Savoir gérer son temps est une chose, mais ce qu’il faut savoir faire aussi, c’est prioriser. Certains pourraient considérer que c’est jouer sur les mots, mais parfois jouer sur les mots peut vous aider à trouver de nouvelles pistes de solutions. Il faut savoir que prioriser est la première étape incontournable pour gérer son temps. Il ne faut pas penser que seules les urgences sont importantes et prioritaires, les actions qui font avancer nos priorités sur le long terme sont importantes aussi. Si, par exemple, vous souhaitez faire l’acquisition d’une entreprise, contacter cette entreprise pour créer une relation d’affaires devient une priorité, même si vous n’en ressentez pas l’urgence pour le moment. Alors, comment savoir prioriser ?
Que signifie prioriser ?
Prioriser c’est définir ce qu’il est important de faire en premier au moment présent. D’ailleurs, le Larousse définit le mot priorisé comme suit : « Accorder une importance préférentielle à quelque chose ou à quelqu’un ». Par conséquent, pour être en mesure de prioriser, il faut tout d’abord définir une liste des choses à faire pour pouvoir ensuite les ordonner selon vos préférences.
Mais quels sont les critères qui vous permettent d’ordonner votre liste des choses à faire ?
Comment prioriser ?
Pour être en mesure de prioriser, il faut :
- Une liste de tâches/d’actions,
- Une liste des critères de préférence,
Ce n’est plus un secret, la clé c’est le temps, donc lorsque vous priorisez vos listes de tâches, vous devrez utiliser les différentes échelles de temps telles que :
- La journée
- La semaine
- Le mois
- Le trimestre
- L’année
- Une échelle encore plus grande (trois ans, une décennie…)
Vous aurez aussi développé des méthodes permettant de créer une liste de priorités en mode continue.
Cette capacité de prioriser à des échelles différentes vous permettra d’identifier ce que vous devez faire, aujourd’hui, cette semaine, ce mois-ci et cette année afin d’atteindre vos objectifs qu’ils soient à court, moyen et long terme.
La règle des 5 doigts
La règle des 5 doigts est assez simple à comprendre. Idéalement vous ne devez avoir qu’un maximum de 5 priorités, soit une pour chaque doigt de la main. L’astuce ici est d’avoir 5 priorités par niveau d’échelle du temps. Pour créer une liste d’activités qui se renouvelle continuellement et vous permet d’atteindre vos objectifs sur le long terme, vous devez utiliser la ligne du temps. Cela vous permet d’avoir une vision du futur. En vous déplaçant dans le temps, cela vous permet de créer votre liste détaillée et prioritaire de la journée, et ce en considérant l’ensemble des aspects à plus long terme comme la vision, la mission, les objectifs.
1. Connaître la mission et la vision de votre département
Si vous repensez à votre mission, qu’aimeriez-vous avoir atteint ou fait dans quelques années ? Si vous n’arrivez pas à vous projeter aussi loin, ce n’est pas un problème, arrêtez-vous aux prochains mois. L’important est d’avoir une certaine période de temps en avant de vous.
- La mission se définit comme ce que votre département fait au présent pour faire satisfaire vos clients.
- La vision se définit comme le futur idéal de votre département.
Si vous n’avez pas encore défini la mission et la vision de votre département, voici un article qui vous aidera à le faire.
2. Définir vos objectifs
Une fois votre mission et votre vision définies, pensez aux objectifs que vous souhaitez atteindre. Vous pouvez les définir à l’interne, mais il arrive aussi parfois qu’ils découlent d’éléments extérieurs. Recensez tous les objectifs et définissez à quel moment chaque objectif doit être atteint. Garder vos objectifs en tête vous permet de définir les étapes nécessaires pour les atteindre. Un bon objectif se défini grâce à 3 notions, soient la qualité, les ressources et l’échéance. (Autrement nommés dans les termes du voyageur du temps : fréquence, énergie et vitesse. Ces 3 notions sont aussi les paramètres d’ajustement de la longueur d’onde)
Si vous rencontrez de la difficulté à déterminer vos objectifs, je vous partage quelques articles qui devraient vous faciliter la tâche :
3. Faire un plan dans le temps
Maintenant que votre vision, votre mission et vos objectifs sont clairs, vous devez penser aux étapes nécessaires pour atteindre vos objectifs. C’est ce qui constitue le plan. Cet aspect est essentiel si vous souhaitez être proactif et non principalement réactif donc toujours à la dernière minute. Pour créer un plan efficace, vous devrez commencer par identifier les grandes étapes pour ensuite les détailler individuellement en étapes plus petites. Il n’est pas nécessaire de détailler les étapes de l’année à venir au complet. Il est même fortement conseillé de commencer par une échelle de temps plus courte.
En développement de produits logiciel par exemple, on aime bien appeler le niveau de détail plus granulaire des « sprints ». En général, le niveau de détail doit être lié à l’échelle du temps en jeu. Plus l’objectif est loin, moins les détails seront nécessaires pour comprendre les éléments à faire aujourd’hui. Plus l’objectif est à court terme, plus vous devrez détailler les tâches pour y arriver. Mais il reste important d’avoir une vue d’ensemble des objectifs, car cela vous permet d’identifier les éléments que vous devez faire aujourd’hui pour atteindre vos objectifs à plus long terme.
Voici un article qui vous aidera à créer des plans en équipe
4. Détailler les prochains jours et ajuster
Maintenant que vous avez un plan des étapes, une liste d’objectifs, vous devez organiser votre semaine. C’est là que vous identifiez les 5 priorités de la règle des 5 doigts. Pour ma part, je prépare ma semaine à venir le vendredi en fin de journée. Je prends le temps d’analyser les résultats de la semaine qui vient de passer. Cette analyse consiste à :
- Identifier ce qui a été complété dans la semaine,
- Vérifier s’il y a eu des changements au niveau de la mission, de la vision et des objectifs. Bien souvent, la mission et la vision ne changent pas, mais il peut y avoir un ajout d’objectifs.
- Avec votre nouveau plan, vous pourrez déterminer les étapes détaillées de la semaine et identifiez les 5 priorités de votre semaine. Vous pouvez vous faciliter la tâche en suivant mon guide de distribution du temps .
- Ajouter ces 5 priorités dans mon agenda du lundi matin afin d’être prête à débuter la semaine.
Note : Cette technique ne se limite pas à la vie professionnelle, pour ma part, je fais la même chose avec mes projets personnels.
Conclusion
Pour bien gérer son temps, il faut apprendre à prioriser. Et pour prioriser, il faut savoir regarder notre ligne du temps afin de prioriser en fonction de vos besoins et de vos attentes personnels. Au final, l’action de prioriser consiste à appliquer vos préférences sur une liste actions à faire, et ce tous les jours.
5 Comments
Bonjour Isabelle,
J’aime beaucoup le schéma qui illustre le plan, la mission et la vision puis les objectifs et la liste détaillée, ça rend la chose très compréhensible. Je suis pour ma part en grande réflexion dans mon organisation et j’avais utilisé d’autres outils comme la méthode des gros cailloux et la matrice d’Eisenhower.
Merci pour cette mine d’informations que tu as partagée et les références à tes autres articles car je vais pouvoir faire encore quelques ajustements !
Excellente méthode bien détaillée. Comme vous le dites si bien, la clé c’est le temps alors je propose aussi de le prendre. C’est-à-dire de ralentir et apprendre à être plus patient. Pour cela, nous pouvons ne nous concentrer sur une seule tâche à la fois et la terminer avant de passer à la suivante. Un bon moyen de ne pas se disperser et avancer surement.
Comme je suis d’accord avec toi : tout est une question de priorités ! Ce qui compte c’est de faire les choses importantes en temps et en heure, et de s’assurer que ce qui est incontournable et qui conditionne le moment où tout est fini (ce qui se trouve dans « le chemin critique », dit-on en gestion de projet, mon ancien métier) sera fait sans qu’un grain de sable dans les rouages mette tout par terre.
Je ne connaissais pas la règle des 5 doigts, pour moi 3 niveaux de priorités étaient suffisants car j’utilisais en plus la matrice d’Eisenhower. Cette matrice me sert aujourd’hui toujours pour mes tâches personnelles, et je la conseille souvent lors de mes consultations de naturopathie pour éviter à mes consultantes de glisser vers le burnout. Et comme en faire toujours plus et se sentir débordée parfois arrive souvent aux femmes, j’ai même dédié un article à la matrice d’Eisenhower sur mon blog !
Merci pour tes conseils ! 🙂