Podcast #0030 – 4 astuces pour vivre au moment présent au travail
4 astuces simple à appliquer pour vivre le moment présent au travail. 1. Faire une seule chose à la fois, prendre 1 minute pour se recentrer.2. Voyager dans le temps consciemment : fixer un temps de réflexion , faites une analyse de risque et identifier les actions3. Écouter son rythme cardiaque.4. Vider régulièrement sa charge mentale. « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil L’article associé – Vivre le moment présent au travail et voici la vidéo YouTube associée
Comment être moins sensible et rester passionné au travail ?
En avez-vous assez d’être aussi affecté par votre emploi ? Vous pensez parfois être le seul à être touché par la désorganisation de votre entreprise ou votre équipe ? Ou encore, à chaque fois que vous proposez une amélioration vous avez l’impression que personne ne vous écoute ? Vu le nombre de fois où vous avez soulevé ces problèmes, vous avez le sentiment d’être le rabat-joie de service d’être le seul à voir la problématique, ou à vouloir un changement. Vous vous demandez si vous êtes trop sensible. Il est normal, lorsque l’on est passionné, que les choses vous affectent, mais comment faire pour rester passionné et limiter votre sensibilité afin de rester plus zen ? Il faut faire un alignement temporel, voici comment faire. Faire l’analyse de la situation Cette analyse va vous permettre de répondre aux questions que vous vous posez sur vous même du type : suis-je le rabat-joie de service, suis-je trop sensible ou trop exigeant ? Il y a plusieurs paramètres à prendre en considération lors de votre analyse. Notamment, pour être en mesure de définir si vous êtes « trop » il faut connaitre l’élément de référence sinon vous ne pouvez pas évaluer votre niveau. Les paramètres les plus importants pour cette analyse sont les paramètres de longueur d’onde (fréquence et vitesse) et d’énergie. Lorsque vous voulez favoriser un changement qui vous tient à cœur, vous devez obligatoirement être sur la même longueur d’onde que ceux que vous voulez influencer. Si toute votre équipe est à l’aise avec la situation actuelle et que vous voulez instaurer un changement, vous devez d’abord les aider à percevoir le nouvel état vers lequel vous tendez. Car vous avez déjà réfléchi à la situation et vous percevez un état qu’ils ne voient pas encore. Cela pourrait faire que vous ne seriez plus sur la même longueur d’onde. Pour générer ce changement, vous aurez besoin d’énergie et de temps. Pour parvenir à changer d’état, ou changer une situation problématique, vous devez d’abord : Être en accord sur l’état souhaité (la fréquence). Déterminer la vitesse du changement souhaité. Avoir l’énergie nécessaire pour effectuer la transition. Ce qui veut dire qu’il est important de ne pas proposer de changements à un groupe qui manque d’énergie, un groupe qui serait déjà épuisé par sa charge de travail actuelle. Car même s’il est en accord avec le changement proposé, il n’aura pas l’énergie pour le faire. La fréquence La fréquence est avec la vitesse l’un des deux éléments de la longueur d’onde. Il s’agit de l’élément que vous souhaitez changer. Vous aimeriez que : Votre équipe soit mieux organisée, Votre équipe communique plus rapidement certains types de détails, certains membres de votre équipe effectuent le travail d’une certaine façon, car cela faciliterait votre travail. Si, par exemple, vous quittez une multinationale pour aller travailler dans une PME, les méthodes de travail seront probablement bien différentes. Si vous proposez à votre équipe d’implanter une méthode qui fonctionnait bien dans votre ancienne entreprise. En leur expliquant que cela faciliterait leur travail et surtout que cela enlèverait quelques-uns de vos irritants, il n’est pas certain qu’ils seront prêts à vous suivre. Si votre équipe comprend la logique et possède l’énergie nécessaire alors il y a de fortes chances que le changement se fasse plutôt facilement. Mais si votre équipe ne connait pas la méthode proposée, ou n’a pas d’expérience similaire, il est fort probable qu’elle entendra votre proposition, mais ne sera peut-être pas prête à investir du temps et de l’énergie pour ce changement. D’ailleurs avez-vous vérifié que votre équipe ne vient pas dernièrement de s’adapter à d’autres changements ? Si c’est le cas avez vous vérifié que la situation actuelle est stable ? Avant de proposer un changement, vérifiez si vos attentes et votre proposition de changement sont bien alignées avec l’état de votre équipe. La vitesse À quelle vitesse aimeriez-vous voir le changement se faire ? Faites attention de ne pas demander un changement trop rapide. Même si l’idée est bonne et que la méthode proposée est acceptée, exiger une vitesse de changement trop rapide pourrait déboucher sur un refus. Plus les changements que vous demandez doivent être rapides, plus ils demandent de l’énergie à l’équipe pour les accomplir. L’énergie Plus le changement est majeur ou plus l’échéance pour effectuer ce changement est courte, plus l’énergie nécessaire à l’équipe pour l’absorber sera importante. Selon l’énergie disponible de votre équipe, la proposition de changement que vous demandez pourrait être plus ou moins bien reçue. Un autre aspect qu’il ne faut pas négliger lorsque vous faites une proposition de changement ou une demande d’identification de problème est l’énergie que vous dégagez. Est-elle négative ou positive ? Cherchez-vous un fautif pour le problème ? Ou laissez-vous entendre que ce qui est en place n’est pas bon ? C’est un comportement à éviter. Il est toujours préférable d’arriver avec une énergie positive. Un problème — apportez votre énergie positive. Lâcher prise Il faut savoir lâcher prise lorsque vous constatez qu’il existe un écart entre ce que vous souhaitez et la réalité. Vous comprenez maintenant que votre habileté à convaincre votre équipe ou la qualité de votre idée ne sont pas les seuls éléments à prendre en compte pour réussir. Vous devez utiliser votre passion et votre énergie pour générer un mouvement graduel, dans la bonne direction et à la vitesse idéale pour votre équipe. Pour être acteur efficace de changements, vous devez savoir prendre en considération l’état de la situation. En définitive, lâcher prise, c’est accepter que la situation ne soit pas aussi parfaite que vous le souhaitez. Il faut parfois accepter : De faire des erreurs en équipe, De ne pas être aussi efficace que vous le souhaiteriez, L’information même si elle n’arrive pas sous sa meilleure forme ou au meilleur moment. Apprendre à doser Pour ajuster votre longueur d’onde, vous devez ajuster la fréquence et la vitesse en fonction de l’énergie disponible dans votre équipe. Il faut savoir doser, utiliser votre passion pour votre équipe et pour son travail et proposez d’effectuer le changement par étapes. Pour ajuster la fréquence, prenez le
Gérer un inconfort pendant une réunion d’équipe
Les émotions ne sont pas vraiment faciles à gérer dans les entreprises. Elles génèrent malheureusement souvent un inconfort. Je vais vous partager quelques exemples de situations que vous pourriez rencontrer et je vous donnerai par la suite des pistes pour mieux les gérer. Vous êtes, par exemple, au cœur d’une rencontre de groupe lorsque l’un des participants lance une « bombe » indiquant que tout le travail effectué depuis plusieurs mois n’est plus valide à cause d’un détail important qui aurait été négligé. Vous sentez tout à coup l’inconfort et l’énervement du groupe. Et vous remarquez également que le membre du groupe qui a fini par communiquer ce détail n’était pas à l’aise avec ce « trésor » qu’il aurait dû partager depuis plusieurs semaines. Finalement, toute l’équipe est fâchée et n’arrive plus à écouter ce qui est dit dans cette rencontre. Autre situation, vous vous retrouvez face à une personne inflexible, vous voyez bien qu’elle est incapable de considérer le point de vue des autres et qu’elle reste prise avec son idée fixe. Ou vous rencontrez une personne qui est convaincue que le plan ou la solution proposée ne fonctionnera pas, mais elle n’arrive pas à expliquer clairement pourquoi elle en est convaincue. Elle est prise avec cette émotion et n’arrive pas à exprimer concrètement le problème. Dans tous les cas cités plus haut, vous constatez que les émotions interfèrent et que la communication et le travail collaboratif sont temporairement interrompus. Le défi en général est que les émotions sont des signaux importants qu’il faut écouter, mais qu’elles sont difficiles à traduire en actions, surtout lorsque vous êtes en plein cœur de l’émotion. Alors, comment relancer ce travail collaboratif et passer au-delà de l’inconfort ? 1. Votre responsabilité face à l’inconfort Si cela arrive dans une rencontre que vous avez initiée, vous avez alors la responsabilité d’arriver à une solution, un consensus, de régler l’inconfort. Si vous n’êtes pas à l’origine de cette rencontre, et que vous constatez que le responsable n’intervient pas, proposez-lui de reporter cette discussion à une autre date. Une astuce que j’utilise depuis des années dans mes rencontres est d’instaurer dans mes équipes un geste simple que chacun peut utiliser pour signaler que l’on tourne en rond ou s’ils ont le sentiment qu’il serait préférable de reprendre la discussion plus tard. Ce geste permet à tous d’intervenir facilement sans nécessairement être l’initiateur de la rencontre. De plus, cette méthode permet à tous de s’exprimer et si tout le monde fait ce geste, il est très clair qu’il faut passer à autre chose. Et en tant que leader, cela vous donnera une force, puisque cela permet à l’ensemble de l’équipe de communiquer sans hausser le ton de la voix et de passer à l’action ou de changer de sujet en douceur. Je partage avec vous la photo du geste que je propose à mes équipes pour changer de sujet ou d’approche en cours de réunion. Libre à vous de choisir le vôtre en équipe. 2. L’analyse de votre état interne Si vous vous retrouvez dans l’une des situations mentionnées plus haut, il est important de faire l’analyse interne de la situation avant de vous lancer dans une intervention. Vous devez d’abord vérifier si cette situation vous affecte vous personnellement. Le meilleur moyen de le savoir est de vérifier votre pouls. Est-il plus rapide que d’habitude ? Si c’est le cas, je vous encourage dans un premier temps à vous détendre et le faire revenir à un rythme plus normal. Prenez de grandes respirations par exemple, c’est subtil et ça fonctionne plutôt bien. Personnellement, prendre 3 respirations conscientes m’aide énormément. Si je réussis à revenir à un rythme plus calme je passe à l’étape 3, sinon je trouve un moyen de me donner du temps, je laisse parler les autres par exemple pendant que je me calme, je respire et j’attends que mon pouls soit redevenu stable. Lorsque l’on est affecté personnellement, il faut faire une pause. Pour faire une pause dans ces situations, tout en demeurant actif, le meilleur moyen est de résumer la situation et proposer un autre moment dans le futur pour reprendre cette discussion. Lors de la prochaine rencontre hebdomadaire par exemple, ou proposez d’organiser dans les prochains jours une rencontre spécialement pour ce sujet. Cela donnera le temps à tous de se calmer et de trouver le bon angle d’attaque pour reprendre la discussion. S’il n’est pas possible de reporter cette discussion à un autre jour, reportez-la au moins à la fin de la rencontre. Arrangez-vous pour changer de sujet, ne serait-ce que temporairement, cela facilitera la discussion et l’énergie de tous. Cette pause vous permettra potentiellement de vous relaxer avant de faire l’intervention. 3. L’intervention — les points communs Pour éliminer l’inconfort et revenir dans mode d’écoute et de collaboration l’idéal est de repartir d’un point commun. Vous pouvez rappeler par exemple que lors de votre dernière rencontre vous étiez tous d’accord avec… ce point commun. Lors d’un conflit très fort, si toute votre équipe est chargée d’émotion, n’hésitez pas à faire un point sur la situation de façon positive et indiquez ensuite que vous allez faire une intervention pour trouver une solution. Vous pourriez dire : « Il semblerait que l’on vient de tomber sur une divergence d’opinion, de point de vue ou d’approche, c’est normal, et il est plutôt sain d’en avoir dans une équipe. Lorsqu’une situation comme celle-ci survient, il est important de commencer par identifier ce que nous avons comme points communs. Seriez-vous d’accord pour faire l’exercice avec moi ? » Ensuite, faites une pause – cette pause est stratégique pour permettre à tout le monde de retrouver ses esprits et respirer. Pour lancer la recherche de points communs et relancer la collaboration et l’écoute, commencez par des commentaires simples du genre : Nous sommes tous ici pour travailler en équipe et trouver la meilleure solution, Nous avons tous le désir de trouver une solution, Chacun de nos points de vue est à prendre en considération pour atteindre l’objectif de la meilleure façon, Ces commentaires devraient s’assurer de mettre
Savoir quoi partager lors de vos statuts de projets ?
Un gestionnaire doit régulièrement donner le statut d’avancement de ses projets. Cette tâche, récurrente, vous oblige à savoir synthétiser l’information, la simplifier, la résumer afin qu’elle soit intéressante et pertinente pour les autres. Est-ce une tâche que vous trouvez facile ? Ou trouvez-vous difficile de déterminer ce qu’il faut partager ? Avez-vous de la difficulté à sélectionner les détails importants à communiquer ? Êtes-vous tenté de finalement dire que tout va bien et que tout avance selon le plan, sans entrer dans les détails ? Et lorsque vous prenez le temps de donner plus de détails, avez-vous tout de même le sentiment de vous répéter d’une semaine à l’autre ou que ce partage de statut n’a servi à rien ? Si c’est le cas, rappelez-vous qu’il est possible que : Les autres membres et stakeholders de votre équipe ne maîtrisent pas votre projet et vos actions aussi bien que vous, Votre patron a beaucoup d’informations à comprendre et à prendre en considération et qu’il pourrait avoir oublié ce que vous lui avez partagé, Vos interlocuteurs aient reçu une information erronée de la part d’une autre personne juste avant votre statut et que par conséquent, votre statut n’est pas logique pour lui, Votre équipe ne soit pas aussi experte que vous dans ce domaine et qu’elle n’a donc pas compris votre dernier statut aussi bien que vous le pensiez. Comme il est impossible pour vos stakeholders ou votre équipe de tout se rappeler et de tout savoir, il faut profiter de la force que représente le travail en équipe et utiliser les différences et les connaissances de chacun. Mais pour faciliter ce travail en équipe, il faut aider les autres à vous comprendre et à vous suivre. L’objectif de votre statut Il existe plusieurs raisons d’organiser des statuts de projets avec votre équipe ou vos stakeholders. Selon la situation, ces raisons peuvent varier et donc influer sur le type et la méthode de présentation de votre message. Alors avant de vous lancer, il faut déterminer le but de ce partage de statut. Voici des exemples possibles d’objectifs : Aider votre équipe à bien collaborer et à aller chercher de meilleurs résultats, Faire la promotion de l’avancement de votre projet, Demander de l’aide ou des idées pour passer à travers une étape difficile du projet, Modifier le plan initial ou le scope du projet, Aider votre équipe à s’ajuster au niveau des attentes et des besoins, Simplement pour que votre équipe vous suive. Mais, quel que soit l’objectif, il est important que les statuts soient adaptés aux besoins et à l’auditoire. Il est important de se rappeler aussi qu’un projet est rarement immuable. Il arrive parfois que vos stakeholders décident d’arrêter un projet, surtout lorsque ce projet semble ne pas avancer ou ne montre pas de résolution prometteuse. Soyez conscient qu’un projet ne représente souvent qu’une partie d’un tout dans votre entreprise et qu’il existe plusieurs façons d’atteindre ce tout. Ce qui veut dire que la direction peut décider de lancer un autre projet en remplacement du vôtre pour atteindre un objectif qui n’a pourtant pas changé. Les éléments d’un bon statut Un statut de projet doit être aligné ou autrement dit sur la même longueur d’onde avec les besoins et les attentes du projet. Pour être sur la même longueur d’onde, il y a deux éléments à prendre en considération : la fréquence et la vitesse. Donc lorsque vous faites un statut de projet, assurez-vous que ce statut comprenne des éléments en lien avec la fréquence et la vitesse. 1. La fréquence Dans le cadre d’un statut de projet, la fréquence peut couvrir trois éléments importants : Le sujet discuté, Le niveau de détail ou de complexité, Les besoins pour accomplir la prochaine étape. Le sujet discuté Il est important ici de parler les 3 éléments de la gestion de projet : Le scope, les échéanciers les budgets. Vous pouvez partager ce que vous avez accompli depuis le dernier statut. L’avancement du scope se défini en termes de résultats, de livrables autrement dit, qu’avez-vous terminé, quels sont les étapes que vous avez franchies ? Parlez ensuite des éléments que vous mettez en place pour atteindre les prochains livrables. Partagez avec votre équipe les actions en cours qui pourraient avoir un impact sur d’autres activités. Cette information est très importante pour faciliter la synchronisation et favoriser les collaborations éventuelles. Lorsque vous présenter rapidement les prochaines étapes, rappelez à vos interlocuteurs, le sous-objectif dont vous êtes responsable et les échéances associées. Niveau de détail ou de complexité Le niveau de détail doit s’adapter à votre interlocuteur. Si vous vous adressez à votre patron, le niveau de détail partagé ne sera pas le même que celui partagé avec votre équipe. Quels sont les éléments que votre équipe ou votre patron ont besoin de connaitre cette semaine pour faire leur travail ? N’oubliez pas que certains de vos interlocuteurs devront eux aussi faire des statuts de projet avec d’autres groupes. Ils doivent pouvoir voir le lien entre les différents projets. Cela permet d’éviter le plus possible la création de silos. Il est donc important de ne pas utiliser du jargon spécifique à votre expertise ou votre projet. Si vous n’avez pas d’autre choix que de le faire, assurez-vous de l’expliquer rapidement. Si vous avez, par exemple, un nom de code pour un élément de votre projet ou encore un nom pour une campagne marketing assurez-vous alors que votre interlocuteur connait la définition du mot avant de l’utiliser ? Vos besoins Pour vos besoins, projetez-vous dans le futur, visualisez la situation dans 1 semaine ou 2, quels sont vos besoins ? Avez-vous de quelqu’un d’autre pour franchir la prochaine étape ? Profitez de votre statut de projet pour faire vos demandes. Signaler à vos interlocuteurs le type de détails qui vous intéressent. Profitez d’une de ces rencontres pour demander de l’aide à votre patron lorsque : Vous avez de la difficulté à obtenir de l’information dans d’autres départements ? Vous avez besoin d’un budget ou d’un délai supplémentaire pour votre projet ? Vous avez besoin d’être guidé pour prendre certaines décisions ? Comme lorsque vous avez plusieurs
Un problème – apportez votre énergie positive
Vous avez sûrement déjà entendu l’expression s’il y a un problème, il y a une solution. S’il n’y a pas de solution, c’est qu’il n’y a pas de problème. Vous avez peut-être même dit à votre équipe : n’arrivez pas avec un problème sans solution, c’est une phrase très à la mode. Elle est souvent utilisée pour stimuler une approche positive et contrer les employés pessimistes. C’est un beau concept, mais il faut se rappeler que ce n’est pas toujours à la personne qui détecte le problème de trouver la solution. Par exemple, si un client arrive au restaurant et qu’il constate que ses couverts sont sales. Il peut en faire la remarque au serveur, mais il n’a pas l’obligation de soumettre une solution. Si ce client décidait de dire au serveur : « Pour éviter cette situation, je vous recommande de faire une inspection détaillée de tous les couverts avant de les déposer sur la table. » Cela pourrait être étrange. Pourquoi un client se mêlerait-il du travail du serveur et des procédures du restaurant ? Il en va de même dans vos équipes. Forcer son équipe à avoir des solutions pour tous les problèmes n’est pas une bonne règle à imposer pour stimuler l’ouverture et l’amélioration continue. En fin de compte, si vous êtes le client, le serveur ou le gérant, la découverte d’un problème amènera des actions différentes. Alors, comment réagir et que dire au membre de votre équipe qui vous souligne un problème ? Que faire face au problème ? Lorsque les problèmes, les situations irritantes, ou autrement dit des opportunités d’amélioration sont détectées, vous pouvez vous retrouver à être un simple observateur comme notre client plus haut, vous pouvez aussi être à l’intérieur du problème comme notre serveur et donc être en mesure de penser à une solution, vous pouvez également être dans la position du gérant et avoir le pouvoir de mettre en place une solution complète. Selon la position que vous occupez, la solution proposée pourrait être différente. Le serveur par exemple peut mettre en place une solution pour les tables dont il s’occupe, mais il n’aura pas le pouvoir d’imposer sa solution aux autres serveurs. Si vous êtes le gérant et que le serveur vient vous voir avec ce problème, c’est qu’il pense que vous êtes la personne la mieux placée pour mettre en place une solution plus globale. Cette solution pouvant être de demander à l’équipe de nettoyage de faire une inspection plus approfondie des couverts. En définitive, chaque problème peut devenir une opportunité d’amélioration et chaque personne aura face à ce problème une approche et une responsabilité différentes. Tout le monde a un rôle différent à jouer, mais selon leur rôle certaines personnes n’auront pas à proposer de solution. Quand vous ne pouvez pas proposer de solution : Lorsque vous vous retrouvez dans la position de constater un problème, mais que vous ne pouvez pas mettre en place de solution, il y a deux éléments sur lesquels vous pouvez travailler : La gestion de vos émotions, en transformant ce problème ou votre irritation en trésor, donc en opportunité d’amélioration L’apport d’énergie positive au groupe qui rencontre ce problème en vous’impliquant. 1. Transformer son irritation en trésor Bien souvent, la détection d’un problème génère une irritation, une émotion négative. Cette émotion devrait en fait être le signal qu’il existe une opportunité d’amélioration. C’est pour cette raison qu’avant de partager notre observation avec les autres, il est bon de découvrir ce qui se cache réellement derrière cette émotion afin d’éviter de ne partager QUE l’irritation. Voyez donc les irritants, les problèmes comme des opportunités d’amélioration. Donnez-vous du temps pour les comprendre et les transformer en opportunité d’amélioration, avant de la partager. Je vous invite à aller lire cet article si vous voulez pousser plus loin la réflexion. Comment transformer vos irritations en super pouvoirs ? 2. L’apport d’énergie positive Une fois l’opportunité d’amélioration définie, vous pouvez réfléchir au moyen de générer le changement en créant une énergie positive qui poussera tout le monde dans la bonne direction. Il faut pour cela éviter de point du doigt. Vous pouvez constater avec la main ci-contre que lorsque vous pointez, un seul des doigts pointe vers le groupe ou la personne, mais 3 doigts pointent vers vous-même. Il faut faire attention de ne pas juger les autres trop rapidement et de s’exclure du problème en toute circonstance. Cette action a tendance à limiter le développement de la confiance au sein de votre équipe. Il faut donc faire attention à ne regarder que le problème sans chercher à définir un fautif, autrement dit, il est plus important de discuter de qui a la responsabilité d’améliorer la situation que d’identifier qui a créé ce problème. Mise en situation Si nous reprenons l’exemple des couverts. Le serveur pourrait être irrité et dire que les couverts sont toujours sales, sans prendre le temps de comprendre son irritation avant de s’exprimer. Par exemple : « Josée, George, j’ai encore trouvé des couverts sales sur votre table ». Il a identifié rapidement les fautifs, même si peut-être que la source du problème provient d’une machine à laver qui a besoin d’un entretien. Mais s’il applique les deux éléments de la transformation de l’irritation et l’apport en énergie positive, il pourrait dire : « J’ai observé dernièrement que les couverts sont plus sales que d’habitude sur les tables. Auriez-vous une idée de la raison de ce changement ? En attendant, je propose que nous soyons un peu plus vigilants pour assurer une bonne qualité de service à nos clients, et de mettre de côté les couverts sales pour analyse. On pourra peut-être identifier la source du problème. » Vous pouvez voir ici qu’il ne transfère pas son irritation aux autres et qu’il s’implique. Vous remarquerez également que LA solution permanente n’a pas été trouvée, mais au moins une opportunité d’amélioration est proposée. La positivité est ce qui doit venir avec un problème La positivité, l’accueil, l’acceptation des erreurs, est ce que vous devez attendre de vos équipes, et non systématiquement des solutions. L’idée ici est d’encourager le mouvement
Votre équipe travaille-t-elle sur les bonnes choses ?
Que vous soyez gestionnaire, entrepreneur ou chef d’équipe, vous devez régulièrement faire face à des imprévus. Vous savez que vous devez vous occuper des urgences et aussi de répondre aux besoins de tous, mais pouvez vous confirmer que votre équipe travaille sur les bonnes choses ? Avez-vous le sentiment d’investir suffisamment dans votre futur ? Avez-vous pris le temps d’apprendre du passé ? Gardez-vous assez de temps pour faire des pauses et constater l’importance du silence ? Si vous êtes toujours en train de courir, il est facile de passer à côté de l’important « non urgent » qui est pourtant la base d’une bonne distribution du travail. Un bon équilibre dans cette distribution du travail vous permet de plus de stimuler la croissance et l’évolution de votre équipe. Pour vous aider à trouver ce bon équilibre, je vous invite à prendre 15 min de pause et à faire l’exercice suivant. La distribution actuelle du travail 1. Faire une évaluation de la distribution du travail Dans un premier temps, commencer par faire une introspection. Faites une pause et évaluez la distribution moyenne, en pourcentage, selon le type de travail qu’effectue votre équipe. Pour être en mesure d’évaluer la distribution, vous devez commencer par diviser les événements en 5 éléments : Les éléments panifiables Le permanent. Cette catégorie correspond à l’ensemble des actions et activités que vous faites et qui font partie de la routine. Comme la rédaction de rapports, les analyses récurrentes, vos processus d’entretien, vos meetings récurrents, la gestion des inventaires, le contrôle de la qualité… Les projets. Ce sont les actions concrètes que vous faites pour développer votre équipe ou votre entreprise. Ces projets ne doivent exister que sur une période définie. Ils permettent d’ajouter ou modifier quelque chose d’important dans votre système d’organisation ou de créer un nouveau produit ou service. Comme la mise en place d’un nouvel outil, le développement d’un nouveau produit, la conception d’un nouveau processus. La plupart du temps, une fois ce projet terminé, la charge de travail généré bascule dans la catégorie du permanent. Le silence. Cela correspond aux moments que vous vous accordez pour ne rien faire. Cela peut, peut-être, vous surprendre, mais il faut régulièrement permettre à votre équipe de « ne rien faire ». Le silence doit donc être planifié afin que votre équipe puisse réfléchir, se détendre, échanger, discuter sans but précis. Ces silences sont essentiels pour s’écouter et faire ressortir l’important. Si vous êtes musicien, vous savez que les pauses font partie intégrante de la musique. Il en va de même dans le travail, les pauses permettent le bon équilibre qui permet d’être plus performants dans le travail. Les éléments non planifiables Les surprises. Les surprises sont souvent hors de votre contrôle, mais vous pouvez aussi sans le vouloir en provoquer en étant mal préparé ou mal organisé. Essayez d’évaluer le temps que vous passez, en moyenne, à répondre aux besoins occasionnés par ces surprises. Le pourcentage peut varier selon la maturité de votre équipe ou de votre entreprise. Pas de jugement, il faut simplement faire le constat. Le bruit. Le bruit correspond à toutes les pertes de temps générées par des messages qui ne sont pas clairs. Comme lorsque votre équipe de direction n’est pas sur la même longueur d’onde que vous, et qu’elle envoie des signaux divergents. Êtes-vous en mesure d’évaluer le temps que vous passez à répéter les choses et à corriger ces désalignements ? 2. Identifier la situation idéale Avez vous été surpris par l’estimation du temps que vous prenez pour chacun des éléments ci-dessus ? Est-ce que ces proportions sont selon vous, les bonnes ? Est-ce la meilleure distribution du travail en fonction de votre situation, de vos besoins ? Attention, il n’existe pas d’état parfait. Il existe un équilibre pour toute situation en fonction de votre réalité. Voyez maintenant ce que vous pouvez faire pour améliorer votre distribution du travail en fonction de vos résultats : Analyse des éléments planifiables Si le temps passé sur votre permanent est faible, c’est probablement parce que vous n’avez pas encore de processus et de systèmes adéquats en place. Et si c’est le cas, lancez de nouveaux projets pour mieux vous organiser. Si vous avez peu de projets en cours. Cela veut dire que vous n’avez probablement pas pris le temps de faire du silence et de réfléchir à la situation. Il est très important d’identifier les projets stratégiques qui pourraient permettre à votre équipe d’être plus efficace dans la réalisation des tâches de la section « permanent ». C’est d’ailleurs le meilleur moyen de stimuler la croissance de votre équipe. Cela vous permet d’en faire plus avec la même quantité d’énergie. Si vous êtes comme moi, le silence est ce que vous oubliez le plus souvent. Permettez-vous à votre équipe de ne pas être occupée à 100 % ? Est-ce que vous encouragez vos employés à définir dans la semaine des moments où il est recommandé de ne pas envoyer d’email ou d’organiser des réunions par exemple ? Analyse des éléments non planifiables Passez-vous votre temps à régler les surprises ? Vous n’avez jamais le temps de terminer ce que vous aviez planifié, vous faites face à trop d’imprévus ? En début de projet ou lors de la création d’entreprise, il est typique et normal d’avoir beaucoup de surprises. Mais si les surprises représentent continuellement votre catégorie principale, c’est qu’il est temps de passer à l’action, car une surprise récurrente n’est plus une surprise, mais un manque d’organisation ! Il faut donc d’abord identifier le type de surprises qui arrivent le plus régulièrement, les organiser afin de les faire basculer dans la section du permanent. Pour pouvoir les basculer dans le permanent, vous devrez commencer par lancer des projets d’organisation. Si vous constatez que le bruit obtient un gros pourcentage de votre distribution, pensez à revoir votre plan de communication et votre système d’intelligence. Et dans cette situation aussi, investissez du temps dans des projets qui vous permettront de mieux vous organiser et donc de mieux communiquer. 3. Changez la distribution si nécessaire Maintenant que vous avez fait votre évaluation, et que vous avez pris le temps d’analyser
Combler son besoin de reconnaissance au travail
Êtes-vous plutôt du genre à avoir besoin de reconnaissance au travail ? Ou la reconnaissance est quelque chose qui ne vous touche pas vraiment ? Estimez-vous que puisque vous faites le travail pour lequel vous êtes rémunéré la reconnaissance n’est pas vraiment nécessaire ? Quel que soit votre profil, je vous encourage à lire cet article, vous pourriez être surpris. Définition de la reconnaissance Selon le Larousse, la reconnaissance est : l’action de reconnaître quelqu’un ou quelque chose, l’action d’admettre qu’on est l’auteur ou le responsable d’une action, le sentiment qui incite à se considérer comme redevable envers la personne de qui on a reçu un bienfait. En quelque sorte, pour être en mesure de reconnaître il faut être dans l’action, l’action de connaître, l’action d’identifier l’auteur et le responsable d’un effort, d’un résultat, d’une compétence… Les différents types de reconnaissances ? La reconnaissance peut se présenter sous plusieurs formes. Voici quelques exemples de situations et de reconnaissances auxquelles vous pourriez être sensible. Votre boss passe près de votre bureau le matin et ne vous a pas dit bonjour. Si cela vous contrarie, c’est que vous avez besoin de reconnaissance existentielle. Vous constatez que vous n’avez pas été invité à une rencontre à laquelle vous auriez, selon vous, dû participer. Si cela vous contrarie alors vous avez besoin de la reconnaissance de vos pratiques de travail, de vos compétences… Vous avez fait un effort soutenu pour livrer un projet qui avait son lot de défis et de conditions difficiles. Même si les résultats ne sont pas parfaits, vous êtes déçu que personne ne vous dise merci ou ne parle du travail qui a été accompli. Si c’est le cas, c’est que vous avez besoin de la reconnaissance de l’effort effectué. Vous et votre équipe avez atteint vos objectifs et dans les délais impartis. Le résultat est quasiment du jamais vu dans votre entreprise, néanmoins personne ne vous fait de commentaires ou ne vous félicite. Si cela vous fatigue, c’est que vous avez besoin de reconnaissance de vos résultats. Vous constatez que votre nom n’est pas dans la liste des auteurs d’un document alors que vous avez activement participé à sa rédaction. Quelqu’un présente l’un de vos concepts et ne prend pas la peine de vous citer. … Comme vous pouvez le constater, il existe plusieurs formes de reconnaissances. La reconnaissance de vos supérieurs ou de votre entreprise ne suffit pas toujours. C’est dans ces situations quotidiennes que vous remarquez qu’avoir un salaire, des bonus, des cadeaux pour les années de service… ne suffit pas toujours pour répondre à tous les besoins de reconnaissance que cela soit les vôtres ou ceux de votre équipe. 3 astuces pour stimuler la reconnaissance 1. La reconnaissance à 360 degrés La plupart des gens s’attendent à ce que la reconnaissance provienne de leurs supérieurs. Ils pensent que c’est un concept unidirectionnel, alors la reconnaissance doit être pluridirectionnelle. Il est aussi important d’en recevoir que d’en donner. Il faut autant savoir offrir sa reconnaissance à son patron qu’à ses collègues ou ses employées lorsque vous détectez un effort, une bonne action ou une réussite de leur part. Avez-vous dernièrement pris le temps de reconnaître le bon travail de votre collègue ? Ou avez-vous même seulement pris le temps de le connaître, de découvrir ce qu’il aime ? Plus vous connaissez votre entourage et plus vous travaillerez efficacement ensemble. Prendre le temps de se connaître et s’adapter à l’autre et à ses besoins est en soi une forme de reconnaissance. 2. La reconnaissance en fonction du temps Pour la reconnaissance aussi, la clé c’est le temps ! Si vous pensez que de dire merci une fois par année à vos employés et vos collègues suffit, c’est une erreur ! Reconnaitre les efforts, le bon travail, l’implication devrait devenir un réflexe, un geste naturel. Pensez à le faire de façon régulière et non seulement lors l’évaluation annuelle. De plus, offrir de la reconnaissance pour une action complétée il y a des mois n’aura pas autant d’impact que si la reconnaissance est donnée immédiatement. Si vous sentez que cela ne vous vient pas encore naturellement, accordez vous 10 min par jour, cette semaine et faites l’exercice d’observer si un collègue ou un membre de votre équipe mérite de la reconnaissance de votre part. Prenez conscience : Des efforts fournis, Des centres d’intérêt et des activités personnelles importantes de vos collègues, Si un de vos collègues vient de terminer son MBA, et bien, prenez le temps de le souligner et de le féliciter. Des résultats accomplis, Que vous pouvez consulter un collègue pour lui demander son avis … Il existe de multiples façons de reconnaître le travail ou les efforts d’un collègue, patron ou employé. Si vous constatez que cela ne fait pas partie des coutumes de votre entreprise, essayez de changer cet état de fait. 3. La reconnaissance de soi La reconnaissance du travail ou des efforts des autres est primordiale, mais savoir apprécier ses propres efforts, résultats, apprentissages est aussi très important. Quand avez-vous pris le temps de faire un bilan de vos réussites ? Quand avez-vous pris le temps de reconnaître ce que vous avez appris ? Les défis que vous avez surmontés ? Êtes-vous simplement passé d’un défi à l’autre sans prendre le temps de les souligner ? Vous auriez pu vous féliciter lorsque vous avez : Réussi à garder votre sang-froid lors d’une réunion tendue, Réussi à rédiger un rapport plus rapidement que d’habitude, Appris à utiliser un nouveau logiciel par vous-même. Effectué une importante présentation devant un grand groupe sans vous démonter. … Si vous êtes gestionnaire, vous pourriez lors de vos prochaines rencontres individuelles, demander à vos collaborateurs quelle est leur plus belle réalisation des dernières semaines. De toute façon, prendre du recul et regarder ce qui a été accompli est toujours un excellent exercice surtout si vous avez l’impression que la situation ne va pas très bien. Si c’est le cas, je vous invite à aller lire cet article : comment relativiser quand tout va mal ? Cet article a été écrit par un ami blogueur, Nicolas, que je vous invite
Trouvez la distribution optimale de votre temps
Le temps est, en définitive, la ressource la plus rare puisqu’il est impossible d’en créer plus. Il faut donc savoir bien l’utiliser. Il existe plusieurs moyens de prioriser et d’organiser son temps. Je vous ai même créé un guide qui peut vous aider à ce sujet : . Dans cette même optique, je vous propose aujourd’hui de vous comparer à 27 CEOs et de vous interroger sur ce que vous pensez être une bonne répartition de votre temps. Une étude sur la distribution du temps L’Harward Business School a fait, il y a quelques années, une analyse sur la façon dont les chefs d’entreprises géraient leur temps. Cette étude a été menée par Michael Porter et Niin Nohria qui ont demandé à 27 CEOs de décrire ce qu’ils faisaient, 24 h/24 h, 7 jours sur 7, pendant 13 semaines. Cela représente un total de 60 000 heures analysées et dont voici le résultat. 1. Le temps travaillé vs le temps personnel 2. Le contenu du travail 3. La durée des réunions 4. Le temps planifié vs le temps spontané Qu’en est-il pour vous ? Pensez-vous que la distribution de ces CEO vous ressemble ? Savez-vous à quoi devrait ressembler votre distribution du temps pour atteindre vos objectifs ? Avant de chercher à mieux organiser les semaines à venir, je vous encourage à être un bon voyageur du temps et à faire l’analyse des semaines passées. Regardez quelle a été votre distribution de ces dernières semaines. Vous pourrez ensuite analyser l’écart entre ce que vous pensez faire et ce que vous faites réellement. Vous pouvez utiliser l’image ci-dessous pour vous aider à créer votre division du temps. J’ai divisé le tableau en pourcentage et heure, pour aider à diviser votre temps moyen pour une semaine. 8h de sommeil tous les jours = 33% de votre semaine. Chaque zone grise et blanche représente une journée. 2h dans une semaine représente environ 1% Faites la collecte de vos données Pour ma part, j’utilise directement mon calendrier pour retrouver l’information. L’astuce est simple, je détermine les plages horaires et j’écris ce que je fais en temps réel. Ensuite pour m’aider avec le tri par catégorie des tâches, j’utilise des couleurs différentes pour chacun des types activités. Par exemple, le mauve pour le blogue, le gris pour le livre, le rose pour les projets, le vert pour le sport… Si vous êtes curieux et que vous aimeriez connaitre le pourcentage planifié de vos activités vs le pourcentage non planifié, ajoutez une * sur les tâches que vous avez faites, mais qui n’étaient pas planifiées. Cela vous permet d’avoir une meilleure idée du pourcentage de tâches planifiées vs les tâches spontanées de votre journée. Il est important de collecter l’information sur quelques semaines pour que votre échantillon soit représentatif. Ensuite, il vous suffit de faire la moyenne des heures par catégories et de comparer avec ce que vous pensiez être votre semaine classique. En passant, il existe des applications qui font automatiquement cette analyse pour vous. Je pense tester et vous revenir sur le dossier. L’analyse de l’écart Êtes-vous surpris par vos résultats ? Combien de temps passez-vous dans les transports ? À faire du sport, à apprendre, avec votre famille et/ou vos amis, à travailler ? Quelle est la catégorie qui prend le plus de place dans votre vie ? Devriez-vous prioriser autre chose ? Il n’existe pas de distribution parfaite et votre répartition pourrait évoluer avec le temps, mais si ce que vous voyez ne vous plaît pas, alors agisse et voyez ce que vous pouvez faire. Vos attentes sont-elles irréalistes ? Ou est-ce qu’il est possible de changer et prioriser d’autres aspects de votre temps ? Y a-t-il des projets, des objectifs qui sont très importants et qui sont sous-représentés dans votre distribution du temps ? Par exemple, vous auriez envie d’apprendre à utiliser un nouvel outil pour le travail, mais vous n’avez jamais le temps de le faire. Ou encore, vous aimeriez avoir plus de temps pour planifier et vous organiser, mais c’est difficile. Est-ce que la répartition de votre temps vous permet d’attendre vos objectifs et d’ailleurs connaissez-vous vos objectifs ? Si vous pensez qu’ils pourraient être repensés, allez lire ces articles. Comment développer et garder une vue d’ensemble de sa vie ? Comment se créer une routine qui stimule les bonnes activités ? Passer à l’action Que pourriez-vous changer demain pour tendre vers une meilleure distribution de votre temps ? Ajouter une nouvelle habitude ? Vous pourriez, par exemple, écouter un livre dans votre temps de transport, marcher au lieu de prendre la voiture pour bouger un peu plus, faire des activités ou des projets avec votre famille et/ou vos amis. Conclusion Il est toujours bon de prendre le temps de faire l’analyse d’une ressource aussi importante que le temps. Grâce à l’analyse de ce que vous faites chaque jour, vous pouvez voir si vous tirez le maximum de vos journées tout en gardant du temps pour les événements impromptus. Photo by Djim Loic on Unsplash
Stimuler la croissance de votre entreprise
Il y a quelques mois, on m’a demandé de mettre en place un atelier sur la croissance des équipes pour un groupe d’entrepreneurs. J’ai donc fait le bilan des astuces que j’ai utilisé au cours de ma carrière pour stimuler la croissance de mes propres équipes. Le résultat de ce bilan est qu’il n’est pas nécessaire de faire de gros investissements financiers pour commencer à stimuler la croissance. Il suffit d’avoir les bons réflexes et les bonnes habitudes pour grandir constamment en équipe. Alors, ne réfléchissez pas trop et n’attendez pas de recevoir votre prochain investissement, ou de faire une autre acquisition pour faire croître vos équipes. La croissance Commençons tout d’abord par définir le mot croissance. Selon l’« Oxford language », la croissance est le processus d’augmentation de la taille physique et selon l’Investopedia, la croissance (économique) est l’augmentation de la production de biens et de services économiques, entre deux périodes définies. Vous pouvez voir ici qu’une fois encore, la clé c’est le temps ! Toutes les activités qui engendrent une production supplémentaire par unité de temps sont des activités qui stimulent la croissance. Donc, toutes les activités que vous pouvez lancer et qui créeraient une culture de croissance dans votre équipe seraient bonnes sur le long terme. Il y a notamment 4 activités que vous pouvez facilement mettre en place immédiatement pour stimuler la croissance de vos équipes et donc de l’entreprise. 4 astuces pour stimuler immédiatement la croissance de votre entreprise 1. Stimulez la collaboration Il est très difficile de stimuler la collaboration entre ses équipes lorsqu’une entreprise est constituée de silos. Ces silos sont comme des murs qui ralentissent considérablement la création de valeur. Pour éviter la création de ces silos, vous devez en tant que gestionnaire et membre d’une équipe veiller à stimuler la collaboration et l’entraide. Pour vous assurer que vous n’avez pas de défi de collaboration dans votre entreprise et vos équipes ? Prenez le temps d’observer le langage utilisé par votre équipe. Éléments importants pour stimuler la collaboration Si vous entendez ce genre de discours, c’est que vous avez un problème de collaboration dans votre équipe ou avec les autres équipes. Il faut donc agir pour briser cette situation. Voici ce que vous pouvez faire pour palier à ce problème : Assurez-vous que votre équipe sait faire la différence entre la faute et la responsabilité. Il est bien plus important en entreprise de trouver une personne responsable de corriger une situation que de savoir qui est le coupable. Ce n’est pas forcément de votre faute si vos équipes ne collaborent pas, mais il est de votre responsabilité en tant que gestionnaire de trouver une solution pour remédier à cette situation. Soulignez les bons coups — prenez le temps de célébrer en équipe, surtout lorsque cette équipe a bien collaboré. Soyez un modèle de collaboration pour les autres. Prenez le temps d’aider vos collègues, d’écouter leurs problèmes et faites partie, si possible, de la solution. Renforcez les bons comportements, tels que l’écoute, l’empathie, l’ouverture d’esprit… Laissez le temps à votre équipe pour collaborer. Si vous donnez toujours des projets en urgence, il sera plus difficile pour eux de prendre le temps de collaborer. Si vous souhaitez pousser plus loin votre réflexion, je vous invite à aller lire l’article suivant — 12 astuces pour stimuler la collaboration dans votre équipe. 2. Trouvez votre vitesse idéale et améliorez-la Attention, ici le choix des mots est très important. Pour pouvoir en faire plus et donc stimuler la croissance, il faut bien comprendre d’où vous partez. Quelle est la vitesse naturelle et soutenable de votre équipe ? Si vous voulez une équipe performante, il faut trouver leur vitesse de croisière afin d’éviter de les épuiser sur le long terme. Vous pouvez ensuite identifier les éléments dans vos processus, vos méthodes et votre structure qui ont besoin d’amélioration afin d’augmenter la vitesse. Comprenez bien qu’augmenter la vitesse ne veut pas dire travailler plus. Augmenter la vitesse veut dire produire plus avec la même quantité d’énergie. Pour y arriver, vous devrez investir du temps, et lancer des projets d’amélioration de l’efficacité d’équipe. Ces projets stratégiques ont un impact très positif sur les équipes, car ils aident à visualiser un futur positif, ce qui est toujours excellent pour le moral. C’est pour cela qu’il ne faut pas hésiter à prendre le temps d’investir dans des projets d’amélioration continue. En voici quelques exemples : Identifiez et mesurez ce qui est important, Identifiez les 7 sources de gaspillages et éliminez-les, Partagez et documentez les bonnes pratiques, Organisez l’espace physique et digital autour de votre équipe, Mettez en place les bons systèmes et processus, Combinez vos activités, comme marcher et écouter un livre, Standardisez vos méthodes de travail, Testez vos méthodes et améliorez-les constamment Soyez discipliné sur ce que vous avez mis en place et répétez. Si vous avez envie d’en savoir plus, je vous invite à aller lire ces articles : comment augmenter la productivité de son équipe ? Et comment travailler plus vite ? 3. Choisissez des règles simples à suivre Il arrive parfois que les politiques ou les règles soient confondues avez les guides. Prenez donc le temps de vérifier si vos procédures se présentent comme des règles ou comme des guides. Cette nuance est importante, car l’approche n’est pas la même selon si vous avez affaire à des règles ou des guides. Et ne pas utiliser la bonne approche pourrait ralentir vos équipes. S’il n’y a pas de régulation, obligation légale à un processus/procédure je vous conseille fortement de commencer avec un guide et non une règle. 4. Améliorer continuellement votre communication Pour stimuler la croissance de votre équipe travailler continuellement à améliorer votre communication. Il existe plusieurs aspects importants dans la communication, mais deux axes principaux sont à privilégier : La communication individuelle, et d’équipe. La communication individuelle Si vous souhaitez améliorer votre communication individuelle, je vous encourage à regarder la vidéo ci-dessous. Dans cette vidéo, j’utilise la métaphore des deux instruments de musique qui jouent ensemble pour illustrer les difficultés que l’on peut rencontrer dans la communication. Afin d’améliorer votre communication en temps réel, vous devez vous assurer
Podcast #0029 – 5 astuces pour réduire sa charge mentale au travail
5 astuces pour réduire sa charge mentale au travail simplement 1. Définir l’essentiel , 2. Partager la charge 3. Avoir un système d’extériorisation fiable 4. Vivre au moment présent 5. Bien débuter et terminer les cycles. « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil L’article associé – Comment réduire sa charge mentale au travail ? et voici la vidéo YouTube associée https://youtu.be/NeohI2pNuOI