Trouvez la distribution optimale de votre temps

Le temps est, en définitive, la ressource la plus rare puisqu’il est impossible d’en créer plus. Il faut donc savoir bien l’utiliser. Il existe plusieurs moyens de prioriser et d’organiser son temps. Je vous ai même créé un guide qui peut vous aider à ce sujet : . Dans cette même optique, je vous propose aujourd’hui de vous comparer à 27 CEOs et de vous interroger sur ce que vous pensez être une bonne répartition de votre temps.

Une étude sur la distribution du temps

L’Harward Business School a fait, il y a quelques années, une analyse sur la façon dont les chefs d’entreprises géraient leur temps.  Cette étude a été menée par Michael Porter et Niin Nohria qui ont demandé à 27 CEOs de décrire ce qu’ils faisaient, 24 h/24 h, 7 jours sur 7, pendant 13 semaines. Cela représente un total de 60 000 heures analysées et dont voici le résultat.

1. Le temps travaillé vs le temps personnel

2. Le contenu du travail

3. La durée des réunions

4. Le temps planifié vs le temps spontané

Qu’en est-il pour vous ?

Pensez-vous que la distribution de ces CEO vous ressemble ?

Savez-vous à quoi devrait ressembler votre distribution du temps pour atteindre vos objectifs ?

Avant de chercher à mieux organiser les semaines à venir, je vous encourage à être un bon voyageur du temps et à faire l’analyse des semaines passées. Regardez quelle a été votre distribution de ces dernières semaines. Vous pourrez ensuite analyser l’écart entre ce que vous pensez faire et ce que vous faites réellement.

Vous pouvez utiliser l’image ci-dessous pour vous aider à créer votre division du temps. J’ai divisé le tableau en pourcentage et heure, pour aider à diviser votre temps moyen pour une semaine.

• 8h de sommeil tous les jours = 33% de votre semaine.
• Chaque zone grise et blanche représente une journée.
• 2h  dans une semaine représente environ 1%

Faites la collecte de vos données

Pour ma part, j’utilise directement mon calendrier pour retrouver l’information. L’astuce est simple, je détermine les plages horaires et j’écris ce que je fais en temps réel. Ensuite pour m’aider avec le tri par catégorie des tâches, j’utilise des couleurs différentes pour chacun des types activités. Par exemple, le mauve pour le blogue, le gris pour le livre, le rose pour les projets, le vert pour le sport…

Si vous êtes curieux et que vous aimeriez connaitre le pourcentage planifié de vos activités vs le pourcentage non planifié, ajoutez une * sur les tâches que vous avez faites, mais qui n’étaient pas planifiées. Cela vous permet d’avoir une meilleure idée du pourcentage de tâches planifiées vs les tâches spontanées de votre journée.

Il est important de collecter l’information sur quelques semaines pour que votre échantillon soit représentatif. Ensuite, il vous suffit de faire la moyenne des heures par catégories et de comparer avec ce que vous pensiez être votre semaine classique.

En passant, il existe des applications qui font automatiquement cette analyse pour vous. Je pense tester et vous revenir sur le dossier.

L’analyse de l’écart

Êtes-vous surpris  par vos résultats ? Combien de temps passez-vous dans les transports ? À faire du sport, à apprendre, avec votre famille et/ou vos amis, à travailler ? Quelle est la catégorie qui prend le plus de place dans votre vie ? Devriez-vous prioriser autre chose ?

Il n’existe pas de distribution parfaite et votre répartition pourrait évoluer avec le temps, mais si ce que vous voyez ne vous plaît pas, alors agisse et voyez ce que vous pouvez faire. Vos attentes sont-elles irréalistes ? Ou est-ce qu’il est possible de changer et prioriser d’autres aspects de votre temps ?

Y a-t-il des projets, des objectifs qui sont très importants et qui sont sous-représentés dans votre distribution du temps ?  Par exemple, vous auriez envie d’apprendre à utiliser un nouvel outil pour le travail, mais vous n’avez jamais le temps de le faire. Ou encore, vous aimeriez avoir plus de temps pour planifier et vous organiser, mais c’est difficile. Est-ce que la répartition de votre temps vous permet d’attendre vos objectifs et d’ailleurs connaissez-vous vos objectifs ? Si vous pensez qu’ils pourraient être repensés, allez lire ces articles.

• Comment développer et garder une vue d’ensemble de sa vie ? 
• Comment se créer une routine qui stimule les bonnes activités ?

Passer à l’action

Que pourriez-vous changer demain pour tendre vers une meilleure distribution de votre temps ? Ajouter une nouvelle habitude ? Vous pourriez, par exemple, écouter un livre dans votre temps de transport, marcher au lieu de prendre la voiture pour bouger un peu plus, faire des activités ou des projets avec votre famille et/ou vos amis.

Conclusion

Il est toujours bon de prendre le temps de faire l’analyse d’une ressource aussi importante que le temps. Grâce à l’analyse de ce que vous faites chaque jour, vous pouvez voir si vous tirez le maximum de vos journées tout en gardant du temps pour les événements impromptus.

Photo by Djim Loic on Unsplash