Une méthode pour une bonne distribution du travail

Que vous soyez gestionnaire, entrepreneur ou chef d’équipe, vous devez régulièrement faire face à des imprévus. Vous savez que vous devez vous occuper des urgences et aussi de répondre aux besoins de tous, mais pouvez vous confirmer que votre équipe travaille sur les bonnes choses ? Avez-vous le sentiment d’investir suffisamment dans votre futur ? Avez-vous pris le temps d’apprendre du passé ? Gardez-vous assez de temps pour faire des pauses et constater l’importance du silence ? Si vous êtes toujours en train de courir, il est facile de passer à côté de l’important « non urgent » qui est pourtant la base d’une bonne distribution du travail. Un bon équilibre dans cette distribution du travail vous permet de plus de stimuler la croissance et l’évolution de votre équipe.

Pour vous aider à trouver ce bon équilibre, je vous invite à prendre 15 min de pause et à faire l’exercice suivant.

La distribution actuelle du travail

1. Faire une évaluation de la distribution du travail

Dans un premier temps, commencer par faire une introspection. Faites une pause et évaluez la distribution moyenne, en pourcentage, selon le type de travail qu’effectue votre équipe. Pour être en mesure d’évaluer la distribution, vous devez commencer par diviser les événements en 5 éléments :

Les éléments panifiables

Le permanent. Cette catégorie correspond à l’ensemble des actions et activités que vous faites et qui font partie de la routine. Comme la rédaction de rapports, les analyses récurrentes, vos processus d’entretien, vos meetings récurrents, la gestion des inventaires, le contrôle de la qualité…
Les projets. Ce sont les actions concrètes que vous faites pour développer votre équipe ou votre entreprise. Ces projets ne doivent exister que sur une période définie. Ils permettent d’ajouter ou modifier quelque chose d’important dans votre système d’organisation ou de créer un nouveau produit ou service. Comme la mise en place d’un nouvel outil, le développement d’un nouveau produit, la conception d’un nouveau processus. La plupart du temps, une fois ce projet terminé, la charge de travail généré bascule dans la catégorie du permanent.
Le silence. Cela correspond aux moments que vous vous accordez pour ne rien faire. Cela peut, peut-être, vous surprendre, mais il faut régulièrement permettre à votre équipe de « ne rien faire ». Le silence doit donc être planifié afin que votre équipe puisse réfléchir, se détendre, échanger, discuter sans but précis. Ces silences sont essentiels pour s’écouter et faire ressortir l’important. Si vous êtes musicien, vous savez que les pauses font partie intégrante de la musique. Il en va de même dans le travail, les pauses permettent le bon équilibre qui permet d’être plus performants dans le travail.

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Les éléments non planifiables

Les surprises. Les surprises sont souvent hors de votre contrôle, mais vous pouvez aussi sans le vouloir en provoquer en étant mal préparé ou mal organisé. Essayez d’évaluer le temps que vous passez, en moyenne, à répondre aux besoins occasionnés par ces surprises. Le pourcentage peut varier selon la maturité de votre équipe ou de votre entreprise. Pas de jugement, il faut simplement faire le constat.
Le bruit. Le bruit correspond à toutes les pertes de temps générées par des messages qui ne sont pas clairs. Comme lorsque votre équipe de direction n’est pas sur la même longueur d’onde que vous, et qu’elle envoie des signaux divergents. Êtes-vous en mesure d’évaluer le temps que vous passez à répéter les choses et à corriger ces désalignements ?

2. Identifier la situation idéale

Avez vous été surpris par l’estimation du temps que vous prenez pour chacun des éléments ci-dessus ? Est-ce que ces proportions sont selon vous, les bonnes ? Est-ce la meilleure distribution du travail en fonction de votre situation, de vos besoins ? Attention, il n’existe pas d’état parfait. Il existe un équilibre pour toute situation en fonction de votre réalité.

Voyez maintenant ce que vous pouvez faire pour améliorer votre distribution du travail en fonction de vos résultats :

Analyse des éléments planifiables

Si le temps passé sur votre permanent est faible, c’est probablement parce que vous n’avez pas encore de processus et de systèmes adéquats en place. Et si c’est le cas, lancez de nouveaux projets pour mieux vous organiser.
Si vous avez peu de projets en cours. Cela veut dire que vous n’avez probablement pas pris le temps de faire du silence et de réfléchir à la situation. Il est très important d’identifier les projets stratégiques qui pourraient permettre à votre équipe d’être plus efficace dans la réalisation des tâches de la section « permanent ». C’est d’ailleurs le meilleur moyen de stimuler la croissance de votre équipe. Cela vous permet d’en faire plus avec la même quantité d’énergie.
Si vous êtes comme moi, le silence est ce que vous oubliez le plus souvent. Permettez-vous à votre équipe de ne pas être occupée à 100 % ? Est-ce que vous encouragez vos employés à définir dans la semaine des moments où il est recommandé de ne pas envoyer d’email ou d’organiser des réunions par exemple ?

Analyse des éléments non planifiables

Passez-vous votre temps à régler les surprises ? Vous n’avez jamais le temps de terminer ce que vous aviez planifié, vous faites face à trop d’imprévus ? En début de projet ou lors de la création d’entreprise, il est typique et normal d’avoir beaucoup de surprises. Mais si les surprises représentent continuellement votre catégorie principale, c’est qu’il est temps de passer à l’action, car une surprise récurrente n’est plus une surprise, mais un manque d’organisation ! Il faut donc d’abord identifier le type de surprises qui arrivent le plus régulièrement, les organiser afin de les faire basculer dans la section du permanent. Pour pouvoir les basculer dans le permanent, vous devrez commencer par lancer des projets d’organisation.
Si vous constatez que le bruit obtient un gros pourcentage de votre distribution, pensez à revoir votre plan de communication et votre système d’intelligence. Et dans cette situation aussi, investissez du temps dans des projets qui vous permettront de mieux vous organiser et donc de mieux communiquer.

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3. Changez la distribution si nécessaire

Maintenant que vous avez fait votre évaluation, et que vous avez pris le temps d’analyser la situation. Il est temps de faire bouger les choses dans la bonne direction. Vous devez déjà déterminer ce que vous aimeriez changer ?

Voici 3 questions qui vous aideront à passer à l’action :

Que dois-je maintenir ?
Que dois-je arrêter ? Pour générer de l’espace.
Que devrais-je commencer ? (quels sont les projets que je devrais mettre en place par exemple)

Le premier défi que vous pourriez relever cette semaine et qui vous ferait faire un pas dans la bonne direction est de partager cet article à votre équipe afin qu’ils puissent eux-mêmes faire leur propre analyse. Vous serez sûrement surpris des résultats et cette analyse pourrait être un bon sujet de discussion lors de vos prochaines rencontres individuelles.

C’est un exercice qu’il faut régulièrement refaire. Au départ, vous verrez probablement une évolution et par la suite vous verrez sûrement une tendance apparaître. Pour avoir moi-même géré des équipes de R&D et d’ingénierie pendant des années, j’ai pu constater qu’il semble y avoir des tendances optimales en fonction du type d’équipe que vous gérez.

Amusez-vous bien dans votre analyse et dites-moi si l’exercice vous a aidé ?

Note : vous pouvez aussi faire cette analyse dans votre vie personnelle. Et si vous souhaitez plus de détails sur ce guide de distribution du temps, n’hésitez pas à

Photo par Alex Kotliarskyi sur Unsplash