Gérer un inconfort pendant une réunion d’équipe

Les émotions ne sont pas vraiment faciles à gérer dans les entreprises. Elles  génèrent malheureusement souvent un inconfort. Je vais vous partager quelques exemples de situations que vous pourriez rencontrer et je vous donnerai par la suite des pistes pour mieux les gérer.

Vous êtes, par exemple, au cœur d’une rencontre de groupe lorsque l’un des participants lance une “bombe” indiquant que tout le travail effectué depuis plusieurs mois n’est plus valide à cause d’un détail important qui aurait été négligé. Vous sentez tout à coup l’inconfort et l’énervement du groupe. Et vous remarquez également que le membre du groupe qui a fini par communiquer ce détail n’était pas à l’aise avec ce “trésor” qu’il aurait dû partager depuis plusieurs semaines. Finalement, toute l’équipe est fâchée et n’arrive plus à écouter ce qui est dit dans cette rencontre.

Autre situation, vous vous retrouvez face à une personne inflexible, vous voyez bien qu’elle est incapable de considérer le point de vue des autres et qu’elle reste prise avec son idée fixe. Ou vous rencontrez une personne qui est convaincue que le plan ou la solution proposée ne fonctionnera pas, mais elle n’arrive pas à expliquer clairement pourquoi elle en est convaincue. Elle est prise avec cette émotion et n’arrive pas à exprimer concrètement le problème.

Dans tous les cas cités plus haut, vous constatez que les émotions interfèrent et que la communication et le travail collaboratif sont temporairement interrompus. Le défi en général est que les émotions sont des signaux importants qu’il faut écouter, mais qu’elles sont difficiles à traduire en actions, surtout lorsque vous êtes en plein cœur de l’émotion. Alors, comment relancer ce travail collaboratif et passer au-delà de l’inconfort ?

1. Votre responsabilité face à l’inconfort

Si cela arrive dans une rencontre que vous avez initiée, vous avez alors la responsabilité d’arriver à une solution, un consensus, de régler l’inconfort. Si vous n’êtes pas à l’origine de cette rencontre, et que vous constatez que le responsable n’intervient pas, proposez-lui de reporter cette discussion à une autre date.

Une astuce que j’utilise depuis des années dans mes rencontres est d’instaurer dans mes équipes un geste simple que chacun peut utiliser pour signaler que l’on tourne en rond ou s’ils ont le sentiment qu’il serait préférable de reprendre la discussion plus tard. Ce geste permet à tous d’intervenir facilement sans nécessairement être l’initiateur de la rencontre. De plus, cette méthode permet à tous de s’exprimer et si tout le monde fait ce geste, il est très clair qu’il faut passer à autre chose. Et en tant que leader, cela vous donnera une force, puisque cela permet à l’ensemble de l’équipe de communiquer sans hausser le ton de la voix et de passer à l’action ou de changer de sujet en douceur.

Je partage avec vous la photo du geste que je propose à mes équipes pour changer de sujet ou d’approche en cours de réunion. Libre à vous de choisir le vôtre en équipe.

2. L’analyse de votre état interne

Si vous vous retrouvez dans l’une des situations mentionnées plus haut, il est important de faire l’analyse interne de la situation avant de vous lancer dans une intervention. Vous devez d’abord vérifier si cette situation vous affecte vous personnellement. Le meilleur moyen de le savoir est de vérifier votre pouls. Est-il plus rapide que d’habitude ? Si c’est le cas, je vous encourage dans un premier temps à vous détendre et le faire revenir à un rythme plus normal. Prenez de grandes respirations par exemple, c’est subtil et ça fonctionne plutôt bien. Personnellement, prendre 3 respirations conscientes m’aide énormément. Si je réussis à revenir à un rythme plus calme je passe à l’étape 3, sinon je trouve un moyen de me donner du temps, je laisse parler les autres par exemple pendant que je me calme, je respire et j’attends que mon pouls soit redevenu stable.

Lorsque l’on est affecté personnellement, il faut faire une pause. Pour faire une pause dans ces situations, tout en demeurant actif, le meilleur moyen est de résumer la situation et proposer un autre moment dans le futur pour reprendre cette discussion. Lors de la prochaine rencontre hebdomadaire par exemple, ou proposez d’organiser dans les prochains jours une rencontre spécialement pour ce sujet. Cela donnera le temps à tous de se calmer et de trouver le bon angle d’attaque pour reprendre la discussion.

S’il n’est pas possible de reporter cette discussion à un autre jour, reportez-la au moins à la fin de la rencontre. Arrangez-vous pour changer de sujet, ne serait-ce que temporairement, cela facilitera la discussion et l’énergie de tous. Cette pause vous permettra potentiellement de vous relaxer avant de faire l’intervention.

3. L’intervention — les points communs

Pour éliminer l’inconfort et revenir dans mode d’écoute et de collaboration l’idéal est de repartir d’un point commun. Vous pouvez rappeler par exemple que lors de votre dernière rencontre vous étiez tous d’accord avec… ce point commun.

Lors d’un conflit très fort, si toute votre équipe est chargée d’émotion, n’hésitez pas à faire un point sur la situation de façon positive et indiquez ensuite que vous allez faire une intervention pour trouver une solution.

Vous pourriez dire : « Il semblerait que l’on vient de tomber sur une divergence d’opinion, de point de vue ou d’approche, c’est normal, et il est plutôt sain d’en avoir dans une équipe. Lorsqu’une situation comme celle-ci survient, il est important de commencer par identifier ce que nous avons comme points communs. Seriez-vous d’accord pour faire l’exercice avec moi ? »

Ensuite, faites une pause – cette pause est stratégique pour permettre à tout le monde de retrouver ses esprits et respirer. Pour lancer la recherche de points communs et relancer la collaboration et l’écoute, commencez par des commentaires simples du genre :

• Nous sommes tous ici pour travailler en équipe et trouver la meilleure solution,
• Nous avons tous le désir de trouver une solution,
• Chacun de nos points de vue est à prendre en considération pour atteindre l’objectif de la meilleure façon,

Ces commentaires devraient s’assurer de mettre en place les règles et la base de vos méthodes de collaboration. Vous pouvez ensuite poursuivre en rappelant les éléments déjà acceptés dans les dernières semaines par votre équipe.

4. Identifier la partie divergente

Dès que vous vous approchez du sujet qui a amené la divergence, assurez-vous de faire un résumé de la situation et de demander aux parties impliquées de confirmer si votre résumé est juste. Cette étape est importante, car elle s’assure que tout le monde a bien été entendu. De plus, le fait de décrire la situation calmement avec des mots précis permet d’offrir point de vue différent sur ce qui a créé la divergence.

Cette étape est cruciale pour que chacun puisse passer à la prochaine étape qui est de trouver une solution commune.

5. Faire une suggestion de solution

Lancez-vous dans une première proposition de solution. Idéalement, proposez quelque chose qui pourrait répondre aux besoins d’un maximum de personne dans votre équipe. Il est parfois assez difficile de trouver une solution, si c’est le cas, il m’arrive alors de proposer une solution folle pour provoquer la discussion. N’hésitez pas à vous rendre dans les extrêmes ! Proposez d’arrêter toute amélioration et de garder le statu quo par exemple. Avant de lancer ce type de solution extrême, expliquez à votre équipe que la solution n’est de toute évidence pas une option et qu’elle n’est là que pour stimuler la discussion, pour trouver une meilleure solution par la suite.

Les règles à respecter

• Permettez à tous de partager leurs idées. Faites des tours de table, mais ne forcez personne à s’exprimer, car certaines personnes ne sont pas à l’aise de s’exprimer devant tout le monde, surtout dans une situation d’inconfort.
• Si vous constatez que quelqu’un prend trop de place dans la discussion, remerciez cette personne, prenez le temps de résumer son propos et passez à une autre personne.
• Limitez les longs discours (un monologue de plus de 5 min, c’est très long !).
• Si votre équipe a tendance à se perdre en conjectures, proposez de ne partager qu’une idée à la fois.

Conclusion

Il n’est jamais facile de gérer ces situations émotionnelles, mais il faut les voir comme des occasions de grandir. Grandir en tant que leader, mais aussi en tant qu’équipe. Prendre le temps de s’écouter, de discuter et de trouver des solutions en équipe lors de ces situations difficiles est ce qu’il y a de mieux pour bâtir une équipe solide. Plus vous vous forcerez à bien gérer ces situations, plus il sera facile de le faire. Donc la prochaine fois que vous vous retrouvez face à une situation émotive en réunion essayer de mettre en pratique ces conseils, vous me direz ce qu’il en est ressorti !

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