Comment devenir un gestionnaire de plus en plus proactif ?
Pensez-vous qu’il soit préférable d’être proactif ou réactif ? Être réactif face aux surprises et aux urgences est inévitable et cela permet souvent de se développer par la même occasion, mais si vous restez constamment en mode de réactivité cela peut devenir difficile. N’agir qu’à la suite d’une demande ou lorsqu’une urgence survient fait que l’on perd l’opportunité d’être proactif, de se préparer pour le futur et donc d’atteindre de meilleurs résultats avec son équipe. Le futur étant imprévisible, les surprises ne cesseront jamais d’exister, il vous sera donc toujours possible de développer votre capacité de réactivité et votre aptitude à réagir de mieux en mieux face aux éléments imprévus. C’est pour cette raison qu’il faut être vigilant et ne pas oublier de développer, consciemment, votre proactivité. Sans un équilibre entre proactif et réactif, vous pourriez créer des frustrations pour votre équipe. Savoir être proactif est une compétence qu’il faut prendre le temps de développer, car elle n’est pas innée. Que veut dire être proactif ? Selon le Larousse, proactif « se dit d’un processus psychologique qui s’exerce d’amont en aval dans le temps. » Vous l’avez deviné, là encore, la clé c’est le temps, alors pour être proactif, il faut agir en amont afin de se préparer au futur. Par exemple, un aide-plombier proactif va préparer les outils dont son collègue aura besoin. Comme vous le constatez, l’action en amont n’a donc pas besoin d’être très en avance par rapport au futur, juste assez. Pour être proactif, il est fondamental de développer votre capacité à anticiper les besoins et les situations futurs, être capable d’imaginer les situations que le futur nous réserve pour pouvoir se préparer. Être proactif, c’est donc poser des actions avant qu’une problématique ou un besoin ne survienne. L’objectif étant d’être prêt à répondre à la situation le plus rapidement et de la meilleure façon possible. Pourquoi faut-il être proactif ? En tant que gestionnaire, la proactivité est nécessaire, car cela vous permet de : Aider vos équipes à développer les outils ou les compétences qui seront nécessaires dans le futur. Par exemple, vous pouvez décider aujourd’hui d’automatiser un processus qui vous permettra d’être prêt à répondre à l’augmentation du volume de production anticipé pour le futur. Vous donner suffisamment de temps pour réfléchir en équipe et prendre les bonnes décisions. La proactivité en encore plus importante si l’un de vos objectifs pour votre équipe est de favoriser la collaboration. Mais attention, il ne faut pas penser que la proactivité n’est là que pour organiser votre équipe, elle peut aussi montrer que vous pensez autres et qu’ils sont importants pour vous. Par exemple, si vous vous formulez vos demandes toujours à la dernière minute, vous ne laissez aucune chance à votre entourage de travailler à une vitesse qui lui est agréable, cela démontre que vous ne tenez pas compte de votre entourage. Par contre, si vous prenez le temps préparer les outils et le plan de travail d’un collègue avant son arrivée, il sentira bien que vous l’appréciez. Être proactif a donc plusieurs avantages indéniables et pas seulement pour les gestionnaires. Les habitudes à développer pour être proactif ? Malheureusement, il ne suffit pas de décider, un matin, d’être proactif pour le devenir automatiquement. Ce n’est pas non plus parce que vous possédez déjà un bon niveau de proactivité qu’il ne faut plus rien faire. En fait, il s’agit d’un continuum, et comme pour tout ce qui touche au développement personnel cela prend du temps. Un des moyens les plus efficaces et le moins énergivores pour se développer est d’utiliser le pouvoir de la routine. La répétition des actions dans le temps vous aidera à développer cette capacité continuellement. Un gestionnaire va devoir apprendre à anticiper et à être proactif pour des futurs éventuels de plus en plus éloignés dans le temps. Aujourd’hui, vous êtes peut-être déjà en mesure d’anticiper et de mettre en place des actions stratégiques pour la semaine à venir, mais plus vous évoluez dans votre poste, plus vous devrez des actions qui auront un effet dans un mois, un trimestre voire un an. Voici donc trois habitudes qui pourront vous aider. 1. Cultivez votre curiosité La curiosité est un outil extraordinaire pour développer votre proactivité. Être curieux permet de poser des questions pour découvrir les points de vue des autres. Plus vous connaissez les points de vue différents et plus votre capacité à lire les futurs potentiels sera bonne. N’hésitez pas à demander aux autres comment ils vont, ce qui les passionne le plus dans leur travail, et où leur charge de travail est la plus grande. Si vous souhaitez avoir plus d’exemples de questions, allez lire ces deux articles : Quels sujets aborder pendant vos rencontres individuelles ? 7 façons pour un gestionnaire de poser de meilleures questions La curiosité n’est donc pas un vilain défaut ! La curiosité et l’écoute vous permettront de détecter ce que l’on appelle les signaux faibles. « Ce concept des “signaux faibles” a été pensé dans les années 1970 par Igor Ansoff. Les signaux faibles sont les éléments de perception de l’environnement (opportunités ou menaces), qui doivent faire l’objet d’une écoute anticipative, appelée veille, dans le but de participer à l’élaboration de choix prospectifs en vue d’établir une stratégie, et de réduire l’incertitude. ». Un signal faible peut donc être un petit commentaire, une remarque, un détail qui peut en dire long sur la suite des événements. Si vous n’êtes pas curieux et ne posez pas de questions, il sera quasiment impossible pour vous d’avoir accès à ces signaux faibles. Si un de vos collègues vous dit, par exemple, qu’il est fatigué dernièrement et que sa charge de travail a considérablement augmenté, mais il ne semble pas comprendre pourquoi. Cela pourrait être lié à un changement ailleurs dans l’entreprise dont l’impact n’a pas été pris en compte. Cette situation pourrait être pour vous une opportunité d’améliorer un processus pour éviter le même sort à d’autres dans votre équipe. Autre cas possible, vous demandez à votre gestionnaire de projet quelles sont ses priorités, et comment se passe son plan de son projet
S’amuser au travail, c’est ça le secret !
Tout le monde peut s’entendre sur le fait que travailler c’est sérieux ! Mais qui a dit qu’il était interdit d’avoir du plaisir et de s’amuser au travail ? D’ailleurs, la définition du mot, travail, dans le Petit Robert est : ensemble des activités humaines organisées, coordonnées en vue de produire ce qui est utile ; activité productive d’une personne. Il est tout à fait possible de faire tout ceci agréablement sans se « tuer à la tâche » et de s’amuser au travail ! La qualité du travail fourni n’en sera pas moindre, bien au contraire. Je peux vous confirmer que les performances de mes équipes et moi-même étaient décuplées à chaque fois que nous ressentions une certaine liberté et du plaisir dans notre travail. Si vous prenez le temps d’observer les offres d’emploi récentes, vous constaterez que les notions de plaisir, confort, bien-être sont souvent présentes dans les avantages décrits pour le poste. Promettre un environnement agréable va aider à attirer plus facilement les candidats, mais il faut que cet environnement soit réellement présent dans l’entreprise une fois le candidat engagé, car il fait partie des éléments clés pour garder une équipe engagée et performante. Voici donc, quelques astuces pour vous aider à créer un environnement de plaisir au travail. Des astuces pour s’amuser au travail J’ai recensé dans cet article les 8 premières astuces qui me sont venues à l’esprit, mais il en existe évidemment bien d’autres ! Je vous encourage d’ailleurs à me partager les vôtres en commentaires ! Je suis convaincue que plus nous partageons nos idées sur le sujet, plus nous ferons évoluer le monde du travail en le rendant encore plus humain. 1. Des présentations dynamiques Fini le temps des présentations, longues, monotones, avec des pages pleines de texte ! Évitez les documents Word déguisés en présentation et utilisez vos présentations comme un support à la discussion. En supprimant les longs textes et les « bullet points » difficiles à lire, et en ajoutant des images, des vidéos ou des GIF, vous permettez à votre équipe de vous écouter plutôt que de vous lire. Ayez-vous même du plaisir en préparant vos présentations. S’amuser au travail ça ne devrait pas être interdit. L’exemple ci-dessous est assez parlant, il n’y a rien d’extravagant et le texte est simple rien de fantastique. Mais il y a une différence notoire entre l’agenda de gauche et celui de droite ! Vous pouvez constater qu’il est assez simple d’utiliser des images pour passer le même message. La magie des images fait qu’en un seul coup d’œil, l’essentiel du message est passé, il ne reste plus qu’à vous écouter. N’hésitez pas à utiliser des sites tels que canva.com ou unsplash.com pour obtenir des images gratuites et rendre vos présentations plus vivantes. 2. Des rencontres d’équipe interactives L’avantage des rencontres d’équipe est que vous êtes tous présents, il faut dont profiter de cet aspect pour interagir entre vous. Les présentations unidirectionnelles sans interaction ne devraient plus exister de nos jours. Si vous préférez ne pas avoir d’interaction avec votre équipe, faites des vidéos et envoyez-les à votre équipe. Pour avoir une réunion interactive, il est important de définir l’objectif de cette rencontre, et ne pas oublier de prévoir du temps pour débattre ensuite ! Ces rencontres d’équipe peuvent avoir plusieurs rôles, vous pouvez même établir une récurrence spécifique selon l’objectif visé : Informative (tous les mois) pour régler des problématiques (toutes les semaines) pour s’organiser (tous les jours) … L’important lorsque vous êtes tous ensemble est de connecter et discuter, prévoyez donc le temps nécessaire. Assurez-vous de ne pas mettre trop d’éléments dans l’agenda de votre rencontre. Utilisez un ton énergique lors de l’ouverture de la rencontre (pas de ton monotone s’il vous plait !) Gardez une ambiance décontractée, n’ayez pas peur de faire des blagues si cela s’y prête. Si votre rencontre est trop sérieuse et que le ton ne laisse aucune place à la simplicité et la légèreté, cela risque de ne pas favoriser l’interaction. N’ayez pas peur, non plus, d’être maladroit lorsque vous amenez un nouveau sujet, la vie est trop courte pour attendre que tout soit parfait avant de se lancer et de communiquer. Si l’interactivité dans vos rencontres d’équipe vous préoccupe, allez lire cet article : les réunions ne sont pas toutes « evil » 3. Des processus et des politiques présentés avec humour Si la mise en place de processus connait souvent aussi peu d’engouement dans les équipes c’est parce que ceux que ça passionne les prennent souvent beaucoup trop au sérieux. Honnêtement, il n’est rien de pire pour l’adhésion à vos processus que de les présenter trop sérieusement et sans plaisir. Les processus sont là pour vous aider et non pour vous paralyser. Une présentation trop sérieuse laisse penser que ce processus doit être suivi à la lettre et du premier coup. Il faut savoir que ce n’est pas parce que vous présenter un processus que vous le monde va le comprendre du premier coup. C’est comme un nouveau jeu de société, arrivez-vous à appliquer parfaitement les règles dès la première lecture des instructions ? Et ce n’est qu’un jeu… alors, imaginez la description d’un processus ! Lorsque vous devez présenter de nouveaux processus ou de nouvelles politiques, rappelez-vous que c’est comme un jeu, l’objectif est de pouvoir y jouer tous ensemble. Il faut que vous équipes aient du plaisir à les découvrir et les assimiler sans avoir peur de se faire réprimander. S’amuser en présentant votre processus Si vos processus vous tiennent à cœur, mettez-y du cœur quand vous les présentez. Un email avec les étapes n’est vraiment pas le bon moyen pour engager votre équipe. Partagez l’importance du processus avec le sourire et de l’énergie. Assurez-vous que toutes les personnes présentes ont bien assimilé l’information en créant des interactions amusantes. Il y a plus de chances que votre équipe vous écoute si vous êtes intéressant. Ce qui pourrait faciliter votre présentation serait de suivre ces étapes : Expliquer les grandes étapes en image (voir le point 1). Expliquez concrètement ce qui peut se passer lorsque l’on suit le processus. N’hésitez pas à utiliser l’humour
La vélocité c’est la clé du gestionnaire
La vitesse est pratiquement devenue un but en soi de nos jours. Les plateformes et appareils de communication à notre disposition nous offrent des réponses quasi immédiates à nos questions. Quand il n’y a personne pour vous répondre, les « chatbot » prennent le relais et vous offre des réponses automatisées. Elon Musk travaille activement sur un nouveau système de transport à grande vitesse, l’objectif étant de transporter des passagers de New York à D.C. en 29 minutes. J’ai entendu des personnes qui considèrent maintenant qu’une livraison en 2 jours sur Amazon n’est plus assez rapide, ils veulent leur colis le jour même. Certaines entreprises cherchent à augmenter la vitesse d’exploitation des nouvelles idées émergentes afin de les transformer en opportunités commerciales. La vélocité est devenue la nouvelle valeur essentielle de l’ère numérique, comme l’ont souligné à maintes reprises BCG, McKinsey, Forrester, Forbes… (articles en anglais seulement) Autrement dit en anglais, « speed is the new scale » ! Mais pourquoi ? Comme je le vous dis toujours, la clé c’est le temps ! Dès que vous ajoutez la notion de temps dans vos réflexions, vous devenez plus performant et innovant. L’échelle (scale en anglais) est un concept intéressant, mais elle n’est en rien liée au temps. Vous pouvez facilement changer d’échelle sans changer de vitesse. Mais depuis quelque temps, l’industrie a compris l’importance du temps. Si vous souhaitez devenir un manager exemplaire et un élément clé de la réussite de votre entreprise, vous devez savoir mettre en place les aspects qui vont augmenter la vélocité moyenne de votre équipe, mais attention, sans l’épuiser. Faire des heures supplémentaires n’est pas la solution, cela peut vous donner une impression de vitesse, mais c’est une fausse impression. Vélocité vs Vitesse La vélocité, en physique, est le vecteur vitesse. C’est simplement la vitesse, mais dans une direction donnée. Elle combine donc la notion de vitesse et celle de direction d’un mouvement. Le terme vélocité est important, car il est possible d’aller plus rapidement, mais il y a un risque de tourner en rond, ou d’aller dans la mauvaise direction. Donc, augmenter la vitesse ce n’est pas suffisant il faut le faire de façon intentionnelle, définir où vous voulez aller. Il est donc primordial d’avoir un objectif en tête avant d’augmenter la vitesse. Cette subtilité n’est pas anodine, elle est même l’élément clé qui va faire une réelle différence dans l’atteinte des résultats visés. 7 astuces pour augmenter la vélocité de son équipe 1. L’engagement et la rétention Pour augmenter la vélocité, il n’existe rien de mieux que de conserver une équipe stable. Plus vous apprenez à travailler ensemble et plus il sera facile d’accélérer. Assurez-vous de régulièrement faire des actions régulières qui vont stimuler la rétention de votre équipe. Soyez toujours intéressé par votre équipe et n’oubliez pas de poser les bonnes questions pendant vos rencontres individuelles. Créez une culture qui stimule l’innovation et la confiance. Il est prouvé qu’une équipe en confiance est plus efficace, et sera plus encline à vouloir poursuivre l’aventure. Adaptez-vous aux besoins de votre équipe, soyez à l’écoute des trésors de chacun. Si vous souhaitez avoir quelques astuces supplémentaires sur la rétention de votre équipe, je vous encourage à lire cet article 2. L’optimisation de la structure de votre équipe Une bonne structure d’équipe aidera tous les membres de votre équipe à prendre des décisions plus rapidement et au bon moment. Ce qui vous permet d’obtenir une bonne structure d’équipe c’est d’avoir : Une mission et une vision Une compréhension du WBS (work breakdown structure) Compris vos systèmes d’intelligences Des processus solides, vivants et qui continuent de s’adapter dans le temps Un bon plan de communication. Savez-vous d’ailleurs ce que vous devez communiquer avec votre équipe ? (cet article vous propose quelques idées pour ne rien oublier) Une bonne relation entre les équipes. D’ailleurs, savez-vous à quelles équipes vous appartenez ? Bien distribué la charge de travail de votre équipe, Bien identifié les objectifs de votre équipe. 3. Le « Onboarding » Avec le « turn-over » historique que nous connaissons de nos jours dans les entreprises, optimiser le processus d’embauche permet d’augmenter la vélocité des équipes. Pour avoir un processus d’accueil réussi, il existe plusieurs aspects à ne pas négliger : L’organisation et la préparation des entrevues du nouvel employé lors de sa première journée, voire même première semaine. La formation des nouveaux employés Intégrer à ces formations les éléments qui pourraient aider les nouveaux membres à entrer en poste plus rapidement. Par exemple, une formation sur votre système d’intelligence et sur où trouver l’information. Vous pouvez organiser de l’apprentissage par l’observation ce qui permet par la suite de savoir à qui poser ses questions. Vous pouvez aussi créer une page web de type wiki, afin que toute l’information en lien avec votre département se retrouve à une seule place. Assigner un membre d’équipe à la personne pour l’aider dans son intégration. Organiser des rencontres individuelles avec chacun des membres de votre équipe pour permettre à tous de créer des liens les uns avec les autres. Pensez aussi à partager le vocabulaire commun à votre équipe. En tant que gestionnaire, rencontrez la personne rapidement après son premier jour, et faites un suivi régulier pour savoir si tout va bien. Assurez-vous que la personne ait tous ses outils et accès prêts lors de son arrivée. 4. L’utilisation de tous les aspects du temps Si vous voulez augmenter la vélocité de l’équipe, l’idéal est de jouer avec le temps. Vous pouvez par exemple : Utiliser le pouvoir de la répétition Mettre en place de bonnes routines individuelles et d’équipe, organisée des rencontres d’équipe régulières pour vous remémorer vos accomplissements, la répétition favorise le développement de la mémoire. Faire des plans en équipe, c’est idéal pour se synchroniser et être sur la même longueur d’onde. Cela permet de développer des plans en équipe et de s’assurer que tous visualisent la ligne du temps. Visualiser le futur Les athlètes utilisent ce pouvoir de visualisation pour augmenter leur performance. Pourquoi ne l’utiliserions-nous pas en équipe pour être plus performants. Visualisez en équipe à quoi ressemble une équipe gagnante, motivée et
Dockathon – Le pouvoir de la synchronisation en équipe
En tant que manager, j’ai souvent observé certaines tâches cruciales être délaissées, malgré leur importance. Celles qui demandent peu de temps individuellement mais nécessitent la collaboration de plusieurs, sans échéance urgente. Prenons l’exemple de la documentation et des processus. Bien que primordiaux pour la performance à long terme, ils sont difficiles à prioriser lorsqu’ils impliquent une équipe entière. J’ai donc imaginé un nouveau concept pour catalyser nos efforts collectifs de façon intense sur ces projets: des journées où nous nous concentrons ensemble sur une tâche précise, que j’ai baptisées avec mes collègues « dockathons ». Dans votre entreprise aussi, optimiser la qualité de votre équipe et de vos méthodes est crucial. Voyons comment ces événements collaboratifs peuvent vous aider à relever ces défis quotidiens. La formalisation, un casse-tête quotidien Au bureau, il est souvent ardu de prendre le temps de documenter nos façons de faire, rédiger des procédures et des rapports. Les tâches urgentes accaparent notre attention. Pourtant, consigner nos méthodes est indispensable pour capitaliser sur les connaissances, garantir la continuité et favoriser la progression. Sans efforts délibérés pour allouer du temps à la documentation, celle-ci est négligée. Les employés ont rarement des plages de travail entièrement consacrées à cet exercice ingrat mais si important. La documentation se fait au minimum ou est repoussée aux calendes grecques. Il faut changer d’approche. Plutôt que voir la documentation comme une corvée, nous devrions l’appréhender comme un investissement incontournable pour la performance à long terme. Voilà pourquoi le concept de journées intensives comme le « dockathon » est si puissant : cela nous pousse à faire de la documentation une priorité. Une solution : se concentrer ensemble Pour encourager la collaboration et viser l’excellence, j’ai créé avec mon super collègue Louis Chouinard le concept du « dockathon ». Nom qui a été trouvé par mon collègue – Alex Ouellet-Belanger. Un peu comme des hackathons, les dockathons sont des événements pour sortir de la routine et se concentrer tous ensemble sur un projet précis pour bien avancer. Le dockathon combinent 3 ingrédients clés : Se concentrer – Consacrer toute notre attention à un projet prioritaire. Collaborer – Travailler en équipe pour trouver des solutions novatrices. Un marathon – Efforts soutenus pendant une journée pour réaliser des progrès significatifs. La magie du concept est de synchroniser nos efforts pour obtenir un maximum de résultats collectivement, au lieu d’éparpiller des petites tâches individuelles. Les avantages des dockathons sont multiples : Solutions enrichies grâce au travail d’équipe Collaboration interdépartements Partage de connaissances et d’expériences Motivation face aux progrès concrets réalisés ensemble Accès à des experts pour répondre aux questions Lors d’un dockathon typique, nous commençons par un lancement pour présenter les objectifs, puis nous nous mettons au travail de manière intensive. Un chat ouvert permet d’échanger sur nos avancées et de poser des questions. Du popcorn est même offert pour rendre la journée plus conviviale ! Nous terminons par un résumé des accomplissements. Ce concept est si enrichissant qu’il inspire désormais des initiatives similaires sur d’autres projets, pour combiner l’attention collective et le talent de notre équipe afin de créer les meilleures solutions. Notre quête d’excellence nous pousse à optimiser même notre façon de collaborer. Le logo original Le succès nous inspire les « Closehackthons » Forts du succès des dockathons, nous avons poussé le concept plus loin avec les « closehackthons ». Ce sont des événements intensifs de 3 jours pour clôturer et finaliser des projets majeurs et atteindre des étapes cruciales. Lors de ces closehackthons, des équipes pluridisciplinaires se mobilisent pour régler les derniers détails, bogues et points bloquants sur des initiatives stratégiques. Grâce à cette approche ciblée, nous bouclons des projets qui stagnent depuis des mois. L’élan et l’énergie de groupes talentueux nous ont permis d’accomplir en 3 jours ce qui aurait pris des semaines autrement. Les progrès spectaculaires des closehackthons ont convaincu tout le monde de leur utilité. Ils sont devenus un outil clé pour mobiliser l’intelligence collective et concrétiser nos objectifs métier de manière collaborative. Cet exemple illustre la puissance de sortir de la routine pour se consacrer ensemble à des priorités. Les résultats dépassent largement ce que chacun peut accomplir isolément. Les closehackthons accélèrent notre réussite. Note: pour que le closehackthon et les dockathons fonctionnent nous devons tous annuler les réunions récurrentes et libérer les agenda de tous pour mettre de focaliser. Libérer les agendas pour se synchroniser Pour que les dockathons et closehackathons soient vraiment efficaces, un élément clé est de libérer complètement les agendas de tous les participants. Il faut donc briser les silos et les managers doivent tous se synchroniser. Directeurs et VP, c’est là que vous entrez en jeu ! Il faut prioriser. Identifiez les objectifs que vous voulez atteints ! et le tour est joué. En effet, le succès de ces journées intensives repose sur la capacité à se consacrer pleinement, sans interruption, à l’objectif fixé. Toutes les réunions et tâches récurrentes doivent être annulées ou déléguées pour dégager le temps nécessaire. C’est un exercice qui peut s’avérer complexe dans le feu de l’action quotidienne. Mais il est indispensable de préserver des plages horaires entièrement dédiées, sans sollicitations extérieures. Cela requiert une planification minutieuse en amont avec les équipes et la hiérarchie. Le jeu en vaut largement la chandelle quand on constate les résultats obtenus en se rassemblant pour se concentrer sur un projet prioritaire. En quelques jours, nous accomplissons ensemble ce qui aurait pris des semaines de travail morcelé. Annuler les réunions non essentielles et libérer les agendas le temps d’un dockathon ou d’un closehackathon peut sembler difficile sur le moment, mais ça en vaut vraiment la peine ! C’est comme ça que nous pouvons créer de la valeur et générer des solutions innovantes rapidement. Conclusion La documentation et les processus sont cruciaux mais il est souvent ardu de leur consacrer du temps au quotidien. Heureusement, des concepts comme le dockathon et le closehackathon permettent de surmonter ce défi. D’ailleurs vous pouvez grâce à eux prendre le temps en équipe de cartographier vos processus. Les dockathons illustrent un principe que j’explore dans mon livre
Podcast #0024 – Comment dénicher un premier poste de manager ?
Dénicher un premier poste de manager n’est pas toujours simple. Plusieurs facteurs peuvent entrer en ligne de compte. Pour vous aider, je vous ai concocté une liste d’éléments qui pourrait vous aider à atteindre votre but. « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – Comment devenir manager ? et voici la vidéo YouTube associée https://youtu.be/FG4rx4uQi4w
L’intimidation au travail. Manager, faites-vous partie du problème?
Nous entendons souvent parler de l’intimidation des enfants à l’école, mais malheureusement, l’intimidation n’est pas l’apanage des cours d’école. L’intimidation au travail existe et est un sujet très délicat. Il est très facile de reconnaître un « tyran » et l’intimidation dans les films. Les scènes de violence physique ou verbale se remarquent facilement, mais au travail l’intimidation est souvent beaucoup plus subtile. En tant que gestionnaire, vous devez savoir reconnaître les comportements déplacés et agir immédiatement. Dans le cas de l’intimidation, l’inaction est en soi même une action, car ne rien faire c’est décider que ce comportement est acceptable. Plus vous attendez pour agir, plus l’effet sera important et les impacts permanents dans la synergie de votre équipe et peut-être même sur la santé mentale des membres touchés. De plus, nous ne sommes pas à l’abri d’être nous aussi des intimidateurs à l’occasion. Alors prenons le temps de redéfinir ce que sont l’intimidation et ses comportements abusifs, cela vous permettra de ne pas tomber dans ce travers. Qu’est-ce que l’intimidation au travail ? L’intimidation possède sa propre définition légale selon le Centre canadien de l’hygiène et la sécurité au travail. Si selon cette définition il est possible de démontrer l’intimidation, des poursuites judiciaires peuvent être entamées contre l’employeur. Vous-même, en tant que manager, avez votre part de responsabilité et ce même si les ressources humaines de votre entreprise ont déjà mis en place une politique et des processus contre le harcèlement. Vous êtes responsable de créer un environnement sain pour votre équipe et votre entreprise. Par conséquent, il est bon de savoir identifier les comportements à ne pas tolérer. Voici la liste que le gouvernement du Canada propose — j’ai divisé cette liste de mauvais comportements en catégories afin de vous aider à mieux visualiser les grands thèmes. Exclusion et isolement Exclure ou isoler une personne socialement, Répandre des rumeurs malveillantes, du commérage ou des insinuations, Refuser les demandes de formation, de vacances ou de promotion, Actes de violence Intimider une personne, Détruire ou consciemment entraver le travail de quelqu’un, Abuser physiquement d’une personne ou menacer de le faire, Plaisanter dans le but d’offenser, verbalement ou par courriel, Crier ou jurer, Punir sans raison valable (immérité), Modifier les effets personnels ou le matériel de travail d’une personne, Critiquer constamment une personne, Rabaisser les opinions d’une personne, Charge de travail et dévalorisation Retirer des responsabilités sans raison, Changer constamment les directives de travail, Imposer des échéances impossibles qui mèneront la personne à échouer, Imposer des tâches excessives ou une charge de travail désavantageuse pour une personne (ce qui lui cause un stress inutile), Attribuer une charge insuffisante de travail — créer un sentiment d’incompétence. La liste est incomplète, mais elle aide déjà grandement à comprendre où se situe la ligne de l’acceptable. Réflexion sur les comportements à risque Il faut être vigilant, car votre position de manager et le pouvoir qui y est associée pourrait vous monter à la tête et vous faire insidieusement basculer du « côté obscur de la force ». Il existe notamment 3 sujets sur lesquels il est facile de déraper : 1. La charge de travail Vous savez que votre équipe est continuellement surchargée, mais un membre de votre équipe plus particulièrement et vous ne faites rien pour l’aider. Il se peut même que vous ne sachiez pas quoi faire. Ce membre de l’équipe vous demande de l’aide depuis plusieurs mois et vous n’avez pas de solution, votre réponse manque de plus en plus d’empathie. Votre ton pourrait, avec le temps, commencer à changer, car vous commencez à être agacé et cela fait que votre interlocuteur commence à se sentir mal d’être débordé. C’est dans cette situation que vous vous retrouvez à dépasser la ligne et faire partie du groupe des managers « tyrans ». Pourtant des actions simples comme écouter la personne l’aider à réduire la liste de ses tâches, changer ses priorités, réduire vos exigences, augmenter les ressources disponibles… sont toutes des solutions qui peuvent soulager la personne. Donner une charge de travail insuffisante ou excessive continuellement ou à répétition peut être considéré comme du harcèlement. Par conséquent, si vous n’agissez pas pour changer la situation, ajuster la charge de travail de votre équipe, vous contribuez à créer un environnement de travail qui n’est pas sain. Comme je le dis toujours la clé c’est le temps alors aller à la bonne vitesse est le meilleur moyen d’aller plus loin. Et n’oubliez pas qu’aller à la bonne vitesse avec votre équipe fait partie de vos responsabilités. 2. Le feedback Vous êtes manager, vous devez donc régulièrement donner du feedback. Vous prenez cette responsabilité très au sérieux. Et dès que vous observez quelque chose qui pourrait être amélioré que cela soit une virgule, un mot, un ton… vous ne pouvez vous empêcher de le mentionner. Vous passez votre temps à donner du feedback d’amélioration. Si c’est votre cas, demandez-vous si vous ne faites pas « des critiques déguisées » ? Ne cherchez-vous pas à ce que votre interlocuteur soit d’avantage comme vous, ou comme un idéal que vous avez dans votre tête ? Vous ne laissez aucune place à l’individualité et à la « petite erreur ». La rétroaction ne doit pas seulement se faire sur les points à améliorer. Il faut aussi prendre le temps de souligner les bons coups. Vous pouvez penser, qu’il fait partie de votre travail, en tant que gestionnaire, de critiquer, d’aider votre équipe à « s’améliorer », mais, pensez-y, vous avez pris le temps de parler de la virgule qui manque ou des couleurs non agencées d’un tableau, mais avez-vous pris le temps de mentionner la qualité du contenu et du fond du travail ? Si vous avez ce genre de comportement, je peux d’ores et déjà vous dire qu’avec le temps, travailler pour vous sera épuisant. Rappelez-vous qu’il faudra donner cinq feedback positifs pour annuler l’effet d’un seul feedback négatif. Par conséquent, prenez le temps d’y penser avant de faire des petites remarques. Les tableaux avec de belles couleurs sont importants pour vous ? OK, mais il y a une façon de le dire à votre
Comment être plus innovant au travail ?
La routine de votre travail vous ennuie, vous aimeriez être un peu plus innovant, mais vous ne savez pas vraiment par où commencer. Je pense que je peux vous aider. Depuis presque deux décennies, j’ai la chance de monter de nouvelles équipes pour créer de nouvelles technologies pour des industries innovantes, je peux donc vous partager mon apprentissage. J’ai imaginé ces techniques lorsque j’ai développé une partie de la PlayStation III, ou encore lorsque j’ai travaillé sur une technologie de pile à hydrogène, et sur la première voiture solaire de l’école Polytechnique de Montréal… si vous souhaitez vous aussi être plus innovant, vous allez devoir passer au travers de certaines étapes. 1. Oubliez l’image que vous avez de la perfection Pour pouvoir innover, vous devez limiter votre quête de perfection, cet objectif est bien trop limitant. Vous devez laisser le pouvoir du travail d’équipe faire son œuvre. Plus vous lâchez prise sur votre quête de perfection (ou sur ce que VOUS pensez être la perfection) plus vous allez laisser place à la créativité et aller oser prendre des risques. La perfection n’est qu’une vue de l’esprit. Vous comprenez que votre vision de la perfection n’est probablement pas la même que la vision de la perfection de vos collègues. Alors, pourquoi vouloir atteindre quelque chose qui n’est qu’un concept dont les limites sont définies par votre esprit ? De plus, il y a de fortes chances que si vous atteignez la perfection, vous soyez déçu, car elle ne sera probablement pas telle que vous l’aviez imaginée. Travaillez plutôt, en équipe, à viser un état d’amélioration perpétuelle. Cet objectif est bien plus propice à l’innovation. Surtout si vous le définissez en équipe. Un de mes exercices favoris, à faire en équipe, est la création d’un bonhomme de neige, sans définir à l’avance ce à quoi le bonhomme de neige devrait ressembler. Je peux vous dire que ceux qui participent à cet exercice sont assez surpris, mais toujours impressionnés par le résultat final. Ce résultat a le mérite de toujours être original. Il serait difficile de viser ce résultat en débutant. Oeuvre collective : Audray, Geneviève, David, Mike et Isabelle En fin de compte, le but n’est pas d’être parfait, le but est d’être meilleur jour après jour. 2. Acceptez de tester vos hypothèses et vos théories incomplètes Tester ses théories c’est accepter de faire des erreurs et tous les bons gestionnaires savent qu’il faut savoir accepter ses erreurs. Avec les années, j’ai remarqué que cela prenait au moins 5 à 7 itérations pour arriver à un design de qualité (là encore, pas besoin de viser la perfection !). Plus vite vous passez à travers le premier essai, plus rapidement vous atteindrez la meilleure solution. Il faut comprendre qu’il est impossible au cerveau humain de tout prévoir surtout si vous partez d’une page blanche. Il faut donc accepter que le premier essai soit l’étape qui vous permet de découvrir les problèmes et les solutions que vous pouvez rencontrer. Par conséquent, il est préférable de vous lancer rapidement dans un premier test, même s’il est imparfait que de continuer à réfléchir en espérant trouver une solution « parfaite ». Vous constaterez qu’un premier jet concret vous permet de déceler bien plus rapidement les opportunités d’innovations qu’un concept 100 % imaginaire. Il est tellement plus facile d’avancer avec un prototype concret plutôt qu’avec une idée floue. Un premier essai peut avoir bien des formes. Parfois, un simple dessin schématisé peut suffire à avancer. 3. Jouez avec le temps a. Utilisez les contraintes de temps dans la gestion de vos projets. Posez-vous les questions suivantes : Que ferais-je si j’avais plus de temps ? Mettriez-vous en place les mêmes méthodes et solutions si vous aviez plus de temps ? Si non, est-ce que l’autre méthode est plus intéressante et innovante ? Que ferais-je si j’avais moins de temps ? Devrais-je optimiser mes méthodes de travail pour accomplir une tâche routinière ? Par exemple, préparez-vous des rapports qui vous prennent des heures à compiler ? Si vos méthodes ou vos outils étaient différents, vous iriez plus vite ? b. Projetez-vous dans un futur lointain Projetez-vous dans un futur lointain et imaginez ce qui pourrait se passer. Identifiez les éléments qui pourraient vous aider à faire votre travail. Pensez aux compétences, aux outils, aux aspects de vos services et produits qui pourraient avoir évolué. Pour vous inspirer, n’hésitez pas à regarder des films futuristes ou encore à vous inscrire à des « newsletters » telles que celle de Peter Diamondis. Peter prend le temps d’observer les tendances technologiques et de vous les partager régulièrement. Il existe plusieurs moyens de jouer avec le temps, vous pouvez notamment définir des objectifs qui jouent avec le temps et stimulent l’innovation. Je vous invite à vous inscrire à mon blogue pour recevoir tous les articles qui vous permettront de continuer à développer cette capacité et toutes les autres nécessaires à un bon gestionnaire. 4. Entourez-vous des bonnes personnes Entourez-vous de personnes qui ont la capacité de vous aider lorsque c’est difficile, créez une culture de collaboration et d’entraide autour de vous. Une culture où il est bon d’apprendre les uns des autres. D’ailleurs, une culture qui stimule l’innovation est une culture dans laquelle il est mieux de : Additionner plutôt que de soustraire — par exemple, au lieu de dire qu’il manque XYZ à la solution il est préférable de dire : je pense qu’il pourrait être intéressant d’ajouter XYZ. Accepter les premiers jets imparfaits qui aident à faire avancer le projet en équipe. Éviter de dire à vos collègues qu’ils ont fait des erreurs, valorisez le fait qu’ils ont eu le courage de se lancer, de partir de la page blanche cela devrait davantage contribuer à rendre la solution meilleure plus rapidement. Tester – n’ayez pas peur de faire des erreurs, apprenez de ces dernières et aidez vos collègues à faire de même. Rappelez-vous, vous avez ce pouvoir, en tant que responsable d’une équipe, de mettre en place une culture qui stimule l’innovation à l’intérieur de votre département. Alors, utilisez-le ! 5. Entraînez-vous à faire des liens Être innovant
Que veut vraiment dire dès que possible ?
Vous arrive-t-il de demander, ou que l’on vous demande, de faire quelque chose le plus rapidement possible ? ASAP (as soon as possible), ou encore, que l’on vous précise que c’est urgent, voir même que c’était pour hier! Mais que veut dire cette expression »dès que possible »? Comment réagissez-vous lorsque vous recevez ce genre de demande ? Pour vous, quelle est votre définition de « dès que possible » ? Pensez-vous que tout le monde a la même définition que vous? Si c’est ce que vous pensez, vous risquez peut-être d’être surpris, car cette expression, bien qu’elle semble simple et claire, ne l’est pas forcément en fin de compte. D’ailleurs, si vous l’utilisez régulièrement vous-même encore aujourd’hui peut-être déciderez-vous d’éviter après la lecture de cet article. Les interprétations de l’expression « dès que possible » Avant d’interpréter quoi que ce soit, n’avez-vous pas l’impression qu’il manque quelque chose dans cette expression? « Dès que possible », d’accord, mais par rapport à quoi ? Il manque la référence. S’il manque la référence, l’expression devient donc relative au point de vue de la personne avec laquelle vous échangez. Vous laissez votre interlocuteur interpréter lui-même cette notion de temps, il va pouvoir définir lui-même le délai selon ses critères. Si vous êtes capable de vivre avec les conséquences alors pas de soucis, si ce n’est pas le cas, vous devriez y pensez à deux fois avant de faire l’usage de cette expression. Ceci étant dit, nous pouvons maintenant définir les différentes interprétations qui peuvent être données à « dès que possible »: Interprétation 1 — La prochaine chose que vous faites Si vous êtes une personne qui préfère faire les choses qu’on lui demande avant d’avancer vos dossiers personnels, alors cette demande va devenir la première tâche sur votre liste. Les raisons qui vous poussent à agir de cette façon peuvent être diverses. Il est possible que vous n’aimiez pas devoir quoi que ce soit aux autres, que vous n’aimiez pas faire attendre ou aussi que vous aimiez faire plaisir tout simplement. Il est également possible que la pression associée à une demande floue telle que « dès que possible » vous rende inconfortable. Ou encore que vous souhaitiez tout simplement ne pas oublier de faire ce qui vous a été demandé. Dans tous les cas, si vous êtes ce genre de personne, n’oubliez pas qu’il existe d’autres interprétations possibles de cette expression et si vous pensez que tout le monde va agir comme vous, vous risquez d’être déçu. Interprétation 2 — La prochaine chose que vous ferez après vos priorités Une autre façon d’interpréter cette expression est d’estimer que cette demande sera la prochaine chose que vous ferez une fois la liste de vos priorités terminée. Puisque n’ayant pas d’information sur l’importance de la demande par rapport aux priorités, cela vous laisse l’opportunité d’ajuster l’ordre des tâches selon votre logique. Mais cette logique ne sera peut-être (sûrement!) pas la même que votre interlocuteur. Avec un peu de chance, votre liste des priorités sera courte, et vous effectuerez cette tâche rapidement… mais ce n’est pas certain! Interprétation 3 — La prochaine chose que vous ferez dès que vous serez disponible Si vous êtes plus du genre à suivre la maxime : »Premier arrivé premier servi » et que toutes les demandes que vous recevez sont à livrer « dès que possible », comment allez-vous prioriser ? Sans information supplémentaire, vous n’avez pas d’autre façon de prioriser que d’y aller dans l’ordre d’arrivée des demandes. Par conséquent, si votre interlocuteur n’est pas plus précis, il risque d’attendre un moment. Surtout si toutes les autres demandes sont plus précises que la sienne, sa demande risque de passer après toutes celles que vous avez déjà reçues. Déterminer la bonne échéance Si vous utilisez l’expression « dès que possible », vous laissez place à l’interprétation de votre interlocuteur, ce qui comme vous pouvez le constater plus haut est risqué. Ajouter simplement des détails à votre demande si c’est important pour vous que l’action soit faite dans un délai raisonnable. Pour éviter tout quiproquo, il est important de: Expliquer pourquoi la demande est urgente et importante, Dire quand cette tâche fait partie du chemin critique, Expliquer les impacts d’un délai, Identifier, si possible, les portions importantes dans votre demande, il est parfois possible de simplifier la tâche pour en faire assez et permettre aux autres d’avancer et d’éviter la pression sur le système. Note Il faut tout de même être attentif à ne pas arriver trop souvent avec des demandes urgentes, vous risquez de perdre votre crédibilité et de vous brûler auprès des autres. Soyez un voyageur du temps et anticipez les tâches et les demandes. Et si vous n’êtes pas encore capable de voyager dans le temps et anticiper le travail. Faites des plans en équipe. Utilisez la force de votre équipe. Et si vous avez oublié de demander quelque chose communiquez le, le plus rapidement possible et assurez-vous de partager les quatre points mentionnés plus haut qui vous permettent d’éviter les quiproquos. Conclusion La prochaine fois que vous utiliserez l’expression « Dès que possible », ajoutez du contexte et soyez plus précis, cela aidera votre interlocuteur à prioriser. Cette approche est bonne pour toute expression floue. Par exemple, ne dites pas j’aurais besoin de ce dossier pour hier. Hier est passé alors ce n’est pas précis, un délai se situe toujours dans le futur, pas dans le passé. Si vous avez une demande urgente, vous devez communiquer avec la ou les personnes concernées et vous assurer que votre demande sera bien priorisée. Cela n’est possible que si vous êtes clair dans vos informations. Nous avons tous un rapport au temps différent, ne laissez pas les expressions limiter la qualité de votre communication. Photo by Charlie Egan on Unsplash
Comment être moins affecté par les « mauvaises » nouvelles? Jouez avec le temps
Il est toujours possible d’apprendre à être moins affecté par les mauvaises nouvelles au travail. Cette technique n’est pas seulement valable au travail d’ailleurs. La solution est d’attendre, avant de conclure que c’est une mauvaise nouvelle. Vous le savez, selon moi, en toute circonstance, mais encore plus en management, la clé c’est le temps. Le temps nous permet de faire évoluer notre point de vue et notre perception au sujet d’une nouvelle. Essayez d’imaginer comment vous réagiriez à l’annonce des nouvelles suivantes, verriez-vous cela comme des bonnes ou des mauvaises nouvelles ? Votre meilleur collègue va quitter l’entreprise, Vous venez de perdre votre meilleur client, Le logiciel de gestion que vous utilisez et adorez n’est plus supporté, Votre division/département va être absorbée, Votre patron, que vous adorez, part en retraite, Vous apprenez que vous aurez moins de budget ou de temps pour terminer vos projets que prévu. Gardez en tête ce qu’aurait été votre réaction face à ces annonces et prenez quelques minutes pour lire l’histoire ci-dessous : Histoire chinoise Un vieil homme et son fils vivent dans une forteresse abandonnée à flanc de colline. Leur seule possession de valeur est un cheval. Un jour, le cheval s’enfuit. Les voisins viennent offrir leurs sympathies. « C’est vraiment grave », leur disent-ils. « Mais comment le savez-vous ? » demande le vieil homme. Le lendemain, le cheval est de retour, avec dans son sillage plusieurs chevaux sauvages. Le vieil homme et son fils en profitent pour les enfermer dans leur enclos. Les voisins se précipitent pour les féliciter. « C’est vraiment une bonne nouvelle », disent-ils. « Mais comment le savez-vous ? » demande une fois encore le vieil homme. Le lendemain, le fils tente de monter sur l’un des chevaux sauvages, tombe et se casse la jambe. Les voisins viennent dès qu’ils apprennent la nouvelle. « Quelle triste nouvelle ! », disent-ils. « Mais comment le savez-vous ? » demande à nouveau le vieil homme. Le jour suivant, l’armée arrive, forçant tous les jeunes hommes de la forteresse à s’engager dans une bataille lointaine contre les barbares du Nord. Beaucoup d’entre eux risquent de ne pas revenir. Mais le fils du vieil homme n’a pas pu accompagner ces jeunes hommes, car il s’est cassé la jambe. Réflexion sur les « mauvaises nouvelles » Si vous reprenez la liste des nouvelles qui vous étaient annoncées plus haut et maintenant que vous avez lu l’histoire ci-dessus, considérez-vous que ce sont de bonnes ou de mauvaises nouvelles ? Votre vision a-t-elle changé ? Votre meilleur collègue va quitter l’entreprise, Vous venez de perdre votre meilleur client, Le logiciel de gestion que vous utilisez et adorez n’est plus supporté, Votre division/département va être absorbée, Votre patron, que vous adorez, part en retraite, Vous apprenez que vous aurez moins de budget ou de temps pour terminer vos projets que prévu. En tant que Manager, chaque nouvelle doit idéalement être considérée simplement comme une nouvelle information à traiter, puisqu’il est difficile de savoir, instantanément ce que cette nouvelle va générer comme opportunité. Puisque vous ne savez pas encore concrètement quel sera l’effet de la nouvelle, il est préférable de rester neutre le plus possible, ce qui permet aussi d’être moins affecté par l’impact de la nouvelle. Les étapes pour être moins sensible 1. Faire une pause avant d’analyser Il est certain qu’à la réception d’une nouvelle qui semble à priori mauvaise, il est difficile de rester neutre. Il est plus facile de voir tous les futurs négatifs potentiels. Mais si vous vous donnez un peu de temps pour penser à tous les aspects de cette nouvelle, vous pourriez augmenter vos chances de voir cette nouvelle comme une opportunité ou d’en retirer quelque chose de positif. 2. Explorer des angles différents Pour changer votre point de vue, il ne faut pas se précipiter et prendre le temps de regarder la liste des opportunités que cet événement pourrait apporter : L’apprentissage, La réorganisation, L’amélioration continue, Le développement de la synergie et de l’esprit d’équipe, La création de nouvelles relations, L’élargissement de votre champ d’action et d’activité, L’essai de nouvelles choses ou techniques … Comme vous le constatez, la sensibilité et la susceptibilité face aux nouvelles/annonces peuvent se travailler. Il suffit de prendre le temps de voir les autres angles qui ne sont, souvent, pas si loin. J’aime bien dire que d’ajouter le temps à notre vie nous donne la permission de regarder toutes les situations sous d’autres points de vue. Alors, offrez-vous ce luxe et accordez-vous du temps avant de faire l’analyse de vos « mauvaises » nouvelles. 3. Passer à l’action Une fois que vous avez trouvé un nouvel angle, assurez-vous de passer à l’action et de profiter pleinement des opportunités que vous offre cette nouvelle. Ne restez pas coincé dans une routine, si confortable soit-elle (Article pour développer une routine complète – Planifier sans planifier). Il est bon, parfois, de challenger nos habitudes pour explorer d’autres horizons. Dès que vous avez détecté une nouvelle opportunité, planifiez rapidement la suite pour maximiser l’effet positif que produira finalement cette nouvelle. Comme vous le savez, tous les changements prennent de l’énergie, donc utilisez l’énergie générée par cette opportunité pour contribuer au mieux-être de votre équipe. 4. Pas de nouvelle opportunité ? Il peut arriver que vous n’arriviez pas à transformer la nouvelle en opportunité, même si vous avez pris du temps. Les nouvelles ne sont pas toutes aussi faciles à digérer et nécessitent parfois une étape préliminaire qui consiste à faire le deuil de la situation précédente. Il ne faut pas culpabiliser de ne pas être capable de sauter de joie à l’annonce de cette « mauvaise » nouvelle. Dans ce genre de cas, donnez-vous encore plus de temps, et surtout gardez l’espoir de découvrir une opportunité après un certain temps. 5. 100 fois sur son métier, remettre son ouvrage ! Comme le dit l’adage, c’est en forgeant que l’on devient forgeron ! La clé c’est le temps, et le pouvoir de la répétition est l’un des moyens d’utiliser le temps à son avantage. Plus vous referez ce cycle de réflexion après l’annonce de « mauvaises » nouvelles,
Podcast #0023 – L’urgence et l’importance important de faire la différence
L’urgence ce n’est pas nécessairement important, ce qui veut dire que si une chose semble urgente, il est possible que vous ne devriez pas la faire. Apprendre à faire la différence et prendre la bonne action est essentiel pour bien gérer son temps et ses priorités. « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – L’urgence n’est pas nécessairement importante et voici la vidéo YouTube associée https://youtu.be/ewUi1oRfmiA