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Comment s’assurer d’embaucher la bonne personne ?

Vous le savez probablement, mais une des tâches du manager consiste à identifier et approuver les nouvelles embauches. Si vous ne l’avez jamais fait auparavant, vous constaterez que malheureusement cette tâche ne vient pas souvent avec un manuel d’instruction. Il semble en plus que la Pandémie mondiale ait augmenté les mouvements de personnel, donc il est de plus en plus inévitable de devoir embaucher et reconstruire son équipe.

L’embauche peut venir de plusieurs facteurs, elle peut être la conséquence du départ d’un collègue par exemple. Cette situation n’est jamais facile, car cela impacte la dynamique de l’équipe et peut perturber tout le monde que vous le vouliez ou non. Mais vous pouvez décider de voir cette embauche comme une opportunité de réaligner les compétences de votre équipe. Car, à moins d’un poste syndiqué, vous pouvez profiter de ce départ pour modifier la description de poste au besoin. Une autre raison de devoir embaucher peut être le besoin de faire grandir votre équipe, à cause de la croissance rapide de votre entreprise, ce qui est un beau problème. Quelle que soit la raison, vous allez devoir continuer à développer votre équipe afin qu’elle puisse relever les défis de demain. Embaucher est donc une tâche essentielle du gestionnaire.

Encore une fois la clé c’est le temps, et ce même pour les embauches. Il faut penser au futur de votre équipe et vous assurer que vous avez une équipe en mesure de répondre aux besoins à venir. Pour savoir savoir quel type de personne vous devez embaucher, il y existe plusieurs éléments à prendre en considération.

Les éléments pour réussir son embauche

1. Visualiser le futur

L’objectif ici est dans un premier temps de déterminer le profil dont vous avez besoin et ensuite de s’assurer que la personne embauchée sera compétente à tous les stades de l’évolution de l’équipe même dans le futur. La technique que je préconise pour visualiser le futur est d’utiliser la ligne du temps (passé, présent, futur) et les paramètres de la longueur d’onde – Fréquence et Vitesse.

Les paramètres de la ligne du temps – passé/présent/futur pour embaucher

  • Passé et présent 
    • Vous manque-t-il des compétences dans votre équipe actuelle ? Manquez-vous de capacité ? Avez-vous par le passé souvent eu recours à des consultants externes ? Si c’est le cas quel genre de profil vous manque-t-il, est-ce qu’il serait important d’avoir cette expertise au sein de votre équipe ?
  • Le futur – regarder les objectifs
    • Être en mesure de soutenir les différentes étapes de maturité de votre business. Vous devez pouvoir envisager la façon dont votre équipe va supporter l’évolution de votre entreprise.
      • Par exemple, est-ce que votre entreprise est en croissance au niveau des ventes ? Cela va-t-il vous obliger à être plus rapide ? Cela pourrait déboucher sur une transition digitale ? Avez-vous des membres de votre équipe qui pourraient supporter cette transition ?
      • Il se peut que les produits développés à ce jour ne demandent quasiment pas un support de développement technique, mais que la croissance de l’entreprise vous pousse à développer une équipe d’innovation et de développement de nouveaux produits. Avez-vous des personnes dans votre équipe capables de faire ce genre de tâches ?
      • Ou si une autre équipe dans votre entreprise développe de nouveaux produits, peut-être votre équipe devra-t-elle soutenir la ligne de production ?
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Les paramètres de la longueur d’onde – Fréquence et Vitesse

  • Fréquence – Intérêts
    • Si vous devez engager une nouvelle personne, n’oubliez pas de penser aussi aux aspirations de développement personnel de votre équipe, assurez-vous de connaitre les aspirations des membres de votre équipe. Idéalement vous devriez savoir les compétences qu’aimerait développer chacun des membres de votre équipe. Selon les intérêts de chacun, vous n’engagerez pas le même genre de personne. Il est conseillé d’embaucher une personne qui a des intérêts complémentaires. Avoir des employés avec des aspirations et des compétences différentes vous offrira beaucoup plus d’options quant à l’organisation et l’évolution de votre équipe par la suite.
  • Vitesse – Volume de travail,
    • Pour savoir si vous devez engager une personne supplémentaire, observer les tendances au niveau du volume et du type de travail demandé à votre équipe dans le passé. En fonction de cette tendance, vous verrez qui est débordé et donc qui a besoin d’aide. Parlez à cette personne et demandez-lui ce qu’elle pourrait déléguer, cela vous permettra de définir une nouvelle description de poste.

Après avoir réfléchi à ces deux critères, vous pourrez plus facilement identifier le type de poste qui manque dans votre équipe. Si l’embauche découle du départ d’un employé, faites attention de ne pas tomber dans le piège de rechercher immédiatement la copie de la personne qui vous a quitté, ou d’engager trop de personnes semblables si vous êtes en croissance. Et ce n’est pas parce que vous devez aller 2x plus vite que vous avez besoin de 2x plus de monde, engager des personnes qui sont capables d’automatiser des processus pourrait s’avérer plus intéressant par exemple.

2. Le « mindset » de développement

Puisqu’il est assez rare que les besoins d’aujourd’hui soient les mêmes que les besoins de demain, il est important lors de l’embauche d’identifier la quantité de mouvement disponible de la personne recrutée. Idéalement, votre équipe doit avoir un bon ratio de personnes qui ont envie de se développer et d’évoluer. Cela devrait également vous permettre d’avoir une équipe plus stable dans le temps, avec moins de roulement.

3. L’alignement entre la passion avec les besoins de l’équipe

Pour accomplir un travail, il faut de l’énergie. »Le travail d’une force est l’énergie fournie par cette force lorsque son point d’application se déplace ». 

Il n’existe rien de pire pour l’énergie que de faire des choses qui ne vous motivent ou ne vous passionnent pas et l’énergie est pourtant un paramètre important au travail. Lors de l’entretien d’embauche, vous devez poser des questions vous permettant de définir le niveau de passion et de motivation de la personne quant au poste que vous lui offrez. Et de votre côté, vous devez vous assurer que le poste soit motivant, avec assez de défi pour que la personne recrutée ne s’ennuie pas rapidement dans son poste. Assurez-vous quand même qu’il n’y ait pas trop de défi sinon cela pourrait être effrayant, voire démoralisant. Vérifiez bien que les intérêts de la personne en entrevue soient alignés avec les besoins du ou des postes à venir. Comme toujours, la clé c’est le temps et il faut donc penser à l’évolution future de votre équipe.

4. L’alignement des attentes

Cette étape est cruciale, car même si vous avez validé tous les points précédents, cela ne sera pas suffisant. Nous sommes en moyenne 36 % de notre vie éveillée au travail. Pour être certain que l’embauche sera bonne aussi bien de votre côté que du côté de l’employé, vous devez vérifier que les points suivants correspondent bien aux attentes du candidat :

  • La localisation, le temps de voyagement,
  • La rémunération (salaire, bonus, profit sharing,…),
  • Les vacances et la politique de l’entreprise au sujet des vacances,
  • L’accessibilité à la formation,
  • La culture de l’entreprise,
  • Le pourcentage de voyage d’affaires demandé,
  • Les avantages financiers (voiture, allocation de dépenses, etc.),
  • La taille de l’équipe,
  • La qualité des finances de l’entreprise,
  • Le type de produits ou de services que votre nouvelle entreprise offre,
  • La date d’embauche (j’ai déjà refusé un emploi, car il ne voulait pas attendre que je sois disponible)
  • Les horaires de travail (de jour, de soir, les weekends ?),
  • La flexibilité au niveau des horaires,
  • La possibilité de télétravail,
  • Les clauses de non-compétitions,
  • Si vous êtes un chercheur, est-ce que vos recherches vous appartiennent ? Quelle est la règle au niveau des compensations pour les brevets ?
  • La nourriture et le café offert sur votre lieu de travail,
  • La possibilité d’amener les enfants au travail si besoin
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Si vous ne prenez pas le soin de vérifier que les attentes du candidat sont bien alignées avec la réalité du poste et de l’entreprise, vous allez probablement réitérer ce processus d’embauche rapidement puisque la personne employée réalisera rapidement que le poste accepté ne correspond pas à ses attentes et elle cherchera à changer d’emploi.

Pour vous aider, mettez-vous dans la peau d’une personne qui est à la recherche d’un nouvel emploi. Voici un article pour vous aider à le faire : comment choisir son prochain emploi  ?

5. Le « fit » de culture

Ce paramètre n’est pas simple à évaluer, car il est un peu intangible, mais rassurez-vous, il est possible de le rendre plus concret. Pour ce faire il faut mettre en place des discussions avec votre équipe afin de faire ressortir les raisons qui font que votre équipe aime le plus travailler ensemble. Trouvez une façon de décrire la culture de votre équipe et de l’entreprise, vous verrez grâce à cela comment la personne réagit pendant l’entretien d’embauche.

Il est très pénible d’embaucher une personne qui ne s’intègre pas à votre équipe, voire dans l’entreprise.  Pour limiter ce risque, assurez-vous que le candidat choisi puisse rencontrer quelques collègues lors des entretiens d’embauche.

Bonus –  La vitesse pour embaucher

Même si vous respectez tous les conseils mentionnés ci-dessus, j’aimerai vous mettre en garde sur la vitesse d’embauche. Si cela va trop vite, l’embauche peut avoir un impact non négligeable sur l’équipe. Si vous engagez trop de personnes en même temps, le processus d’embauche en lui-même aura un gros impact, surtout si vous impliquez des membres de votre équipe dans les entretiens. Ensuite, une fois ces personnes engagées, il faudra les former, ce qui prend du temps pour vous ou pour votre équipe. Et naturellement, chaque nouvel employé apportera des idées d’amélioration ou de nouveaux points de vue qui devront être intégrés par l’équipe. Par conséquent, je vous recommande de ne pas dépasser les 20 % de nouveaux employés sur une période de 3-6mois.

Conclusion pour bien embaucher

Il est malheureusement impossible d’être certain à 100 % que vous engagez la bonne personne, mais si vous prenez le temps de passer à travers tous les critères ci-dessus, il est fort probable que vous augmentiez vos chances que cela fonctionne.

Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

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