-être certains aménagements ; 10 à 20 % auront encore peur et auront besoin de soutien pour s’adapter. (Référence Radio-Canada nouvelle.) Le rythme Vous avez sûrement, comme moi, constaté que depuis le début du télétravail, les meetings commencent plus tôt et terminent plus tard. Avec le retour au bureau, il ne sera plus possible de le faire à moins d’une demande exceptionnelle ou d’une entente commune. Il faudra donc organiser les rencontres pendant des heures plus accessibles à tous. Il faudra tenir compte du fait que les premières plages horaires du matin et du soir que l’on utilisait pour des rencontres vont à nouveau être utilisées pour se déplacer vers le bureau ou vers la maison. Personnellement, j’ai déjà bloqué une période dans mon agenda pour le transport afin d’éviter de me faire booker trop tôt ou trop tard, surtout pendant les premières semaines d’adaptation. Bien entendu que si quelque chose d’urgent survient il est possible de s’adapter au besoin. Par contre, il ne faudrait pas oublier de mettre en place la nouvelle norme, et apprendre à dire non. Prenez le temps de discuter avec votre équipe des heures qui seraient le plus adaptées pour elle. Le mode hybride Il est fort probable que le retour au bureau se fasse de façon hybride dans un premier temps. Certaines personnes seront donc au bureau alors que d’autres seront à la maison, cela générera des réunions hybrides. L’aménagement des salles, au niveau du son, des caméras, des écrans et des autres outils de communication, devra permettre une belle synergie entre les deux groupes. Il se peut que la situation ne soit pas parfaite au départ. Mais, il sera important d’échanger avec votre équipe pour voir comment il est possible d’améliorer continuellement la situation. Il serait vraiment néfaste pour les personnes à la maison de ne pas se sentir inclus. Il est difficile d’interrompre un groupe de personnes qui discutent dans un même endroit alors que vous n’êtes pas sur place. Prenez l’habitude de résumer les conversations, et n’hésitez pas à demander l’avis des personnes qui sont en télétravail. Un autre élément à ne pas négliger est la vitesse de la rencontre. La vitesse de la discussion sera différente si la rencontre se fait en télétravail ou en présentiel. Par conséquent, les personnes sur la ligne pourraient avoir de la difficulté à suivre. Faites des pauses, demandez si c’est clair… Note : Si vous avez plusieurs bureaux, par exemple la maison mère à Paris ou Montréal et des bureaux satellites en région, faites attention à ne pas avoir deux types d’équipe : une équipe informée et une autre satellite. Le télétravail a réduit ce sentiment d’inégalité entre les employés du siège social et les employés des bureaux satellites, mais le risque est d’oublier les bureaux satellites dès que les employés seront de retour au bureau, alors assurez-vous de ne faire cette erreur. Le retour au bureau Durant la pandémie, un grand nombre de personnes ont changé d’emploi, vous aurez donc peut-être eu
Bien commencer sa carrière de manager en entreprise
Optimiser son leadership et diriger efficacement sa carrière de manager Le blog « La clé, c’est le temps » a pour objectif d’accompagner les managers en exercice et ceux en devenir pour renforcer leur leadership auprès de leurs équipes. Évoluez vers la meilleure version du manager que vous aspirez à être. L’ascension à un poste de gestion, particulièrement s’il s’agit du premier jalon de votre parcours professionnel, peut se révéler difficile. À qui demander des conseils en management ? Cette question est d’autant plus pertinente si vous travaillez dans une petite entreprise offrant peu d’options pour un mentorat. Cet article vous offre des principes fondamentaux pour entamer avec confiance votre chemin en tant que manager. Assumer une fonction managériale, c’est passer d’un rôle de contributeur individuel à celui de facilitateur du succès collectif. Pour ce faire, il est nécessaire d’identifier régulièrement les besoins de votre équipe et de déterminer ce que vous pouvez déléguer et mettre en place. En tant que manager, vous ne pouvez plus garantir une maîtrise totale de tous les détails. Il vous faut apprendre à lâcher prise, à faire confiance, à accepter et à gérer les erreurs de vos collaborateurs tout en les aidant à réussir. L’astuce pour bien commencer consiste à tirer les leçons du passé, à prendre des décisions dans le présent et à anticiper l’avenir. Comme l’indique le titre de ce blog, le temps, dans ses trois dimensions – passé, présent, futur – est essentiel. Il vous offre une vue d’ensemble et assure que vous n’oubliez aucune de vos responsabilités. En d’autres termes, le manager doit se comporter comme un véritable voyageur du temps. Voici donc quelques conseils pour vous aider à devenir un manager chevronné. 1. Définir la réussite — futur : le rôle du manager En tant que manager, vous avez la responsabilité d’organiser la répartition du travail dans l’entreprise et d’identifier les objectifs de votre équipe. Pour y arriver, vous devez : A. Bien connaître la mission et la vision de votre département Comment créer ou améliorer son département ? Pour ce faire, il est crucial de discuter avec votre supérieur (directeur ou VP) ainsi qu’avec votre équipe. Il est nécessaire de prendre le temps de communiquer et d’échanger avec les individus de votre environnement, en amont comme en aval. Assurez-vous que tout le monde est en harmonie, sur la même longueur d’onde. Il n’est pas impératif d’avoir une vision parfaite dès le début, mais il est essentiel d’avoir une première ébauche pour initier le mouvement et la discussion pour progresser. B. Comprendre l’état de la situation actuelle afin de pouvoir déterminer les objectifs, la répartition du travail en fonction de la mission et la vision. Existent-ils des outils, des méthodes ou des processus opérationnels déjà en place ? Y a-t-il des frustrations au sein de l’équipe ? Les rôles et responsabilités de chacun sont-ils clairement définis pour tous ? Quels sont les services que vous devez fournir ? Qui sont vos clients internes et externes ? C. Une fois l’analyse de la situation actuelle réalisée, essayez autant que possible de vous projeter dans le futur et d’imaginer à quoi celui-ci pourrait ressembler. En identifiant l’écart entre la situation actuelle et le futur envisagé, il vous sera plus facile de définir les objectifs de votre équipe et la communication sera plus aisée. Considérez le développement des compétences – compétences douces et techniques Sera-t-il nécessaire de mettre en place des formations ? Pensez-vous au développement de vos méthodes, processus, outils ? Quelles pourraient être les réalisations concrètes de votre équipe à l’avenir ? Évaluez l’écart et identifiez les projets requis pour combler cette distance. Pour approfondir : suggestions de lectures pour les managers Pour entrer un peu plus dans le détail sur le sujet, je vous conseille de lire les articles suivants : Comment créer ou améliorer son département ? Comment développer un objectif et être SMART ? et Comment écrire un objectif qui vous aidera à être plus innovant ? 2. Structurer et Organiser son équipe — passé/présent Il s’agit ici de mettre en place plusieurs éléments communs en lien avec le travail d’équipe afin d’augmenter l’efficacité, la confiance et le bien-être de votre équipe. Vous devez vous pencher sur : A. L’organisation de l’environnement de travail physique et digital B. La gestion de l’information et le flot des communications. La façon dont les informations sont partagées, communiquées et conservées (pensez à vos systèmes d’intelligences) C. L’organisation des activités en fonction du temps, avez-vous un calendrier d’activités et de échéances importantes Comment planifiez-vous la charge de travail et les étapes pour arriver au résultat visé ? Comment créer le calendrier annuel de son équipe ? L’objectif est de considérer le flux d’informations indispensables à votre équipe pour prendre des décisions éclairées en temps réel. En d’autres termes, s’assurer qu’elle dispose des bonnes informations, au bon moment et facilement accessibles. Plus l’information circule aisément et est accessible, plus votre équipe sera autonome et assurera ses responsabilités. Pour approfondir : suggestions de lectures pour les managers Pour vous aider à compléter vos connaissances sur ce sujet, je vous encourage à consulter les articles suivants : Connaissez-vous les équipes dont vous faites partie ? Comment développer la culture de votre département ? Créer un espace commun Pensez au vocabulaire de votre équipe Mettre en place vos systèmes d’intelligence Comment équilibrer la charge de travail de son équipe ? 3. Faire évoluer son équipe — futur Plus tôt dans cet article, j’ai souligné l’importance d’établir des objectifs en accord avec votre vision du futur. À présent, il est essentiel de s’assurer que votre équipe est en mesure de réaliser ces objectifs. En tant que manager, il est de votre responsabilité de veiller à ce que les membres de votre équipe disposent des compétences et des outils nécessaires pour atteindre leurs objectifs. Vous devez leur fournir ces ressources, les soutenir et, si malheureusement votre équipe ne parvient pas à atteindre ses objectifs, vous devriez vérifier si vous l’avez suffisamment soutenue et développée. Il est possible que ce soit la cause de son échec. Pour promouvoir le soutien
Podcast #0022 – Faute et Responsabilité
En entreprise, si l’on veut avancer et trouver des solutions, il est bien de faire la différence entre la faute et la responsabilité. Chercher un fautif ou chercher un responsable pour améliorer la situation ? Ce changement de point de vue est très important pour faire une différence et résoudre la problématique. « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – Quelle est la différence entre la faute et la responsabilité ? et voici la vidéo YouTube associée