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Comment préparer le retour au bureau après la pandémie ?

La pandémie mondiale a changé beaucoup de choses dans nos vies, un des points pour lequel il a été assez difficile de s’adapter a été le télétravail. Cela a obligé les équipes à changer leur dynamique et façon de travailler, il est fort probable que plusieurs nouveaux membres de votre équipe ne soient même jamais allés au bureau. Nous avons tous développé de nouvelles habitudes et nous devrons les ajuster une fois encore avec le retour à la nouvelle normalité qui nous sera proposée. Toutes les équipes devront s’adapter à de nouvelles routines et réalités. Si vous vous demandez comment faire pour que cela soit le plus facile et agréable pour tous, voici quelques informations dont il faut tenir compte :

La (re) connexion

Étant donné que cela fait déjà plus d’un an que vous n’avez pas vu votre équipe en présentiel. Il serait sûrement très apprécié de prendre du temps en personne avec chacun des membres. L’objectif étant de reconnecter, prendre des nouvelles, potentiellement de voir comment chacun des membres de l’équipe anticipe les prochaines semaines. Le fait que certains d’entre eux aient des enfants, que d’autres soient seuls depuis des mois, que certains n’aient encore jamais rencontré physiquement les nouveaux collègues qui sont arrivés pendant la pandémie va faire que tous auront une vision différente du retour au bureau. Les changements dans leur routine vont demander une nouvelle adaptation. Prenez le temps de les rassurer, dites-leur que vous êtes là pour eux et que vous savez que cela prendra du temps pour retrouver un équilibre.

Vous pourriez rencontrer beaucoup de situations nouvelles, comme :

  • Vous demandez à vos employés d’être présents certains jours et finalement le jour venu ils oublient de venir ou encore un imprévu à la maison les empêche de se présenter.
  • Une fois au bureau, vous constatez que les personnes prennent plus de temps pour se parler. Soyez conscient que cela fait longtemps que les membres de votre équipe ne se sont pas vus face à face, alors n’empêchez pas les pauses plus longues, acceptez-les comme un élément de la transition. Si vous voyez que la situation perdure après quelques semaines, essayez de comprendre pourquoi cela continue, et prenez action.
  • Les nouveaux employés qui ne sont jamais allés au bureau et qui pourraient se sentir en décalage avec les autres qui connaissent bien l’environnement. Cela peut créer des inconforts et des déséquilibres entre les membres de l’équipe. Gardez l’œil ouvert pour détecter ces situations et voyez ce que vous pouvez mettre en place pour les éviter.

Une petite statistique concernant le retour

Il ne faut pas oublier que tout le monde ne réagira pas de la même façon face au retour au bureau.  Le Dr Ungar (chef du département de psychiatrie à l’Hôpital St. Michael de Toronto) évalue que :

  • 10 à 33 % des gens se comporteront comme si rien n’était arrivé, voudront profiter de la vie au maximum et seront prêts à prendre des risques ;
  • 33 à 50 % adapteront graduellement leur quotidien, revenant progressivement à la normale d’avant la pandémie, avec peut-être certains aménagements ;
  • 10 à 20 % auront encore peur et auront besoin de soutien pour s’adapter. (Référence Radio-Canada nouvelle.)
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Le rythme

Vous avez sûrement, comme moi, constaté que depuis le début du télétravail, les meetings commencent plus tôt et terminent plus tard. Avec le retour au bureau, il ne sera plus possible de le faire à moins d’une demande exceptionnelle ou d’une entente commune. Il faudra donc organiser les rencontres pendant des heures plus accessibles à tous. Il faudra tenir compte du fait que les premières plages horaires du matin et du soir que l’on utilisait pour des rencontres vont à nouveau être utilisées pour se déplacer vers le bureau ou vers la maison. Personnellement, j’ai déjà bloqué une période dans mon agenda pour le transport afin d’éviter de me faire booker trop tôt ou trop tard, surtout pendant les premières semaines d’adaptation.

Bien entendu que si quelque chose d’urgent survient il est possible de s’adapter au besoin. Par contre, il ne faudrait pas oublier de mettre en place la nouvelle norme, et apprendre à dire non. Prenez le temps de discuter avec votre équipe des heures qui seraient le plus adaptées pour elle.

Le mode hybride

Il est fort probable que le retour au bureau se fasse de façon hybride dans un premier temps. Certaines personnes seront donc au bureau alors que d’autres seront à la maison, cela générera des réunions hybrides. L’aménagement des salles, au niveau du son, des caméras, des écrans et des autres outils de communication, devra permettre une belle synergie entre les deux groupes. Il se peut que la situation ne soit pas parfaite au départ. Mais, il sera important d’échanger avec votre équipe pour voir comment il est possible d’améliorer continuellement la situation.

Il serait vraiment néfaste pour les personnes à la maison de ne pas se sentir inclus. Il est difficile d’interrompre un groupe de personnes qui discutent dans un même endroit alors que vous n’êtes pas sur place. Prenez l’habitude de résumer les conversations, et n’hésitez pas à demander l’avis des personnes qui sont en télétravail.

Un autre élément à ne pas négliger est la vitesse de la rencontre. La vitesse de la discussion sera différente si la rencontre se fait en télétravail ou en présentiel. Par conséquent, les personnes sur la ligne pourraient avoir de la difficulté à suivre. Faites des pauses, demandez si c’est clair…

Note :

Si vous avez plusieurs bureaux, par exemple la maison mère à Paris ou Montréal et des bureaux satellites en région, faites attention à ne pas avoir deux types d’équipe : une équipe informée et une autre satellite. Le télétravail a réduit ce sentiment d’inégalité entre les employés du siège social et les employés des bureaux satellites, mais le risque est d’oublier les bureaux satellites dès que les employés seront de retour au bureau, alors assurez-vous de ne faire cette erreur.

Le retour au bureau

Durant la pandémie, un grand nombre de personnes ont changé d’emploi, vous aurez donc peut-être eu une réorganisation de vos équipes à gérer. De plus, la direction de votre entreprise a peut-être décidé de réduire la taille des bureaux ce qui fait qu’il est probable qu’il ne sera plus possible de fournir des bureaux personnels. Cela implique qu’il ne sera plus possible pour vos employés de personnaliser leur bureau, cette situation pourrait obliger certains employés à faire un deuil de leur organisation passée et cela pourrait surtout réduire le sentiment d’appartenance à l’entreprise et l’envie de venir au travail. Certaines personnes risquent de trouver que finalement travailler de la maison a aussi ses avantages.

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Alors si vous voulez pousser vos employés à apprécier le travail au bureau, il faudrait idéalement créer un endroit commun qui favorisera les échanges plus informels comme une station de café/thé, une salle de jeu, une salle de relaxation, une terrasse… Faites tout ce qui est en votre pouvoir pour stimuler les déplacements et les contacts entre les membres de votre équipe.

Essayez de voir s’il est possible de personnaliser l’espace qui vous est réservé afin de satisfaire ceux pour qui c’est important. Vous pouvez peut-être ajouter des plantes ou d’autres éléments qui rendent le lieu plus accueillant. N’hésitez pas à impliquer les membres de votre équipe dans cette réflexion.

Lors de votre retour au bureau, rappelez-vous de vérifier si tous les secouristes travaillent encore dans votre entreprise. Si vous en avez perdu, nommez et formez-en des nouveaux. Profitez-en pour rappeler les règles de santé-sécurité au travail à toute l’équipe.

Rétention

Le bruit court que 20-40 % des salariés vont changer d’emploi dans la prochaine année. Ce qui veut dire que plusieurs de membres de votre équipe ont déjà pris ou sont peut-être en train de prendre la décision de quitter le poste qu’ils occupent actuellement. Certains auraient peut-être voulu partir plus tôt, mais avec la pandémie, ils ont préféré attendre que la situation mondiale se stabilise. Le changement pendant une situation instable n’est pas toujours évident à vivre et commencer un nouvel emploi en télétravail n’est pas nécessairement aisé. De plus, la compétition devient de plus en plus féroce puisque le télétravail permet à des recruteurs d’offrir des postes à des employés qui ne sont même pas dans leur région ou leur pays.

Pour éviter de perdre les bons éléments de votre équipe, vous devrez discuter avec votre équipe pour comprendre ce qui les motive et vous assurer qu’ils adorent leur travail. Ce changement des mœurs de travail semble inévitable alors il faut développer d’excellentes méthodes d’onboarding pour vos équipes. Ne négligez jamais le temps nécessaire à l’embauche de vos nouvelles recrues, soyez conscient que les entrevues sont importantes et auront un impact sur la constitution de votre équipe.

Si vous souhaitez d’autres astuces pour vous aider avec l’aspect rétention, allez consulter les articles suivants :

Conclusion

Ne sous-estimez pas l’impact que va avoir sur votre équipe le retour au bureau après la pandémie.  Tout le monde vivra la situation différemment alors il sera important d’être à l’écoute. Mettez en place les actions les plus appropriées pour aider votre équipe à vivre cette transition le mieux possible. Nous n’avons pas eu la chance de pouvoir nous préparer à l’entrée dans cette pandémie, ni même à toutes les répercussions que cela a eues sur notre façon de travailler, mais nous avons l’opportunité de nous préparer efficacement pour le retour de nos équipes au bureau alors profitons-en !.

Photo by Marten Bjork on Unsplash

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