Pour une équipe performante, priorisez les relations humaines
Tout leader cherche à ce que son équipe soit la plus performante possible. Il existe plusieurs manières de stimuler la performance, et je vous en partager régulièrement quelques-unes sur ce blogue. Mais à cause de la pandémie, de la pénurie de main-d’œuvre et du sentiment de déconnexion que génère le télétravail, la stabilité de vos équipes tout comme leur rendement sont mis à mal. C’est pourquoi il est important, maintenant plus que jamais, de favoriser les relations humaines dans votre équipe, car cela favorisera la rétention. Et vous savez à quel point il peut être difficile pour le moral et la performance d’une équipe de perdre régulièrement des coéquipiers. Voici donc quelques pistes qui devraient vous aider à créer de belles relations dans votre équipe. Ne parlez pas que de travail Pour limiter l’impact des éléments dont je parlais plus haut (pandémie, pénurie et déconnexion), penser à parler de sujets non liés au travail avec votre équipe. Évitez de penser que les meilleures équipes sont celles qui travaillent tout le temps. Au contraire, les équipes les plus efficaces sont celles qui peuvent aisément parler des vrais problèmes. Pour pouvoir parler facilement des vrais problèmes, il faut établir une relation plus profonde avec notre interlocuteur. Il ne faut pas hésiter à parler de vos passions. Si vous pensez que vous n’en avez pas et que vous voulez remédier à cela, allez lire cet article. Comment identifier et développer des passions ? Pour ma part, ma passion pour le brassage de la bière à la maison est un sujet qui me permet de connecter facilement avec les membres de mes équipes. Pensez à des sujets tels que le sport, vos dernières lectures, les séries, le cinéma, la cuisine, la danse, les voyages, la musique, la famille… Vous allez permettre aux membres de votre équipe de se trouver des intérêts communs et donc de se connecter de manière authentique. Ce qui peut se traduire par une dynamique plus riche et parfois même par de nouvelles amitiés. Attention aux jugements Il y a plusieurs années lors d’une formation sur la diversité, qui m’a marqué, j’ai réalisé que je portais malheureusement moi aussi des jugements qui pouvaient nuire ! Je pensais au départ que cette formation obligatoire n’était pas pour moi, car je sais que je n’ai aucun problème avec la diversité. J’accepte et je respecte tout le monde. Mais j’ai compris grâce à cette formation que l’acceptation de la différence ne suffit pas. Il faut aussi être vigilant quant au regard que vous posez sur une personne dont vous doutez de sa capacité à réussir. Ce regard peut nuire à cette personne et même au regard que les autres posent sur cette personne. Plus vous faites confiance à cette personne et à ses capacités à réussir plus elle pourra nous surprendre. La diversité implique aussi de ne pas juger la capacité des autres à faire un travail de qualité. Laissez vos biais de côté et laissez-vous surprendre. Valorisez aussi les erreurs Un bon leader doit savoir accepter et même valoriser les erreurs. Pour être performant, il faut savoir prendre des risques. Plus vous prenez de risques plus il y a de risque d’erreurs, mais il ne faut pas voir cela de façon négative ! Stimulez continuellement le développement et l’apprentissage, soyez ouvert d’esprit et encouragez votre équipe à essayer et découvrir de nouvelles choses. Il faut faire des erreurs pour apprendre et se développer. Faites une norme de la positivité Créez une culture dans laquelle il est normal d’exprimer son appréciation. Comme dans un mariage, il faut respecter le ratio positif vs négatif. Le « rapport magique » est de 5 pour 1. Cela signifie que pour chaque interaction négative, un mariage stable et heureux aura cinq (ou plus) interactions positives selon le chercheur en relations John Gottman. La reconnaissance donne, à la personne qui la reçoit, de l’énergie et de la motivation. Prenez donc le temps de souligner les bonnes actions et les bons coups de votre équipe. Ce genre de reconnaissance est souvent plus puissante que la reconnaissance financière, il faut donc encourager la reconnaissance sous toutes ses formes. N’oubliez pas aussi que la reconnaissance ne doit pas seulement venir d’en haut. Prendre le temps de reconnaître le travail de vos collègues et de votre gestionnaire est important aussi, ils en ont besoin eux aussi. Si vous appréciez votre patron et que vous voulez le garder, dites-lui ce que vous aimez dans sa façon de guider et motiver l’équipe. Accueillez les trésors En règle générale, il faut privilégier l’authenticité dans votre équipe. Il est important de créer un environnement dans lequel tous les membres de cette équipe se sentent assez à l’aise pour exprimer franchement leurs émotions qu’elles soient positives ou négatives. Rappelez à votre équipe qu’une émotion, quelle qu’elle soit, est un trésor qui aide l’équipe à s’améliorer et qu’il ne faut donc surtout pas hésiter à l’exprimer. Bien souvent, ces émotions sont liées à une anticipation du futur et elles vous aident à identifier les risques et à agir. Prenez soin de vous Votre équipe est importante, prenez soin d’elle, que vous soyez manager ou non. Le nombre d’heures dédiées au travail fait que vos collègues sont partie intégrante de votre vie. Alors, prenez soin les uns des autres. Et comme pour les masques à oxygène en avion, commencez par prendre soin de vous pour pouvoir prendre soin des autres. Si vous êtes stressés, n’hésitez pas à prendre des pauses et à faire de la méditation. Le fait de bien gérer votre stress vous évitera aussi de le déverser occasionnellement sur les autres. Photo by Austin Distel on Unsplash
Connaissez-vous vos biais naturels en gestion d’équipe ?
Choisir le bon angle d’attaque pour aider votre équipe à atteindre ses objectifs n’est pas toujours facile encore plus avec les biais naturels que nous avons et qui influencent nos décisions. Ces biais sont issus de votre personnalité, de vos valeurs, de vos capacités, de votre expérience. Malgré ces biais, il ne faut pas oublier de prendre en considération les besoins et les préférences de votre équipe, la culture de votre entreprise et celle de votre industrie. Avez-vous déjà réfléchi à vos tendances naturelles ? Connaissez-vous vos biais ? Tout le monde a des biais, mais les connaitre peut vous aider à être mieux dans votre emploi. Voici notamment des dualités que vous rencontrerez dans un poste de gestionnaire et les approches que vous pourrez favoriser selon la situation dans laquelle vous vous trouverez. Les différentes dualités La transparence ou la confidentialité Le défi de cette dualité est de déterminer le niveau de transparence et de confidentialité que vous voulez partager avec votre équipe. Êtes-vous plutôt de type transparent ou secret ? Prenez-vous le temps de réfléchir aux informations qu’il serait bénéfique de partager avec votre équipe et aux avantages que cela pourrait avoir ? Suivez-vous plutôt la règle du « need-to-know basis » c’est-à-dire que vous ne leur communiquez que les faits qu’ils doivent savoir au moment où ils doivent les savoir, et rien de plus ? Si vous optez pour la transparence, cela vous amènera à partager des aspects tels que : Votre vulnérabilité et vos limites dans le projet ; Les éléments pris en compte et la logique derrière chaque prise de décision importante ; Les détails pertinents pour votre équipe, comme la position de l’entreprise et de l’industrie sur certains sujets, l’avancement des travaux ou même les réalisations des autres équipes. Il est toutefois impossible de tout partager, car certaines informations peuvent être confidentielles. Vous devez donc évaluer ce que vous pouvez dire pour être le plus transparent possible sans mettre en péril le projet ou sa confidentialité. Être transparent sur votre propre vulnérabilité peut être déstabilisant, mais ce type de partage peut être très bénéfique et favoriser un climat de confiance. Si vous n’êtes pas convaincu que la transparence soit une bonne option, vous pouvez découvrir tous ses avantages dans l’article suivant : comment être un gestionnaire transparent ? Collaborer ou imposer Lors de vos interactions avec votre équipe, quel type de collaboration préférez-vous le plus souvent ? Lorsque vous définissez des objectifs ou la structure de votre équipe, travaillez-vous généralement seul ou avec les membres de l’équipe ? Et lorsque vous prenez des décisions, identifiez une solution, ou définissez les responsabilités, comment fonctionnez-vous ? Êtes-vous plutôt du genre à : Écoutez le point de vue des membres de l’équipe pour ensuite concevoir vous-même la solution ? Travaillez avec votre équipe sur une solution, mais vous prenez la décision finale ? Laissez toute la liberté à votre équipe ? En tant que gestionnaire, il vous revient bien évidemment de choisir l’approche que vous souhaitez mettre en place. Et vous n’allez pas forcément choisir la même approche dans toutes les situations. Elle peut être différente et évoluer selon le type de projet, le degré de maturité de votre équipe, votre niveau de responsabilité ou la taille de votre équipe. Mais l’équipe doit néanmoins ressentir qu’elle est impliquée et écoutée, le plus possible, afin de rester motivée. L’analyse ou l’intuition Lors du lancement d’un projet, ou même au cours des projets, préférez-vous utiliser votre intuition ou plutôt procéder à une longue analyse avant de vous lancer ? Êtes-vous du genre à : Demander régulièrement à votre équipe de longs rapports avec beaucoup de détails avant de prendre des décisions ? Avoir besoin d’une justification détaillée pour chaque décision prise par les membres de votre équipe ? Faire confiance à votre instinct ou à celui des autres ? Selon les situations, l’analyse peut, ou non, être nécessaire. Cela dépend de l’enjeu, des risques encourus, de vos incertitudes et de l’effet que peut avoir votre décision sur les résultats. Quelle que soit la dualité, c’est vous qui prenez la décision finale puisque vous êtes le gestionnaire. Mais que vous décidiez de suivre votre instinct malgré l’évaluation effectuée ou les recommandations de votre équipe, ou que vous décidiez de ne prendre aucune décision sans avoir évalué toutes les données, rappelez-vous qu’en gestion, le risque zéro n’existe pas. Aucune solution n’est parfaite. Dans le cas de cette dualité, vous devrez parfois vous fier à votre instinct et parfois vous appuyer sur de solides analyses. L’organisation ou l’improvisation Dans la même lignée que la dualité précédente, avez-vous tendance à être organisé ou êtes-vous plutôt du genre à laisser place à l’improvisation dans la gestion de vos projets ou dans la prise de décision ? Vous êtes plutôt organisé si vous : êtes structuré dans votre travail, par exemple vous établissez des systèmes, des processus et des procédures ; fixez des objectifs qui incluent des échéanciers et des budgets ; possédez un agenda et une liste des choses à faire ; établissez un plan de communication. Vous êtes plutôt du type à improviser si vous : avez peu ou pas de structure dans votre travail ; suivez peu ou pas la structure et le plan que vous avez développés, bien que vous ayez mis tout en place pour vous organiser ; suivez votre humeur du moment pour décider de la prochaine étape. Comme pour toutes les dualités, rien n’est jamais tout noir ou tout blanc. Il n’y a pas de profil meilleur que l’autre, être entre les deux peut même être intéressant. Si vous avez envie d’apprendre comment utiliser le meilleur des deux mondes et développer une méthode de travail hybride (organisée ou improvisée), allez lire l’article Choisir entre l’improvisation et la planification. L’aspect humain ou l’aspect financier Pour finir, lors de vos prises de décision ou au cours d’un projet, favorisez-vous plutôt l’aspect humain ou le retour sur investissement ? Vous priorisez les personnes si vous : considérez les besoins et le bien-être de votre équipe dans vos prises de décision plutôt que d’attendre qu’ils acceptent la situation et s’adaptent ; prenez le temps de savoir ce que votre équipe veut. Connaissez-vous les besoins en développement
Podcast #0028 – 8 astuces infaillibles pour s’organiser
8 astuces infaillibles pour s’organiser et gagner du temps. 1. Ralentir 2. Règles des 2 minutes 3. Utiliser un seul outil pour prendre des notes 4. Ajouter les liens de vos documents directement dans vos notes de tâches 5. S’organiser en fonction de son énergie moyenne 6. Ayez toujours un lien de tâche extra si vous avez plus de temps et d’énergie disponible 7. Se connaître 8. et pivoter votre mindset « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil et voici la vidéo YouTube associée
Le courage au travail : une compétence essentielle (et sous-estimée)
Qu’est-ce que le courage au travail ? Le courage au travail, c’est la capacité d’agir selon ses valeurs, même quand c’est difficile ou risqué. Il permet de faire avancer les choses, de contester ce qui freine, et de poser des actions alignées malgré l’incertitude ou les résistances. Comment développer son courage au travail sans prendre de risques inutiles ? Pourquoi parle-t-on si peu du courage au travail ? Avez-vous déjà été en désaccord avec un collègue ou avec votre patron ? Avez-vous déjà estimé que votre entreprise devrait être plus engagée dans le développement de ses équipes ? Ou encore que les salaires et les avantages ne sont pas adéquats et qu’il serait facile d’améliorer la situation ? Vous est-il déjà arrivé de devoir une décision qui, vous le savez, ne plaira pas à la majorité ? Toutes ces situations nécessitent du courage, c’est ce qui vous permettra d’influencer l’évolution des choses. Donc le courage c’est une qualité recherchée en milieu de travail — et pas seulement au niveau des gestionnaires et des managers. Le courage : une vraie compétence, pas un trait de caractère Le courage doit donc être considéré comme une réelle compétence. Malheureusement, faire preuve de courage implique aussi des risques. Ces risques peuvent avoir un impact sur votre réputation, votre statut social, votre place dans l’entreprise, ils peuvent même vous faire « tabletter ». Alors, pourquoi prendre tous ces risques ? Choisir d’être courageux, c’est choisir d’agir pour s’aligner avec vos valeurs et améliorer la situation pour vous et vos collègues. Mais il est possible d’être courageux tout en limitant les risques. Le courage, c’est quoi exactement ? La définition du courage selon le Larousse est : fermeté, force de caractère qui permet d’affronter le danger, la souffrance, les revers, les circonstances difficiles ; ardeur mise à entreprendre une tâche, ou encore force, énergie et envie de faire une action quelconque, dont la bravoure suscite l’admiration. Par conséquent, le courage est lié à l’énergie, la force, d’entreprendre une tâche difficile. Vous faites preuve de courage lorsque : Vous vous poussez à entreprendre quelque chose même si c’est difficile, Les échecs ne vous empêchent pas de vous relever, Les commentaires désobligeants ne vous empêchent pas d’entreprendre, L’opposition de point de vue et d’opinion ne vous freine pas et vous fait même évoluer, Vous prenez des décisions dans l’incertitude, Vous persistez sans abandonner devant les défis, Les avantages de développer son courage professionnel Le courage a la capacité de nous donner une perspective différente du pouvoir au travail. Plus vous allez développer votre courage, plus vous constaterez qu’il vous est possible de prendre en charge de gros dossiers et d’avoir un impact important. En prenant des risques et en étant courageux, vous apprenez, avec le temps, qu’il est possible de changer les choses importantes pour le bien de votre équipe ! Le courage vous permettra de tester de nouvelles méthodes, sans attendre qu’elles soient parfaites pour commencer. Il vous permettra aussi de prendre des décisions même quand tous les éléments ne sont pas disponibles. Bref, il vous aidera à avancer, même quand les conditions ne sont pas idéales. D’ailleurs, si vous avez envie de développer vos capacités à prendre des décisions au bon moment voici un article sur le sujet : comment prendre des décisions au bon moment ? En d’autres termes, en développant votre courage au travail, vous serez plus heureux et vous aurez davantage d’impacts positifs. Oui, le courage, ça s’apprend Il faut d’abord réaliser que le courage est une qualité qui se développe. Aujourd’hui, je suis en mesure de prendre plus de risques et je suis beaucoup plus courageuse qu’au début de ma carrière. Grâce à l’expérience et aux tentatives échouées, j’ai désormais trouvé des approches qui m’aident à influencer et à prendre des décisions difficiles. D’ailleurs, selon Jim Detert, auteur du livre Choosing Courage : The Everyday Guide to Being Brave at Work, le courage est une vertu qui se développe avec la pratique. Grâce à une bonne approche et une bonne attitude, il est possible de se perfectionner — comme pour toute compétence. 4 étapes pour développer votre courage 1. Savoir détecter ce qui est important Prenez d’abord le temps de vous connaître. Identifiez ce qui est important pour vous et qui n’est peut-être pas respecté en ce moment, comme les heures de travail, le respect du travail des autres, le fait de travailler dans un environnement positif et non basé sur la peur… Définissez ce que vous aimez et ce que vous recherchez dans votre travail ? Identifiez le delta. Évaluez les types de tâches, L’efficacité de vos méthodes, Le temps passé par tâche, Les émotions que vous vivez au travail, Souhaiteriez-vous que les choses soient différentes ? Pensez à l’impact de ces situations sur les performances, votre bien-être et celui de vos collègues. Une fois les écarts identifiés : Articulez votre constat, écrivez-le et partagez-le avec votre réseau de confiance. Vérifiez avec vos proches si vos attentes sont réalistes. Remettez vos attentes en question pour mieux identifier la première action concrète à poser. 2. Choisir le bon moment pour agir La clé, c’est aussi le timing. Même une excellente idée peut mal tourner si elle arrive trop tôt ou trop vite. Est-ce le bon moment ? Faut-il en parler à une personne clé ou à un groupe ? Qui pourrait vous soutenir dans ce changement ? 3. Savoir déterminer si c’est trop risqué Attention aux vaches sacrées : certaines règles sont taboues. Évaluez l’écosystème autour de votre idée : êtes-vous seul·e ou en chambre d’écho ? 💡 Astuce : respectez la théorie MAYA — Most Advanced Yet Acceptable. Pour en savoir plus allez lire mon article dans le magazine Gestion du MEC Montréal – Le changement dans la continuité pour éviter le chaos 4. Reconnaître quand il faut reculer (et changer d’approche) Le courage, ce n’est pas l’acharnement. Si vos efforts vous nuisent ou sont mal perçus, faites une pause. Analysez la résistance. Est-ce une question de moment, de méthode ou de cible
Télétravail – Astuces pour prendre soin de soi
Avez-vous remarqué l’impact du télétravail dans votre vie professionnelle ? Avez-vous ressenti des changements dans votre corps, dans votre niveau de stress, dans votre niveau d’énergie depuis que vous êtes en télétravail? Le fait de ne plus avoir besoin de se déplacer pour aller travailler fait-il que vous commencez vos journées plus tôt et que vous les finissez plus tard ? Et comme gestionnaire, avez-vous le sentiment de passer vos journées en réunion et de n’avoir que vos soirs ou vos weekends avancer vos dossiers ? Il est indéniable que la charge de travail à augmenter depuis le début de la pandémie, les modes de communication sont différents et demandent plus de temps. Il ne vous arrive plus de régler les petits dossiers faciles à la machine à café. C’était bien plus facile et rapide lorsque vous étiez au bureau de parler à un collègue alors que le télétravail vous oblige à organiser une rencontre pour discuter avec lui. À cause du télétravail, nous sommes davantage devant vos écrans, finis le temps où vous pouviez vous rendre à votre prochaine réunion sans votre ordinateur et où vous marchiez entre les réunions pour vous aller d’une salle à l’autre. Le fait de croiser des collègues entre ces différentes rencontres donnait de l’énergie. Le télétravail empêche toutes ces situations, vous passez d’un lien Zoom ou Teams à un autre pour vous assister à vos différentes rencontres tout en restant assis sur votre chaise. Mais même si cela n’est pas facile, je vais vous partager mes astuces pour continuer de bouger et d’interagir avec les autres. La santé et le télétravail Le télétravail génère trois défis majeurs : Une plus grande sédentarité, L’utilisation prolongée de vos écrans d’ordinateur, Le manque d’interaction humaine directe Aujourd’hui plus que jamais, il peut vous arriver de rester assis toute une journée puisque les réunions peuvent se suivre sans aucune pause entre les appels. Pour briser la sédentarité Ajoutez 2x – 30 min de marche ou de vélo à votre journée. Idéalement, essayez d’organiser ces 30 min entre vos rencontres, voyez-les comme le temps que vous auriez dû prendre pour vous rendre au bureau si vous n’étiez pas en télétravail. Pendant que vous marchez, faites de la méditation ou écoutez un livre audio, et si vous souhaitez joindre l’utile à l’agréable vous pouvez choisir d’écouter un livre qui parle de gestion de projet, de management ou de développement personnel. Pendant votre heure de lunch, sortez Aller faire vos courses, Aller vous chercher un café. Écourtez vos rencontres de 5-10 min. Profitez de ces 5 à 10 min pour faire des étirements, ou encore faire du yoga de bureau Pour toutes les rencontres qui ne nécessitent pas votre intervention, Éteignez votre caméra et allez marcher, ou faites des étirements Personnellement, j’adore profiter d’une journée ensoleillée pour aller marcher ou encore m’asseoir par terre pour faire mes étirements Si les règles sanitaires le permettent et que vous avez des collègues qui vivent dans votre quartier, faites vos rencontres face à face avec eux en marchant ou dans un parc. Note : Pour ceux qui habitent Montréal, vous savez qu’il y a beaucoup de parcs, profitez-en, vous pourriez même peut-être me croiser sur le Mont-Royal. Pour briser l’effet des ordinateurs Ajustez le niveau d’intensité de la lumière bleue de votre ordinateur. Je dois vous avouer que depuis 1 an mes écrans sont jaunes, et cela me fait vraiment du bien. Si vous le pouvez, basculez vos applications sur fond noir (Dark mode). Prenez le temps de regarder au loin régulièrement, assurez-vous que vos yeux se focalisent à une autre distance que la distance de vos écrans, et ce régulièrement. Utilisez des applications de lecture à voix haute pour écouter vos longs documents ou encore de longs courriels, l’objectif est de ne pas regarder votre ordinateur. Vous pouvez même profiter de ce temps pour faire des étirements. Ces applications sont simples à utiliser : https://ttsreader.com/fr/. Personnellement, j’adore utiliser cette méthode pour lire les contrats, les guides, les règlements, les longs rapports. N’hésitez pas à me partager si cette méthode marche pour vous ! Pour augmenter vos interactions humaines Bloquez du temps dans votre agenda avec des collègues pour : Faire de l’exercice (15 à 30 min) Prendre un thé ou café virtuel afin de prendre des nouvelles. Le télétravail fait que l’on a moins de conversations personnelles, toutes les rencontres ont un objectif d’affaires. Allez marcher avec vos collègues qui habitent près de chez vous. Si vous avez la chance d’habiter près d’un café ou d’un petit restaurant. Profitez de votre pause ou du déjeuner pour aller vous chercher un café/thé ou lunch, cela vous permet d’avoir une interaction avec d’autres personnes. Vous pourriez avec le temps devenir ami avec le barista ou le chef du coin. (D’ailleurs un petit bonjour à Alexa, Briana, Illyass…) Managers, veillez sur vos équipes En tant que managers, assurez-vous de faire comprendre à vos équipes l’importance de prendre soin de soi en période de télétravail. Proposez à vos équipes de faire vos rencontres en marchant. Terminez vos rencontres 5-10 min plus tôt et encouragez vos collègues à profiter de ces minutes pour bouger. Discutez régulièrement avec eux de ce qu’est un télétravail sain. Pour les plus avant-gardistes, essayez de proposer un 5 min de méditation et d’étirement en début de rencontre. La liste des moyens à votre disposition pour prendre soin de votre équipe en télétravail est longue et variée. Vous remarquez rapidement qu’une équipe plus équilibrée et en forme sera bien plus performante. Si vous avez déjà mis en place d’autres astuces, ajoutez-les dans les commentaires, cela pourrait bénéficier à tout le monde. Dans le télétravail, la clé c’est le temps, alors pensez à prendre le temps de prendre soin de vous ! Bon, je vais mettre en pratique mes bons conseils et aller marcher — BONNE JOURNÉE À TOUS ! Photo by Scott Broome on Unsplash
Comment créer vos ICP/KPI – Indicateurs clés de performance ?
Que vous veniez de découvrir le concept des KPI (Key performance indicator, en français indicateurs clés de performance ICP), ou que vous ayez envie d’améliorer vos KPI actuels, mais vous manquez d’inspiration, cet article est pour vous ! Qu’est-ce qu’un indicateur clé de performance ? Tout d’abord, définissons ce qu’est un indicateur clé de performance. Un ICP est une mesure qui donne des indices sur la progression de la performance d’une équipe. Ces indicateurs sont là pour vous aider à prendre des décisions, influencer les objectifs de vos projets stratégiques, pour vous faire réfléchir vous et votre équipe. Il existe plusieurs types d’indicateurs : Quantitatif : il s’agit d’un chiffre, comme le nombre d’accidents, le nombre d’idées, le nombre de clients, etc. ; Qualitatif : il s’agit d’opinions, de propriétés, de caractéristiques comme les résultats à un sondage de satisfaction ; Entrant/Sortant : tous les indicateurs qui concernent les entrants et les sortants de vos processus. Par exemple, la quantité de personnes pour atteindre un résultat ou le nombre de brevets, de papiers scientifiques, de vente, de projets terminés ; Financier : il s’agit des indicateurs qui permettent d’analyser la viabilité économique, la croissance. Par exemple, une marge bénéficiaire brute, un bénéfice net, des comptes clients vieillissants et des ratios d’actifs, etc. Il est possible de regarder tous ces indicateurs sous plusieurs angles et d’en créer d’autres qui favoriseront la prise de décision : L’angle temporel : (la clé c’est le temps) utilisez tous les indicateurs de la liste ci-dessus, mais analysez-les en fonction d’une période de temps. Par exemple, le temps pour accomplir une tâche, le temps moyen pour répondre à un appel, le nombre d’incidents par année ; L’angle directionnel ou différentiel : dès qu’on observe un indicateur en fonction du temps, il est possible de regarder les tendances, la direction tangentielle de l’indicateur. Le temps moyen d’une activité augmente-t-il ? Le nombre d’accidents par année diminue-t-il ? Savoir choisir ses indicateurs Pour bien définir vos indicateurs, pensez à tout ce que vous pouvez mesurer et qui pourrait vous donner une indication que votre équipe évolue. Faites des tests et essayez ! C’est en observant la réalité du terrain que vous pourrez définir si un indicateur clé de performance est utile ou non. Une fois vos indicateurs définis, il reste quelques éléments à prendre en considération pour que ces derniers favorisent la responsabilisation de votre équipe. Les indicateurs clés de performance doivent être connus de votre équipe. Votre équipe doit être impliquée dans le système de collecte de l’information. Vous devez prendre le temps d’analyser les résultats avec les membres de votre équipe, avoir une discussion avec eux après cette collecte. Vous pouvez décider de déléguer la mesure des indicateurs à certaines personnes de votre équipe. mais pour cela : Assurez-vous d’être clair sur le niveau de responsabilité. Demandez-vous si vous déléguer seulement la mesure ou si vous souhaitez aussi déléguer la responsabilité de prendre des actions pour son amélioration ? Gardez ces indicateurs vivants. Si un indicateur n’évolue pas, il devient rapidement inutile. Si vous ne l’utilisez pas pour stimuler votre équipe, ne le conservez pas. Votre indicateur deviendrait alors une tâche administrative inutile pour vous et votre équipe. Remettez constamment vos indicateurs clés en question et demandez-vous : Est-ce le bon indicateur pour stimuler votre équipe ? L’indicateur aide-t-il à analyser le fonctionnement et la performance de votre équipe ? Un indicateur est responsabilisant et stimulant s’il stimule les conversations et aide à trouver des solutions. Rappelez-vous qu’un indicateur clé de performance est un outil pour prendre des décisions stratégiques, faites alors attention à ce ces indicateurs ne deviennent pas un outil d’évaluation de la performance individuelle surtout lorsqu’il s’agit d’indicateurs d’équipe. N’oubliez pas non plus qu’il peut être déresponsabilisant d’être responsable d’un indicateur dont vous ne maitrisez pas l’évolution à 100 %. Les facteurs extérieurs Un indicateur clé de performance peut être affecté par plusieurs éléments. Parfois, une mauvaise tendance peut être la répercussion d’un facteur extérieur comme l’impact de la pandémie sur les coûts d’importation. Il faut tempérer les résultats obtenus grâce à vos indicateurs clés de performance, car ce ne sont que des outils d’analyse mis en place pour générer des discussions et des actions visant à l’amélioration. N’oubliez pas également qu’il existe une différence entre la faute et la responsabilité lorsque vous cherchez à améliorer une situation. Un exemple Si vous êtes responsable de l’équipe de recrutement, quels seraient, selon vous, les indicateurs importants pour votre équipe ? Le nombre d’affichages, le nombre d’entrevues passées ? Ou serait-ce plutôt la capacité de votre équipe à filtrer les candidats à passer en entrevue ? Ou à vous assurer que les candidats ont tous un fort potentiel de sélection afin de limiter le fardeau des entrevues sur l’équipe de gestion de votre entreprise ? Aucune de ces réponses n’est bonne ou mauvaise. C’est à vous, avec votre équipe de déterminer l’information qui vous permettra de prendre les bonnes décisions stratégiques. Alors avant de vous lancer dans la création de vos KPI — indicateurs clés de performance, je vous encourage, si ce n’est pas déjà fait, à réfléchir à la mission et la vision de votre département. Pourquoi votre équipe existe-t-elle ? Quels sont les services que vous offrez ? Dans le cas de notre exemple ci-dessus, si votre mission est de réduire la charge de travail de l’équipe de management lors de la création de son équipe alors vous pourriez choisir des KPI tels que : Le ratio de bons candidats acceptés après l’entrevue, ou après la lecture des CV. Si ce ratio est élevé, cela démontre que le triage effectué par votre équipe est excellent. La rapidité des étapes du processus d’embauche comme : Le temps entre la demande par l’équipe de gestion et l’affichage du poste ou Le temps entre l’affichage du poste et la signature du contrat par le nouveau candidat. La quantité de personnes qui ont été passées en entrevue dans notre cas ne serait pas un bon KPI/ICP, car cela pousserait votre équipe à considérer que peu importe la qualité des candidats, c’est la quantité qui prime pour réussir. Alors, soyez très vigilant lorsque vous définissez vos indicateurs clés
Podcast #0027 – Comment ajuster sa communication en temps réel ?
Pas toujours évident d’ajuster et améliorer sa communication en temps réel. Il y a tellement de paramètres à prendre en considération. Et s’il était possible d’avoir quelques astuces simples pour s’aider à avoir une meilleure communication ? « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – Comment améliorer sa communication en temps réel ? et voici la vidéo YouTube associée https://youtu.be/UMAEPy9DZ-0
Que faire lorsque votre collègue est de mauvaise foi ?
Même si la mauvaise foi n’est pas toujours volontaire, lorsque vous commencez à trouver que c’est récurrent chez l’un de vos collègues, cela peut devenir un problème. Les sources d’irritation peuvent être diverses comme un manque d’organisation, des oublis, une mauvaise mémoire, une compréhension des choses différentes… Mais pour que vous commenciez à trouver que cette personne est de mauvaise foi, il faut que ces situations reviennent régulièrement. Comment faire pour travailler avec ce genre de collègue ? Le défi ici vient du fait que ces personnes ne sont pas fiables et qu’il est difficile de travailler en équipe avec eux. Comme il est très difficile de leur faire confiance, il n’y a vraiment qu’un pas avant de penser que ce collègue est finalement mal intentionné, manipulateur, opportuniste, ou pire encore qu’il vous manque de respect. Si vous rencontrez ce genre de situation dans votre quotidien, apprenez qu’il n’y a malheureusement pas de recettes magiques, mais je peux au moins vous partager des pistes de solution pour alléger vos tourments ! Quelques exemples de mauvaise foi Bien entendu avant de pouvoir confirmer qu’une personne est de mauvaise foi, que ce soit de façon consciente ou inconsciente, il faut que ces situations arrivent régulièrement. Si ces situations n’arrivent qu’occasionnellement, c’est une situation normale. Voici donc quelques exemples de situations qui peuvent vous mener à poser un « diagnotic » de mauvaise foi : Ne pas suivre les processus Vous vous êtes entendu avec votre équipe sur une procédure commune à suivre et lorsque c’est au tour de cette personne de suivre la procédure, elle a une excuse pour ne pas l’avoir fait : Elle allait suivre la procédure, mais… La procédure n’a pas été mise en place pour ce genre de situation, selon ce qu’il avait compris. Elle n’avait pas compris que c’était en vigueur immédiatement. Elle ne se rappelle plus que vous en aviez discuté. À cause du client trop difficile, elle n’a pas pu suivre la procédure. Une urgence l’a empêchée de le faire, mais elle le fera la prochaine fois, et elle trouvera une autre excuse la prochaine fois. Ne pas accomplir une tâche Il reste des actions à compléter dans l’un de vos projets et depuis quelques semaines votre collègue a toujours une excuse pour ne pas avoir finalisé les tâches qui lui sont attitrées : Le client n’a pas retourné son appel. Il n’a pas vu le courriel. Il vous assure qu’il ne se serait jamais engagé à faire les tâches mentionnées si on le lui avait demandé, donc il est impossible que ces tâches lui appartiennent. Vous remarquez que ce collègue utilise souvent les expressions suivantes : « je n’ai rien fait…, ce n’est pas de ma faute…, je ne savais pas…, on ne m’a pas dit ». Respect des échéances Ce collègue arrive souvent en retard, annule des réunions à la dernière minute ou doit régulièrement quitter la rencontre avant la fin. Incapacité à vous aider ou collaborer Il n’a jamais été mesure de vous aider, car il est toujours trop occupé, mais par contre il s’attend que vous preniez le temps de l’aider. Il y a toujours une urgence, un truc plus important à faire lorsqu’il s’agit de faire quelques choses que la personne n’aime pas faire, et ce même si c’est dans ses responsabilités. 6 astuces pour mieux interagir avec une personne de mauvaise foi 1.Prenez conscience que ce n’est pas personnel. Il y a de fortes chances que vous ne soyez pas la seule victime de la mauvaise foi de ce collègue. Et, dans pratiquement tous les cas, ce comportement n’a rien de personnel. Alors, ne vous contrariez pas trop avec cela et ne passez pas trop de temps à vous demander ce que vous avez fait pour arriver à cette situation. 2. Documentez au maximum Essayez de documenter toutes les décisions, les tâches, les responsabilités dont vous discutez avec cette personne. Il sera plus difficile pour elle de trouver des excuses. 3. Faites des suivis réguliers En augmentant vos interactions avec eux, vous leur ôtez la possibilité de dire qu’ils ne savaient pas ou qu’ils ne se souvenaient pas, ou qu’il n’avait pas compris. 4. Mettez vos supérieurs en copie dans vos communications Certaines situations peuvent nécessiter de copier vos supérieurs. Ce n’est pas idéal comme approche, mais si vous n’avez pas d’autre choix c’est une option à envisager. 5. Soyez un « copykitten » — concept du simulateur L’évolution de la confiance Ce concept est issu de la théorie des jeux et du dilemme du prisonnier. L’astuce ici est de prendre le comportement du « Copykitten » comme présenté dans le simulateur « L’évolution de la confiance ». En résumé, si votre collègue ne collabore pas, ne partage pas d’informations, faites la même chose, arrêter de collaborer ou de partager l’information, mais ne faites cela qu’une fois que vous avez clairement établi que ce n’était pas une erreur, mais bien de la mauvaise foi (répétitions). Il est fatigant de toujours aider, collaborer, travailler en équipe si votre collègue ne le fait jamais, alors préservez votre énergie et optez pour un comportement de « copykitten ». Ce n’est pas toujours facile, mais c’est parfois nécessaire pour ne pas être « trop » gentil. Si vous ne connaissez pas cette approche, je vous encourage vivement à aller lire cet article : À quel moment devient-on trop gentil ? 6. Ne perdez jamais patience Même si ces situations génèrent chez vous un grand nombre d’émotions négatives, évitez de craquer, car en entreprise, les émotions vives sont rarement appréciées. Si vous perdez patience avec votre collègue de mauvaise foi, vous pourriez être celui qui sera blâmé en fin de compte. 7. Limitez vos interactions Dans cette situation aussi la clé c’est le temps ! Moins vous passerez de temps avec ces personnes et mieux vous vous porterez. Alors, pensez à réduire vos interactions avec ces collègues, favorisez plutôt les interactions positives, offrez votre temps à des personnes avec lesquelles il est facile de travailler. Plus vous investissez votre énergie dans ce que vous aimez et plus il est facile de travailler et d’atteindre ses objectifs.
Développer son intelligence émotionnelle au travail
Selon le Forum économique mondial (The Future of Jobs Report 2018), l’une des 10 compétences à maîtriser en milieu de travail est l’intelligence émotionnelle. Ce concept de Salovey et Mayer apparu en 1990 décrit la capacité d’une personne à percevoir et gérer ses émotions et surtout à tenir compte de ses émotions pour s’adapter à son milieu. Personnellement, je suis heureuse de voir l’intelligence émotionnelle devenir l’une des compétences importantes du milieu de travail. Car jusqu’il y a peu de temps, les gestionnaires avaient tendance à faire abstraction des émotions de leurs équipes au lieu de les valoriser et d’apprendre à les gérer. Pendant de nombreuses années, être professionnel consistait à ne pas avoir d’émotion. Pourtant, les émotions sont le moteur du changement, de la motivation, de la créativité et de la prise de décision alors pour quoi chercher à les éliminer ? Si vous ressentez des émotions au travail, c’est plutôt une excellente chose. C’est pour cette raison qu’il faut développer votre intelligence émotionnelle afin de savoir comment gérer ces émotions. Ce dernier point est important surtout si vous travaillez dans une entreprise qui n’a pas encore intégré le concept d’intelligence émotionnelle et que cela vous oblige à réprimer vos émotions. Une fois n’est pas coutume, la clé pour développer ce type d’intelligence sera le temps ! Les paramètres de l’intelligence émotionnelle Avant de regarder comment développer cette intelligence, prenons connaissance de sa définition. L’intelligence émotionnelle se définit comme suit : Capacité de percevoir, d’utiliser, de comprendre, de gérer les émotions. Les personnes ayant une intelligence émotionnelle élevée peuvent reconnaître leurs propres émotions et celles des autres, utiliser des informations émotionnelles pour guider leurs actions. Il y a donc deux aspects importants dans l’intelligence émotionnelle. La capacité de reconnaître ses émotions et celles des autres, La capacité de s’adapter efficacement, guider la pensée et le comportement Ces deux aspects montrent pourquoi il est important pour un gestionnaire d’avoir une bonne intelligence émotionnelle et en quoi cela l’aidera à être meilleur. 1. Détecter ses émotions Si vous réalisez, par exemple, que la vitesse de votre pouls augmente tout d’un coup alors que vous ne faites aucun effort physique, c’est que vous vivez une émotion et que cette émotion est potentiellement négative. Il existe plusieurs types d’émotions au travail, mais les plus difficiles à gérer sont souvent celles liées à l’anticipation d’un futur qui vous déplaît. Ces émotions peuvent venir de diverses situations telles que : Vous ressentez de la frustration, car vous avez peur de ne pas avoir assez de temps pour faire un bon travail ou de bien terminer votre projet en cours. Vous angoissez parce que l’objectif que l’on vous a fixé est quasiment impossible à atteindre. Et anticipez que vous allez devoir travailler deux fois plus. Vous avez peur de perdre quelqu’un ou quelque chose, comme un collègue qui démissionne ou un projet qui vous tenait à cœur et qui tombe à l’eau. Vous êtes triste, car vous avez l’impression que votre point de vue ne compte pas. Qu’il n’est pas pris en considération. Vous êtes agacé de ne pas avoir été inclus dans une discussion importante à laquelle vous auriez aimé participer. … Les émotions négatives ne sont malheureusement pas les bienvenues dans le milieu du travail et pourtant, si vous regardez les situations ci-dessus, elles viennent toutes d’un désir de bien faire les choses et de contribuer. Il faut se rappeler qu’une émotion n’est qu’une information que votre corps vous envoie pour vous pousser à agir, il n’y a donc rien de négatif à vivre une émotion, même négative. C’est votre capacité à gérer ces émotions qui peut générer de l’inconfort autour de vous. Les émotions en étapes Pour éviter ces situations, la première étape consiste à détecter que vous vivez une émotion. Dès que notre pouls s’accélère, vous devez chercher ce qui vous affecte dans la situation actuelle. Il peut parfois être difficile de faire cette analyse alors que vous êtes encore agité, si c’est le cas, faites une pause et relaxez-vous et prenez le temps de mettre des mots sur cette émotion. 2. Reconnaître les émotions des autres Un autre aspect essentiel de l’intelligence émotionnelle est de savoir déceler les émotions de votre entourage. Si, par exemple, vous décelez un changement de comportement de la part de votre collègue, il y a de fortes chances qu’il soit en train de vivre une émotion. Si vous remarquez que ce collègue : Ne vous écoute pas ou très peu. Toutes les informations que vous lui partagez ne semblent pas comprises. À un comportement inhabituel, Votre collègue vous parle rapidement et vous coupe constamment, plus que d’habitude Il ne parle plus alors qu’il a l’habitude de s’exprimer, Il met plus d’intensité ou d’énergie dans son discours Se répète beaucoup. Vous avez pourtant l’impression que vous l’avez compris, mais il continue de répéter. Ne vous regarde pas dans les yeux ou évite votre regard. Semble avoir un pouls élevé. Évite de répondre à votre question. Si vous détectez un de ces comportements, c’est qu’il est temps d’utiliser les astuces d’adaptation présentées plus bas. Grâce à celles-ci, vous devriez pouvoir vous ajuster et ainsi être sur la même longueur d’onde que votre interlocuteur. 3. S’adapter à la situation : ajuster sa longueur d’onde Sur le moment, il n’est pas toujours facile d’agir lorsque vous ou un collègue vivez une émotion. Le plus simple selon moi est d’ajuster votre longueur d’onde. En physique, l’équation de la longueur d’onde est : Vitesse/Fréquence. Donc pour ajuster votre longueur d’onde il faut prendre en compte ces deux paramètres. 3.1 La fréquence La fréquence ici représente le sujet de conversation, et le niveau de détail utilisé. Pour être sur la même fréquence qu’une autre personne, il faut parler le même langage. Vous pourriez ne pas être sur la même la fréquence si : Vous utilisez un vocabulaire que l’autre ne connait pas. Comme des acronymes. Le sens des mots que vous utilisez peut ne pas être le même pour tout le monde. Cette semaine par exemple, mon éditrice m’a dit que selon
Suis-je un bon manager ?
Que vous soyez manager depuis peu ou manager depuis longtemps, vous pourriez ressentir le besoin de savoir si vous faites un bon travail. J’aurais tendance à penser que se poser la question est déjà un bon signe. Atteindre un poste de gestion ne vient malheureusement pas avec un manuel d’instruction et plus vous montez dans la hiérarchie, moins vous avez de monde pour vous guider, vous motiver. Il est plus difficile de savoir, à ce niveau, si vous êtes, ou non, un bon manager ? Cet article va vous aider à vous poser les bonnes questions, ce qui vous permettra d’évaluer si vous avez les connaissances et si vous faites ce qu’il faut pour être un meilleur manager. 1. Connaissez-vous les responsabilités d’un manager ? Depuis que vous avez obtenu votre poste de gestionnaire, avez-vous déjà pris le temps d’identifier vos responsabilités ? Souvent, votre priorité est de vous assurer que tout va bien, et que votre équipe peut atteindre ses objectifs. Ce but ne sera atteint que si vous vous assurez de : Gérer — cela implique de mettre en place la structure et les processus afin d’aider votre équipe à comprendre comment interagir (cela passe aussi par la santé-sécurité de votre équipe et l’organisation des lieux), Mener – orienter votre équipe en vous assurant que les objectifs sont clairs, que les délais sont compris et que vous avez les bonnes ressources et les bonnes équipes pour atteindre les objectifs, Influencer — vous devez connecter votre équipe aux autres. C’est un aspect souvent négligé des mangers. Pour être en mesure de bien influencer, vous devez aussi maitriser la communication et la collaboration. Pour creuser les notions mentionnées ci-dessus, je vous encourage à lire l’article suivant : Comment devenir un excellent directeur ? 2. Savez-vous être proactif ? S’il vous arrive de penser « Je ne sais pas quoi faire lorsque je n’ai pas de meeting ou d’urgences », c’est peut-être parce que vous n’avez pas encore développé votre proactivité. C’est une qualité importante puisqu’un bon manager doit savoir anticiper le futur et préparer son équipe. Pour savoir si vous possédez cette qualité, posez-vous les questions suivantes : Faites-vous des budgets chaque année et les suivez-vous ? Avez-vous mis en place un plan de développement des compétences de votre équipe ? Avez-vous même déjà réfléchi aux compétences dont votre équipe pourrait avoir besoin d’ici un an ? Car vous savez que les compétences d’une équipe ne se développent pas en une semaine. Démarrez-vous des projets d’optimisation du travail sans que personne ne vous le demande ? Êtes-vous plutôt du genre à organiser les réunions ou à attendre d’être invité ? Connaissez-vous bien la structure de votre équipe et êtes-vous en mesure de l’imaginer dans un futur proche en fonction des nouveaux besoins ? Si vous avez répondu non à la plupart des questions, je vous encourage vivement à développer votre proactivité, car souvenez-vous qu’un bon manager ne doit pas attendre qu’on lui demande de faire des choses pour le bien-être de son équipe, il doit prendre les devants et préparer son équipe pour le futur. 3. Connaissez-vous votre équipe ? Il m’est déjà arrivé de découvrir que certains managers ne connaissent pas leur équipe. Même s’ils leur ont fait passer des entrevues d’embauche, ils n’ont pas vraiment pris le temps de lire leurs CV. Ce n’est pas parce que vous embauchez votre employé à un certain poste aujourd’hui qu’il a toujours fait la même chose au cours de sa carrière. Vous pourriez être surpris de toute l’information que vous pouvez trouver dans un CV. Et cette information peut être pertinente pour avoir une meilleure distribution du travail. Si vous avez envie d’être un meilleur manager, vous devrez aller plus loin dans la connaissance de votre équipe. Penser à creuser les sujets suivants avec eux si l’occasion se présente : Leurs champs intérêts et leurs motivations aussi bien dans le cadre personnel que professionnel, Leurs passions, Leurs projets hors travail, Leur cadre familial… … Soyez quand même vigilant à ne pas insister et à laisser vos employés partager ce qu’ils sont prêts à partager. 4. Savez-vous collaborer ? Un bon manager doit savoir collaborer, cela signifie que vous représentez un groupe et que vous devez savoir le connecter avec les autres groupes de l’entreprise afin de créer une entreprise cohérente. Pour être considéré comme un bon collaborateur, il faut savoir : Être proactif dans sa communication avec les autres départements. Il ne faut pas seulement communiquer avec son patron et son équipe, il faut aussi communiquer avec les autres managers. Être ouvert d’esprit et accepter de faire évoluer son point de vue Cela implique d’oser tester des choses afin de rejoindre les autres groupes. Être capable d’accepter le point de vue des autres ET de l’intégrer afin de développer des solutions qui fonctionnent pour plusieurs départements et non seulement le vôtre. À quand remonte la dernière fois où vous avez pris le temps de communiquer proactivement avec un autre département à propos de l’avancement d’un projet, pour de l’amélioration de processus, ou pour partager le lancement d’une nouvelle initiative ? J’ai pu constater au cours de ma carrière que peu le font alors si vous voulez vous démarquer, pensez-y ! Pour être certain de développer cette bonne habitude, vous pouvez ajouter un point dans votre agenda chaque vendredi ou chaque deux semaines pour déterminer quelles sont les équipes (départements) qui pourraient être intéressées par ce qui s’est passé dans votre équipe dernièrement. 5. Connaissez-vous la mission et la vision de votre équipe ? Vous devriez, en tant que manager, avoir pris le temps de réfléchir à la mission et la vision de votre équipe. C’est une base importante qui vous permet de créer des objectifs cohérents. Votre vision et votre mission sont-elles claires ? Sinon, rassurez-vous il n’est jamais trop tard pour faire l’exercice ! Faites attention de bien distinguer les deux concepts et vous devez définir la mission avant de pouvoir définir la vision : La mission décrit ce que votre département fait au présent pour faire satisfaire vos clients, autrement dit c’est la raison d’être de votre département. La vision décrit le futur idéal de