Comment transmettre un message de façon efficace ?
En tant que manager, on a beaucoup de messages à transmettre, et ce avec des points de vue différents : notre équipe, nos collègues, notre patron, le management senior. Nous devons donc tous devenir des experts en transmission de message. Il y a les messages qui proviennent de nous-mêmes, mais bien souvent et beaucoup plus qu’on pense l’on doit transmettre les messages des autres dans votre organisation. Étant responsable d’un groupe, vous avez alors la responsabilité de le représenter. Et le représenter veut dire de cascader des informations provenant du management, et des autres départements, mais aussi d’informer les autres départements de ce que votre équipe a accompli et a besoin pour bien travailler. Les ingrédients pour bien transmettre un message sont : le niveau de détail et le type d’information à transmettre la vitesse, soit le timing et le temps disponible pour la transmission de l’information le médium à utiliser pour transmettre l’information Donc selon le message et les besoins, nous devons adapter notre approche afin d’atteindre les meilleurs résultats. D’ailleurs, parlons résultat, un message est réellement transmis qu’à partir du moment ou l’information est intégrée par la personne qui reçu le message et qu’elle est en mesure recommuniquée l’information adéquatement. De plus, en tant que senior management, il est important d’être très efficace dans sa communication puisqu’elle sera reprise par d’autres. 1. Quelle information transmettre ? On se demande toujours quelle information transmettre lorsqu’on pense en général à la communication, mais avez-vous vraiment pensé au type d’information que votre équipe a besoin de connaître ? Est-ce que vous vous demandez régulièrement quelle information que vous avez appris cette semaine qui pourrait être intéressantes pour votre équipe ? Soyez honnête, y pensez-vous ? Ou vous attendez les questions. Êtes-vous proactif ou réactif dans votre communication ? Pour vous aider à devenir proactif, voici quelques éléments pour vous aider à identifier ce que vous devez transmettre comme information Mission et vision de l’entreprise et de votre département Division du travail — description des rôles et responsabilités Liste des objectifs et des priorités Explication des processus et systèmes et outils en place Explications sur les changements qui touchent les éléments plus hauts, idéalement communiquer le processus des mises en place du changement, comment les décisions ont-elles été prises par exemple. Partager les incertitudes de l’équipe et comment vous pensez les adresser Parler de la culture de l’équipe et comment vous aimeriez tous travailler ensemble pour atteindre vos objectifs Présenter les résultats atteints par l’équipe et les autres autour Reconnaissez le bon travail … 2. Quand et à quelle vitesse transmettre une information ? Ensuite, il faut identifier quand il est temps de communiquer. La vitesse est importante, trop rapidement et personne ne peut vous suivre, trop lentement l’information n’est plus aussi utile. Donc, il faut en plus du message penser à quand présenter l’information et a quelle vitesse — combien de temps avons-nous pour communiquer l’information Par exemple dans un townhall ou allhands, la quantité de personnes présentent et le nombre de sujets à partager étant grand le temps alloué sera réduit. Vous n’aurez pas le temps de faire des discussions et de partager beaucoup de détail. Pour une rencontre de révision de projet, le temps est plus long, il est donc possible de partager beaucoup plus d’information et de prendre son temps. Par conséquent, il faut prendre le temps de réfléchir à l’ensemble de canaux de communication disponible et le temps alloué et la période à laquelle les communications sont faites pour identifier le type de message a partagé. Astuce — dès que je reçois une information, je pense, à qui elle pourrait être intéressante et surtout quand elle pourrait être partagée. Dès que j’identifie le quand, je l’écris comme une note dans mon agenda à côté de la rencontre. Par exemple, je dois partager l’information que nous avons signé un nouveau contrat, j’inscris une note dans mon agenda à côté de ma rencontre avec mes directeurs pour leur partager la nouvelle plus en détail et si j’ai un courriel ou un document à partager je leur transfère immédiatement et leur indique que nous allons-en discuté à la rencontre XYZ. Parfois, les informations à partager sont simplement pour activer d’autres canaux de communication selon les besoins de chacun. 3. L’énergie du message Ensuite, dans une transmission de message, il faut penser à l’énergie utilisée dans la transmission. Rappelez-vous de l’histoire de votre vieille tante, comment était son énergie ? Est-ce qu’elle inspirait à être écouté ? Parfois, le message transmis est le bon, et il est au bon moment, mais l’énergie n’est pas la bonne. Trop de stress, trop d’énergie négative, trop d’hésitation, trop de… alors avant de transmettre votre message, pensez à l’énergie de votre communication. Personnellement, j’ai beaucoup d’énergie et je dois parfois réduire mon intensité sinon j’étourdis les autres ce qui fait que mon message n’arrive pas à être transmis. Il faut voir l’énergie comme lorsqu’on écoute de la musique. Si la musique est trop forte, elle nous agresse et si elle est trop faible, c’est impossible de rester intéressé, car la musique risque de nous endormir. 4. Comment choisir le mode de transmission du message ? Il existe plusieurs moyens pour transmettre vos messages : Discussion pendant une rencontre un appel un chat un courriel, une vidéo un document un message vocal … Asynchrone vs synchrone Certaines méthodes sont synchrones et d’autres asynchrones. Synchrone veut dire que vous vous devez de communiquer en temps réel. Soit que le timing est important, soit c’est l’interactivité avec les autres. Par exemple pour un townhall, l’interactivité n’est pas possible, mais le timing est l’élément important de la transmission d’informations. Par conséquent, les informations partagées d’un townhall aujourd’hui ne seront pas les informations du townhall dans 6 semaines. En opposition d’une transmission d’informations à propos d’un processus, reste valide pendant une plus longue période de temps. Ce qui fait qu’il est possible de faire une vidéo de la formation pour ensuite permettre à l’équipe de la regarder au moment le plus opportun pour eux. Donc dès qu’une transmission d’informations se doit d’être
Le mode hybride du télétravail – Les erreurs à éviter
Certains d’entre vous considèrent peut-être l’éventualité de travailler à distance définitivement, car vous êtes désormais capable, depuis le confinement, d’apprécier les nombreux avantages que le télétravail peut apporter à votre quotidien. Mais avez-vous pris le temps de penser au revers de la médaille ? Il faut être vigilant et éviter certaines erreurs qui pourraient avoir un impact négatif sur votre progression de carrière, par exemple. Voici quelques pistes de réflexion pour éviter de faire ces erreurs et vous permettre de tirer le maximum de votre décision. 1. Ne perdez pas votre visibilité Vous êtes-vous demandé quel pouvait être l’impact du télétravail à temps plein sur votre visibilité ? Surtout si votre employeur permet le retour au bureau à ceux qui le désirent. Je vous accorde que travailler de la maison a définitivement ses avantages, vous êtes bien plus tranquille pour avancer vos dossiers, mais avez-vous pensé aux effets secondaires de cette réduction de visibilité. En amour, il y a une expression qui dit « loin des yeux, loin du cœur ». En affaire, nous pourrions plutôt dire « loin des yeux loin des opportunités ». Alors, comment rester visible même si vous n’êtes pas au bureau ? Voici quatre façons de montrer un niveau d’implication équivalent à celui de vos collègues présents au bureau : a. Échéances Assurez-vous de respecter ou même de devancer les échéances qui vous sont fixées. Soyez attentif et disponible pendant les heures de bureau régulières. Entrez en contact avec vos collègues tôt et souvent pour montrer votre disponibilité et votre fiabilité constante. b. Activez votre caméra Vous êtes toujours en pyjama, vous n’avez pas pris votre douche, vos cheveux ne sont pas présentables… Vous décidez de ne pas activer votre caméra lors de la prochaine rencontre. Ce n’est probablement pas la meilleure idée, car 90 % de l’information transmise au cerveau est visuelle. Donc si vous n’activez pas votre caméra il sera plus facile pour vos collègues d’oublier que vous avez participé à cette rencontre ou la contribution que vous y avez apportée. c. Participez pendant les rencontres Il est difficile parfois d’intervenir sans couper la parole lors d’une vidéoconférence, il se peut alors que vous ne puissiez pas participer autant que vous le souhaiteriez. Pour participer, n’hésitez pas à utiliser le chat, les emojis, votre langage corporel (autre raison d’activer la caméra). Dégagez de l’énergie positive et humaine lors de cette rencontre digitale. Vous constaterez que vous serez plus mémorable si vous prenez le temps d’interagir. d. Partagez vos accomplissements Il ne faut pas avoir peur de communiquer ce que vous faites aux autres. Si vous le faites correctement, vous ne donnerez pas l’impression de vous vanter. Et si vous ne partagez pas vos accomplissements, il sera impossible pour vos collègues de savoir ce que vous avez accompli ou de connaitre les défis que vous avez relevés. Apprenez à partager l’avancement de votre travail d’une façon qui vous convient, car personne ne le fera pour vous. Le risque dans cette situation est que le prochain projet intéressant pourrait être donné à une personne plus visible. 2. La perception de votre manager au sujet du télétravail Bien que la pandémie ait amélioré l’idée que l’on se fait du télétravail, il n’en demeure pas moins que certains dirigeants risquent de revenir à leur ancienne perception. Ce préjugé selon lequel les employés à distance sont moins efficaces, moins engagé, moins travaillant, et qu’ils en profitent plus que les autres. Si vous constatez que c’est le cas de votre gestionnaire, vous devrez être encore plus attentif à votre visibilité et donc mettre les 4 points cités précédemment en action. 3. Les relations de travail Lorsque vous travaillez de la maison, vous perdez toute occasion de nouer de nouvelles relations lors d’une conversation informelle dans un couloir ou lors d’une pause déjeuner. Vous devez donc mettre en place certaines solutions pour en développer. Développer vos relations est un élément important de votre travail qui se fait de façon implicite lorsque vous travaillez du bureau. La qualité de vos relations favorisera les discussions stratégiques qui feront avancer vos dossiers et vous permettra d’avoir de l’influence. Il est fort possible que vos collègues en présentiels ne s’inquiètent pas de développer des relations avec les personnes en télétravail, alors rappelez-vous d’organiser des conversations vidéo en tête-à-tête ou d’organiser des événements virtuels avec vos collègues. Si votre entreprise possède un comité d’activité sociale, faites partie du comité, même à distance et participez à l’organisation des événements de l’entreprise. Cela vous permettra d’apporter le point de vue des personnes dans votre situation afin qu’elles ne soient pas oubliées et profitez de votre statut organiser des activités virtuelles de temps en temps. Pour bien développer vos relations de travail, n’hésitez pas à lire les deux articles suivants : Développer ses relations professionnelles Comment développer sa relation avec ses patrons ? 4. La planification des rencontres Avant la pandémie, les rencontres ne commençaient que très rarement avant 9 h, et tout d’un coup, à cause du télétravail, organiser des rencontres à 7 h 30 est devenu acceptable. Commencer à 9 h permettait aux employés de se rendre sur leur lieu de travail et de déposer les enfants à l’école ou la garderie si besoin. Si vous décidez de ne faire que du télétravail, il faudra cependant ne pas oublier que certains de vos collègues seront en présentiel. Le mode hybride implique d’être vigilant et de conserver des plages horaires de travail respectueuses afin d’éviter de compliquer la vie des personnes qui vont se déplacer. Note : N’oubliez pas d’appliquer la même logique pour les fins de journée et les périodes de lunch. 5. Respecter les choix de chacun Si travailler de la maison à temps plein vous semble la meilleure solution, sachez que ce n’est pas le cas pour tout le monde. Certains préfèrent discuter avec leurs collègues en présentiel plutôt qu’à travers un écran. Il est plus facile pour eux d’échanger leurs idées, de partager leur quotidien et de développer une relation de confiance de cette façon. Par conséquent, il se peut que dans ce contexte vous soyez dans l’incapacité de
Comment oser dire ce que l’on pense ?
Dans la vie personnelle comme professionnelle, il n’est pas toujours facile d’oser dire ce qu’on pense, d’exprimer ses opinions, d’affirmer sa position et d’asseoir son autorité. Vous pourriez avoir peur de choquer, déranger, ou vous pourriez aussi penser que ce n’est pas à vous de le faire. Et pourtant, le travail d’équipe comme la vie en société ont besoin de ces pensées et ces opinions pour évoluer, pour avancer. Le mouvement c’est la vie, tout le monde sait que l’on ne va nulle part en faisant du surplace. D’ailleurs, au point de vue professionnel, l’un des risques de ne pas partager vos idées est de freiner le développement de votre équipe alors, que faut-il faire pour se lancer et éviter cette situation ? Voici quelques étapes à franchir afin de développer votre capacité à vous exprimer. 1. Prendre du recul Avant de s’exprimer, il faut prendre le temps d’identifier ce que vous voulez dire. Si votre patron vous parle d’une nouvelle stratégie à mettre en place ou d’un nouvel objectif à atteindre rapidement, vous pourriez avoir un sentiment d’irritation. Vous savez que votre équipe est déjà surchargée, alors comment allez vous vous organiser pour en faire plus ? Vous sentez clairement que cette demande vous irrite et que votre frustration devient de plus en plus grande au fur et à mesure que votre patron vous parle. Cette irritation est ce que j’appelle un trésor. Mais que faire de ce trésor ? Vous pouvez rester frustré ou vous pouvez prendre le temps d’explorer ce que le trésor contient. La première étape est donc de prendre du recul et de comprendre ce que l’on ressent. Une émotion est un signal, mais ce signal est encore trop brut pour prendre une action concrète, et surtout pour l’exprimer clairement. C’est pour cette raison qu’il est essentiel de prendre du recul et de regarder ce que votre trésor (émotion) contient. Habituellement, une émotion survient à la suite de : Un besoin non comblé, une valeur ébranlée. Il peut être difficile de faire votre analyse rapidement, pendant la rencontre, si c’est le cas, prenez une pause et sortez de la situation/rencontre pour être en mesure d’y réfléchir. Si la conversation vous perturbe au point que votre pouls passe au-dessus de 100 pulsations minute, je vous suggère d’attendre avant de vous exprimer, car cela signifie que vous n’êtes pas en état d’analyser votre trésor et le message qui pourrait être livré ne serait pas le bon. 2. Affirmer votre position sans risque Une fois que vous avez pris du recul, votre pensée devrait être plus claire et plus facilement exprimable, mais avant de vous lancer et de l’exprimer, il y a deux aspects importants à prendre en considération : La définition de votre opinion, Le point de vue de votre interlocuteur La définition de l’opinion Une opinion selon le Larousse est un jugement, un avis, un sentiment qu’un individu ou un groupe émet sur un sujet ou des faits. C’est ce qu’il en pense. Il ne s’agit donc en aucun cas d’un absolu ou d’une vérité fondamentale. Alors avant d’exprimer votre opinion, vous devez être conscient qu’il ne s’agit que d’un avis et qu’il est possible de le faire évoluer. Une opinion tranchée risque davantage d’être mal reçue qu’une opinion qui peut potentiellement évoluer. Soyez donc clair sur le fait que ce que vous dites n’est qu’une opinion (la vôtre) et non un absolu. Il sera donc plus facile pour votre ou vos interlocuteurs de bouger/danser avec vous et votre idée/pensée. Le point de vue de votre interlocuteur Avant d’exprimer votre pensée, il faut savoir aussi tenir compte du point de vue de la personne à qui vous vous adressez. Vous devez essayer de positionner votre histoire en fonction de l’état actuel de votre interlocuteur. Par exemple, sur la photo ci-dessus, vous et votre interlocuteur pourriez être l’une des personnes sur les bateaux, ou l’une des personnes sur la plage à droite ou encore dans l’une des montagnes à faire de l’escalade ou en train de marcher dans la forêt. Si l’objectif final est de vous rendre en haut de la montagne, la façon d’y arriver sera différente selon votre position. Alors lorsque vous partagez votre opinion, pensez à partir d’un point de vue commun, et à prendre le plus possible le point de vue de l’autre en considération. 3. Créer du mouvement — construire Vous pourriez avoir l’impression que si votre interlocuteur ne s’est pas encore rallié à votre point de vue, vous avez échoué. Vous pourriez même être tenté d’abandonner vos idées, puisque l’autre n’y a pas complètement adhéré. Certains pensent que les idées doivent être comprises et acceptées à 100 % pour avoir un impact. Mais c’est une erreur, la vie avec les autres se constitue d’un ensemble d’échanges et non d’une seule conversation. Il est donc plus sain et constructif d’apprécier les pas faits par vos interlocuteurs vers vous que l’état final. De plus, votre interlocuteur n’est pas le seul à pouvoir se déplacer, vous aussi vous pouvez bouger. Prenez donc le temps de comprendre la position de l’autre, pour ensuite générer du mouvement favorisant vos idées, mais rappelez-vous qu’il ne s’agit que d’opinions et que rien n’est absolu. Si vos idées sont très divergentes des autres, ne vous entêtez pas à obtenir 100 % d’adhésion dès la première discussion. Il est plus important de faire des petits pas de garder le mouvement que de s’obstiner avec rigidité. 4. Que faire si vous blessez Lorsque vous exprimez une opinion, une idée, il peut arriver qu’un de vos interlocuteurs soit : Irrité, agacé, menacé, confus, … Si c’est le cas, c’est qu’il vient lui aussi de trouver un trésor. Il faudrait donc lui laisser le temps d’assimiler l’information. Pour l’aider, vous pouvez : Donner de l’empathie et de l’écoute Écouter son point de vue Vous pourriez avoir mal analysé le point de départ lorsque vous avez partagé votre idée Soyez attentif à éviter les sauts quantiques Éviter d’insister, il est plus judicieux de faire une pause, de jouer avec la vitesse et de reprendre la
Apprendre à prioriser facilement
Savoir gérer son temps est une chose, mais ce qu’il faut savoir faire aussi, c’est prioriser. Certains pourraient considérer que c’est jouer sur les mots, mais parfois jouer sur les mots peut vous aider à trouver de nouvelles pistes de solutions. Il faut savoir que prioriser est la première étape incontournable pour gérer son temps. Il ne faut pas penser que seules les urgences sont importantes et prioritaires, les actions qui font avancer nos priorités sur le long terme sont importantes aussi. Si, par exemple, vous souhaitez faire l’acquisition d’une entreprise, contacter cette entreprise pour créer une relation d’affaires devient une priorité, même si vous n’en ressentez pas l’urgence pour le moment. Alors, comment savoir prioriser ? Que signifie prioriser ? Prioriser c’est définir ce qu’il est important de faire en premier au moment présent. D’ailleurs, le Larousse définit le mot priorisé comme suit : « Accorder une importance préférentielle à quelque chose ou à quelqu’un ». Par conséquent, pour être en mesure de prioriser, il faut tout d’abord définir une liste des choses à faire pour pouvoir ensuite les ordonner selon vos préférences. Mais quels sont les critères qui vous permettent d’ordonner votre liste des choses à faire ? Comment prioriser ? Pour être en mesure de prioriser, il faut : Une liste de tâches/d’actions, Une liste des critères de préférence, Ce n’est plus un secret, la clé c’est le temps, donc lorsque vous priorisez vos listes de tâches, vous devrez utiliser les différentes échelles de temps telles que : La journée La semaine Le mois Le trimestre L’année Une échelle encore plus grande (trois ans, une décennie…) Vous aurez aussi développé des méthodes permettant de créer une liste de priorités en mode continue. Cette capacité de prioriser à des échelles différentes vous permettra d’identifier ce que vous devez faire, aujourd’hui, cette semaine, ce mois-ci et cette année afin d’atteindre vos objectifs qu’ils soient à court, moyen et long terme. La règle des 5 doigts La règle des 5 doigts est assez simple à comprendre. Idéalement vous ne devez avoir qu’un maximum de 5 priorités, soit une pour chaque doigt de la main. L’astuce ici est d’avoir 5 priorités par niveau d’échelle du temps. Pour créer une liste d’activités qui se renouvelle continuellement et vous permet d’atteindre vos objectifs sur le long terme, vous devez utiliser la ligne du temps. Cela vous permet d’avoir une vision du futur. En vous déplaçant dans le temps, cela vous permet de créer votre liste détaillée et prioritaire de la journée, et ce en considérant l’ensemble des aspects à plus long terme comme la vision, la mission, les objectifs. 1. Connaître la mission et la vision de votre département Si vous repensez à votre mission, qu’aimeriez-vous avoir atteint ou fait dans quelques années ? Si vous n’arrivez pas à vous projeter aussi loin, ce n’est pas un problème, arrêtez-vous aux prochains mois. L’important est d’avoir une certaine période de temps en avant de vous. La mission se définit comme ce que votre département fait au présent pour faire satisfaire vos clients. La vision se définit comme le futur idéal de votre département. Si vous n’avez pas encore défini la mission et la vision de votre département, voici un article qui vous aidera à le faire. 2. Définir vos objectifs Une fois votre mission et votre vision définies, pensez aux objectifs que vous souhaitez atteindre. Vous pouvez les définir à l’interne, mais il arrive aussi parfois qu’ils découlent d’éléments extérieurs. Recensez tous les objectifs et définissez à quel moment chaque objectif doit être atteint. Garder vos objectifs en tête vous permet de définir les étapes nécessaires pour les atteindre. Un bon objectif se défini grâce à 3 notions, soient la qualité, les ressources et l’échéance. (Autrement nommés dans les termes du voyageur du temps : fréquence, énergie et vitesse. Ces 3 notions sont aussi les paramètres d’ajustement de la longueur d’onde) Si vous rencontrez de la difficulté à déterminer vos objectifs, je vous partage quelques articles qui devraient vous faciliter la tâche : Comment définir un objectif SMART+ ? Comment écrire un objectif qui stimule l’innovation ? 3. Faire un plan dans le temps Maintenant que votre vision, votre mission et vos objectifs sont clairs, vous devez penser aux étapes nécessaires pour atteindre vos objectifs. C’est ce qui constitue le plan. Cet aspect est essentiel si vous souhaitez être proactif et non principalement réactif donc toujours à la dernière minute. Pour créer un plan efficace, vous devrez commencer par identifier les grandes étapes pour ensuite les détailler individuellement en étapes plus petites. Il n’est pas nécessaire de détailler les étapes de l’année à venir au complet. Il est même fortement conseillé de commencer par une échelle de temps plus courte. En développement de produits logiciel par exemple, on aime bien appeler le niveau de détail plus granulaire des « sprints ». En général, le niveau de détail doit être lié à l’échelle du temps en jeu. Plus l’objectif est loin, moins les détails seront nécessaires pour comprendre les éléments à faire aujourd’hui. Plus l’objectif est à court terme, plus vous devrez détailler les tâches pour y arriver. Mais il reste important d’avoir une vue d’ensemble des objectifs, car cela vous permet d’identifier les éléments que vous devez faire aujourd’hui pour atteindre vos objectifs à plus long terme. Voici un article qui vous aidera à créer des plans en équipe 4. Détailler les prochains jours et ajuster Maintenant que vous avez un plan des étapes, une liste d’objectifs, vous devez organiser votre semaine. C’est là que vous identifiez les 5 priorités de la règle des 5 doigts. Pour ma part, je prépare ma semaine à venir le vendredi en fin de journée. Je prends le temps d’analyser les résultats de la semaine qui vient de passer. Cette analyse consiste à : Identifier ce qui a été complété dans la semaine, Vérifier s’il y a eu des changements au niveau de la mission, de la vision et des objectifs. Bien souvent, la mission et la vision ne changent pas, mais il peut y avoir un ajout d’objectifs. Avec votre nouveau plan, vous pourrez déterminer les étapes détaillées de la semaine et
Podcast #0026 – Comment développer des plans en équipe ?
Pas toujours évident de développer des plans en équipe et surtout lorsqu’on se lance dans un projet pour la première fois. Et pourtant, faire un plan c’est l’élément essentiel pour aider son équipe à être sur la même longueur d’onde. Voici quelques astuces pour y arriver. « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – Zoom sur le plan en équipe et voici la vidéo YouTube associée
Accepter d’être imparfait pour mieux travailler en équipe
Êtes-vous conscient que la recherche de perfection est devenue un vrai fléau dans notre société ? Cette quête de perfection génère de beaucoup d’énergie négative puisque la perfection n’existe pas et est donc inatteignable. Il est préférable d’utiliser notre énergie pour nous améliorer. Si nous prenons conscience collectivement que la clé c’est le temps et que la vie est constituée d’une suite d’état d’imperfection, nous devrions retrouver plus d’énergie pour changer le monde. Attention, accepter d’être imparfait ne veut pas dire accepter d’être éternellement médiocre, et de vouloir le rester. Accepter l’imperfection veut dire que vous acceptez le fait que vous ne serez jamais parfait et que votre objectif est de créer du mouvement dans la bonne direction. La différence de point de vue entre parfait et imparfait Si vous visez la perfection, vous ne pourrez faire autrement que de voir ce qui manque ou ce que vous n’avez pas atteint. Vous vous retrouvez en mode « soustraction ». Si pour être entier il faut être parfait alors vous serez toujours « partiel ». Alors que si vous décidez que vous êtes par essence « entier », et ce même dans votre imperfection vous pourrez alors être en mode « ajout ». Vous pourrez ajouter des compétences, des connaissances qui modifieront votre vous entier et qui vous rendront moins imparfait. Il devrait même probablement être plus facile de définir ce que vous voudriez/devriez ajouter pour faire évoluer votre imperfection. Vous reconnaitrez qu’il est plus agréable de vivre dans un monde où il est possible de s’améliorer et de reconnaitre le travail accompli tous les jours, plutôt que dans un monde où vous seriez perpétuellement déçu de ne pas avoir atteint la perfection. Améliorez votre imperfection tranquillement, inutile de faire la liste de tout ce qui vous manque. Faites simplement ressortir ce qu’il est important d’améliorer dans l’immédiat, cela devrait être bien plus facile pour avancer. Assurez-vous de générer du mouvement, d’identifier l’action la plus importante à faire pour passer au prochain état plus désirable. N’oubliez pas de fêter les victoires en chemin au lieu d’attendre l’état ultime de la perfection, qui n’arrivera jamais, c’est beaucoup plus motivant. Aujourd’hui, si ce n’est pas déjà fait, votre amélioration pourrait être de changer votre point de vue. Savoir accepter d’être imparfait dans votre emploi ! Accepter d’être imparfait au travail, cela se traduit par : Ajoutez grâce à vos idées Lorsque vous avez une idée,’ajoutez au lieu de soustraire. Dans la formulation cela consiste à dire plutôt qu’il serait important d’ajouter XYZ plutôt que de dire qu’il manque XYZ. Reconnaissez les opportunités de développement plutôt que les manques Si vous avez un collègue un peu moins compétent, aidez-le à développer ses compétences. Demandez à ce collègue s’il veut apprendre à développer tel ou tel talent plutôt que de lui rappeler ce qu’il ne sait pas faire. Ne critiquez pas les différences Au lieu de dire : « Quand tu as fait cette tâche, tu as oublié de faire ABC » dites plutôt « Serais-tu d’accord pour que la prochaine fois que nous faisons cette tâche nous fassions aussi ABC ? ». Ajustez votre vocabulaire, et passez en mode ajout Pensez par exemple à utiliser plus souvent ET que, MAIS qui soustrait dans vos discussions avec les autres. Il est préférable de dire : « L’idée est bonne ET nous pourrions ajouter ABC à la solution » plutôt que : « L’idée est bonne, mais nous devrions ajouter ABC à la solution ». Reconnaissez l’amélioration Soyez reconnaissant lorsque vos collègues essaient de nouvelles choses même si le résultat n’est pas parfait. Cela montrera que vous avez apprécié le mouvement et pas seulement le résultat final. Il faut toujours prendre le temps de reconnaître le progrès fait en équipe, même s’il reste encore des améliorations à apporter. Prendre le temps de souligner ces améliorations vous assurera que le mouvement d’amélioration continue. Renforcez les comportements positifs Pensez à renforcer les comportements que vous appréciez grâce à des commentaires positifs. Si votre patron a bien préparé sa rencontre, dites-le-lui. Ou vous constatez que votre collègue a amélioré ou simplifié une façon de travailler, mentionnez que vous l’avez remarqué. Le plus important ? Le lâcher-prise ! Pour devenir plus « Optimaliste » que « Perfectionniste », l’astuce est de partager votre travail avec vos collègues dès la première ébauche même si elle est imparfaite. Il faut partager avant que votre travail ne soit trop avancé et donc peut-être davantage parfait selon vous, car plus vous attendez plus il sera difficile pour vos collègues de vous donner des commentaires et pour vous de les recevoir. Il est aussi beaucoup plus difficile d’ajouter quoi que ce soit à un premier jet trop complet et donc de stimuler la collaboration et le travail d’équipe. Alors, partagez le fruit de votre travail rapidement afin de permettre aux autres de contribuer et justement atteindre un état d’imperfection encore plus complet pour les besoins de votre équipe. Dans la vie, il est préférable de travailler sur des résultats concrets que sur des théories « parfaites » dans votre tête et auxquelles personne n’a accès. Vous voulez en savoir plus ? Vous avez envie de continuer votre réflexion sur le sujet de l’imperfection ? Allez lire le livre « L’apprentissage de l’imperfection » par Tal Ben-Shahar qui est le père de la notion d’optimalisme. Vous y trouverez plein de bonnes choses, comme cette citation : « La différence essentielle entre perfectionniste et optimaliste est que le premier refuse principalement la réalité, tandis que le second l’accepte. » Tal Ben-Shahar Conclusion En résumé, la clé c’est le temps ! Pour être un optimaliste il faut ajouter la composante temporelle au perfectionnisme. Vous savez que la perfection ultime n’existe pas. Il ne sert donc à rien de fantasmer dessus. Être imparfait vous permet de faire ressortir les améliorations qui ont été faites, et ce de façon positive même lorsque l’idéal n’est pas encore atteint. Être conscient de notre imperfection permet d’identifier les choses à ajouter pour stimuler le mouvement dans la bonne direction. Nous devrions collectivement changer ce culte de la perfection pour ce faire, nous pourrions commencer par de petites actions tous les jours envers nous-mêmes et nos collègues. Photo by Isabella and Zsa Fischer
Vivre le moment présent au travail
Comme je vous le mentionnais dans l’article de la semaine passée, apprendre à vivre le moment présent au travail est un bon moyen pour être heureux et éviter la charge mentale. Vivre le moment présent, c’est être attentif à ce que vous êtes en train de faire et non à ce que vous devez faire ou auriez dû faire. Si vous êtes un fidèle lecteur, vous savez que nous avons tous la capacité de voyager dans le temps. Le voyage dans le temps nous permet de visualiser nos futurs potentiels et d’apprendre de notre passé grâce à votre mémoire. Il faut néanmoins être attentif à ne pas laisser le futur et le passé envahir votre esprit, car ils pourraient vous empêcher de profiter de ce que peut offrir le présent ! Pour arriver à profiter du moment présent, il faut que vous définissiez vos périodes de voyage dans le temps, que cela soit en équipe, ou individuellement et que vous évitiez de faire plusieurs choses à la fois. Quelques astuces pour vivre le moment présent 1.Ne faire qu’une chose à la fois Combien de fois avez-vous participé à une réunion et pensé à autre chose pendant cette rencontre ? Et pire encore, il vous est probablement déjà arrivé de faire autre chose pendant une réunion, comme répondre à des courriels ou à des chats! Pourquoi avons-nous cette fâcheuse tendance à faire deux choses en même temps et à ne pas vivre pleinement le moment présent ? Connaissez-vous les effets secondaires de ne pas être dans le moment présent ? Rappelez-vous ce que vous ressentez lorsque votre ami regarde son téléphone pendant qu’il est avec vous ! C’est la même chose pour l’animateur de la réunion qui a pris le temps de se préparer et qui vous a invité, car il pense que ce qu’il a à dire peut être intéressant pour vous. C’est un manque de respect ! Sans oublier que vous pourriez passer à côté de détails importants pour vous ou encore laisser penser que ce qui est discuté lors de cette rencontre n’est pas important. L’exercice : 1 min pour y penser Pour éviter ce genre de dérapage, lorsque vous commencez une nouvelle tâche, comme une rencontre d’équipe, prenez une minute pour y penser. Prenez cette minute pour réfléchir à ce que vous voulez retirer de cette rencontre. Avez-vous des questions ? Avez-vous besoin d’une information ? Et avez-vous besoin de connecter avec vos collègues pour renforcer vos relations ? Voulez-vous stimuler et reconnaître le travail important de vos collègues ? Cet aspect est très important lorsque vous êtes manager, directeur, VP, alors s’il vous plait, ne faites pas 2 choses en même temps si vous tenez à valoriser le travail de votre équipe. Prendre 1 min pour se recentrer et identifier vos objectifs aide à vivre le moment présent et à en retirer le maximum. Conseils : Pour les plus audacieux, prenez cette minute en équipe. Faites une minute de silence tous ensemble pour penser à ce que vous voulez retirer de votre rencontre. Pour l’avoir déjà fait, je peux vous dire que c’est tout un défi de ne pas se sentir mal à l’aise, car il n’est pas usuel de prendre le temps de se recentrer. 2. Savoir reconnaître le voyage dans le temps et utiliser ses trésors Si lors d’une réunion vous remarquez qu’un de vos collègues semble plus agité que d’habitude, vous avez le sentiment que quelque chose le dérange. Il se peut que vous veniez de tomber sur ce que j’appelle un trésor. Ce trésor peut se traduire par une émotion d’anticipation, une frustration, une peur, une angoisse, un désespoir, une préoccupation… Votre collègue vient probablement de voyager dans le temps sans le savoir. Son instinct vient de s’exprimer par le biais d’une émotion. Il a revisité le passé et vu une tendance qui se répète et qui lui déplait ou la suite des évènements qu’il anticipe ne lui plaisent pas. Découvrir un trésor enfoui génère souvent une réaction qui peut être maladroite. Vous réalisez soudain que vous ne vous sentez pas bien. L’astuce est de faire une pause, et d’observer ce que vous venez de heurter. Lorsque votre instinct vous parle, écoutez-le, il y a souvent un trésor à faire ressortir. Lorsque vous ou votre collègue tombez sur un trésor, faites une pause, analysez l’émotion ressentie au moment présent afin de comprendre ce qui a déclenché cette réaction. Pour tirer le maximum de ce trésor, essayez de comprendre si vous avez voyagé dans le passé ou dans le futur. Êtes-vous plutôt inconfortable avec ce qui va arriver ou avec ce qui vient de se passer ? Grâce à cette question, vous revenez immédiatement dans le moment présent. Rappelez-vous que le futur n’est pas encore arrivé et que vous ne pouvez rien changer au passé. Alors, qu’en vous recentrant sur le moment présent vous avez encore le pouvoir de faire quelque chose de concret pour améliorer la situation. 3. Utiliser le temps au bon moment Vivre le moment présent ne veut pas dire de ne jamais penser au passé ni au futur. Vivre au moment présent veut dire que lorsque vous pensez au passé et au futur vous le faites de façon consciente. Vous savez qu’il n’est pas possible de revivre le passé ou de vivre immédiatement le futur, alors il ne sert à rien de le faire. Il faut savoir le faire au bon moment pour en retirer le maximum. Visualisez le futur au bon moment Visualiser le futur au bon moment revient à prendre le temps de s’organiser. Vous ne devez pas vous laisser envahir par l’angoisse d’un futur incertain. En visualisant le futur au bon moment cela vous permet de voir la suite des choses et d’identifier les actions que l’on doit faire prochainement afin d’influencer les probabilités que le futur que vous visez se réalise. L’astuce ici est simple. Planifiez dans votre calendrier des moments pour penser au futur. Et si vous ressentez une soudaine anxiété face au futur, mais que vous devez terminer ce que vous êtes en train de faire, notez ce besoin
Podcast #0025 – Comment trouver et développer des passions ?
Pas toujours facile de trouver et développer des passions, car on ne voit que le résultat final des passions des autres. Voici questions étapes pour vous aider à développer de nouvelles passions. « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – Comment identifier et développer des passions ? et voici la vidéo YouTube associée
Comment réduire sa charge mentale au travail ?
Le concept de charge mentale a été vraiment popularisé par la dessinatrice Emma en 2017 avec sa BD, « Il fallait demander » et par Amélie Châteauneuf dans son essai « Si nous sommes égaux, je suis la fée des dents ». Emma met en image des exemples de situations typiques de la vie quotidienne d’une maman qui sont vraiment excellents. Amélie, quant à elle, propose dans son ouvrage des pistes concrètes pour équilibrer la charge mentale à l’intérieur d’un couple. Ce n’est qu’en 2020 que le Larousse ajoute cette définition pour ce concept : « poids psychologique que fait peser (plus particulièrement sur les femmes) la gestion des tâches domestiques et éducatives, engendrant une fatigue physique et, surtout, psychique ». Ce concept de charge mentale est très intéressant, car il démontre bien qu’il y a dans notre quotidien une partie non visible à laquelle est attachée une responsabilité. Pourrions-nous appliquer ce concept au travail également ? L’épuisement au travail est un concept reconnu, et si l’une des solutions était de réduire la charge mentale afin de limiter les risques d’épuisement. Mais que doit-on faire pour diminuer notre charge mentale et améliorer notre qualité de vie en générale ? Qu’est-ce que la charge mentale au travail ? Commençons tout d’abord par reprendre les définitions des mots charge, mentale, et travail. Selon le Larousse, le mot charge signifie: « Ce qui pèse sur quelqu’un, un groupe, qui entraîne des responsabilités (morales, financières, etc.) », le mot mental : « Qui se passe exclusivement dans l’esprit, intérieurement, sans s’exprimer ou se manifester extérieurement » et le mot travail : « Activité de l’homme appliquée à la production, à la création, à l’entretien de quelque chose : Travail manuel, intellectuel. » La charge mentale au travail est donc constituée de tout élément qui vous pèse et qui est présent exclusivement dans votre esprit. Surtout concernant les tâches qui vous semblent indispensables pour accomplir les tâches dont vous êtes responsable dans votre travail. Pour diminuer cette charge, il faut trouver des astuces qui permettent de ne pas garder ces éléments à l’intérieur de votre tête, il faut les faire sortir. Voici quelques-unes de ces astuces qui vont vous aider à réduire votre charge mentale au travail. Comment réduire sa charge mentale au travail ? 1. Définir l’essentiel On apprend en développement de produit qu’il est important de bien définir le PMV — produit minimum viable. Pour le travail, c’est la même chose, vous devez définir vos responsabilités, définir ce qui est essentiel. Par exemple, devez-vous absolument rédiger un rapport complet tous les mois pour expliquer l’avancement de vos projets ou devriez-vous plutôt vous assurer que vos stakerholder et sponsors vous suivent dans l’avancement du projet ? Certains d’entre vous ressentent le besoin de pouvoir répondre à tout et en tout temps, mais est-ce essentiel ? Dire que votre dernier statut disponible date de quelques jours et que pour répondre au mieux à la question vous auriez besoin d’un peu de temps est une réponse valable aussi. Alors, avez-vous vraiment besoin de tout savoir, ou est-il préférable de savoir à qui poser les questions si besoin ? Demandez-vous cette semaine ce qui est vraiment essentiel dans votre travail ? Je vous invite, une fois encore, à jouer avec le temps et à étirer les périodes entre l’analyse et la communication. Jouez avec la vitesse, observez ce qui se passe lorsque vous prenez un peu de temps à répondre, vous constaterez que ralentir fait ressortir ce qui est essentiel. 2. Partager votre charge mentale Une fois la liste de vos essentiels définie, demandez-vous si certains aspects de cette charge ne devraient pas être partagés. Vous savez par exemple que développer une culture de confiance au sein de votre équipe aide votre équipe à être innovante et performante. Vous pourriez en tant que gestionnaire décider que cette charge vous revient et pourtant la culture est un aspect intangible du travail dans lequel tous les employés doivent être impliqués. La meilleure façon de partager votre charge mentale est de prendre le temps de discuter des différents sujets qui vous préoccupent en équipe. Cela va faciliter la mise en place d’une culture de confiance, puisque toute votre équipe constatera que vous n’hésitez pas à partager les sujets sur lesquels ils peuvent vous aider. 3. Développer des méthodes d’organisation en temps réel Quelles que soient vos méthodes d’organisation, vous devez vous assurer qu’elles vous permettent de vous organiser en temps réel. Encore une fois la clé c’est le temps et si vous voulez réduire votre charge mentale au travail, vous devez réduire, le plus rapidement possible, la liste des éléments qui sont exclusivement dans votre esprit. Dès que vous pensez à une tâche à faire, essayez directement de l’externaliser, arrangez-vous pour qu’elle ne soit plus exclusivement dans votre tête. Savez-vous comment gérer la nouvelle tâche qui vient de surgir ? Avez-vous une méthode qui vous permet de la classer immédiatement ? savez-vous comment faire pour ne pas l’oublier, mais en même temps vous permettre d’arrêter d’y penser ? Autrement dit, possédez-vous une méthode d’organisation en temps réel qui vous permette de sortir cette tâche de votre esprit ? Pour ma part, j’utilise mon calendrier, vous allez comprendre comment grâce à cette petite vidéo : 4. Vivre au moment présent Encore une fois, la clé c’est le temps. Il faut de la discipline pour être capable de vivre le moment présent, mais c’est aussi le meilleur moyen de réduire votre charge mentale au travail. Soyez toujours pleinement conscient et présent lorsque vous faites une tâche, surtout si cette tâche consiste à parler avec un collègue. Il faut savoir reconnaître lorsque vous faites des voyages dans le temps sans vous en rendre compte. Vous êtes d’accord avec moi que planifier le futur ou apprendre de votre passé ne devrait pas provoquer d’émotion négative si c’est la tâche que vous avez planifié de faire dans le moment présent. Donc, si vous ressentez de l’anxiété ou des remords c’est que vous avez probablement voyagé dans le temps, inconsciemment. Votre esprit a quitté le moment présent pour se rendre dans le futur ou le passé sans que vous ayez pris la décision de
Comment s’assurer d’embaucher la bonne personne ?
Vous le savez probablement, mais une des tâches du manager consiste à identifier et approuver les nouvelles embauches. Si vous ne l’avez jamais fait auparavant, vous constaterez que malheureusement cette tâche ne vient pas souvent avec un manuel d’instruction. Il semble en plus que la Pandémie mondiale ait augmenté les mouvements de personnel, donc il est de plus en plus inévitable de devoir embaucher et reconstruire son équipe. L’embauche peut venir de plusieurs facteurs, elle peut être la conséquence du départ d’un collègue par exemple. Cette situation n’est jamais facile, car cela impacte la dynamique de l’équipe et peut perturber tout le monde que vous le vouliez ou non. Mais vous pouvez décider de voir cette embauche comme une opportunité de réaligner les compétences de votre équipe. Car, à moins d’un poste syndiqué, vous pouvez profiter de ce départ pour modifier la description de poste au besoin. Une autre raison de devoir embaucher peut être le besoin de faire grandir votre équipe, à cause de la croissance rapide de votre entreprise, ce qui est un beau problème. Quelle que soit la raison, vous allez devoir continuer à développer votre équipe afin qu’elle puisse relever les défis de demain. Embaucher est donc une tâche essentielle du gestionnaire. Encore une fois la clé c’est le temps, et ce même pour les embauches. Il faut penser au futur de votre équipe et vous assurer que vous avez une équipe en mesure de répondre aux besoins à venir. Pour savoir savoir quel type de personne vous devez embaucher, il y existe plusieurs éléments à prendre en considération. Les éléments pour réussir son embauche 1. Visualiser le futur L’objectif ici est dans un premier temps de déterminer le profil dont vous avez besoin et ensuite de s’assurer que la personne embauchée sera compétente à tous les stades de l’évolution de l’équipe même dans le futur. La technique que je préconise pour visualiser le futur est d’utiliser la ligne du temps (passé, présent, futur) et les paramètres de la longueur d’onde – Fréquence et Vitesse. Les paramètres de la ligne du temps – passé/présent/futur pour embaucher Passé et présent Vous manque-t-il des compétences dans votre équipe actuelle ? Manquez-vous de capacité ? Avez-vous par le passé souvent eu recours à des consultants externes ? Si c’est le cas quel genre de profil vous manque-t-il, est-ce qu’il serait important d’avoir cette expertise au sein de votre équipe ? Le futur – regarder les objectifs Être en mesure de soutenir les différentes étapes de maturité de votre business. Vous devez pouvoir envisager la façon dont votre équipe va supporter l’évolution de votre entreprise. Par exemple, est-ce que votre entreprise est en croissance au niveau des ventes ? Cela va-t-il vous obliger à être plus rapide ? Cela pourrait déboucher sur une transition digitale ? Avez-vous des membres de votre équipe qui pourraient supporter cette transition ? Il se peut que les produits développés à ce jour ne demandent quasiment pas un support de développement technique, mais que la croissance de l’entreprise vous pousse à développer une équipe d’innovation et de développement de nouveaux produits. Avez-vous des personnes dans votre équipe capables de faire ce genre de tâches ? Ou si une autre équipe dans votre entreprise développe de nouveaux produits, peut-être votre équipe devra-t-elle soutenir la ligne de production ? Les paramètres de la longueur d’onde – Fréquence et Vitesse Fréquence – Intérêts Si vous devez engager une nouvelle personne, n’oubliez pas de penser aussi aux aspirations de développement personnel de votre équipe, assurez-vous de connaitre les aspirations des membres de votre équipe. Idéalement vous devriez savoir les compétences qu’aimerait développer chacun des membres de votre équipe. Selon les intérêts de chacun, vous n’engagerez pas le même genre de personne. Il est conseillé d’embaucher une personne qui a des intérêts complémentaires. Avoir des employés avec des aspirations et des compétences différentes vous offrira beaucoup plus d’options quant à l’organisation et l’évolution de votre équipe par la suite. Vitesse – Volume de travail, Pour savoir si vous devez engager une personne supplémentaire, observer les tendances au niveau du volume et du type de travail demandé à votre équipe dans le passé. En fonction de cette tendance, vous verrez qui est débordé et donc qui a besoin d’aide. Parlez à cette personne et demandez-lui ce qu’elle pourrait déléguer, cela vous permettra de définir une nouvelle description de poste. Après avoir réfléchi à ces deux critères, vous pourrez plus facilement identifier le type de poste qui manque dans votre équipe. Si l’embauche découle du départ d’un employé, faites attention de ne pas tomber dans le piège de rechercher immédiatement la copie de la personne qui vous a quitté, ou d’engager trop de personnes semblables si vous êtes en croissance. Et ce n’est pas parce que vous devez aller 2x plus vite que vous avez besoin de 2x plus de monde, engager des personnes qui sont capables d’automatiser des processus pourrait s’avérer plus intéressant par exemple. 2. Le « mindset » de développement Puisqu’il est assez rare que les besoins d’aujourd’hui soient les mêmes que les besoins de demain, il est important lors de l’embauche d’identifier la quantité de mouvement disponible de la personne recrutée. Idéalement, votre équipe doit avoir un bon ratio de personnes qui ont envie de se développer et d’évoluer. Cela devrait également vous permettre d’avoir une équipe plus stable dans le temps, avec moins de roulement. 3. L’alignement entre la passion avec les besoins de l’équipe Pour accomplir un travail, il faut de l’énergie. »Le travail d’une force est l’énergie fournie par cette force lorsque son point d’application se déplace ». Il n’existe rien de pire pour l’énergie que de faire des choses qui ne vous motivent ou ne vous passionnent pas et l’énergie est pourtant un paramètre important au travail. Lors de l’entretien d’embauche, vous devez poser des questions vous permettant de définir le niveau de passion et de motivation de la personne quant au poste que vous lui offrez. Et de votre côté, vous devez vous assurer que le poste soit motivant, avec assez de défi pour que la personne recrutée ne s’ennuie