Comment avoir de meilleures rencontres d’équipe ?

Dans mon dernier article, je vous donnais des conseils pour organiser et tirer le maximum de vos rencontres individuelles. Cette semaine, je vais poursuivre sur le même thème et vous aider à maximiser vos rencontres d’équipe. Le rythme de ces rencontres d’équipe peut être variable, à la semaine, aux deux semaines ou au mois. En tant que leader, vous savez qu’il faut organiser ces rencontres d’équipe, mais il n’est pas toujours évident de savoir quels sujets aborder. Voici donc quelques conseils que j’ai organisés, comme pour les rencontres individuelles, autour de l’axe du temps.

Le passé

Réalisations

Vous êtes la personne la mieux placée pour résumer les grands événements de la semaine/mois, puisque vous êtes le seul à avoir une vue d’ensemble de l’équipe. Il faut donc prendre le temps d’y penser. Avant de vous lancer, il est fortement conseillé de prendre un peu de temps pour préparer ces rencontres, particulièrement pour la portion « passé ». Ce temps de préparation vous permettra de réfléchir aux événements qui ont eu lieu depuis votre dernière rencontre. De recenser l’ensemble des apprentissages effectués par votre équipe dans les dernières semaines, de monter si besoin une petite présentation des résultats des projets menés par l’équipe.

Apprentissages

Vous pouvez aussi demander à un membre de votre équipe de présenter les résultats de son projet. Si un membre de votre équipe a participé à une conférence, proposez-lui de faire un résumé de l’événement, vous pouvez demander la même chose à un employé qui aurait suivi une formation intéressante pour le reste du groupe. Ces présentations n’ont pas besoin d’être longues, l’objectif ici est de partager les réalisations effectuées.

Interactivité

Pour que ces rencontres d’équipe soient vivantes et interactives, il est aussi important que l’équipe participe. Le moment approprié est le partage de statuts des projets. Pour éviter que vos rencontres d’équipe ne finissent par ressembler à une suite de: « Tout va bien, je n’ai rien à partager » (car personne n’aime être la personne qui apporte les mauvaises nouvelles). Demander de partager où ils en sont rendus et quelles sont leurs observations et réalisations, cela devrait faciliter les échanges.

Global

Vous pouvez aussi profiter de ces rencontres pour parler de ce qui s’est passé au niveau plus global dans l’entreprise comme le développement d’un nouvel outil, d’une méthode de travail, de la création d’un nouveau design, des décisions stratégiques …

Le présent

La portion présentation du présent concerne les événements à court terme, qui auront lieu dans la semaine ou le mois à venir. Il existe toujours des événements importants qui auront un impact soit sur votre département, soit sur l’entreprise et qu’il est important de souligner, comme:

• Les off-sites, les rencontres avec des clients influents ou des rencontres de direction importantes,
• Les rapports d’équipe à terminer,
• Les vacances d’un ou de plusieurs membres de l’équipe,
• Les anniversaires (de naissance et d’années de service)
• La rédaction des objectifs,
• La création du budget de votre département,
• Une nouvelle politique dans l’entreprise,
• Le partage de nouvelles méthodes de travail communes,
• Le partage des résultats d’un sondage interne.

En résumé, pour cette portion « présent » faites le tour de tout ce que vous avez à gérer dans votre quotidien en tant que gestionnaire. Et choisissez les éléments que vous devriez partager avec votre équipe.

Le futur

Dans cette portion « futur », vous devez partager les éléments qui sont à plus long terme. Vous pouvez en profiter pour:

• Rappeler les objectifs, la mission, les fonctions de votre département, cela permet à votre équipe de les avoir en tête et de bien visualiser le futur,
• Présenter votre vision du futur, comment la façon dont vous voyez évoluer votre département. Parlez des compétences que vous souhaitez développer dans l’équipe, des projets que vous souhaitez compléter. Aidez votre équipe à visualiser le futur pour les aider à bien se préparer. C’est un sujet qu’il n’est pas nécessaire d’aborder dans toutes les rencontres, mais une fois de temps en temps c’est fondamental,
• Partager la liste des projets à venir,
• Faire un résumé de la liste des clients dans le pipeline,
• Planifier en équipe les projets communs pour lesquels toute l’équipe est impliquée. Comme un rapport annuel qui permet d’aller chercher des remboursements d’impôt en R&D. Il est assez rare d’avoir des projets communs qui impliquent l’ensemble d’un département, mais il y en existe quelques-uns comme le budget, certains rapports, l’entretien, les hackathons …

La plupart des membres de votre équipe aiment avoir une vision du futur alors prenez de temps de la partager avec eux. Plus votre équipe sera en mesure d’anticiper plus elle pourra se préparer et prendre facilement des décisions.

Si vous savez que votre entreprise développe un nouveau marché qui va impliquer de mettre en place de nouvelles méthodes de travail. Il est important de le communiquer, car cela permettra à votre équipe de mieux se préparer pour cette nouvelle charge de travail. Cela devrait aussi favoriser leur motivation, car il est agréable de voir que l’on optimise les méthodes de travail et encore plus lorsque l’on sait que ce sera utile.

La connexion entre départements

Travailler en silos dans les entreprises n’est pas conseillé, c’est pourquoi il est important de les briser. Inviter régulièrement d’autres départements à venir présenter leurs projets, leurs réalisations et leur plan pour le futur aidera grandement à briser ces silos. Cela génère de belles conversations entre les équipes, mais aussi un meilleur engagement et attachement à la compagnie.

Conclusion

Il y existe beaucoup de sujets que vous pouvez partager et présenter pendant vos rencontres de département. N’hésitez pas à aller plus loin que la simple prise de parole, un à un, sur le statut des projets. Initiez la visualisation du futur, des discussions sur l’organisation du présent et sur l’appréciation du passé. Comme vous le savez, la clé c’est le temps et le leader un voyageur du temps.

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